États financiers 2011-2012

Version Adobe Acrobat (PDF 636Ko)

Énoncé de la responsabilité de la direction (non audité)

La responsabilité de l'intégrité et de l'objectivité des états financiers ci-joints pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2012 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du Ministère de la Sécurité publique et Protection civile Canada (SPPCC). Ces états financiers ont été préparés par la direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières du ministère. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport ministériel sur le rendement du ministère de la SPPCC concordent avec ces états financiers.

Il incombe aussi à la direction de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers  (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d'autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement; en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités; en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres du ministère sont au fait des règlements, des politiques, des normes et des pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l'efficacité des contrôles clés associés, et à apporter les ajustements nécessaires.

Une évaluation fondée sur le risque du système de CIRF pour l'exercice s'étant terminé le 31 mars 2012 a été réalisée conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, et ses résultats ainsi que les plans d'action qui en découlent sont résumés en annexe.

L'efficacité et le caractère adéquat du système de contrôle interne du ministère sont aussi revus par l'entremise du travail réalisé par le personnel de la vérification interne, qui mène des audits périodiques de divers secteurs des opérations du ministère, ainsi que par le comité ministériel de vérification, qui surveille les responsabilités de la direction de maintenir des systèmes de contrôles adéquats et d'assurer la qualité des rapports financiers, et qui recommande les états financiers à l'Administrateur général du Ministère de la sécurité publique et Protection civile Canada.

Les états financiers du ministère de la SPPCC n'ont pas fait l'objet d'une vérification.

Obligations contractuelles (note 9)

Passif éventuel (note 10)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Information sectorielle (note 14)
Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Notes aux états financiers (non auditées)
pour l'exercice termin é le 31 mars

1. Pouvoirs et objectifs

Le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile du Canada (SPPCC) a été créé en 2003 afin d'assurer la coordination de tous les ministères et organismes fédéraux qui ont pour mission de veiller à la sécurité nationale et à la protection des Canadiens et des Canadiennes. La loi habilitante du ministère est la Loi sur le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile (2005, ch. 10) qui a reçu la sanction royale le 23 mars, 2005.

Le ministère contribue à la sécurité publique des Canadiens en assurant la promotion et le maintien de la paix, de la justice et de la sécurité au Canada. Il y a cinq activités principales :

• Gestion des mesures d'urgence : Élabore un système de gestion « tous risques » intégré, ainsi que des politiques et des stratégies nationales visant à protéger le Canada et les Canadiens;
• Lutte au crime : Travaille en étroite collaboration avec les régions et les collectivités dans le but de mettre en place des programmes de prévention du crime qui leurs sont spécifiques et appropriés. Fournit aux collectivités les outils, le soutien et les connaissances pour la mise en œuvre des programmes de prévention;
• Services Internes : Supporte le travail de tous les autres programmes et fournit les services corporatifs clés;
• Sécurité nationale : Élabore et coordonne les politiques visant à définir et à faire avancer les objectifs de sécurité nationale du Canada; et
• Stratégies frontalières : Assure le leadership et la coordination de politiques fédérales sur diverses questions liées à la gestion des frontières, pour s'assurer que les objectifs liés à la sécurité sont atteints de manière à favoriser le commerce et les déplacements légitimes. Cette activité contribue également à la gestion efficace des questions liées à la frontière Canada-Etats-Unis.

2. Principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Significant accounting policies are as follows:

1. Autorisations parlementaires : SPPCC est financé par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consenties au ministère ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et dans l'état de la situation financière nette ministérielle ainsi que dans l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers. Les montants des résultats prévus inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle correspondent aux montants rapportés dans les états financiers prospectifs intégrés au Rapport sur les plans et les priorités 2011-2012. Les états financiers prospectifs de 2011-2012 ont été redressés afin de faire état des revenus nets des montants non disponibles à être dépensés à nouveau. Ce redressement a entraîné une augmentation de 85 000 $ du coût de fonctionnement net avant le financement du gouvernement et les transferts. En outre, les états financiers prospectifs ont aussi été reclassés afin de se conformer à la présentation de l'exercice en cours.
2. Encaisse nette fournie par le gouvernement : Le ministère fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par le ministère est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par le ministère sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.
3. Montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser) Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser) découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations du ministère et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que le ministère a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.
4. Revenues : Les revenus sont comptabilisés dans l'exercice pendant lequel les opérations ou les faits sous-jacents surviennent.
   
   Les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépenser à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs du ministère. Bien que l'on s'attend à ce que l'administrateur général maintienne le contrôle comptable, il n'a pas l'autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau. Par conséquent, les revenus non disponibles à dépenser à nouveau sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus de l'entité.
5. Charges - Les charges sont comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d'exercice: Les paiements de transfert sont comptabilisés à titre de charges lorsque les autorisations de paiement existent et que le bénéficiaire a satisfait aux critères d'admissibilité ou a rempli les conditions d'admissibilité établies dans le cadre du programme. En ce qui concerne les paiements de transfert ne faisant pas partie d'un programme existant, la charge est constatée lorsque le gouvernement annonce la décision d'effectuer un transfert ponctuel, dans la mesure où le Parlement a approuvé la loi habilitante ou l'autorisation de paiement avant que les états financiers ne soient achevés. Les paiements de transfert, qui deviennent remboursables lorsque les conditions spécifiées entrent en vigueur, sont comptabilisés en réduction des charges de transfert et comme montant à recevoir.
   
   Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi.
   
   Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, les services juridiques et les indemnités des accidentés de travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur coût estimatif.
6. Avantages sociaux futurs
   
   1. Prestations de retraite : Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multiemployeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations du ministère au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale du ministère découlant du régime. La responsabilité du ministère relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.
   2. Indemnités de départ : Certains employés ont droit à des indemnités de départ, prévues dans leurs conventions collectives ou conditions d'emploi. Le coût de ces indemnités s'accumule à mesure que les employés rendent les services y donnant droit. Le coût des avantages sociaux gagnés par les employés est calculé à l'aide de l'information tirée des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle au titre des prestations de départ pour l'ensemble du gouvernement.
7. Débiteurs : Les débiteurs sont présentés au moindre du coût ou de la valeur nette de réalisation. Une provision a été établie pour les débiteurs dont le recouvrement est incertain.
8. Passif éventuel : Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans la note 10 aux états financiers.
9. Immobilisations corporelles : Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d'au moins 10 000 $ sont comptabilisées à leur coût d'achat. Le ministère n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels, les œuvres d'art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique, les biens situés dans les réserves indiennes et les collections dans les musées.
   

   Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :

   Catégorie d'immobilisations	Période d'amortissement
   Matériel informatique	4 ans
   Logiciels informatiques	3-5 ans
   Véhicules	3 ans
   Améliorations locatives	Le moindre du reste de la durée du bail ou de la vie utile de l'amélioration
   Autres équipements incluant le mobilier	5 ans

   Les immobilisations en construction sont comptabilisées dans la catégorie applicable dans l'exercice au cours duquel elles deviennent utilisables et ne sont amorties qu'à partir de cette date.
10. Measurement uncertainty: The preparation of these financial statements requires management to make estimates and assumptions that affect the reported amounts of assets, liabilities, revenues and expenses reported in the financial statements. At the time of preparation of these statements, management believes the estimates and assumptions to be reasonable. The most significant items where estimates are used are contingent liabilities, the liability for the Disaster Financial Assistance Arrangements Program, the employee future benefits and the useful life of tangible capital assets. Actual results could significantly differ from those estimated. Management's estimates are reviewed periodically and, as adjustments become necessary, they are recorded in the financial statements in the year they become known.

