Coûts des services de police dans la capitale nationale
Modalités du programme

1. But

Le présent document a pour but d'établir les modalités du Programme des coûts des services de police dans la capitale nationale (les Modalités) dans le cadre d'un programme de contributions en vertu du pouvoir du ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile (le Ministère) de rembourser la Ville d'Ottawa (la Ville) pour les coûts de police admissibles, extraordinaires, raisonnables et justifiables engagés dans le cadre de fonctions policières particulières à la capitale nationale.

2. Pouvoir

Les pouvoirs juridiques du ministre pour établir ce programme de contribution sont les suivants :

• L'alinéa 6 (1) a) de la Loi sur le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile L.C. 2005, ch.10, qui indique que le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile (le ministre) peut « initier, recommander, coordonner, mettre en œuvre et promouvoir des politiques, projets et programmes en matière de sécurité publique et de protection civile »;
• L'alinéa 6 (1) c), de la Loi sur le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile L.C. 2005, ch.10, qui indique que le ministre peut « accorder des subventions et verser des contributions »;
• Le pouvoir d'approbation du ministre pour établir ce programme de contribution correspond à la décision du gouvernement de renouveler et d'élargir le programme.

3. Objectifs et résultats attendus du programme

Le programme de contribution a comme objectif principal de reconnaître l'environnement policier unique, créé par la présence de monuments (ex. Monument commémoratif de guerre) et d'institutions d'intérêt fédéraux et d'événements d'importance nationale dans la capitale nationale. Ces circonstances exceptionnelles entraînent des frais de services de police extraordinaires pour le Service de police d'Ottawa, en reconnaissance de ces circonstances exceptionnelles le programme :

• Permet à la Ville d'Ottawa d'obtenir une aide financière du gouvernement du Canada, par l'intermédiaire d'un accord de contribution négocié, pour les coûts de police admissibles, extraordinaires, raisonnables et justifiables engagés dans le cadre de fonctions policières particulières à la capitale nationale; et
• Permet au gouvernement du Canada de rembourser les coûts admissibles à la Ville d'Ottawa, au moyen d'un programme de contribution.

Les objectifs du programme relèvent de la responsabilité essentielle du Ministère en matière de sécurité communautaire et du Programme d'application de la loi et de police. Le programme contribue à la réalisation des objectifs stratégiques du Ministère visant à promouvoir la sûreté et la sécurité des collectivités et des institutions canadiennes.

Le programme de contribution devrait contribuer aux résultats suivants :

• (Résultat immédiat) La Ville d'Ottawa a les ressources pour gérer les coûts de la police engagés pour des tâches propres à la capitale nationale.
• (Résultats intermédiaires) La Ville d'Ottawa est équipée pour assurer la sécurité lors d'événements extraordinaires au sein de la capitale nationale. La Ville d'Ottawa tient compte de l'ACS+ dans la prestation de la sécurité pour les événements extraordinaires de la capitale nationale.
• (Résultat à long terme) La capitale nationale accueille des événements sécuritaires.

4. Stratégies de mesure du rendement

La stratégie de mesure du rendement pour ce programme prévoit un plan, que le Ministère mettra en œuvre afin de s'assurer qu'il y a suffisamment de renseignements sur le rendement pour permettre de planifier et de surveiller efficacement les résultats du programme et d'établir des rapports à cet égard.

La stratégie de mesure du rendement indique les liens de causalité entre les principales activités du programme, les principaux extrants issus de ces activités et les résultats escomptés découlant de ces activités et de ces extrants. Voici les principaux résultats et indicateurs : 

Résultats du programme

• La Ville d'Ottawa a les ressources pour gérer les coûts de la police engagés pour des tâches propres à la capitale nationale.
• La Ville d'Ottawa est équipée pour assurer la sécurité lors d'événements extraordinaires au sein de la capitale nationale.
• La Ville d'Ottawa tient compte de l'ACS+ dans la prestation de la sécurité pour les événements extraordinaires de la capitale nationale.
• La capitale nationale accueille des événements sécuritaires.

Indicateurs de rendement

• Pourcentage des demandes de paiement reçues et payées conformément à l'accord de contribution.
• Pourcentage du financement disponible par l'entremise du Programme des coûts extraordinaires des services de police dans la capitale nationale (PCESPCN) utilisé par la Ville d'Ottawa.
• Pourcentage d'événements extraordinaires concernant l'utilisation de l'équipe de liaison dans la planification d'événements extraordinaires, qui ont atteint le seuil du SPO pour son utilisation.
• Pourcentage d'événements extraordinaires organisés dans la capitale nationale auxquels participe le SPO, selon les besoins, en fonction des évaluations de sécurité.

