Effectif hybride

Transition vers un effectif hybride : Approche, statut et prochaines étapes de Sécurité publique Canada

Enjeu

La pandémie de COVID‑19 a eu des répercussions sur le travail. Les leçons tirées de cette expérience ont mené à une nouvelle orientation de la gestion des personnes au sein de la fonction publique du Canada. Cette nouvelle orientation, rendue possible par un effectif hybride de la fonction publique, présente un écosystème d'employés travaillant à domicile, dans des espaces de travail partagé et au bureau.

Qu'il s'agisse de l'endroit où nous travaillons et de la manière dont nous travaillons, des technologies qui nous aident, de la manière dont nous communiquons et collaborons les uns avec les autres, ou encore de la nécessité de perfectionner les nouvelles approches de gestion, les changements nécessaires pour favoriser une transition vers l'hybride seront nombreux et constants dans l'ensemble de l'effectif. La présente note vise à examiner les considérations clés et à préciser les prochaines étapes de la gestion du changement et de la mise en œuvre d'un effectif hybride à Sécurité publique Canada (SP).

Considérations clés

Réponse à une pandémie

Le mandat de sécurité de SP repose sur un large éventail de politiques, de programmes et de priorités opérationnelles qui touchent tous les partenaires et organismes des secteurs public et privé. En réponse à la transition vers le travail à distance au début de la pandémie, SP a déplacé la plupart de ses activités et de ses employés à l'extérieur du milieu de travail. Pendant la pandémie, l'accès au milieu de travail s'est limité aux employés travaillant dans des zones sécurisées et à la coordination des urgences ou aux employés incapables d'exercer leurs fonctions à distance. Des procédures temporaires permettant la manipulation de documents confidentiels du Cabinet sur le réseau ministériel (Protégé B) ont été mises en place à SP afin de limiter l'occupation, d'atténuer les risques liés à la pandémie en milieu de travail et d'assurer la continuité de la prestation des services et des priorités gouvernementales en matière de réponse à la pandémie. Pour aider les employés travaillant à domicile, les équipements informatiques et les biens de faible valeur ont été retirés du milieu de travail et expédiés au domicile des employés.

Préparation de l'environnement de travail physique et virtuel

Avant la pandémie, SP avait connu une adoption limitée des normes modernes du milieu de travail et de la transformation numérique. Les technologies, les aménagements et les protocoles de l'espace de travail sont en train d'être mis à jour pour s'adapter à la croissance et mieux soutenir les employés et les gestionnaires qui naviguent dans un environnement de travail hybride. Il s'agit notamment de modifier le milieu de travail physique afin d'augmenter le nombre de points de travail, d'améliorer l'accès aux espaces de collaboration partagés, de favoriser l'accessibilité, d'intégrer des places partagées et non attribuées ainsi que de moderniser l'environnement de travail virtuel avec l'introduction d'outils de gestion d'équipes virtuelles ainsi que de services et de solutions numériques plus efficaces.

Depuis l'automne 2021, SP a connu d'importants retards dans la chaîne d'approvisionnement ainsi qu'une disponibilité limitée des fournisseurs de services et des entrepreneurs. À l'heure actuelle, les problèmes liés à la connectivité, à l'équipement et aux outils continuent de nuire à l'expérience des employés en milieu de travail et à leur capacité de remplir leurs fonctions et d'accomplir leurs tâches lorsqu'ils travaillent sur place, tant dans la RCN que dans les régions. L'amélioration de la préparation du milieu de travail dans un avenir rapproché reste une priorité pour le Ministère afin de faciliter une réintégration rapide tout en atténuant les risques liés à la perte de productivité, à la satisfaction des employés et au rendement des équipes pendant le travail sur place.

Gouvernance et principaux intervenants

Le Comité de planification de l'effectif (CPE), présidé par le sous‑ministre adjoint (SMA), Secteur de la gestion ministérielle (SGM), le dirigeant principal des finances, le dirigeant principal de la sécurité et le champion du milieu de travail, formule des recommandations sur l'approche, l'orientation et les priorités clés panministérielles en ce qui concerne la préparation, les priorités d'investissement et le plan opérationnel requis pour mettre en œuvre un modèle d'effectif hybride au sein de Sécurité publique Canada.

