Notes des comités parlementaires : Note financière - Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC)
Réponse proposée
- Ce financement constitue un report de 2023-2024 des fonds non utilisés au titre de l’initiative de réforme du Programme de suspension du casier. Ces fonds permettront à la Commission des libérations conditionnelles du Canada d’achever la modernisation de son Système de pardon et de suspension du casier (SPSC), qui est en cours.
- Cette initiative vise à créer un portail Web sur les demandes en ligne qui permettra aux personnes qui demandent une suspension de casier, de clémence et de radiation de soumettre leur demande par voie électronique. Cela permettra d’améliorer l’accès à ces programmes.
- De plus, un nouveau système de gestion des cas et de prise de décision, essentiel pour le traitement des demandes, ainsi que pour la collecte des informations s’y rattachant, sera mis au point pour remplacer le système actuel, qui est obsolète. Le projet devrait être achevé en 2025-2026.
Contexte
Le montant total du Budget supplémentaire des dépenses (B) de l’automne 2024-2025 (B) pour la CLCC est de 1,4 M$, soit 1,8 % des autorisations à ce jour.
En novembre 2021, la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) a reçu l’approbation du Conseil du Trésor (CT) à la suite du Budget de 2021 pour renouveler le Système de pardon et de suspension du casier (SPSC) par l’entremise de la présentation au CT intitulée
« Financement pour la réforme du Programme de suspension du casier et soutien aux services de base en technologie de l’information (TI) et aux services juridiques de la CLCC », avec un financement de 4,4 millions de dollars sur une période de trois ans se terminant en 2023-2024.
La CLCC, en collaboration avec le Service correctionnel du Canada, son fournisseur de TI, a officiellement commencé à travailler sur cette initiative en 2021-2022. Le projet a connu des retards au début, en partie en raison d’une exploration approfondie et prolongée des solutions technologiques disponibles, et un report a été demandé et approuvé dans la mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR) de 2023-2024. Compte tenu de la complexité des exigences opérationnelles du système et d’une sous-estimation de la complexité du travail requis, la CLCC demande pour la deuxième fois l’autorisation de reporter 1 385 000 $ de l’exercice 2023-2024 à 2024-2025.
Initiative de modernisation du système de pardon et de suspension des dossiers (SPSC)
- L’initiative de modernisation du SPSC vise notamment la création d’un portail Web pour les demandes en ligne et la création d’un nouveau système de gestion des cas et de prise de décision (SPSC électronique) qui s’impose pour assurer le traitement des demandes de pardon/suspension du casier, de clémence et de radiation et pour assurer la collecte des renseignements correspondants. Selon les estimations, le montant total des fonds pour dépenses en capital s’élève à 4,4 M$ sur une période de trois ans. Il s’agit d’un projet de TI de grande envergure pour la CLCC qui ne peut être réalisé en ayant recours à d’autres fonds à même l’exercice d’affectation des crédits actuel de la CLCC sans exercer de pression sur l’intégrité du programme. L’exercice d’affectation des crédits actuel de la CLCC au titre du SPSC (à l’exclusion des autres fonds pour dépenses en capital) suffit pour tenir à jour le système actuel et pour obtenir des licences.
- La modernisation du système est cruciale pour la CLCC afin que l’organisation puisse répondre aux exigences technologiques et de sécurité qui sont précisées dans la nouvelle Politique sur les services et le numérique relativement aux futures mises à nouveau qui vont au-delà des normes opérationnelles d’aujourd’hui. Le système respectera alors la Politique sur la sécurité du gouvernement (PSG), la Directive sur la gestion de la sécurité (DGS) et ses instruments connexes. La capacité en TI de la CLCC est très limitée et celle-ci obtient ses services en TI du Service correctionnel du Canada (SCC) dans le cadre d’une entente sur les niveaux de service négociée annuellement. Ce projet est donc mis en œuvre en vertu des autorisations de projet du SCC.