5. Bénéficiaire admissible

Le seul bénéficiaire admissible sera la Ville d'Ottawa.

6. Activités admissibles

Les activités admissibles sont les fonctions policières extraordinaires, justifiables et raisonnables particulières à la capitale nationale et jugées nécessaires par le Service de police d'Ottawa en vue de fournir des services de sécurité publique supplémentaires qui s'ajoutent aux services de police municipaux réguliers demandés d'une ville de grandeur similaire.

7. Dépenses admissibles

L'aide financière fédérale des dépenses indiquées dans cette section vise uniquement à offrir une compensation pour les frais admissibles, extraordinaires, raisonnables et justifiables particuliers à la capitale nationale, qui sont les suivants :

• Personnel
  • Salaires, heures supplémentaires et avantages sociaux des employés à temps plein et à temps partiel (au bureau et sur le terrain) qui accomplissent des fonctions policières extraordinaires particulières à la capitale nationale, conformément aux conventions collectives ou aux contrats d'emploi existants.
  • Salaires, heures supplémentaires et avantages sociaux lié à des postes temporaires dans le cadre d'un contrat de service qui accomplissent des fonctions policières particulières à la capitale nationale, conformément aux conventions collectives ou aux contrats d'emploi existants.
• Capacité d'appoint
  • Coûts liés à l'effectif d'appoint encourus par le bénéficiaire, conformément à des ententes écrites avec une organisation contractante (p. ex. service de police) pour déployer des ressources supplémentaires afin d'exécuter des fonctions policières extraordinaires propres à la capitale nationale.
• Services intragouvernementaux
  • Lorsque, dans le cadre des activités opérationnelles courantes, le bénéficiaire est assujetti à la réception d'une facture pour un service qu'il a demandé de la part d'un autre ministère (à l'exception du gouvernement fédéral) (p. ex. travaux publics, équipement lourd, transport par autobus, soutien aux technologies de l'information [TI]), lorsque les coûts associés à ce service représentant la solution la plus économique et que ce service est rendu afin d'exécuter des fonctions policières extraordinaires propres à la capitale nationale.
• Fournitures opérationnelles
  • Coûts liés aux articles à usage général qui sont nécessaires à l'exécution des fonctions policières extraordinaires propres à la capitale nationale (p. ex. affichage préparé par la police en prévision d'un événement en particulier, menottes en plastique, nourriture et eau ou boissons).
• Services de traduction et autres
  • Coûts liés au déchiquetage, à l'impression, au courrier, à la copie, à la traduction et à l'interprétation simultanée engagés et facturés au Service de Police d'Ottawa dans le but d'accomplir des tâches policières extraordinaires propres à la capitale nationale.
• Équipement opérationnel loué ou acheté
  • Équipement jugé nécessaire à l'exécution des fonctions policières propres à la capitale nationale. Le bénéficiaire doit montrer les exigences opérationnelles qui vont au-delà de ces normes opérationnelles habituelles (p. ex. équipement de télécommunications, stations de refroidissement, matraque, bouclier, casque, gilet et équipement de contrôle de la foule, comme gaz lacrymogène, projectiles).
• Locaux loués
  • Locaux loués pour accueillir des employés ou des biens (p. ex., espace d'entreposage, centre de commandement temporaire) pour l'exécution de tâches policières extraordinaires propres à la capitale nationale.
• Location de voitures, l'entretien et l'essence
  • Les locations de voitures, le stationnement, l'entretien et les coûts en essence liés à l'accomplissement de fonctions policières particulières à la capitale nationale.
• Services administratifs
  • Les services administratifs qui sont liés au soutien de la planification, du déploiement ou de la démobilisation des ressources qui accomplissent des fonctions policières particulières à la capitale nationale et qui ne dépassent pas 15 % du total des coûts admissibles.
• Autre
  • À la discrétion du ministre, d'autres frais admissibles, extraordinaires, raisonnables et justifiables des services de police particuliers à la capitale nationale en vue de fournir des services de sécurité publique supplémentaires dans la capitale nationale.
  • Le Ministère peut soutenir le remboursement des dépenses admissibles avant l'exécution engagées à partir du 1er avril 2020 et par la suite, pour les frais admissibles, extraordinaires, raisonnables et justifiables des services de police qui ont trait aux fonctions policières particulières à la capitale nationale.