3. Autorisations parlementaires

SPPCC reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été approuvées au cours d'un exercice précédent, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets du ministère pour l'exercice diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

4. Créditeurs et charges à payer

Dans son Plan d'action économique 2012, le gouvernement du Canada a annoncé des mesures d'économie que les ministères doivent mettre en œuvre au cours des trois prochains exercices, à compter de 2012-2013. En conséquence, le ministère a comptabilisé au 31 mars 2012 une obligation au titre des prestations de cessation d'emploi d'un montant de 4 647 000 $ dans ses charges à payer, pour les coûts estimatifs du réaménagement des effectifs.

5. Avantages sociaux futurs

(a) Prestations de retraite
Les employés du ministère participent au Régime de retraite de la fonction publique, qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services validables multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les prestations sont intégrées aux prestations du Régime de pensions du Canada ou du Régime de rentes du Québec et sont indexées en fonction de l'inflation. Tant les employés que le ministère versent des cotisations couvrant le coût du régime. En 2011-2012 les charges s'élèvent à 11 303 865 $ (10 756 494 $ en 2010-2011), soit environ 1,8 fois les cotisations des employés (1.9 en 2010-11).

La responsabilité du ministère relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

(b) Indemnités de départ
Le ministère verse des indemnités de départ aux employés en fonction de l'admissibilité, des années de service et du salaire à la cessation d'emploi. Ces indemnités ne sont pas capitalisées d'avance. Les prestations seront prélevées sur les autorisations futures. Au 31 mars, les indemnités de départ totalisaient:

Dans le cadre des négociations de conventions collectives avec certains groupes d'employés et les changements apportés aux conditions d'emploi des cadres et de certains employés non représentés, l'accumulation des indemnités de départ au titre du programme de paie des employés a cessé à compter de 2012. Les employés visés par ces changements ont eu la possibilité d'être payés immédiatement la valeur totale ou partielle des prestations accumulées à ce jour ou de percevoir la valeur totale ou restante de prestations à la cessation d'emploi dans la fonction publique. Ces modifications ont été intégrées dans le calcul de l'obligation d'indemnités de départ courus.

6. Programme des Accords d'aide financière en cas de catastrophe (AAFCC)

Dans l'éventualité de catastrophes survenant au Canada, le gouvernement fédéral offre une aide financière aux gouvernements provinciaux et territoriaux au moyen des Accords d'aide financière en cas de catastrophe (AAFCC), lesquels servent à couvrir une partie des coûts de base associés aux interventions et au rétablissement lorsque ces dépenses dépassent ce que chaque province ou territoire peut raisonnablement assumer de façon individuelle. Le passif non réglé qui se chiffre actuellement à quelque 1 299M$ correspond au montant estimatif pour SPPCC relatif aux 52 catastrophes naturelles dont le gouvernement fédéral a accepté de partager les coûts, mais pour lesquelles les paiements finaux n'ont pas encore été versés.

7. Débiteurs et avances

Le tableau suivant présente les détails des débiteurs et des avances du ministère:

8. Immobilisations corporelles

(1) Les ajustements inclus les actifs en construction de 11 000$ qui ont été transférés à d'autres catégories à la suite de l'achèvement de l'actif.

Le 15 novembre 2011,  le ministère a transféré du matériel et logiciels informatiques dont la valeur comptable nette s'établit à 2 066 000 $ à SPC (voir la note 13 pour plus de détails sur les transferts). Le Ministère a également transféré un véhicule dont la valeur comptable nette s'établit à 9 000 $ à un autre ministère.  Les transferts sont inclus dans les colonnes ajustements.

9. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités du ministère peuvent donner lieu à des contrats et des obligations en vertu desquels le ministère sera tenu d'effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour mettre en œuvre ses programmes de paiements de transfert ou pour l'acquisition de biens ou de services. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

10. Passif éventuel – Réclamations et litiges

Des réclamations ont été faites auprès du ministère dans le cours normal de ses activités. Certaines réclamations sont assorties d'un montant déterminé, et d'autres pas. Bien que le montant total de ces réclamations soit important, leur dénouement ne peut être déterminé. Le ministère a enregistré une provision pour les réclamations et les litiges pour lesquelles un paiement futur est probable et une estimation raisonnable de la perte peut être effectuée. Les réclamations et litiges pour lesquelles le dénouement est indéterminable et dont le montant peut faire l'objet d'une estimation raisonnable de la direction s'élèvent à environ 1 822 110 $ (250 000 $ en 2010-2011) au 31 mars 2012.

Veuillez noter que durant 2011, Sécurité Publique Canada a revu la méthodologie pour estimer la valeur des réclamations et litiges à partir du passif potentiel pour toutes les parties prenantes à la seule portion attribuable au ministère. Par conséquent, les réclamations et litiges pour 2010-2011 ont été redressés de 451 344 220$ à 250 000$.

11. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, le ministère est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Le ministère conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. De plus, le ministère a conclu une entente avec Service Correctionnel Canada et la Gendarmerie Royale du Canada concernant la prestation de services relatifs aux systèmes de finances et de ressources humaines. Au cours de l'exercice, le ministère a reçu gratuitement des services communs d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous.

(a) Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères
Au cours de l'exercice, le ministère a reçu gratuitement des services de certains organismes de services communs relatifs aux locaux, services juridiques, cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle du ministère :

Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organismes de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Travaux publics et services gouvernementaux Canada ainsi que les services d'audit offerts par le Bureau du vérificateur général, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle.

(b) Autres transactions entre apparentés

Les charges et les revenues inscrits à la section (b) n'incluent pas les services communs fournis gratuitement qui sont inscrits dans la section (a).

12. Paiements de transfert

13. Transferts en provenance/à destination d'autres ministères

À compter du 15 novembre 2011, le ministère a transféré la responsabilité de la technologie de l'information au ministère de Services partagés Canada(SPC)conformément au PC 2011-12 97, y compris la responsabilité de la gérance des éléments d'actif et de passif liés auprogramme. Par conséquent, le 15 novembre 2011, le ministère a transféré les éléments d'actif et de passifsuivants de la SPPCC à SPC :

De plus, les chiffres correspondants de 2011 ont été reclassés à l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle pour que soient présentés les revenus et les charges liés aux activités transférées.

Pendant la période de transition, le ministère a continué d'administrer les activités transférées pour le compte de Services partagés Canada. Les charges administrées s'élèvent à 5 358 811 $ pour l'année. Ces charges ne sont pas enregistrées dans ces états financiers.

