Préparer un rapport - entités

Sur cette page :

Le gouvernement du Canada continuera de renforcer les lignes directrices concernant la production de rapports. Le processus de déclaration et le questionnaire pourraient changer dans les prochaines années.

Vue d’ensemble du processus

Une fois qu’une entité a déterminé qu’elle est tenue de soumettre un rapport en vertu de la Loi, elle doit exécuter les étapes suivantes du processus de présentation des rapports avant la date limite du 31 mai :

1. Préparer un rapport

Les entités déclarantes doivent élaborer un rapport qui satisfait à toutes les exigences de la Loi. Les entités sont censées consulter à l’interne et recueillir les renseignements nécessaires pour rédiger leur rapport. Consultez les lignes directrices pour de plus amples renseignements.

2. Approbation et attestation

Une fois que le rapport est terminé, il doit être approuvé par le corps ou les corps dirigeants appropriés qui ont le pouvoir légal de lier l’entité ou les entités. L’attestation signée doit être incluse dans la version PDF finale du rapport soumis.

3. Remplir le questionnaire en ligne

Une fois que le rapport a reçu une attestation, les entités doivent remplir le questionnaire en ligne. Le questionnaire comprend une série de questions ouvertes et fermées qui portent sur chacune des exigences de la Loi.

Les entités doivent s’assurer que les renseignements fournis dans le questionnaire sont conformes aux renseignements fournis dans leur rapport.

Si une entité n’est pas en mesure de remplir le questionnaire en ligne et doit soumettre ses réponses directement par courriel, elle peut communiquer avec : SupplyChainsActInquiries-LoiChainesApprovisionnementEnquetes@ps-sp.gc.ca.

4. Télécharger le rapport complet

À la fin du questionnaire, l’entité doit télécharger son ou ses rapports certifiés en format PDF avant de cliquer sur le bouton « soumettre ».

Les entités doivent présenter leur rapport dans l’une des deux langues officielles canadiennes. Bien qu’il soit recommandé que les rapports soient présentés en français et en anglais afin de les rendre accessibles au grand public canadien, il ne s’agit pas d’une exigence obligatoire.

Les entités peuvent soumettre leur rapport dans les deux langues officielles en deux fichiers PDF distincts.

Les entités recevront un accusé de réception de leur soumission.

5. Publier le rapport sur le site Web de l’entité

L’entité doit publier son rapport soumis dans un endroit bien en vue sur son site Web.

Le ou les rapports soumis seront également rendus publics par Sécurité publique Canada grâce à un catalogue en ligne consultable. Seuls les rapports en format PDF et certaines informations d’identification soumises avec le questionnaire en ligne seront publiés sur le site Web de Sécurité publique Canada.

La date limite du 31 mai ne s’applique qu’à l’exigence des entités de présenter leur rapport et leur questionnaire; les entités devraient publier leurs rapports sur leur site Web respectif dès qu’elles le peuvent après leur soumission à Sécurité publique Canada.

Exigences relatives au rapport

Un rapport doit satisfaire à toutes les exigences suivantes afin de se conformer pleinement à la Loi :

Le questionnaire peut servir de ressource pour l’élaboration de rapports. Le questionnaire vise à recueillir les renseignements pertinents aux exigences de la Loi. De plus amples renseignements et du contenu supplémentaire (p. ex., des tableaux, des graphiques) peuvent être inclus dans le rapport téléchargé de l’entité à sa discrétion.

Il est recommandé que le rapport ne dépasse pas 10 pages.

Il est obligatoire de remplir le questionnaire en ligne.

Des détails supplémentaires sur la préparation et le contenu du rapport se trouvent dans les lignes directrices. 

Renseignements obligatoires

Depuis le 1er janvier 2024, les entités doivent, au plus tard le 31 mai de chaque année, présenter au ministre de la Sécurité publique un rapport sur les aspects ci-dessous.

Questionnaire

Questions obligatoires et facultatives

Le questionnaire comprend des questions obligatoires et facultatives. Certaines questions obligatoires recueillent des renseignements d’identification sur l’entité, comme l’exercice financier pour lequel le rapport a été établi et le secteur dans lequel l’entité déclarante exerce ses activités. D’autres questions obligatoires recueillent les renseignements nécessaires pour se conformer à chacune des exigences de la Loi en matière de rapports. Ces questions sont suivies de questions facultatives ouvertes (limite de 1 500 caractères) qui permettent aux entités d’élaborer leurs réponses aux questions obligatoires fermées et de fournir des renseignements supplémentaires, si elles le souhaitent.

Il est fortement recommandé aux entités de répondre aux questions facultatives ouvertes du questionnaire. La collecte de ces renseignements au fil du temps devrait améliorer la capacité des entités de cerner, de prévenir, de réduire et de traiter les risques liés au travail forcé et au travail des enfants. En fournissant ces renseignements, les entités peuvent faire preuve de leadership et de responsabilité et assurer le niveau de transparence que recherchent les partenaires, les investisseurs et le public. Même si ce n’est pas obligatoire, une entité peut utiliser les renseignements qui se trouvent dans le questionnaire comme ressource pour préparer son rapport.