8. Dépenses inadmissibles

• Les intérêts ou coûts associés à un prêt.
• Franchises d'assurance et services de règlement.
• Coûts médicaux encourus lors de la prestation de services par l'intermédiaire d'une infrastructure permanente en matière de santé et de ressources comme des hôpitaux, des cliniques et leur effectif régulier.
• Perte de revenus, de salaires ou de profits et/ou de recettes, perte de production ou de productivité, perte d'une occasion, inconvénient, perte de valeur de biens ou de marché ou encore de partage du marché en raison d'activités liées aux services de police ou à la sécurité.
• Passif relatif aux congés que les employés ou les policiers n'ont pas pris en raison de l'événement lié aux services de police ou à la sécurité comme un congé annuel, une journée personnelle, un congé annuel reporté, un jour férié et un jour férié reporté.

9. Organisations contractantes

Lorsque le bénéficiaire doit demander l'aide d'autres organisations contractantes (p. ex. service de police) afin d'exécuter des fonctions policières extraordinaires propres à la capitale nationale, et lorsqu'on s'attend à ce que bénéficiaire rembourse à ces organisations les coûts admissibles encourus, le bénéficiaire doit :

• Informer dès que possible le Ministère de son intention de négocier des ententes avec les organisations contractantes;
• Veillez à ce que les ententes écrites entre le bénéficiaire et les organisations contractantes soient conformes aux types d'activités et de dépenses admissibles dans le cadre du PCSPCN;
• Fournir au Ministère les estimations des coûts des organisations contractantes, qui devront faire partie des ententes écrites entre le bénéficiaire et les organisations contractantes, pour faire l'objet d'un remboursement éventuel; et
• Faire un examen exhaustif de tous les coûts, et les valider, pour s'assurer qu'ils sont conformes aux modalités du programme de contribution et à l'entente de contribution ratifiée avec le gouvernement du Canada, avant d'inclure les coûts réclamés par les organisations contractantes dans la demande finale présentée au Ministère.

Tous les coûts de sécurité supplémentaires réclamés par les organisations contractantes seront assujettis à des procédures de vérification du gouvernement fédéral avant que le paiement final ne soit effectué.

Les organisations contractantes doivent mettre les documents justificatifs, les coupons, les factures, les reçus, les comptes financiers, les dossiers et tout autre renseignement liés aux dépenses réclamées à la disposition des vérificateurs, à des fins d'inspection et de vérification, afin de déterminer leur admissibilité. Elles doivent, après avoir reçu une confirmation écrite de la nécessité de mener des procédures de vérification, donner accès à toutes les installations aux vérificateurs et ce, sans frais.

10. Limites de cumul

Pour ce programme, le niveau maximal (limite de cumul) de l'aide gouvernementale totale (soutien fédéral, provincial, territorial et municipal pour la même fin de dépenses admissibles) correspondra à 100 % des coûts admissibles.

Le bénéficiaire devra divulguer toutes les sources confirmées et potentielles de financement pour les activités admissibles du Service de police d'Ottawa avant et après la période couverte par l'accord de contribution.

11. Exigences relatives à une demande

Les éléments suivants devront être indiqués pour toutes les propositions à l'étude :

• Un budget détaillé, qui indique clairement les fonctions policières à effectuer et les dépenses pour lesquelles la contribution financière est demandée pour chaque exercice;
• Une description des mesures internes qui permettront de surveiller la mise en œuvre et la gestion du rendement;
• Un plan de travail décrivant le projet, y compris les activités qui seront entreprises et les résultats attendus;
• La manière, au besoin, dont la Loi sur les langues officielles et les politiques du gouvernement fédéral seront respectées à cet égard;
• Les noms, titres et coordonnées de toutes les personnes prenant part à la gestion du projet.

En outre, afin d'empêcher le risque de conflit d'intérêts, le bénéficiaire doit faire ce qui suit :

• Divulguer tout conflit d'intérêt réel ou potentiel, conformément à la politique du Conseil du Trésor, et communiquer la participation de tout ancien fonctionnaire en vertu du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique;
• Le cas échéant, enregistrer les lobbyistes en vertu de la Loi sur le lobbying (les demandeurs doivent donner l'assurance que ceux-ci sont enregistrés conformément à la politique du Conseil du Trésor et qu'il n'y a pas de conflit d'intérêt réel ou potentiel ni d'entente de paiement d'honoraires conditionnels);
• Se conformer aux conditions de la Loi sur le parlement du Canada, dans la mesure où elle porte sur une municipalité.