14. Information Sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur l'architecture des activités de programme du ministère. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés par les principales activités de programme, par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période:

15. Modification comptable

En 2011, des modifications ont été apportées à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor – États financiers des ministères et organismes pour améliorer la divulgation de l'information financière des ministères et organismes gouvernementaux. Les modifications entrent en vigueur pour les exercices financiers se terminant le 31 mars 2012 et les exercices ultérieurs. Les changements principaux aux états financiers du ministère sont décrits ci-dessous. Ces modifications ont été appliquées sur une base rétroactive et les informations comparatives pour 2010-2011 ont été redressées.

La dette nette (représentant les passifs moins les actifs financiers) est maintenant présentée dans l'état de la situation financière. Pour accompagner ce changement, le ministère présente maintenant un état de la variation de la dette nette et ne présente plus un état de l'avoir.

Les revenus sont maintenant présentés avec déduction faite des montants de revenus non disponibles à dépenser à nouveau dans l'état des résultats et de la situation financière nette du ministère et dans l'état de la situation financière. Ce changement a eu pour incidence d'augmenter le coût de fonctionnement net après le financement du gouvernement et les transferts de 89 000 $ en 2012 (110 000 $ en 2011).

16. Information comparative

Les chiffres de l'exercice précèdent ont été reclassés afin de les rendre conformes à la présentation adoptée pour l'exercice en cours. De plus, Sécurité Publique Canada a récemment révisé son architecture des activités de programme (AAP) pour 2011-12. Les révisions ne représentent pas un écart significatif par rapport à l'AAP précédente, mais reflète mieux la nature de ses activités et aussi facilite les exigences en matière de rapports ministériels.

Le ministère a rationalisé son AAP en regroupant les huit activités de programmes précédentes en cinq :

•   Gestion des mesures d'urgence : comprend les éléments de l'ancienne activité de programme interopérabilité;
•   Lutte au crime : Intègre trois anciennes activités de programmes, l'application de la loi, régime correctionnel et la prévention du crime;
•   Services internes – pas de changement;
•   Sécurité nationale : comprend l'infrastructure critique et les programmes de sécurité Internet, les deux précédemment sous l'activité Gestion des urgences;
•   Stratégies frontalières : appelée gestion des frontières auparavant.

La concordance illustre la redistribution du cout net 2010-11 selon les activités poursuivies faites au niveau des activités de programmes entre les anciennes et les nouvelles AAP.

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction

Note au lecteur

Conformément à la nouvelle Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, en vigueur depuis le 1^er avril 2009, les ministères doivent maintenant rendre compte des mesures qu'ils prennent pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Cette politique prévoit que les ministères doivent exécuter une évaluation annuelle du système de CIRF, établir un plan d'action pour procéder à tous les ajustements nécessaires et inclure à leur déclaration de responsabilité de la direction un résumé des résultats de leur évaluation et de leur plan d'action.

Les systèmes efficaces de CIRF visent à obtenir des états financiers fiables et à fournir l'assurance que :

• les transactions sont autorisées de façon appropriée;
• les dossiers financiers sont tenus à jour de façon appropriée;
• les actifs sont protégés des risques tels que le gaspillage, l'abus, la perte, la fraude et la mauvaise gestion;
• les lois, règlements et politiques applicables sont respectés.

Il est important de noter que le système de CIRF n'est pas conçu pour éliminer tous les risques, mais pour permettre de les atténuer et de les ramener à un niveau raisonnable à l'aide de mesures de contrôles équilibrées qui sont proportionnées aux risques qu'elles visent à atténuer.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques et les ramener à un niveau raisonnable selon un processus continu permettant de cibler les risques les plus importants, d'évaluer l'efficacité des mesures de contrôles connexes et de les ajuster au besoin, ainsi que pour surveiller le système en appui à l'amélioration continue. Par conséquent, la portée, la rapidité et l'état des évaluations de l'efficacité des systèmes de CIRF des ministères varient d'une organisation à l'autre, selon les risques et leurs particularités.

Table des matières

• Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction
• Note au lecteur
• Table des matières
• 1.0 Introduction
• 1.1 Autorisations, mandat et activités de programme
• 1.2 Principales données financières
• 1.3 Ententes de services touchant les états financiers
• 1.3.1 Ententes dans le cadre desquelles Sécurité publique Canada reçoit des services
• 1.3.2 Ententes dans le cadre desquelles Sécurité publique Canada fournit des services
• 1.4 Changements notables touchant le CIRF au cours de l'exercice 2011-2012
• 2.0 Environnement de contrôle de Sécurité publique Canada touchant le CIRF
• 2.1 Postes, rôles et responsabilités clés
• 2.2 Principales mesures prises par Sécurité publique Canada
• 3.0 Évaluation du système de CIRF de Sécurité publique Canada
• 3.1 Méthode d'évaluation
• 3.2 Étendue de l'évaluation de Sécurité publique Canada en date du 31 mars 2012
• 4.0 Résultats de l'évaluation ministérielle en date du 31 mars 2012
• 4.1 Efficacité conceptuelle des principaux contrôles
• 4.2 Efficacité opérationnelle des principaux contrôles
• 5.0 Plan d'action de Sécurité publique Canada
• 5.1 Progrès réalisés au cours de l'exercice se terminant le 31 mars 2012
• 5.2 Plan d'action – prochains exercices

1.0 Introduction

Le présent document est une annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de Sécurité publique Canada pour l'exercice 2011-2012. Conformément aux exigences de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, en vigueur depuis le 1^er avril 2009, ce document présente un résumé des mesures prises par Sécurité publique Canada pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il présente des renseignements sommaires sur les évaluations menées par le Ministère en date du 31 mars 2012, notamment en ce qui concerne les progrès, les résultats et les plans d'action connexes, ainsi que les principales données financières favorisant la compréhension de l'environnement de contrôle propre au Ministère. Il s'agit de la première annexe préparée par Sécurité publique Canada.

1.1 Autorisations, mandat et activités de programme

Le mandat de Sécurité publique Canada est à la fois complexe et diversifié. Le Ministère offre des programmes et élabore des politiques portant sur une variété de questions de sécurité publique tout en assumant un vaste rôle de premier plan dans le cadre duquel il doit coordonner les activités des organismes responsables de la sécurité publique.

Le Ministère joue un rôle fondamental à l'égard de la sécurité de la population canadienne en veillant à protéger la sécurité nationale du pays, en faisant en sorte que nous soyons prêts à intervenir en cas d'incident important et à nous rétablir après de tels incidents, et en mettant en place des approches efficaces en ce qui a trait à l'application de la loi, aux services correctionnels, à la prévention du crime et à la gestion des frontières canadiennes.

Pour en savoir plus sur les autorisations, le mandat et les activités de programme de Sécurité publique Canada, il est possible de consulter la Partie III – Rapports ministériels sur le rendement (RMR) de 2011-2012 et la Partie III – Rapport sur les plans et les priorités (RPP) de 2012-2013.

1.2 Principales données financières

On peut également trouver des renseignements dans les Comptes publics du Canada.