Un Secrétariat à l'intégration a été créé pour soutenir le CPE. Logé au sein du bureau du SMA, SGM, le Secrétariat dispose de deux ressources qui travaillent en étroite collaboration avec le CPE, les services internes et l'ensemble des secteurs et des régions afin de définir une orientation stratégique, d'élaborer un plan intégré et de surveiller la mise en œuvre des initiatives liées au Cadre sur le modèle d'effectif hybride. Le Secrétariat soutient également le processus décisionnel et représente les intérêts des employés de SP et ceux de ce dernier dans le cadre d'initiatives pangouvernementales d'établissement des politiques et de modernisation. De plus, le Secrétariat énonce et communique la vision du Ministère, notamment les changements à court, à moyen et à long terme; facilite la mobilisation, et recueille les commentaires et les mesures internes et externes pour appuyer le processus décisionnel de la haute direction et la transition vers un effectif hybride; fait des recommandations et coordonne la mise en œuvre d'initiatives liées à la gestion de la pandémie; et permet la planification et la gestion panministérielles des risques en intégrant la gestion des personnes, la technologie, le milieu de travail et la planification des activités en mettant l'accent sur l'harmonisation stratégique, le suivi des résultats et la planification des investissements.

Approche ministérielle de l'hybride

Le modèle de travail hybride peut prendre différentes formes selon l'organisation et le type de travail effectué. Le Cadre pour l'effectif hybride (Cadre) de Sécurité publique Canada (SP) est au cœur de la transition vers le nouveau modèle d'effectif. Le Cadre, mis au point en consultation avec la direction et les employés, décrit l'approche à adopter pour créer et mettre en œuvre un effectif hybride, et assure une approche systématique et équitable pour l'adoption de modalités de travail flexibles dans l'ensemble de l'effectif de SP. Le Cadre décrit un processus en cinq étapes que doivent suivre les gestionnaires et les employés pour établir le bon équilibre entre le recours au télétravail et le travail sur place et déterminer l'accord de télétravail d'un employé. Ce processus permet de concilier l'utilisation du télétravail et du travail sur place par rapport aux exigences opérationnelles et aux considérations organisationnelles, d'équipe et individuelles. Les étapes 1 et 2 du processus relatif au Cadre ont été mises en œuvre pendant l'exercice 2021‑2022.

Une analyse et un étalonnage panministériel des exigences opérationnelles pour tous les postes et toutes les descriptions de travail effectués à l'automne 2021 (étape 1 du processus relatif au Cadre) ont confirmé que 59 % des postes de SP ont un potentiel limité de télétravail ou un potentiel de télétravail à temps partiel. Conformément au mandat de sécurité du Ministère, la manipulation de renseignements classifiés est l'exigence opérationnelle la plus courante qui a des répercussions sur la marge de manœuvre de SP. Une révision complète du profil flexible des postes est en cours afin d'établir la croissance du Ministère depuis l'automne 2021.

Au‑delà des exigences opérationnelles, à l'automne 2021, des considérations d'équipe (étape 2 du processus relatif au Cadre) ont été élaborées par chaque équipe au sein du Ministère pour clarifier les activités que l'équipe convient d'entreprendre sur place, assurant ainsi un travail concret, un besoin manifeste et des attentes claires pour se rendre au bureau (se concentrer sur les trois C : collaborer, créer, célébrer). Les considérations d'équipe prennent en compte les orientations organisationnelles en matière de marge de manœuvre et les répercussions de l'environnement hybride sur les partenariats, le rendement et la cohésion de l'équipe. Les considérations d'équipe documentées de Sécurité publique Canada indiquent que 58 % des équipes de ce dernier comptent se réunir sur place en tant qu'équipe au moins une fois par semaine pour établir et entretenir des relations de collaboration au sein de l'équipe et avec les partenaires qui travaillent principalement au bureau. Les autres équipes comptaient se réunir en personne une fois par mois pour des activités de remue‑méninges, de réseautage, de mentorat et de socialisation organisationnelle, et pour faciliter l'apprentissage et la cohésion.