Lignes directrices pour les entités

Lignes directrices sur la production d’un rapport

Exigences relatives aux langues officielles

Les entités doivent remplir le questionnaire et soumettre leurs rapports dans l’une des deux langues officielles canadiennes. Bien qu’il soit recommandé de présenter les rapports en français et en anglais afin de les rendre accessibles au grand public canadien, il ne s’agit pas d’une obligation. Les demandes de copies traduites des rapports peuvent être adressées à l’entité responsable.

Les entités qui choisissent de présenter leur rapport dans les deux langues officielles devront télécharger deux copies distinctes du rapport en format PDF (une version anglaise et une version française) en utilisant les deux champs disponibles dans le questionnaire.

Format et longueur

Le rapport doit être en format PDF et ne doit pas dépasser 100 Mo. Bien qu’il soit recommandé que le rapport ne dépasse pas 10 pages, il ne s’agit pas d’une exigence.

Approbation et attestation

Dans le cas d’un rapport présenté par une seule entité, le rapport doit être approuvé par son corps dirigeant.

Dans le cas d’un rapport conjoint, le rapport doit être approuvé soit par le corps dirigeant de chaque entité incluse dans le rapport, soit par le corps dirigeant de l’entité, le cas échéant, qui contrôle chaque entité incluse dans le rapport.

Le rapport approuvé doit recevoir une attestation par les moyens suivants :

L’attestation signée doit être incluse dans la version PDF du rapport d’une entité. Le questionnaire exige que les entités confirment que leurs rapports ont reçu les approbations requises et qu’ils comprennent une attestation signée.

L’attestation incluse dans le rapport PDF doit utiliser le format suivant :

« Conformément aux exigences de la Loi, et en particulier de son article 11, j’atteste que j’ai examiné les renseignements contenus dans le rapport pour l’entité ou les entités énumérées ci-dessus. À ma connaissance, et après avoir exercé une diligence raisonnable, je confirme que les renseignements contenus dans le rapport sont vrais, exacts et complets à tous les égards importants aux fins de l’application de la Loi, pour l’année de déclaration susmentionnée. »

Déclaration dans plusieurs administrations

Le gouvernement du Canada reconnaît que de nombreuses entités exerçant leurs activités à l’échelle internationale sont assujetties à des exigences de déclaration en vertu de lois sur la chaîne d’approvisionnement dans différentes administrations, comme la Modern Slavery Act 2015 du Royaume-Uni et la Modern Slavery Act 2018 de l’Australie. Les exigences en matière de rapports se chevauchent dans certains cas et divergent dans d’autres.

Les entités peuvent utiliser l’information présentée dans un rapport produit pour d’autres administrations, pourvu que l’information soit également pertinente pour la Loi sur les chaînes d’approvisionnement et couvre la période de déclaration appropriée. Toutefois, il incombe à l’entité de s’assurer que le rapport soumis au ministre de la Sécurité publique satisfait à tous les critères obligatoires et aux exigences relatives au rapport décrites dans la loi canadienne.

Pour des raisons de transparence, les entités devraient indiquer dans leurs rapports si elles ont également soumis un rapport en vertu des lois d’autres administrations.

Soumettre un rapport conjoint

Une entité peut choisir de soumettre un rapport conjoint couvrant ses propres mesures et celles de toutes les entités qu’elle contrôle (c.-à-d. ses filiales), ou couvrant plusieurs entités appartenant au même groupe d’entreprises. Les rapports conjoints doivent indiquer clairement le nom légal de chaque entité visée par le rapport.

Un rapport conjoint ne doit être soumis que si les renseignements qu’il contient s’appliquent de manière générale à toutes les entités visées par le rapport. Dans la mesure du possible, le rapport devrait également préciser les renseignements qui s’appliquent à l’une des entités couvertes par le rapport. Par exemple, une société mère qui fait un rapport pour son propre compte et ses filiales pourrait décrire une stratégie relative au travail forcé et au travail des enfants qui s’applique à l’ensemble du groupe, ainsi que les mesures spécifiques prises par chaque filiale.

Un rapport conjoint ne devrait pas être soumis lorsque des entités ont des profils de risque ou des politiques ou ont pris des mesures qui divergent considérablement et d’une manière qui rendrait difficile l’établissement d’un rapport décrivant avec précision toutes les entités. Par exemple, une société mère qui a mis en œuvre des politiques globales en matière de travail forcé et de travail des enfants qui s’appliquent à ses propres opérations, mais pas à celles de ses filiales, ne devrait pas soumettre un rapport conjoint suggérant que ses filiales ont également mis en place de telles politiques. Dans les cas où les renseignements applicables à chaque entité diffèrent sensiblement, il est recommandé que chaque entité soumette son propre rapport et remplisse séparément le questionnaire en ligne.