Généralités

• La Gestion ministérielle (finances) au sein de Sécurité publique Canada utilise actuellement des procédés de corroboration des transactions financières. Le Ministère a décentralisé les opérations financières, et les transactions financières sont lancées et approuvées en dehors des opérations comptables. Toutefois, toutes les transactions sont traitées, approuvées et consignées dans le système financier du Ministère par un groupe centralisé chargé des opérations comptables ministérielles.
• D'autres systèmes d'information importants, comme les systèmes d'information de gestion des ressources humaines et plusieurs systèmes personnalisés de gestion de l'information sur les subventions et les contributions, sont essentiels à la production des rapports financiers du Ministère.

Changements comptables

• Le Ministère a appliqué les modifications apportées à la Norme comptable 1.2 du Conseil du Trésor – États financiers des ministères et des organismes, qui ont amélioré les rapports financiers. Ces changements ont aussi été appliqués de façon rétroactive, et les données comparatives pour 2010-2011 ont été redressées.

Passifs

• Le total des passifs de Sécurité publique Canada s'élève à 1,5 G$. De ces passifs, 85 % (1,3 G$) concernent les Accords d'aide financière en cas de catastrophe.

Actifs financiers

• Le total des actifs financiers bruts de Sécurité publique Canada s'élève à 173 M$. De ces actifs, 99 % sont des sommes à recevoir du Trésor. Les comptes débiteurs représentent le 1 % restant.

Dette nette ministérielle

• La dette nette ministérielle a augmenté de 715,5 M$, soit 112,6 %, passant de 635,2 M$ en 2011 à 1,3 G$ en 2012.

Actifs non financiers

• La valeur comptable nette des immobilisations corporelles s'élève à 15 M$ et comprend principalement les améliorations locatives, les machines, l'équipement et les véhicules. En 2011-2012, Sécurité publique Canada a acquis 3,3 M$ en immobilisations corporelles et a transféré 2,1 M$ en actif net à Services partagés Canada.

Charges

• En 2011-2012, Sécurité publique Canada a dépensé 1,156 G$ : 85 % pour les subventions et les contributions (985 M$) et 15 % pour le fonctionnement (171 M$). Les salaires comptent pour 70 % (120 M$) des dépenses de fonctionnement. Le reste est dépensé pour le fonctionnement et l'entretien.

Revenu

• Sécurité publique Canada a obtenu de nouvelles recettes nettes en vertu d'un crédit dans le Budget supplémentaire des dépenses C pour respecter une modification apportée récemment à Loi sur l'administration financière qui exige des ministères qu'ils inscrivent comme un revenu le financement reçu pour la prestation de services internes à d'autres ministères.
• Au total, Sécurité publique Canada a perçu 1,685 M$ en revenus, dont 95 % (1,596 M$) ont un lien avec le changement au traitement comptable exigeant de rendre compte de la prestation de services internes à d'autres ministères. Le 5 % restant (0,89 M$) a été gagné au nom du gouvernement, le Ministère n'y a donc pas accès.

Opérations transférées

• La valeur des services transférés à Services partagés Canada est de 8,6 M$. De ce montant, 3,2 M$ ont été enregistrés comme des charges liées aux opérations transférées dans les états financiers, car elles ont été engagées avant le 15 novembre 2011. Les 5,4 M$ restants n'ont pas été enregistrés dans ces états financiers, ils le seront plutôt dans ceux de Services partagés Canada.

Paiements de transfert

• Les paiements de transfert totalisent 985 M$ et sont principalement répartis de la façon suivante :

• Les bénéficiaires du financement sont :
  • d'autres ordres de gouvernement, qui ont reçu 88 % (860 M$);
  • des peuples autochtones, qui ont reçu 8 % (81 M$);
  • des organismes sans but lucratif, qui ont reçu 3 % (31 M$);
  • des gouvernements territoriaux pour des dépenses de fonctionnement, qui ont reçu 1 % (13 M$).

1.3 Ententes de services touchant les états financiers

Les détails concernant les ententes de services touchant les états financiers de Sécurité publique Canada se trouvent ci-dessous.

1.3.1 Ententes dans le cadre desquelles Sécurité publique Canada reçoit des services

Sécurité publique Canada compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont inscrites dans ses états financiers :

Ententes communes

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) administre de façon centralisée le paiement des salaires et des avantages sociaux ainsi que de nombreuses activités liées aux technologies de l'information. TPSGC procède aussi à l'acquisition de certains biens et services en plus de fournir des locaux. Aussi, le receveur général du Canada s'occupe de la facturation, des activités bancaires, du traitement électronique des fonds et d'autres services semblables au sein de TPSGC, au nom de Sécurité publique Canada.
• Services partagés Canada (SPC) a été créé le 4 août 2011 pour regrouper, simplifier et améliorer les services liés à l'infrastructure des technologies de l'information du gouvernement, en particulier les services de courriels, des centres de données et de réseaux de 43 ministères et organismes fédéraux. Le 15 novembre 2011, la responsabilité des services de courriels, des centres de données et de réseaux, et des ressources connexes, a été transférée de Sécurité publique Canada vers SPC. L'administration et la prestation de ces services étaient partagées pendant la période de transition de 2011-2012 où SPC était créé.
• Le ministère de la Justice fournit à Sécurité publique Canada des services juridiques.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère l'information dont il a besoin pour calculer différents avantages et indemnités telles que les indemnités de départ.
• Ressources humaines et Développement des compétences Canada s'occupe du Régime d'indemnisation des accidentés du travail.
• Sécurité publique Canada se fie aux contrôles internes de fournisseurs indépendants qui lui prodiguent des services précis, comme des services de réinstallation.

Ententes précises

• Les systèmes d'enregistrement de Sécurité publique Canada sont fournis par la GRC, qui est chargée du système de gestion financier du Ministère, et le Service correctionnel du Canada, qui est chargé du système de gestion de l'information des ressources humaines du Ministère. Le Ministère a conclu avec ces organismes des protocoles d'entente où les rôles et les responsabilités sont précisés.
• Ressources humaines et Développement des compétences Canada s'occupe du choix des bénéficiaires et du versement de paiements à titre gracieux aux familles des victimes du vol 182 d'Air India. Un protocole d'entente a été préparé pour décrire les rôles et les responsabilités des deux ministères.

1.3.2 Ententes dans le cadre desquelles Sécurité publique Canada fournit des services

Sécurité publique Canada fournit des services ministériels à trois organismes de son Portefeuille, soit le Bureau de l'enquêteur correctionnel du Canada, le Comité externe d'examen de la GRC et la Commission des plaintes du public contre la GRC. Le Ministère a conclu avec ces organismes des protocoles d'entente où les rôles et les responsabilités sont précisés.