Les étapes restantes du processus relatif au Cadre devraient être mises en œuvre et entièrement intégrées aux politiques et aux processus des ressources humaines du Ministère au cours de l'exercice 2022‑2023 (étape 3 – considérations individuelles; étape 4 – élaboration d'accords de télétravail; et étape 5 – examen périodique).

Communications et mobilisation

Le changement à l'échelle du système exige une responsabilisation et une participation à tous les échelons. Le manque de clarté ou de compréhension du changement peut constituer un obstacle à l'appropriation, à la participation et à la mobilisation. Une approche multiniveaux des communications et de la mobilisation concernant le Cadre est en place pour permettre aux gestionnaires et aux employés d'effectuer le changement à tous les échelons.

En plus d'un vaste répertoire de renseignements, d'outils, de formulaires de rétroaction et de conseils disponibles sur le site InfoCentrale, le Secrétariat à l'intégration facilite les discussions avec les employés et la direction sur les questions et les plans liés à l'hybridation, chaque mois, lors des réunions du Comité consultatif sur le milieu de travail (CCMT). Les agents de changement représentent les intérêts de la direction et des employés, font des recommandations à la direction sur la planification et la transition des espaces, servent d'agents de liaison entre les employés et les services internes, et contribuent aux plans de transition et aux initiatives de modernisation du Ministère.

Le Secrétariat à l'intégration travaille également avec les champions et les réseaux ministériels afin d'explorer et d'obtenir de la rétroaction sur les questions et les préoccupations communes qui découlent de la transition vers l'hybride ou qui sont touchées par celle‑ci : socialisation organisationnelle; soutien administratif et coordination efficaces, accessibilité dans les environnements où les places sont partagées, proposition de valeur du travail sur place, étiquette physique et virtuelle, mieux‑être et équilibre, etc.

Transition vers l'hybride

Compte tenu des environnements opérationnels complexes et variés et de la préparation limitée du milieu de travail, SP a envisagé une transition progressive et graduelle vers l'hybride afin d'atténuer les répercussions de la préparation du milieu de travail sur l'adoption du changement, de permettre une période d'expérimentation et d'optimiser les occasions d'apprendre et de continuer à s'adapter en fonction de la rétroaction et des leçons retenues. Les secteurs continuent de travailler avec les services internes afin de prioriser le déploiement de l'équipement et le retour à une présence régulière et constante au bureau pour les équipes devant travailler sur place.

Au cours de l'été, à mesure que nous avons continué d'atténuer les risques et les retards liés à la préparation du milieu de travail, plusieurs réalisations ont été assurées pour permettre une augmentation du taux d'occupation :

D'autres activités ont été mises en place pour faciliter la période de transition vers le modèle d'effectif hybride. Une série d'ateliers de gestion de la transition fournit aux gestionnaires l'information et les outils nécessaires pour effectuer le changement au cours des prochaines phases de la transition liée au Cadre. Ces ateliers aident les équipes et les gestionnaires à élaborer et à réviser leurs chartes d'équipe et fournissent des renseignements sur les protocoles de travail et plus d'occasions d'expérimenter le milieu de travail.

Prochaines étapes

L'ambiguïté de la vision du gouvernement du Canada, les approches incohérentes au sein de ce dernier et les préoccupations liées à la répartition juste et équitable du télétravail et des modalités de travail flexibles au sein de l'organisation demeurent. L'élaboration d'un modèle et de techniques d'expérimentation est accélérée afin de fournir une approche uniforme de l'expérimentation dans l'ensemble de l'organisation, permettant ainsi à un plus grand nombre d'équipes de réaliser plus d'expériences, de recueillir des données et de fournir de la valeur. La rétroaction et les données recueillies lors des expérimentations serviront à orienter les discussions et les décisions de la haute direction en matière d'équité, de normes et de protocoles ministériels ainsi que de priorités de modernisation et à évaluer les répercussions du changement sur la culture et le rendement de l'organisation.

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