Unité responsable des rapports généraux d’incidents (Détails)

Nom de la province/ territoire :

Ontario

Ville/ Région :

York

Description de l'initiative :

L’Unité responsable des rapports généraux d'incidents a été créée en 2011 pour améliorer la qualité de l’information que nos enquêteurs fournissent au bureau du procureur de la Couronne. Son mandat comporte les responsabilités suivantes :

  • Vérifier et approuver tous les rapports d'incidents et de collisions routières saisis dans le système de gestion des dossiers Versadex (SGD Versadex) afin de s’assurer que les règlements et procédures de la York Regional Police (YRP) et que les lois provinciales et fédérales ont été respectées.
  • S’assurer que tous les incidents devant faire l’objet d’enquêtes sont réattribués aux unités appropriées en temps opportun.
  • Attribuer et gérer les tâches de suivi pour que les lacunes et les erreurs trouvées dans les rapports soient corrigées.
  • Offrir un soutien technique et pédagogique aux superviseurs et aux agents de première ligne (puisque ceux-ci doivent rester en première ligne).
  • Tenir les rapports généraux d’incidents à jour conformément aux normes du Centre canadien de la statistique juridique (CCSJ).
  • Examiner et approuver l’ensemble des dossiers de la Couronne (dossiers criminels et provinciaux) de tous les bureaux de districts, à l'exception des unités spécialisées (Stupéfiants et vice, Homicides, Crimes contre des enfants, Exploitation sexuelle d’enfants sur Internet, Agressions sexuelles, Braquages, Récupération de voitures et de cargaisons et Fraudes graves) avant de les envoyer au bureau du tribunal.
  • Veiller à ce que les formulaires des listes de vérification du YRP des dossiers de la Couronne (tant pour les affaires criminelles que provinciales) soient à jour dans le site intranet du YRP et dans E-Just (logiciel juridique).
  • Donner de la formation sur la charge de travail des superviseurs.
  • Vérifier la qualité des rapports de violence conjugale et familiale.

Objectifs principaux de l'initiative :

L'initiative comporte plusieurs objectifs:

  • garantir l’assurance de la qualité au moyen d'un examen strict et uniforme des rapports généraux d’incidents;
  • améliorer la qualité de l’information que les enquêteurs envoient au bureau du procureur de la Couronne (c.-à-d. que les dossiers de la Couronne sont complets et exacts);
  • améliorer l’efficacité du traitement des dossiers de la Couronne;
  • réduire la responsabilité pour l’organisation;
  • appuyer les protocoles du programme de la Justice ciblé (Justice on Target) du gouvernement provincial en réduisant les problèmes de divulgation devant le tribunal;
  • réduire la charge de travail des sergents d’état-major.

Section responsable de l'accomplissement de cette initiative :

Bureau de la gestion de l’information (Dossiers)

Contact principal :

Leslie Nguyen
5059@yrp.ca

Groupes/ agences/ partenaires impliqués :

  • S.O.

Niveau d'implication (consultatif - partage d'information et/ou coopératif - implication directe) :

S.O.

Durée depuis la mise en place de l'initiative :

Cette initiative est en place depuis mai 2011.

Raison d'entreprendre cette initiative :

Cette initiative a été entreprise pour résoudre les problèmes d’efficacité du processus de collecte d'information, améliorer la qualité des dossiers de la Couronne en réduisant le nombre de dossiers incomplets, et alléger la charge de travail des sergents d’état-major.

Ressources requises afin de mettre en place cette initiative:

Il n’y a pas eu de coûts pour la dotation et l’équipement. Du personnel en uniforme, des membres civils et de l’équipement ont été réaffectés à cette unité.