1.4 Changements notables touchant le CIRF au cours de l'exercice 2011-2012

En 2011-2012, Sécurité publique Canada a connu des changements en matière de contrôle :

• M. G. Flack (sous-ministre délégué) est sous-ministre intérimaire depuis que M. W. Baker a pris sa retraite, à la fin d'avril 2012.
• M. G. Robertson a été nommé dirigeant principal des finances le 19 septembre 2011.
• Au cours de l'exercice 2011-2012, le Secteur de la gestion des mesures d'urgence et de la sécurité nationale a été réorganisé au sein du Ministère. Le Secteur a ainsi été séparé en deux entités distinctes qui ont leur propre sous-ministre adjoint. Cette séparation a donné lieu à la création du Secteur de la gestion des mesures d'urgence et des opérations régionales et du Secteur de la sécurité nationale. La réorganisation n'a toutefois pas entraîné de changement important à l'architecture des activités de programmes du Ministère (AAP).
• Sécurité publique Canada s'est engagé dans une initiative visant à transformer les opérations régionales dans le but d'accroître la contribution globale de ses bureaux régionaux. Cette initiative renforcera la collaboration dans les régions et avec l'administration centrale et intégrera complètement les bureaux régionaux aux activités ministérielles, tout en améliorant l'exécution des programmes et la prestation des services.
• Depuis l'approbation du décret portant sur Services partagés Canada le 15 novembre 2011, certains employés de Sécurité publique Canada ont été transférés à Services partagés Canada. Les employés dont les postes sont transférés ont été informés des changements et ont reçu les renseignements nécessaires à une transition en douceur. Ces employés continueront de travailler dans les installations de Sécurité publique Canada et d'appuyer la prestation de services au Ministère conformément à la stratégie de mise en œuvre commençant en 2011-2012. Les fonds ont été transférés à SPC au moyen du Budget supplémentaire des dépenses et de la Mise à jour annuelle des niveaux de références (MJANR).
• En juin 2009, les ministres du Conseil du Trésor ont approuvé le Projet de regroupement des services de paye dans le cadre de l'Initiative de transformation de l'administration de la paye. Le Projet vise à regrouper les services de paye des ministères et organismes qui utilisent le Système approuvé de gestion des ressources humaines du gouvernement du Canada (PeopleSoft). Ainsi, les niveaux de référence du Ministère seront diminués progressivement, au fur et à mesure que les services de paye seront intégrés à TPSGC. L'une des principales composantes de la stratégie de financement (qui a débuté en 2011‑2012) est que le transfert du travail se fait de façon progressive et réfléchie afin d'assurer que le montant des fonds transférés est proportionnel au nombre de comptes gérés à la fois dans le cadre du Projet et des activités permanentes du Centre d'expertise de TPSGC. Les fonds ont été et continueront d'être transférés au moyen du Budget supplémentaire des dépenses et de la MJANR.
• Des nouveaux programmes et des modifications à des programmes existants ont été approuvés en 2011-2012 :
  • (nouveau) le Programme de paiements à titre gracieux aux familles des victimes du vol 182 d'Air India;
  • (nouveau) le projet Kanishka;
  • (modification) le financement supplémentaire temporaire de 15 M$ pour le Programme des services de police des Premières nations;
  • (modification) le financement supplémentaire temporaire de 7 M$ pour le volet portant sur les gangs de jeunes de la Stratégie nationale pour la prévention du crime.
  • (modification) l'application des réductions découlant de l'examen stratégique déjà approuvées au Programme de la Stratégie nationale pour la prévention du crime.
• Les changements en 2010-2011 résultant de la Politique sur la gestion financière des ressources, l'information et les rapports financiers, la modification des normes comptables 1.2 et 1.3 du Conseil du Trésor, la nouvelle Directive sur la gestion des voyages, de l'accueil et des conférences ainsi que les demandes du directeur parlementaire du budget ont amené de nouvelles exigences en matière de divulgation de l'information financière. Ces politiques et directives exigent désormais que les ministères produisent des états financiers vérifiables, des états financiers prospectifs détaillés et des rapports financiers trimestriels, des états financiers annuels restructurés, un rapport annuel comparatif sur les voyages, l'accueil et les conférences ainsi que des rapports au directeur parlementaire du budget sur les rajustements nets liés aux Budgets supplémentaires des dépenses délimitées par l'activité de programme. Ces exigences ont augmenté l'attention portée aux rapports et à la surveillance.
• Dans le budget de 2012, on a annoncé des mesures concernant précisément le rôle que Sécurité publique Canada joue dans le Plan d'action pour la réduction du déficit. En préparation à cette annonce et à la mise en œuvre des mesures, Sécurité publique Canada, en collaboration avec le cabinet du ministre, a élaboré et mis à l'essai une stratégie de surveillance pour le Ministère et le Portefeuille afin de suivre la mise en œuvre des mesures en fonction des principaux paramètres.

2.0 Environnement de contrôle de Sécurité publique Canada touchant le CIRF

Sécurité publique Canada reconnaît qu'il est important que les cadres supérieurs donnent le ton pour que les employés de tous les niveaux comprennent bien leur rôle dans le maintien d'un système efficace de CIRF et qu'ils soient en mesure d'exercer leurs responsabilités avec efficacité. Le Ministère travaille à s'assurer que les risques sont bien gérés à l'aide d'un environnement de contrôle fondé sur les risques et le principe de l'amélioration continue et de l'innovation.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Voici les principaux postes et comités auxquels se rattachent les responsabilités du maintien et de la surveillance de l'efficacité des systèmes de CIRF à Sécurité publique Canada.

Sous-ministre (SM) – En tant qu'administrateur des comptes, le SM assume de façon générale la responsabilité et le leadership en ce qui a trait aux mesures prises pour maintenir un système efficace de contrôle interne. À ce titre, le SM, avec l'aide du sous-ministre délégué, supervise la gestion du Ministère conformément aux attentes précisées dans le Cadre de responsabilisation de gestion, au moyen de deux comités de cadres supérieurs : le Comité de direction et le Comité de gestion ministériel. De plus, le SM fait partie du Comité ministériel de vérification et du Comité ministériel d'évaluation. Ces deux comités sont des organismes consultatifs qui, dans le cadre de leur mandat, recommandent au SM des façons d'améliorer l'environnement de contrôle au sein du Ministère.

Dirigeant principal des finances (DPF) – Le DPF rend compte directement au sous-ministre. Il dirige, coordonne et fait en sorte que les efforts soient cohérents et orientés de façon à assurer la conception et le maintien d'un système de CIRF efficace et intégré, en veillant notamment à ce que celui-ci fasse l'objet d'une évaluation annuelle. Il rencontre le Comité ministériel de vérification à huis clos dans le cadre de l'ordre du jour officiel du Comité.

Cadres supérieurs – Les cadres supérieurs sont chargés du maintien et de l'examen de l'efficacité du système de CIRF utilisé dans leur domaine de responsabilité. Leurs rôles et leurs responsabilités sont décrits dans le cadre de gestion financière du Ministère et le cadre de gestion des paiements de transfert et ont été confirmés par un processus de sous-certification exigeant des cadres supérieurs qu'ils reconnaissent leurs obligations liées aux systèmes de contrôle interne, notamment le système de contrôle interne en matière de rapports financiers.  

Chef de la vérification interne (CVI) – Le CVI relève directement du sous-ministre et assure l'intégrité des processus de gestion financière et de production de rapports financiers ainsi que l'efficacité et la pertinence de la gestion du risque, des contrôles internes, de la gouvernance et des processus de responsabilisation en effectuant les vérifications internes périodiques qui sont essentielles au maintien d'un système efficace de CIRF. Le CVI assiste d'office aux réunions trimestrielles du Comité ministériel de vérification.