- Le système de pardon et de suspension du casier (SPSC) actuel a été mis en place en 2000 et a été utilisé comme système électronique de gestion des cas et comme base de données sur les demandeurs pour la prise de décision concernant les pardons, les suspensions du casier et les radiations, le processus lié à la possession de cannabis et la banque de données pour les dossiers de clémence. Le SPSC a été mis à niveau en 2005 et à nouveau en 2012 après d’importantes modifications législatives. Depuis, le système a été modifié pour s’adapter aux changements législatifs et aux changements de processus, en plus des travaux d’entretien semestriels effectués sur une base régulière. Les modifications combinées, ajoutées au passage du temps, ont abouti à un système qui a été utilisé bien au-delà de son cycle de vie initial, et il a fallu utiliser des solutions de contournement et des solutions provisoires pour le maintenir opérationnel. Il est nécessaire de mettre en place un nouveau système de gestion des cas qui intègre un système de demande numérique en ligne afin d’améliorer la prestation globale de services ainsi que l’interopérabilité avec les partenaires de la justice pénale.
- La poursuite de l’exploitation du système au-delà de 2025 présente un risque, car il est vulnérable aux mises à jour en raison de l’évolution des nouvelles technologies et plateformes. De plus, avec le temps, il est peu probable que le système actuel soit en mesure de s’adapter aux changements importants qui pourraient s’imposer en cas de nouvelles exigences prévues par la loi. Enfin, le système actuel risque de continuer à créer des obstacles qui empêchent de faciliter et d’accélérer le processus de demande, car toutes les demandes continueront à être présentées sur papier; le système actuel n’est pas en mesure d’interagir avec un portail de demandes en ligne.
- Le portail de demandes en ligne dans le cadre du processus de modernisation du système, SPSC électronique, est divisé en cinq phases, réparties en points de contrôle : sélection préliminaire (point de contrôle 1), définition des priorités/création (point de contrôle 2), planification/élaboration (point de contrôle 3), exécution/construction (point de contrôle 4) et clôture (point de contrôle 5). Il s’agit notamment de :
- La sélection préliminaire (point de contrôle 1), qui a débuté en septembre 2021 (avant l’approbation officielle), ne devait durer qu’un mois et demi, mais elle a été achevée et approuvée en janvier 2022. Cette phase visait diverses composantes du projet, dont l’approfondissement de l’analyse de rentabilisation, l’élaboration d’un calendrier détaillé, la définition des résultats attendus en matière de TI/GI et la garantie du respect des exigences en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels tout en élaborant une stratégie de changement organisationnel.
- La définition des priorités/création (point de contrôle 2) : Cette phase visait notamment à finaliser la charte du projet et le plan de gestion du projet, à confirmer les exigences opérationnelles et à établir une stratégie de gestion du changement. Elle a débuté en février 2022 et devait initialement durer jusqu’en mars 2022, mais elle a été achevée et approuvée en octobre 2022.
- La phase de planification/élaboration (point de contrôle 3) devait durer quatre mois et commencer immédiatement après la conclusion des points de contrôle 1 et 2. Le processus lié au point de contrôle 3 a démarré en novembre 2022. En mai 2023, le SCC a informé la Commission qu’il ne serait pas possible d’utiliser le montant de 2 286 k$ octroyé à l’initiative au cours de l’exercice 2023-2024, comme prévu, en raison d’un retard de quatre (4) mois survenu en 2022-2023. Le montant final dépensé en 2023-2024 était de 901 k$ et la somme de 1 385 k$ a dû être reportée en 2024-2025. Ce retard est attribuable, en partie, à une sous-estimation de la complexité du travail et du temps nécessaire pour mener à bien le processus opérationnel de bout en bout et remplir les documents relatifs aux exigences opérationnelles. Le retard a également causé un report de la séquence des tâches requises pour le processus d’approbation au point de contrôle 3, qui a pris fin en février 2024. Le délai d’achèvement des cas d’utilisation opérationnelle (CUO) ayant été prolongé, la conception du système a été retardée, d’où le retard du lancement de la phase d’exécution, qui n’a commencé qu’en avril 2024. Comme chacun de ces éléments devait être achevé avant l’autre, il n’était pas possible de rattraper le temps perdu. Étant donné que la phase d’exécution n’a pas pu commencer comme prévu à l’origine en raison des interdépendances susmentionnées et du retard dans la sélection de la technologie et le démarrage, une grande partie du financement initialement prévu pour 2023-2024 n’a pas pu être utilisée.