Soumettre un rapport révisé

Une entité peut fournir une version révisée du rapport à tout moment dans un délai d’un an à compter de la date limite de soumission des rapports applicable. La soumission d’un rapport révisé permet à une entité d’apporter les modifications nécessaires à son rapport s’il s’avère qu’il ne satisfait pas aux exigences minimales de la Loi. Cette option permet également une entité de compléter ou de mettre à jour les renseignements fournis si la situation de l’entité change ou si de nouveaux renseignements sont disponibles.

Pour soumettre un rapport révisé, les entités doivent remplir le questionnaire en ligne une deuxième fois, en indiquant la date de révision et en décrivant les changements apportés au rapport original. Le rapport révisé doit recevoir une nouvelle approbation du corps dirigeant compétent et être publié dans un endroit bien en vue sur le site Web de l’entité. Notez que la version précédente des réponses au questionnaire sera supprimée et ne pourra pas être récupérée.

Publier un rapport sur le site Web de l’entité

Toutes les entités sont également tenues de publier leurs rapports dans un endroit bien en vue sur leurs sites Web. Les entités peuvent utiliser leur pouvoir discrétionnaire pour déterminer le lieu approprié où afficher le rapport, mais il doit être visible et facilement accessible pour le grand public. Les entités qui n’ont pas de site Web peuvent être tenues de fournir une copie du rapport à tout membre du public qui le demande par écrit.

Remettre un rapport aux actionnaires

La Loi exige que les entités constituées sous le régime de la Loi canadienne sur les sociétés par actions ou de toute autre loi fédérale doivent fournir le rapport ou le rapport révisé à chaque actionnaire avec leurs états financiers annuels.

Exercice financier visé par le rapport

Tous les rapports doivent faire référence aux activités entreprises au cours de l’exercice financier précédent de l’entité. Un rapport doit couvrir les activités de l’exercice financier se terminant au plus tard à la date limite pour la soumission des rapports. Par exemple, si l’exercice financier d’une entité suit l’année civile, un rapport qui doit être présenté le 31 mai 2024 ou avant cette date couvrira les activités menées entre le 1er janvier 2023 et le 31 décembre 2023.

Lignes directrices sur l’application de la Loi

Pour être tenue de présenter un rapport, une personne morale ou une fiducie, une société de personnes ou une autre organisation non constituée en personne morale doit satisfaire à la définition d’entité en vertu de l’article 2 de la Loi et remplir les critères d’entité déclarante. En d’autres termes, une personne morale ou une fiducie, une société de personnes ou une autre organisation non constituée en personne morale peut être assujettie à la Loi, mais n’est pas tenue de faire rapport.

Déterminer si votre organisation est une entité

La Loi définit une entité comme une personne morale ou une fiducie, une société de personnes ou une autre organisation non constituée en personne morale :

  1. soit dont les actions ou titres de participation sont inscrits à une bourse de valeurs canadienne ;
  2. soit qui a un établissement au Canada, y exerce des activités ou y possède des actifs et qui, selon ses états financiers consolidés, remplit au moins deux des conditions ci-après pour au moins un de ses deux derniers exercices financiers :
    1. elle possède des actifs d’une valeur d’au moins 20 000 000 de dollars
    2. elle a généré des revenus d’au moins 40 000 000 de dollars
    3. elle emploie en moyenne au moins 250 employés

Si une personne morale ou une fiducie, une société de personnes ou une autre organisation non constituée en personne morale satisfait à l’un ou l’autre des critères a) ou b), il s’agit d’une entité pour l’application de la Loi. Ces critères sont exclusifs; par exemple, une personne morale dont les actions sont cotées à la Bourse de croissance TSX est une entité, même si elle n’a pas d’établissement au Canada ou ne satisfait à aucun des critères liés à la taille.

Les catégories de personnes morales, de fiducies, de sociétés de personnes et d’autres organisations non constituées en personne morale devraient être interprétées de façon générale et s’étendre à des formes semblables d’organisation commerciale. Par exemple, ces catégories comprennent les sociétés à responsabilité illimitée, les sociétés en commandite et les fonds de redevance.

Cette définition comprend les entités dont le siège social est situé au Canada ou dans tout autre pays ou administration.

Il incombe à l’entité d’évaluer comment la loi s’applique à sa situation particulière. Si une entité ne sait pas si elle répond à l’un des critères de demande prescrits, elle est encouragée à demander conseil à son conseiller juridique.

Présence commerciale au Canada

Les dossiers fiscaux et liés à l’emploi peuvent être utilisés pour déterminer si une entité a un établissement au Canada, fait des affaires au Canada ou a des actifs au Canada. Les entités devraient utiliser le sens ordinaire de ces mots et les critères appliqués par l’Agence du revenu du Canada, étant donné qu’aucune définition précise n’est donnée ou qu’aucun critère n’est prescrit par la Loi.

Lieu d’activité : un local, des équipements ou une installation utilisée pour exercer une activité, qu’elle soit utilisée ou non exclusivement à cette fin. Les locaux, équipements ou installations peuvent être considérés comme un établissement, qu’ils soient possédés ou loués ou, dans certains cas, simplement mis à la disposition de l’entreprise.