Comités présidés par le sous-ministre

Comité de direction – Les membres du Comité de direction se réunissent deux fois par semaine pour permettre au sous‑ministre et au sous-ministre délégué de fournir une orientation stratégique, de présenter des bilans des réunions, de recevoir des mises à jour, de réviser le programme du Ministère et de discuter des principales questions stratégiques essentielles. Le Comité compte aussi tous les sous-ministres adjoints, le directeur général de la vérification interne, le directeur général des Communications, le directeur exécutif et avocat général principal ainsi que les chefs de cabinet du sous-ministre et du sous-ministre délégué. La présidence est assurée par le sous-ministre ou, en son absence, par le sous-ministre délégué.

Comité de gestion ministériel (CGM) – Le CGM (qui comprend le Comité de gestion financière et le Comité de gestion des ressources humaines) se réunit deux fois par mois pour discuter de questions liées aux programmes et aux activités du Ministère, aux dépenses et aux budgets en cours d'exercice, aux systèmes de contrôle interne, à la gestion du risque ainsi qu'au rendement des programmes, des activités et du Ministère. Le Comité est composé des mêmes membres que ceux du Comité de direction en ce qui concerne les SMA ainsi que de l'avocat général principal et du directeur général de la vérification interne. Les services de secrétariat sont assurés par la Direction des services corporatifs du Secteur de la gestion ministérielle.

Comité ministériel d'évaluation – Le Comité est composé de sous-ministres adjoints, du directeur général des Communications et du directeur exécutif et avocat général principal. Sa présidence est assurée par le sous-ministre, sa vice-présidence par le sous-ministre délégué, et il est appuyé par le directeur général de l'Évaluation.

Comités indépendants

Comité ministériel de vérification (CMV) – Le CMV est un comité indépendant qui se réunit au moins deux fois par année (CMV s'est réuni trois fois en 2011-2012) et donne des conseils objectifs sur les cadres de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Ministère et comprend trois membres extérieurs. Il examine le Profil de risque ministériel de Sécurité publique Canada ainsi que son système de contrôle interne, notamment l'évaluation et les plans d'action liés au système de CIRF.

Autres comités

Comité de surveillance des directeurs généraux sur les subventions et les contributions – Ce comité supervise les initiatives et le travail de réforme liés aux subventions et aux contributions au sein du Ministère. Il relève du Comité de gestion ministériel. Il est notamment chargé de formuler des recommandations et d'améliorer le contrôle interne lié aux paiements de transfert.

Comité d'examen des contrats – Il fournit une fonction centrale efficace de contestation et de surveillance. Il joue un rôle important dans l'évaluation des risques organisationnels et doit notamment veiller à ce que tous les processus d'approvisionnement soient conformes aux lois, règlements, politiques et accords commerciaux pertinents et à ce qu'ils satisfassent aux principes d'équité, d'ouverture et de transparence établis par le gouvernement.

2.2 Principales mesures prises par Sécurité publique Canada

L'environnement de contrôle de Sécurité publique Canada comprend également une série de mesures qui ont pour but de sensibiliser les employés, de leur donner accès aux connaissances et aux outils appropriés et de leur offrir des occasions d'accroître leurs compétences afin qu'ils soient aptes à bien gérer les risques. Voici les principales mesures :

Gouvernance

• Nomination d'un directeur général comme champion de l'éthique professionnelle et de l'intégrité qui relève directement du dirigeant principal des finances.
• Création d'un Profil de risque ministériel mis à jour annuellement.
• Mise à jour régulière des instruments de délégation des pouvoirs afin de respecter les exigences opérationnelles et de gérance de l'organisation.
• Mise en place, pour chaque employé, d'ententes de rendement et de plans d'apprentissage comportant des responsabilités claires en matière de gestion financière pour les gestionnaires de budget.
• Élaboration d'un plan de vérification interne pluriannuel fondé sur les risques à l'aide des commentaires de chaque membre du Comité de gestion ministériel, précédent l'approbation par le Comité ministériel de vérification.
• Signature d'une sous-certification par chaque membre du Comité de gestion ministériel pour confirmer que leur organisation respective a maintenu un système de contrôle interne conçu pour fournir une assurance raisonnable que leurs renseignements financiers sont fiables.
• Approbation d'un cadre de gestion financière du Ministère par le Comité de gestion ministériel.
• Approbation d'un cadre de gestion des paiements de transfert par le Comité de gestion ministériel.

Surveillance

• Formation d'une unité de contrôle interne centralisée assistée par des entrepreneurs externes et chargée d'assurer l'efficacité de la documentation, de la conception et du fonctionnement des contrôles internes en matière de rapports financiers.
• Création de groupes de travail chargés de combler les lacunes en matière de contrôle identifiées dans le cadre de la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne et lors de l'examen externe de l'évaluation de l'état d'avancement en ce qui a trait aux contrôles internes en matière de rapports financiers.
• Conformément au cadre de contrôle des Objectifs de contrôle de l'information et des technologies associées (COBIT), un examen des contrôles généraux relatifs aux TI au sein du Ministère ainsi que des contrôles propres aux applications des systèmes hébergés par d'autres ministères (la GRC pour le système de gestion financière et le Service correctionnel du Canada pour le système de gestion de l'information des ressources humaines) a été entrepris.
• Réunion, trois fois par année, du Comité ministériel de vérification.

Capacité

• Formation et communication régulière avec les employés sur les principaux domaines de la gestion financière, notamment les contrôles internes.
• Ajout de cours obligatoires sur les finances offerts par l'École de la fonction publique du Canada aux plans d'apprentissage des spécialistes financiers pour garantir une main‑d'œuvre compétente.
• Embauche dans le cadre de programmes de perfectionnement où les employés touchent aux principaux aspects de la gestion financière afin d'obtenir une main-d'œuvre experte et compétente.

3.0 Évaluation du système de CIRF de Sécurité publique Canada

3.1 Méthode d'évaluation

Pour satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, Sécurité publique Canada doit pouvoir maintenir un système de CIRF efficace de manière à pouvoir fournir l'assurance raisonnable que :

• les transactions sont autorisées de façon appropriée;
• les dossiers financiers sont tenus à jour de façon appropriée;
• les actifs sont protégés;
• les lois, règlements et politiques applicables sont respectés.

À long terme, le processus comprend donc l'évaluation de l'efficacité conceptuelle et opérationnelle du système de CIRF, ce qui se traduit par la surveillance et l'amélioration continues du système ministériel de CIRF.

L'évaluation de l'efficacité conceptuelle consiste à s'assurer que les principaux points de contrôle sont précisés, consignés, mis en place et harmonisés aux risques (c.-à-d. que les contrôles correspondent aux risques qu'ils visent à atténuer) et que les ajustements nécessaires sont apportés. Il faut pour cela mettre en correspondance les principaux processus et systèmes de TI avec les principaux comptes, en fonction de l'emplacement s'il y a lieu.

L'évaluation de l'efficacité opérationnelle consiste à vérifier le bon fonctionnement des contrôles clés pendant une période donnée et à s'assurer que les ajustements nécessaires sont apportés.

La surveillance continue signifie qu'une approche systémique intégrée de surveillance est en place et qu'elle comprend des ajustements périodiques rapides et fondés sur les risques.