Méthode d'accomplissement :

Cette initiative a été mise en place graduellement. La planification initiale a été de janvier à mai 2011. L’Unité responsable des rapports généraux d’incidents a officiellement commencé ses fonctions en mai 2011. Les cinq étapes sont les suivantes :

1. Centralisation des commis à la saisie des données du district : Les commis à la saisie des données du district ont été regroupés au Bureau de la gestion de l’information (avant, ils étaient mutés dans chacun des districts). Maintenant, ils travaillent en partenariat avec l’Unité responsable des rapports généraux d’incidents et avec les responsables de la validation des rapports, du CIPC et de la transcription, ainsi qu’avec les autres employés de la Gestion de l’information.

2. Numériser et joindre des images aux rapports généraux d’incidents : les agents sont entièrement responsables de numériser et de saisir au Système de gestion des documents (SGD) tous leurs documents écrits et les documents exigés par le tribunal. L’information numérisée est à jour et disponible, ce qui élimine l’arriéré des éléments de preuve non divulgués. Nous travaillons à mettre en place un système selon lequel l’image numérisée est automatiquement envoyée à l’Unité responsable des rapports généraux d’incidents.

3. Introduction de l’Unité responsable des rapports généraux d’incidents : L’Unité responsable des rapports généraux d’incidents a été mise en place et dotée d’un sergent d’état-major, de quatre sergents et de six agents de police (mai 2011). Dans le cadre du projet pilote, l’unité a effectué le traitement de la charge de travail et l’approbation des dossiers de la Couronne pour un de nos cinq districts policiers. Une fois le projet pilote réussi, nous avons progressivement intégré les quatre autres districts en prévision de mars 2012. L'unité de gestion des cas du tribunal continue de gérer les suivis des dossiers ayant été attribués au bureau de la Couronne. À la suite du succès du projet pilote des membres civils, nous travaillons à instaurer une Unité responsable des rapports généraux d’incidents combinant des civils et des agents assermentés. On a élaboré un plan de dotation quinquennal en fonction de la charge de travail prévue et des heures supplémentaires occasionnées.

4. Saisie directe de données par commande vocale : solution pour les audiences de justification / personnes portées disparues. Un système de saisie directe de données par commande vocale pour les rapports d’audience de justification et de personnes vulnérables portées disparues a été présenté. Les policiers ont le choix de présenter le rapport à l’aide d’un logiciel de système d'entrée de rapport mobile ou de téléphoner à un responsable de la validation des rapports du Bureau de la gestion de l’information pour que celui-ci saisisse les données dans le SDG et produise le rapport général d’incident. Une formation a été donnée aux agents. Le personnel du Bureau de la gestion de l’information travaille en étroite collaboration avec les commis à la saisie des données du district pour compléter les dossiers de la Couronne du début jusqu'à la fin. L’agent est tenu de numériser et de joindre ses documents requis pour l’Unité responsable des rapports généraux d’incidents.

5. Cours sur la rédaction de rapports et sur la prise de notes : Les Bureaux de formation et de perfectionnement ont préparé un cours sur la rédaction de rapports et sur la prise de notes pour les agents de première ligne.

Principaux résultats de l'initiative :

L’initiative a atteint les objectifs voulus. Les résultats obtenus sont, entre autres, les suivants :