12. Évaluation de la demande

Les propositions aux fins d'études dans le cadre du programme doivent être soumises par la Ville d'Ottawa. En outre, toutes les exigences liées aux demandes, comme indiqué à l'article 10, doivent être atteintes. Les propositions admissibles seront examinées selon les critères suivants :

• La mesure dans laquelle la description et les objectifs du projet, de même que ses résultats attendus, correspondent aux objectifs du programme et les font évoluer;
• Le montant de financement demandé et les dépenses indiquées dans la proposition sont admissibles et raisonnables, et ils soutiennent la description, les objectifs et les résultats attendus du projet; et
• La mesure dans laquelle le bénéficiaire a établi des mesures pour surveiller la mise en œuvre et la gestion du rendement.

13. Établissement d'un montant maximal de contribution

La contribution maximale en vertu des présentes modalités ne devra pas être supérieure à 14,25 millions de dollars sur cinq ans. En outre, les montants de contribution ne dépasseront pas 2,25 millions de dollars pour l'exercice 2020-2021 et 3 millions de dollars annuellement pour les exercices de 2021-2022 à 2024-2025.

14. Procédures régissant l'établissement de rapports

Les bénéficiaires sont tenus de présenter au Ministère des rapports sur les activités entreprises afin de soutenir les services de police. Ces rapports doivent inclure les résultats atteints grâce à un financement accordé dans le cadre du programme de contribution et les méthodes utilisées. En outre, les bénéficiaires devront présenter des rapports financiers détaillés (au moyen de l'état des flux de trésorerie du Ministère) sur les frais des services de police admissibles, extraordinaires, raisonnables et justifiables engagés dans le cadre de fonctions policières particulières à la capitale nationale.

15. Modalités et moment des paiements

• Le montant total d'un financement de contribution versé à un bénéficiaire en vertu d'un accord ne peut être supérieur aux dépenses admissibles engagées réellement par le bénéficiaire afin de mener son projet, après avoir tenu compte de toutes les autres sources de revenus reçues pour le projet.
• Des paiements progressifs (c.-à-d. remboursement des dépenses admissibles engagées) seront versés au bénéficiaire lorsque le Ministère aura reçu et approuvé les rapports financiers, qui devront comprendre un état des flux de trésorerie indiquant les dépenses engagées jusqu'à présent et des rapports de projet sur les activités terminées pour la période.
• Des avances de paiement seront versées en fonction du risque évalué et des besoins de flux de trésorerie du bénéficiaire.
• Le versement des paiements peut également être conditionnel à d'autres activités de surveillance ou à des documents justificatifs, qui peuvent comprendre des visites sur place par les vérificateurs, la fourniture de factures pour les dépenses au Ministère, les états financiers vérifiés ou des copies de produits ou de matériel produit dans le cadre de l'accord.
• Aucune organisation ne pourra conserver aucun trop-payé (au sens d'excédent des revenus par rapport aux dépenses) issu du projet. Les profits doivent être remboursés à l'État par le bénéficiaire.
• La période maximale pour laquelle une contribution sera approuvée correspond à soixante (60) mois.
• Le Ministère se réserve le droit de mener une vérification sur l'accord de contribution.

16. Langues officielles

En vertu de l'article 41 de la Loi sur les langues officielles, le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile est engagé à favoriser l'épanouissement des minorités francophones et anglophones du Canada (le français à l'extérieur du Québec et l'anglais au Québec) et à appuyer leur développement, ainsi qu'à promouvoir la pleine reconnaissance et l'usage du français et de l'anglais dans la société canadienne. Afin de soutenir les obligations du ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile en vertu de la Loi sur les langues officielles et ses règlements et politiques connexes, on s'attend à ce que la Ville d'Ottawa respecte les lois provinciales sur les langues, y compris la Loi sur les services en français, LRO 1990, c F.32 et ses politiques, de même que ses particulières politiques et engagements à l'égard de la minorité linguistique francophone. Au besoin, le ministre peut imposer des obligations supplémentaires au bénéficiaire dans l'accord de contribution négocié.

Date de modification :

2023-11-15