Ce type d'évaluation s'applique à tous les niveaux de contrôle, notamment les contrôles du ministère ou de l'entité, les contrôles informatiques généraux et les contrôles des processus opérationnels.

3.2 Étendue de l'évaluation de Sécurité publique Canada en date du 31 mars 2012

Étant donné que Sécurité publique Canada est une organisation du groupe III, il s'agit du premier rapport officiel qu'il prépare concernant son système de CIRF. Pour satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, Sécurité publique Canada a pris des mesures visant à préparer une évaluation de base de son système de CIRF. Le Ministère s'est servi de ses états financiers annuels comme point de départ pour cibler ses principaux processus opérationnels, dans le cadre d'une évaluation de l'état d'avancement menée en 2009 par une partie externe. Cette évaluation de base a permis de déterminer quels sont les comptes importants pour le système de CIRF et a constitué le fondement de l'élaboration d'un plan pluriannuel fondé sur les risques pour la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne.

Le Ministère a élaboré un plan quinquennal qui comprend la documentation, la mise à l'essai de la conception et de l'efficacité, l'ajustement et la surveillance continue de ses processus opérationnels importants. Les processus opérationnels importants de Sécurité publique Canada sont :

• les subventions et les contributions;
• les Accords d'aide financière en cas de catastrophe;
• les dépenses salariales;
• les achats à payer (dépenses de fonctionnement);
• les immobilisations;
• les contrôles généraux et propres aux applications relatifs aux technologies de l'information.

Les étapes suivantes ont été suivies pour ces processus, à l'exception des acquisitions d'immobilisations :

• Collecte de renseignements relatifs aux processus, aux risques et aux contrôles afférents au CIRF, notamment les politiques et les procédures appropriées y compris des entrevues avec les employés clés et l'examen des politiques, des lignes directrices, des directives et des outils.
• Association des principaux processus, y compris l'identification et la documentation des principaux risques et points de contrôle selon des critères comme l'importance relative, le volume, la complexité, la dispersion géographique, la vulnérabilité à la fraude et aux pertes, l'attention reçue dans les vérifications, l'historique, l'attention reçue de l'extérieur, et la dépendance envers des tiers.
• Mise à l'essai de la conception des processus opérationnels suivants :
  • Salaires (2009-2010);
  • Subventions et contributions (2010-2011);
  • Accords d'aide financière en cas de catastrophe (2010-2011);
  • Achats à payer (2010-2011).
• Mise à l'essai de l'efficacité des processus liés aux salaires en 2010-2011.
• Examen des acquisitions d'immobilisations en 2012-2013; en mettant l'accent sur la documentation et l'association des processus pour cibler les principaux contrôles. Ensuite, le Ministère mettra à l'essai la conception des principaux contrôles. On prévoit la mise à l'essai de l'efficacité des principaux contrôles liés aux acquisitions d'immobilisations pour 2013-2014.

4.0 Résultats de l'évaluation ministérielle en date du 31 mars 2012

Conformément à l'approche d'évaluation décrite plus haut, Sécurité publique Canada a conçu une architecture de base des points de contrôle de ses processus opérationnels importants et des principaux systèmes de TI connexes.

Dans l'évaluation des principaux contrôles, Sécurité publique Canada a porté une attention particulière à l'efficacité conceptuelle, qui est essentielle à la mise à l'essai de l'efficacité opérationnelle.

4.1 Efficacité conceptuelle des principaux contrôles

En évaluant l'efficacité conceptuelle, Sécurité publique Canada a validé et documenté tous les principaux contrôles, y compris leur vérification par les responsables des processus, et a indiqué si ces processus et la documentation relative aux systèmes de TI en place correspondent à la pratique réelle. L'évaluation de l'efficacité conceptuelle implique aussi de s'assurer que chacun des principaux points de contrôle est adapté aux risques qu'il doit atténuer. La prochaine étape consiste à apporter les ajustements requis.

Sécurité publique Canada a tenu compte de renseignements provenant de vérifications antérieures pertinentes, dont les suivantes :

• la vérification des processus de paiement des subventions et des contributions (menée par la Vérification interne);
• la vérification des processus de planification, de surveillance et de production de rapports financiers (menée par la Vérification interne);
• la vérification du programme de la Stratégie nationale pour la prévention du crime (menée par la Vérification interne);
• l'évaluation de l'état d'avancement en ce qui a trait aux contrôles internes en matière de rapports financiers (menée par une partie externe).

Jusqu'à maintenant, les évaluations de l'efficacité conceptuelle, appuyées par les résultats des vérifications internes, ont mené à la préparation de plans d'action visant à atténuer les lacunes liées aux contrôles identifiées dans les processus suivants :

• Salaires;
• Subventions et contributions;
• Accords d'aide financière en cas de catastrophe;
• Achats à payer.

Nous avons examiné les principaux résultats de l'évaluation de la conception des processus liés aux achats à payer et aux Accords d'aide financière en cas de catastrophe et nous avons apporté des ajustements visant à atténuer toutes les lacunes identifiées en matière de contrôle dans le Ministère.

Le Ministère n'a pas été en mesure d'apporter tous les ajustements requis en ce qui concerne les lacunes des principaux contrôles liés aux subventions et aux contributions, car l'élaboration d'un formulaire de demande de paiement normalisé a été reportée à l'exercice 2012-2013 en raison des délais liés à la finalisation de la vérification des processus de paiement des subventions et des contributions. Des employés clés chargés de cette tâche ont été réaffectés pour appuyer la préparation de la présentation au Conseil du Trésor sur le Plan d'action pour la réduction du déficit et des activités ultérieures de suivi pour l'examen de la proposition par le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Comité d'examen stratégique et fonctionnel.

4.2 Efficacité opérationnelle des principaux contrôles

Sécurité publique Canada a commencé à évaluer l'efficacité des contrôles internes en 2009-2010 en débutant avec les processus liés aux salaires. Le Ministère s'est servi d'un plan d'essai fondé sur les risques qui précisait les principaux contrôles à mettre à l'essai pendant une période déterminée, à l'aide de la méthode appropriée et de la technologie permettant d'obtenir une assurance, lorsque c'est possible. Les prochaines mises à l'essai suivront également cette approche.

Les principaux résultats découlant de la mise à l'essai de l'efficacité des processus liés aux salaires ont révélé un manque de cohérence dans les preuves liées aux principaux points de contrôle. Avec le regroupement des services de paye dans un nouveau centre d'expertise à Miramichi (Nouveau‑Brunswick), les ajustements découlant de la mise à l'essai de l'efficacité devront tenir compte de tous les partenaires concernés.

Sécurité publique Canada fait partie des six organisations ciblées par la première vague du projet (qui a commencé en 2011-2012). TPSGC collabore étroitement avec les ministères et organismes touchés afin que le transfert des services se fasse de façon graduelle et structurée. Dans le cadre du transfert, Sécurité publique Canada collaborera avec TPSGC pour s'assurer que les principaux points de contrôle fonctionnent comme prévu. Les deux ministères doivent être convaincus que les points de contrôle conjoints ou qui se chevauchent fournissent une assurance raisonnable que le système de CIRF fonctionne comme prévu. Sécurité publique Canada s'assurera que les rôles et les responsabilités concernant le système de CIRF sont précisés dans le protocole d'entente entre les ministères.