  • La charge de travail des inspecteurs de district est allégée, puisqu’ils n’ont plus besoin de faire affaire régulièrement avec le bureau du tribunal pour des questions de divulgation de dossiers de la Couronne ou de dossiers incomplets.
  • Les employés du commandement de district reçoivent une meilleure rétroaction pour les dossiers en suspens et des suivis, au moyen de deux rapports hebdomadaires.
  • L'unité responsable des rapports généraux d’incidents a remarqué une amélioration de la qualité des rapports.
  • Depuis la création de l’unité responsable des rapports généraux d'incidents, les dossiers des audiences de justification sont de meilleure qualité.
  • Le nombre de dossiers de la Couronne qui ne sont pas terminés avant la première audience devant le tribunal a été considérablement réduit.
  • Le système contribue à augmenter le nombre de condamnations au tribunal grâce à une meilleure qualité des rapports et des dossiers de la Couronne, ce qui réduit aussi les risques pour l’organisation.
  • Pendant les enquêtes, les agents doivent maintenant numériser leurs notes et les joindre au document.
  • La numérisation et l’envoi des documents papier ont immédiatement réduit les retards attribuables au fait que des images n’avaient pas été jointes au dossier et aux problèmes de divulgation.
  • Un plus grand nombre d’éléments sont numérisés et joints aux rapports à l'appui des programmes de la Justice ciblé (Justice on Target) et d’aide aux victimes de la criminalité.
  • La consommation de papier pour tous les dossiers de la Couronne générés a été réduite de 50 % en 2012, par rapport à 2011.
  • Les sergents d’état-major ont maintenant plus de temps pour superviser leurs agents, puisqu’ils n’ont plus besoin de gérer les charges de travail, ce qui pouvait prendre jusqu’à six heures de leur quart de travail. Ce changement permet de gérer de façon plus efficace le personnel et de réduire la responsabilité organisationnelle (et de faire en sorte que les sergents d’état-major soient plus heureux).
  • Le nombre de suivis auprès des agents devrait diminuer avec le temps, ce qui signifie que les agents seront d'avantage sur le terrain.
  • La qualité des rapports et des notes fournis aux membres du public qui en ont fait la demande (par l’entremise du bureau des demandes d’accès à l’information) a été haussée.
  • Un plus grand nombre de problèmes visant la gestion du risque sont décelés (p. ex. examen accru des rapports portant sur les véhicules motorisés où aucune accusation n’a été portée, pour s’assurer de son exactitude et pour vérifier que les raisons sont bien établies).
  • Le processus de saisie vocale d’un rapport de personne portée disparue a pris environ 23 minutes plutôt qu’une heure et demie.
  • L'Unité responsible des rapports généraux d’incidents approuve les dossiers urgents qui ne seraient habituellement pas approuvés pour la première audience devant le tribunal.
  • Amélioration de la communication avec le Bureau du tribunal, les employés de la gestion de l'information et les superviseurs de districts.
  • De nombreuses procédures ont été améliorées et clarifiées pour donner suite aux risques déterminés.
  • Une feuille de route sur la formation a été élaborée en collaboration avec des utilisateurs expérimentés.
  • Le système a éliminé la nécessité de tenir une vérification hebdomadaire des dossiers de la Couronne; cette vérification pouvait nécessiter jusqu’à environ 10 heures de travail.
  • Les demandes de documents certifiés du ministère des Transports en Ontario sont envoyées par télécopieur plutôt que par la poste. Cette initiative a permis de diminuer le délai de traitement de deux à quatre semaines et de générer des économies sur les frais postaux.

Stratégie de communication disponible :

Oui

Principaux messages véhiculés afin de promouvoir l'initiative :

De nombreux messages du bureau du chef ont été communiqués. Des messages clés ont été élaborés. Il y a des directives de commandement et des fiches de consultation rapide. Une formation a été offerte aux superviseurs. Le personnel de l’Unité responsable des rapports généraux d’incidents participe aux défilés.

Les messages clés portent principalement sur l’amélioration de la qualité des dossiers de la Couronne, sur la gestion des risques et sur la réduction de la charge de travail et des tâches administratives pour les sergents d’état-major.

Types d'évaluation de l'initiative :

  • interne
  • quantitative
  • qualitative

Évaluation completée ou commentaires reçus de la communauté :

Oui

Sommaire des résultats

La rétroaction obtenue du Bureau de la Couronne a été très positive. Le système soutient le protocole Justice ciblé (Justice on Target) et réduit le nombre de problèmes de divulgation et de dossiers qui ne sont pas terminés avant la première audience devant le tribunal.

Sommaire des données de mesures de la performance recueillies :

S.O.

Piliers économiques des services de police :

Détails supplémentaires :

S.O.

Commentaires ou suggestions additionnels :

Trouver les ressources est notre plus grande difficulté, soit la capacité d’avoir suffisamment d’employés au sein de l’unité qui possèdent les connaissances, les habiletés et les compétences adéquates.

Date de création :

2013-08-01

Date de modification :