Au moment de déterminer si une entité fait des affaires au Canada, l’on peut prendre en considération le ou les endroits où les marchandises sont produites, vendues ou distribuées; l’endroit où les employés ont leurs bureaux; l’endroit où les livraisons, les paiements, les achats ou les contrats sont faits ou les biens sont acquis; l’endroit où les actifs, les stocks ou les comptes bancaires sont situés. Cette liste n’est pas exhaustive et les facteurs pertinents à prendre en considération varieront selon la nature de l’entreprise. Faire des affaires au Canada n’exige pas d’avoir un établissement au Canada.

Les actifs sont des biens appartenant à une personne ou à une entreprise. Les actifs comprennent l’argent, les terrains, les bâtiments, les investissements, les stocks, les voitures, les camions, les bateaux ou d’autres objets de valeur appartenant à une personne ou à une entreprise. Ils peuvent aussi inclure des biens incorporels tels que les fonds commerciaux. La Loi fait référence aux actifs bruts (et non nets), calculés sur la base des états financiers consolidés.

Seuils pour les actifs, les revenus et les employés

Pour déterminer s’il s’agit d’une « entité » selon les seuils relatifs à la taille prescrits, les entreprises doivent utiliser les états financiers consolidés pour évaluer les revenus, les actifs et les employés, et inclure les revenus, les actifs et les employés de toute entité qu’elles contrôlent (c.-à-d. leurs filiales).

Les valeurs des actifs et des revenus doivent être converties en dollars canadiens si ces états utilisent une devise différente.

Les filiales doivent déterminer si elles ont des obligations de déclaration indépendantes de leur société mère. Si une filiale ne répond pas à la définition d’une « entité », elle n’a pas d’obligation de déclaration. La filiale doit évaluer ses propres états financiers (et non les états financiers consolidés de la société mère qui la contrôle) pour déterminer s’ils respectent les seuils relatifs à la taille énoncés dans la définition d’« entité ».

Si la société mère et la filiale sont toutes deux visées par la définition d’« entité » et qu’elles déterminent qu’elles ont des obligations en matière de déclaration, elles peuvent présenter un rapport conjoint, comme le stipule le paragraphe 11 (2) de la Loi, dans la mesure où l’information fournie dans le rapport conjoint s’applique généralement à la fois à la société mère et à la filiale.

L’utilisation d’états financiers consolidés signifie que les revenus, les actifs et les employés de l’entité déclarante comprennent les revenus, les actifs et les employés de toute entité qu’elle contrôle (c.-à-d. ses filiales). Les revenus, les actifs et les employés de l’entité déclarante ne comprennent pas les revenus, les actifs et les employés d’une entité qui la détient ou la contrôle (c.-à-d. sa société mère).

Les seuils liés à la taille désignent le total des actifs, des revenus et des employés. Cela signifie que les actifs ne sont pas limités aux actifs situés au Canada, que les revenus ne sont pas limités aux revenus provenant d’activités commerciales au Canada et que le nombre d’employés comprend ceux qui résident ou travaillent au Canada ou dans toute autre administration.

Les actifs doivent être calculés sur une base brute et non sur une base nette.

Le terme « employé » a le même sens que celui qu’il a dans la common law canadienne. Le terme « employé » désigne les personnes employées à temps plein, à temps partiel ou à titre temporaire au Canada ou dans toute autre administration, et non pas les entrepreneurs indépendants. Le nombre des employés est le nombre moyen de personnes employées par l’entité au cours de l’exercice financier.

Déterminer si une entité est une entité déclarante

Si une personne morale ou une fiducie, une société de personnes ou une autre organisation non constituée en personne morale remplit les critères de la définition d’entité en vertu de la Loi, l’entité doit ensuite déterminer si elle a des obligations de déclaration conformément à la Loi.

Les exigences de déclaration s’appliquent aux entités qui produisent des marchandises au Canada ou ailleurs ou qui importent des marchandises produites à l’extérieur du Canada. Les exigences de déclaration s’appliquent également aux entités qui contrôlent d’autres entités engagées dans ces activités.

Si une personne morale ou une fiducie, une société de personnes ou une autre organisation non constituée en personne morale n’exerce pas l’une des activités prévues, elle n’a pas besoin de produire une déclaration, même si elle remplit les critères de la définition d’entité.

Les institutions provinciales et municipales ne sont pas assujetties aux exigences de déclaration selon la définition d’« institutions fédérales » de la Loi. Toutefois, certaines sociétés d’État provinciales mandataires peuvent être assujetties aux exigences en matière de déclaration en vertu de la définition d’« entité ». Il leur incombe de déterminer s’ils sont une entité déclarante en vertu de la Loi.

Signification de la production et de l’importation de marchandises

Les exigences de déclaration s’appliquent aux entités qui produisent des marchandises au Canada ou ailleurs, aux entités qui importent des marchandises produites à l’extérieur du Canada et aux entités qui contrôlent une autre entité qui produit ou importe des marchandises. Les entités devraient appliquer le sens ordinaire de ces mots pour déterminer si elles se livrent à l’une ou l’autre de ces activités :

Il n’y a pas de seuil prescrit pour la valeur minimale des marchandises qu’une entité doit produire ou importer pour que la Loi s’applique. Les termes utilisés dans la Loi devraient être compris comme excluant les transactions très mineures.