5.0 Plan d'action de Sécurité publique Canada

5.1 Progrès réalisés au cours de l'exercice se terminant le 31 mars 2012

Jusqu'à maintenant, Sécurité publique Canada a fait des progrès importants dans l'évaluation et l'amélioration de ses principaux contrôles financiers. Voici un résumé des progrès réalisés :

• Sécurité publique Canada a terminé la documentation et a commencé l'évaluation de l'efficacité conceptuelle des processus suivants :
  • Salaires;
  • Subventions et contributions;
  • Accords d'aide financière en cas de catastrophe;
  • Achats à payer.

Pour combler les lacunes liées au contrôle ciblées par les vérifications internes et les examens externes, le Ministère a pris des mesures correctives et est en train de mettre en œuvre des processus continus visant à améliorer la surveillance et ainsi s'assurer que les principaux points de contrôle fonctionnent efficacement.

• Des groupes de travail sur le contrôle interne dirigés par le Secteur de la gestion ministérielle ont été chargés de s'assurer que le Secteur adopte les pratiques courantes liées aux principaux points de contrôle. Ces groupes de travail rendent compte de leur travail au Comité de gestion ministériel.
• Sécurité publique Canada a entrepris une campagne de sensibilisation auprès des gestionnaires du budget quant à leur rôle qui consiste à s'assurer que le système de CIRF correspond aux risques à atténuer.
• Le Ministère n'a pas fait de progrès quant aux mesures correctives en ce qui a trait aux processus liés aux salaires en raison de la nouvelle initiative de regroupement des services de paye au sein de TPSGC.
• Le Ministère n'a pas été en mesure d'apporter tous les ajustements requis en ce qui concerne les lacunes des principaux contrôles liés aux subventions et aux contributions, car l'élaboration d'un formulaire de demande de paiement normalisé a été reportée à l'exercice 2012-2013 en raison des délais liés à la finalisation de la vérification des processus de paiement des subventions et des contributions. Des employés clés chargés de cette tâche ont été réaffectés pour appuyer la préparation de la présentation au Conseil du Trésor sur le Plan d'action pour la réduction du déficit et des activités ultérieures de suivi pour l'examen de la proposition par le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Comité d'examen stratégique et fonctionnel.
• En 2011-2012, Sécurité publique Canada a comblé des lacunes en matière de contrôle dans les processus liés au programme des Accords d'aide financière en cas de catastrophe et aux achats à payer. Voici les mesures correctives prises :
  • Réorganisation du Comité de gestion ministériel pour qu'il adopte une approche de réunions thématiques assurant que le CIRF constitue une priorité de gestion.
  • Approbation du cadre de gestion financière du Ministère.
  • Approbation du cadre de gestion des paiements de transfert du Ministère.
  • Mise en œuvre du processus de certification et de sous-certification en appui à la Déclaration de responsabilité de la direction.
  • Approbation de processus normalisés de certification et de paiement du Ministère, et harmonisation des processus des secteurs avec les principaux points de contrôle.
  • Adoption d'une procédure automatisée de traitement des factures permettant le suivi et la surveillance du paiement des factures, de leur réception par le Ministère jusqu'au classement du dossier de paiement.
  • Approbation de la procédure de vérification des comptes fondée sur les risques qui s'appliquera à la totalité des vérifications avant paiement des transactions à risque élevé et des vérifications après paiement des transactions à risque faible ou moyen.
  • Examen fondé sur les COBIT des contrôles propres aux applications des technologies de l'information pour les systèmes de gestion des ressources (financières et humaines) hébergés par d'autres ministères.
  • Amélioration de la gestion financière au sein du Ministère par la création d'un poste de FI-04 au sein de Gestion des ressources et rapports ministériels.

5.2 Plan d'action – prochains exercices

D'ici la fin de 2012-2013, Sécurité publique Canada prévoit :

• Commencer l'évaluation de l'efficacité conceptuelle pour :
  • les immobilisations.
• Mettre à l'essai l'efficacité opérationnelle :
  • des processus liés aux subventions et aux contributions;
  • des processus liés aux Accords d'aide financière en cas de catastrophe.
• Terminer d'apporter les mesures correctives requises aux processus liés aux salaires, en collaboration avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, dans le cadre de l'initiative des services partagés concernant les services de rémunération.
• Aucune activité de surveillance n'est prévue pour 2012-2013.

D'ici la fin de 2013-2014, Sécurité publique Canada prévoit :

• Commencer l'évaluation de l'efficacité conceptuelle pour :
  • les contrôles généraux relatifs aux TI;
  • les contrôles propres aux applications des TI.
• Mettre à l'essai l'efficacité opérationnelle :
  • des processus liés aux achats à payer;
  • des processus liés aux immobilisations.
• Commencer ou terminer les mesures correctives découlant des observations faites lors de la mise à l'essai de l'efficacité :
  • des processus liés aux subventions et aux contributions (devrait s'étaler sur deux exercices);
  • des processus liés aux Accords d'aide financière en cas de catastrophe.
• Commencer à surveiller le système de CIRF touchant les processus liés aux salaires.

D'ici la fin de 2014-2015, Sécurité publique Canada prévoit :

• Mettre à l'essai l'efficacité opérationnelle :
  • des contrôles généraux relatifs aux TI;
  • des contrôles propres aux applications des TI.
• Commencer ou terminer les mesures correctives découlant des observations faites lors de la mise à l'essai de l'efficacité :
  • des processus liés aux subventions et aux contributions (suite de l'exercice précédent);
  • des processus liés aux achats à payer (devrait s'étaler sur deux exercices);
  • des processus liés aux immobilisations.
• Commencer les activités de surveillance liées aux processus opérationnels suivants :
  • les processus liés aux Accords d'aide financière en cas de catastrophe.

D'ici la fin de 2015-2016, Sécurité publique Canada prévoit :

• Terminer les mesures correctives découlant des observations faites lors de la mise à l'essai de l'efficacité :
  • des processus liés aux achats à payer (suite de l'exercice précédent);
  • des contrôles généraux relatifs aux TI;
  • des contrôles propres aux applications des TI.
• Commencer les activités de surveillance liées aux processus opérationnels suivants :
  • les subventions et les contributions;
  • les immobilisations.

D'ici la fin de 2016-2017, Sécurité publique Canada prévoit :

• Commencer les activités de surveillance liées aux processus opérationnels suivants :
  • les achats à payer;
  • les contrôles généraux relatifs aux TI;
  • les contrôles propres aux applications des TI;

Cet échéancier dépend des efforts nécessaires pour combler les lacunes qui seront cernées au cours d'étapes ultérieures d'évaluation de l'efficacité conceptuelle et opérationnelle. En 2012‑2013, le Ministère a investi 525 000 $ supplémentaires dans le but d'accélérer la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne. Il est également en train d'évaluer s'il sera en mesure d'investir une somme semblable en 2013-2014 et ainsi se conformer à la Politique plus tôt que prévu.

Date de modification :

2018-01-31