Lignes directrices sur les Accords d'aide financière en cas de catastrophe - Bulletin d'interprétation 9 – Prestations d’évacuations d’urgence
- Bulletin d'interprétation 9 PDF (401 Ko) (à compter de juin 2021)
Enjeu
Inclusion des prestations d’évacuations d’urgence, comme moyen admissible de fournir une aide financière immédiate pour les besoins vitaux des personnes soumises à un ordre d’évacuation en cas de catastrophe naturelle.
Objectif
Clarification de l’article 2.7 des Lignes directrices sur les Accords d’aide financière en cas de catastrophe (AAFCC) dans le contexte des prestations d’évacuations d’urgence.
Définitions
Prestations d’évacuations d’urgence : Lorsqu’une catastrophe naturelle survient, la province ou le territoire (province) peut verser un paiement forfaitaire aux personnes assujetties à un ordre d’évacuation par des mécanismes tels que les cartes de crédit commerciales préchargées, les bons d’achat, etc. Les caractéristiques du mécanisme idéal comprennent : des restrictions à certains types d’achats; un rapport complet sur les dépenses; une option de distribution électronique, le déblocage à distance et automatique des fonds. Les fonds doivent être utilisés pour acquérir les nécessités de la vie.
Immédiat : Instantanément; imminent.
Ordre d’évacuation : Situation où les responsables de la gestion des urgences exigent que les personnes quittent les zones à risque.
Nécessités de la vie : Les prestations d’évacuations d’urgence doivent être utilisées pour les articles qu’un.e évacué.e doit avoir pour survivre, comme la nourriture, l’eau, les vêtements essentiels (selon les conditions météorologiques), les fournitures médicales, le transport et l’hébergement, etc.
Principes clés
Les prestations d’évacuations d’urgence sont admissibles au partage des coûts en vertu des AAFCC, si les conditions suivantes sont respectées :
- Elles sont utilisées pour assurer les nécessités de la vie et sont accessibles aux personnes soumises à un ordre d’évacuation ;
- Elles ne sont pas utilisées pour les articles qui étaient assurés ou assurables (c’est-à-dire, une couverture d’assurance pour un danger en particulier était disponible dans la région à un coût raisonnable) ;
- Elles sont utilisées à compter de la date d’émission de l’ordre d’évacuation jusqu’à la date d’annulation (jusqu’à un maximum de deux semaines).
Références des lignes directrices sur les AAFCC
2.7.7 Les dépenses ne sont admissibles que si elles sont documentées par des factures des biens ou des services pour lesquels la raison de leur achat est donnée et leur applicabilité aux opérations d’intervention ou de rétablissement est claire.
2.7.9 L’Unité de vérification des programmes (UVP) vérifiera la demande provinciale soumise aux fins de conformité aux AAFCC fédéraux. Cette vérification a pour objet soit d’exprimer une opinion, soit de faire valoir qu’une affirmation ne peut pas être exprimée en ce qui a trait au total des coûts admissibles en vertu des AAFCC fédéraux et sur la conformité de la province aux Lignes directrices sur les AAFCC. Les travaux de vérification peuvent englober, sans toutefois s’y limiter : l’inspection des dossiers et des documents et des biens corporels; l’observation des processus et des procédures; l’enquête de personnes compétentes; les confirmations par des tiers; le recalcul pour confirmer l’exactitude mathématique des enregistrements; la réexécution des procédures ou des contrôles; les procédures analytiques pour étudier les relations plausibles entre les données financières et non financières. Les procédures de vérification peuvent également comprendre une demande et un examen des documents de travail de vérification provinciaux (conformément à l’article 2.7.8). Sécurité publique Canada utilise le rapport de vérification fédéral au moment de rendre une décision finale sur l’admissibilité et le montant de l’aide financière, selon la formule de partage des coûts. Sécurité publique Canada prend des décisions finales quant à la conformité et à l’admissibilité des coûts réclamés.
Interprétation
Lorsqu’un ordre d’évacuation est donné en raison d’une catastrophe naturelle, les personnes doivent quitter leur maison de toute urgence et ils n’ont souvent pas assez de temps pour emballer les nécessités de la vie telles que la nourriture, l’eau, les vêtements essentiels (selon les conditions météorologiques), les fournitures médicales, ou pour planifier le transport et l’hébergement. Dans ces cas, les provinces peuvent verser un montant forfaitaire aux évacués pour s’assurer qu’ils peuvent acheter les nécessités de la vie pendant la durée de l’ordre d’évacuation (jusqu’à un maximum de deux semaines). L’objectif des prestations d’évacuation d’urgence est de s’assurer que la province peut fournir les fonds nécessaires aux évacués sans causer un fardeau administratif indu.
Pour que les prestations d’évacuation d’urgence de la province soient admissibles au partage des coûts en vertu des AAFCC, la province devra fournir les dossiers conformément à l’article 2.7 des Lignes directrices au moment de la vérification finale. Les dossiers devraient comprendre ce qui suit :
- Méthodologie permettant de déterminer le mécanisme utilisé pour distribuer les prestations d’évacuation d’urgence ;
- Méthodologie utilisée pour déterminer le montant en dollars alloué par évacué ;
- Dans la mesure du possible, la liste des contrôles et des mesures de protection mis en place pour s’assurer que les prestations d’évacuation d’urgence sont utilisés pour les nécessités de la vie ;
- Preuve de l’ordre d’évacuation (date d’émission; date d’annulation) ;
- Processus de validation du fait que les évacués qui reçoivent des prestations d’évacuation d’urgence sont réellement des personnes touchées par l’ordre d’évacuation ;
- Liste des évacués qui reçoivent des prestations d’évacuation d’urgence ;
- Un rapport de dépenses ou de rapprochement des prestations d’évacuation d’urgence (par exemple, un relevé récapitulatif unique), etc.
Processus
La province prendra les mesures suivantes :
- Déterminer un mécanisme approprié pour les prestations d’évacuation d’urgence ;
- Tenir à jour tous les dossiers pertinents et les fournir aux vérificateurs fédéraux ;
- Demander conseil à Sécurité publique Canada (par l’entremise du bureau régional) sur les décisions d’admissibilité et toute autre demande de renseignements sur les AAFCC.
Sécurité publique Canada prendra les mesures suivantes :
- Examiner la documentation, si la province le demande, et fournir des conseils ;
- Examiner les dossiers et déterminer l’admissibilité au cours de la vérification finale ;
- Émettre le paiement final et fermer le dossier.
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