Sens du terme « contrôle »

Le contrôle comprend le contrôle direct et indirect et s’étend sur toute la chaîne organisationnelle de l’entité. Le terme « contrôle » devrait être appliqué de façon générale, conformément à l’objet de la Loi. Par exemple, si l’entité déclarante contrôle une entreprise qui contrôle une autre entreprise, les deux entreprises sont incluses dans la définition de contrôle. Le sens du terme « contrôle » comprend également le contrôle réputé, conformément au paragraphe 10 (2) de la Loi.

La question de savoir si une entité contrôle une autre entité peut être déterminée conformément à une norme comptable applicable (par exemple, les Normes internationales d’information financière [NIIF], les Principes comptables généralement reconnus [États-Unis] [PCGR], etc.). La définition de contrôle ne se limite toutefois pas aux normes comptables susmentionnées. Le contrôle doit être considéré comme une question de substance plutôt que de forme et peut comprendre des situations dans lesquelles une entité exerce le contrôle conjoint d’une opération.

Dans le cas des franchises, la question de savoir si un franchiseur doit soumettre un rapport dépend de la question de savoir s’il contrôle, au sens de la personne morale, des entités qui produisent des marchandises au Canada ou ailleurs ou importent des marchandises produites à l’extérieur du Canada. La question de savoir si un franchisé doit soumettre un rapport dépend des activités du franchisé, conformément à l'article 3.  

Lignes directrices sur le contenu du rapport

Caractéristiques d’une réponse conforme et pratiques exemplaires

Un rapport complet contiendra des réponses qui correspondent aux renseignements fournis dans le questionnaire. Un rapport complet comprendra également l’attestation avec la ou les signatures requises.

Un rapport peut être considéré comme non conforme si l’un de ces éléments est manquant ou si les renseignements figurant dans le rapport sont sciemment faux ou trompeurs.

Il n’y a pas de niveau de détail prescrit pour les réponses. Les entités devraient faire preuve de discrétion pour déterminer le niveau de détail approprié, proportionné à leur taille et à leur profil de risque, en respectant les exigences de taille spécifiées pour le rapport.

Les entités peuvent inclure des aides visuelles dans la mesure où elles respectent les exigences énoncées dans les lignes directrices.

Les entités peuvent fournir des renseignements supplémentaires pour compléter les réponses, si elles le souhaitent, notamment des liens vers les sites Web pertinents et des documents accessibles au public. Par exemple, les entités peuvent fournir des liens vers :

Le gouvernement du Canada reconnaît que les entités peuvent prendre toute une gamme de mesures liées aux initiatives de diligence raisonnable en matière de droits de la personne, d’environnement, de société et de gouvernance (ESG) et à d’autres aspects de la conduite responsable des entreprises (CRE) qui ne sont pas spécifiquement ou exclusivement axées sur le travail forcé ou le travail des enfants. Les entités peuvent ajouter une description de ces mesures aux fins du respect de la Loi dans l’espace prévu à cet effet. Les entités peuvent également relier la description de leurs actions au cours de la présente année de déclaration aux travaux fondamentaux entrepris au cours des années précédentes.

Le rapport sera un document public. Par conséquent, il est recommandé aux entités d’utiliser un langage simple et clair dans leurs réponses et d’expliquer des termes inconnus afin de rendre leur rapport accessible.

Les entités sont censées fournir des réponses honnêtes décrivant les mesures concrètes qu’elles ont prises pour traiter les risques de travail forcé et de travail des enfants, plutôt que des déclarations purement ambitieuses. Le rapport devrait se concentrer sur les mesures prises au cours de l’exercice financier précédent, en reconnaissant que certaines mesures peuvent s’étendre sur plusieurs années ou ne pas avoir de point de départ et de fin concrète. Si les entités ont un plan d’action qui comprend des objectifs et des étapes pour l’avenir, elles sont invitées à le mentionner dans leur rapport, mais le rapport lui-même n’est pas destiné à servir de plan ou d’énoncé de mission.

La Loi n’exige pas que les entités divulguent des renseignements commerciaux de nature délicate qui les exposeraient à des risques juridiques ou compromettraient la vie privée d’une personne. Les entités ne sont pas non plus tenues de rendre compte de cas particuliers ou d’allégations de travail forcé ou de travail des enfants. La description des risques de travail forcé et de travail des enfants déterminés et la description des mesures correctives prises ne doivent pas mentionner des cas, des personnes ou des groupes particuliers.

Éléments du rapport

Le questionnaire demande les renseignements d’identification suivants sur l’entité et sur le rapport :

Les entités doivent répondre à chacune des exigences énoncées à l’article 11 de la Loi dans leur rapport annuel. Ces exigences sont :

Les entités sont invitées à consulter la liste des ressources pour obtenir de plus amples conseils au moment de la rédaction de leurs rapports.