- L’exécution/construction (point de contrôle 4) représente l’essentiel du travail sur le système et le portail. Cette phase devait initialement durer un an, soit d’avril 2022 à mars 2023, mais, compte tenu de tous les retards précédents, le SCC estime que cette phase pourrait durer jusqu’à 18 mois, ce qui laisse présager un achèvement plus proche de juin 2025, puisque les travaux ont commencé en avril 2024. La CLCC a déjà signé une entente sur les niveaux de service pour 2024-2025 d’un montant de 2,8 M$ pour mener à bien cette dernière phase. Les niveaux de référence de la CLCC ne s’élèvent qu’à 1,4 M$ et elle compte sur l’approbation du report. Cette phase comprend la conception du logiciel et des codes pour le SPSC électronique et le portail, l’obtention des licences (le cas échéant), les tests du SPSC électronique et du portail, ainsi que l’élaboration et la mise en place d’une formation pour les utilisateurs visés. À la fin de cette phase, le système et le portail seront lancés.
- La phase finale, clôture (point de contrôle 5), devrait durer quelques semaines et prendre fin en septembre 2025. Cette phase comprendra les rapports de clôture et la transition vers un soutien continu et la tenue à jour du nouveau système/portail.
Décisions relatives à la suspension du casier, au pardon et à la radiation et recommandations en matière de clémence
- Une suspension du casier ou un pardon vise à appuyer la réinsertion sociale soutenue d’une personne. Il s’agit d’un acte administratif dont l’objet est d’effacer la honte rattachée au fait d’avoir un casier judiciaire chez les personnes condamnées d’une infraction à une loi fédérale, qui ont purgé leur peine, ayant satisfait aux critères de la Loi sur le casier judiciaire (LCJ) et se conduisent en citoyens respectueux des lois depuis un nombre d’années déterminé. La suspension d’un casier et le pardon peuvent être révoqués ou cessent d’être applicables si une nouvelle infraction est commise ou si la personne n’est plus considérée comme adoptant une bonne conduite. Pour s’acquitter de cette responsabilité essentielle, la CLCC vérifie l’admissibilité des demandes, s’assure que tous les renseignements nécessaires sont fournis pour la prise de décisions des commissaires et élabore des politiques qui orientent les processus décisionnels.
- De plus, en vertu de la Loi sur la radiation, la CLCC ordonnera la radiation des dossiers judiciaires admissibles qui constituerait aujourd’hui des infractions légales. Les personnes reconnues coupables d’une infraction mentionnée à l’annexe de la Loi sur la radiation peuvent présenter une demande, de même que les représentants autorisés dans les cas où la personne est décédée. La différence entre une suspension de casier/un pardon et une radiation, c’est que dans le cas d’une suspension de casier/d’un pardon, le casier judiciaire est tenu séparément des autres dossiers, alors qu’une radiation supprimera complètement le casier. La CLCC est aussi responsable d’évaluer les demandes et de formuler des recommandations en vertu de la Prérogative royale de clémence (c.-à-d. clémence) et de conseiller le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile sur le bien-fondé de chaque cas.
- Le 1er janvier 2022 marque l’entrée en vigueur de la réduction des frais de demande de suspension du casier, réduisant le coût de la demande de suspension du casier passant de 657,77 $ à 50,00 $. La réduction significative des frais améliore l’accès aux suspensions de casier, en particulier pour les personnes à faible revenu. Il n’y a pas de frais de traitement des demandes de suspension, de radiation ou de clémence pour les casiers judiciaires relatifs au cannabis.
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