Le paragraphe 11 (1) prévoit qu’une entité doit aussi décrire les mesures qu’elle a prises au cours de l’exercice financier précédent pour prévenir et réduire le risque que le travail forcé ou le travail des enfants soit utilisé à n’importe quelle étape de la production de marchandises au Canada ou ailleurs par l’entité ou de marchandises importées au Canada par l’entité.

Conformément au paragraphe 11 (3), l’entité doit fournir des renseignements sur chacun des éléments suivants :

  1. Sa structure, ses activités et ses chaînes d’approvisionnement
  2. Ses politiques et ses processus de diligence raisonnable relatifs au travail forcé et au travail des enfants
  3. Les parties de ses chaînes commerciales ou les chaînes d’approvisionnement qui comportent un risque de recours au travail forcé ou au travail des enfants et les mesures qu’elle a prises pour évaluer ce risque et le gérer
  4. L’ensemble des mesures qu’elle a prises pour remédier à tout recours au travail forcé ou au travail des enfants
  5. L’ensemble des mesures qu’elle a prises pour remédier aux pertes de revenus des familles les plus vulnérables engendrées par toute mesure visant à éliminer le recours au travail forcé ou au travail des enfants dans le cadre de ses activités et dans ses chaînes d’approvisionnement
  6. La formation donnée aux employés sur le travail forcé et le travail des enfants
  7. La manière dont elle évalue l’efficacité de ses efforts pour éviter le recours au travail forcé ou au travail des enfants dans ses chaînes commerciales et ses chaînes d’approvisionnement

Mesures pour prévenir et réduire les risques de travail forcé et de travail des enfants

Le questionnaire fournit des exemples de mesures que les entités peuvent avoir prises pour prévenir et réduire les risques de travail forcé et de travail des enfants. Cette liste n’est pas exhaustive. Il est donc recommandé aux entités d’indiquer toute autre mesure qu’elles ont prise dans la catégorie « Autre ». Il est également recommandé aux entités de fournir des renseignements supplémentaires décrivant leurs mesures. Voici quelques exemples de renseignements supplémentaires :

Si une entité contrôle d’autres entités, elle doit également décrire les mesures prises par ces entités contrôlées pour prévenir et réduire les risques de travail forcé et de travail des enfants.

Il peut y avoir chevauchement entre les mesures que les entités indiquent dans la présente section et les réponses aux questions suivantes, comme les questions sur la diligence raisonnable et la formation des employés. Ce chevauchement est attendu et est acceptable. Les entités peuvent fournir dans leur rapport et leur questionnaire des renseignements sur les mesures prises pour prévenir le travail forcé et le travail des enfants, comme des plans d’action organisationnels et des codes de conduite.

Exigence a) — Structure, activités et chaînes d’approvisionnement

La structure fait référence à la forme juridique et organisationnelle de l’entité. Lorsqu’elles décrivent la structure, les entités peuvent inclure les détails suivants :

Aux fins de la Loi, les activités comprennent toutes les activités entreprises par l’entité relativement à la production ou à l’importation de marchandises.

Lorsqu’elles rendent compte d’activités, les entités peuvent inclure des renseignements sur :

Les entités doivent également décrire les activités de toute entité sous leur contrôle. Il convient de noter que les entités sont tenues de rendre compte seulement des activités des filiales qui sont des entités ayant des obligations de faire rapport en vertu de la Loi. Pour de plus amples renseignements, les entités devraient consulter les lignes directrices sur l’application de la Loi.

La chaîne d’approvisionnement comprend les fournisseurs de biens et de services qui contribuent à la production marchandises produites, vendues, distribuées ou importées par l’entité, depuis l’approvisionnement en matières premières jusqu’au produit final. Elle comprend donc les fournisseurs de biens et les fournisseurs de services directs et indirects, tant au Canada qu’à l’étranger. La chaîne d’approvisionnement d’une entité ne comprend pas les utilisateurs finaux ou les clients qui achètent ses produits ou services.

Lorsqu’elles décrivent leurs chaînes d’approvisionnement, les entités devraient s’efforcer d’identifier le plus possible les pays ou les régions d’origine de chacun des biens et services utilisés à chaque étape de la chaîne d’approvisionnement.

Les entités devraient s’efforcer de fournir un aperçu complet de leur structure, de leurs activités et de leurs chaînes d’approvisionnement, ce qui signifie qu’elles ne devraient pas omettre des renseignements sur certains aspects de leur structure, de leurs activités et de leurs chaînes d’approvisionnement qu’elles estiment ne présenter aucun risque de travail forcé ou de travail des enfants.

Les listes des exemples ci-dessus ne sont pas exhaustives. Il est donc recommandé aux entités de fournir des renseignements supplémentaires, le cas échéant.

Exigence b) — Politiques et processus de diligence raisonnable

La diligence raisonnable est un processus qui sert à déterminer les effets négatifs réels et potentiels des activités dans les chaînes d’approvisionnement et d’y réagir. Le Guide OCDE sur le devoir de diligence pour une conduite responsable des entreprises prévoit que le processus de diligence raisonnable et ses mesures de soutien comportent les étapes suivantes :

Pour de plus amples renseignements sur la signification de la diligence raisonnable et sur la façon dont une entité peut mettre en œuvre des pratiques de diligence raisonnable, veuillez consulter la liste des ressources supplémentaires.

Si une entité contrôle d’autres entités, elle doit également décrire les politiques et les processus de diligence raisonnable que ces entités contrôlées ont mis en place.

Une entité peut choisir de décrire dans son rapport comment les politiques et les processus de diligence raisonnable de son organisation en matière de travail forcé et de travail des enfants se rapportent à ses initiatives environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) ou à une stratégie, à des politiques ou à une obligation plus globales concernant la conduite responsable des entreprises (CRE).

Exigence c) — Risques de travail forcé et de travail des enfants

La Loi oblige les entités à indiquer les parties des activités et des chaînes d’approvisionnement de leur organisation qui comportent un risque que le travail forcé ou le travail des enfants soient utilisés soit dans leurs propres activités, soit dans celles de toutes les entités qu’elles contrôlent, soit dans celles de ses fournisseurs directs ou indirects. L’identification de parties des activités et des chaînes d’approvisionnement d’une organisation qui comportent un risque n’exige pas que l’on indique que le travail forcé ou le travail des enfants ont été ou sont effectivement utilisés. La Loi oblige plutôt les entités à démontrer qu’elles ont examiné les façons dont les activités et les chaînes d’approvisionnement de leur organisation pourraient potentiellement causer, contribuer ou être directement ou indirectement liées au risque réel ou potentiel que le travail forcé ou le travail des enfants soit utilisé par elles ou dans leurs chaînes d’approvisionnement.

Aucun secteur ou industrie où il est question de la production ou de l’importation de marchandises ne sont considérés comme totalement exempts de risques de travail forcé et de travail des enfants. Le but du rapport n’est pas de certifier qu’une organisation est « sans risque », mais plutôt de démontrer que l’organisation a pris des mesures pour déterminer et traiter ce genre de risques. L’exercice d’établissement de rapports vise à encourager la transparence et non à pénaliser les organisations qui ont déterminé les risques dans leurs activités et leurs chaînes d’approvisionnement.

Les entités ne devraient pas divulguer des renseignements commerciaux de nature délicate ou faire rapport sur des cas ou des allégations spécifiques de travail forcé ou de travail des enfants de manière à susciter des préoccupations d’ordre juridique ou concernant la vie privée.

Le questionnaire permet aux entités d’indiquer les aspects généraux des activités et des chaînes d’approvisionnement de leur organisation qui comportent un risque de travail forcé et de travail des enfants, ainsi que les secteurs et industries auxquels ces risques se rapportent. Il est recommandé aux entités de fournir des renseignements supplémentaires. Par exemple, les entités peuvent indiquer qu’elles ont déterminé des risques liés à un secteur, une industrie, un pays ou une région particuliers, à la production d’un produit particulier ou à une étape particulière de la chaîne d’approvisionnement.

Les entités peuvent choisir de fournir des renseignements facultatifs sur les cas de travail forcé ou de travail des enfants qui ont été identifiés, mais elles ne sont pas tenues de le faire. Si ces renseignements sont inclus, les entités devraient s’assurer que leur rapport ne compromet pas la vie privée d’une personne. Par exemple, les entités peuvent décrire leur réaction au travail forcé ou au travail des enfants dans une partie particulière des activités ou des chaînes d’approvisionnement de l’organisation à l’aide d’une étude de cas anonyme.

En outre, le questionnaire permet aux entités de décrire les mesures qu’elles ont prises pour évaluer et gérer les risques de travail forcé et de travail des enfants déterminés. En d’autres termes, les entités devraient expliquer comment leur organisation a déterminé les risques (c.-à-d. cartographie des chaînes d’approvisionnement, réalisation d’une évaluation des risques) et comment elles ont géré ces risques. Les entités peuvent le faire pour chaque risque, ou choisir de fournir une description générale de la façon dont elles évaluent et gèrent les risques.

Si une entité contrôle d’autres entités, elle doit également décrire les mesures que ces entités contrôlées ont prises pour déterminer, évaluer et gérer les risques liés au travail forcé ou au travail des enfants dans leurs activités et chaînes d’approvisionnement.

Exigence d) — Mesures de remédiation

La remédiation et les mesures correctives font référence à la fois aux processus visant à fournir une mesure corrective en cas d’impact défavorable et des résultats de fond (c.-à-d. la mesure corrective) qui peuvent contrebalancer ou « réparer » l’effet défavorable. Dans le cas des entreprises et des droits de la personne, qui comprennent le travail forcé et le travail des enfants, les mesures correctives prévues peuvent prendre diverses formes dont l’objectif est de contrecarrer ou de remédier les atteintes aux droits de la personne qui ont eu lieu. 

Les mesures correctives appropriées varient en fonction des circonstances.

Pour de plus amples renseignements sur la signification du terme « remédiation », voir les Principes directeurs relatifs aux entreprises et aux droits de l’homme des Nations Unies et la liste des ressources supplémentaires.

Le questionnaire comprend une liste de mesures correctives possibles. Cette liste n’est pas exhaustive. Il est donc recommandé aux entités de fournir des renseignements supplémentaires.

Si une entité contrôle d’autres entités, elle doit également décrire les mesures correctives que ces entités contrôlées ont prises, le cas échéant.

Comme pour les rapports sur les risques de travail forcé et de travail des enfants, l’obligation pour les entités de décrire les mesures qu’elles ont prises pour remédier à tout travail forcé ou au travail des enfants vise à promouvoir la transparence.

Les entités ne devraient pas divulguer des renseignements commercialement sensibles ou faire rapport sur des cas ou des allégations spécifiques de travail forcé ou de travail des enfants de manière à susciter des préoccupations d’ordre juridique ou concernant la vie privée.

Si les entités ont déterminé que leurs activités et leurs chaînes d’approvisionnement ne comportent pas de risque de recours au travail forcé ou au travail des enfants et que la question de remédiation n’est pas considérée comme applicable, il suffirait de le préciser dans leurs rapports pour répondre à cette exigence. À défaut, les entités peuvent indiquer qu’aucune mesure n’a été prise pour remédier au travail forcé ou au travail des enfants dans les activités et les chaînes d’approvisionnement de l’organisation, si tel est le cas.

Exigence e) — Remédiation en cas de perte de revenus

Les efforts visant à prévenir et à réduire le risque de travail forcé et de travail des enfants peuvent avoir pour conséquence involontaire de contribuer à une perte de revenus pour les familles les plus vulnérables. L’exigence e) fait référence à l’ensemble des mesures prises pour remédier aux pertes de revenus des familles les plus vulnérables engendrées par une mesure visant à éliminer le recours au travail forcé ou au travail des enfants dans le cadre des activités et des chaînes d’approvisionnement d’une entité.

Si une entité contrôle d’autres entités, elle doit également décrire les mesures que ces entités contrôlées ont prises pour remédier à la perte de revenu, le cas échéant.

Tout comme pour l’exigence d), si les entités ont déterminé que les familles vulnérables n’ont pas subi de perte de revenus à la suite des mesures que l’entité ou l’institution fédérale a prises pour éliminer les risques de travail forcé ou de travail des enfants, ou si aucune mesure n’a été prise dans ce domaine, il suffit de le mentionner dans le rapport pour répondre à cette exigence.

Exigence f) — Formation

La formation sur le travail forcé et le travail des enfants peut prendre diverses formes, allant des cours de formation formelle aux activités de sensibilisation. Au moment d’indiquer la formation qu’une entité peut offrir aux employés, elles peuvent choisir de fournir les détails suivants :

Cette liste d’exemples n’est pas exhaustive. Il est donc recommandé aux entités de fournir des renseignements supplémentaires, le cas échéant.

En plus de décrire la formation offerte aux employés directs d’une entité, les entités peuvent choisir de décrire tout matériel de formation ou de sensibilisation fourni aux partenaires ou aux fournisseurs, le cas échéant.

Si une entité contrôle d’autres entités, elle doit également décrire la formation que ces entités contrôlées offrent aux employés sur le travail forcé et/ou le travail des enfants, le cas échéant.

Exigence g) — Évaluation de l’efficacité

Le questionnaire comprend une liste d’exemples de mesures que les entités peuvent prendre pour évaluer leur efficacité à s’assurer que le travail forcé et le travail des enfants ne sont pas utilisés dans leurs activités et leurs chaînes d’approvisionnement. Cette liste n’est pas exhaustive. Il est donc recommandé aux entités de fournir des renseignements supplémentaires.

Les entités sont tenues de rendre compte de la façon dont elles évaluent leur efficacité, et non pas de donner les résultats de cette évaluation. En d’autres termes, les entités devraient décrire les politiques, les processus et les autres mesures qu’elles ont mis en œuvre pour mesurer et suivre leur succès dans la prévention et la réduction des risques de travail forcé et de travail des enfants dans leurs activités et leurs chaînes d’approvisionnement.

Les entités peuvent également indiquer qu’aucune mesure n’a été prise pour évaluer l’efficacité de la prévention et de la réduction des risques de travail forcé et de travail des enfants dans leurs activités et leurs chaînes d’approvisionnement. Il suffit de le mentionner dans le rapport pour répondre à cette exigence.

Si une entité contrôle d’autres entités, elle doit également décrire comment ces entités contrôlées évaluent leur efficacité pour s’assurer que le travail forcé et le travail des enfants ne sont pas utilisés dans leurs activités et leurs chaînes d’approvisionnement.

Conformité et application de la loi

Il incombe à l’entité de se conformer aux exigences de déclaration énoncées dans la Loi et de présumer que les renseignements peuvent être vérifiés en tout temps.

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