Programme de mentorat
Section 1 – Aperçu de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
- Nom du programme ou de l'activité : Programme de mentorat
- Institution responsable pour livrer le programme ou l'activité : Sécurité publique Canada
- Fonctionnaire responsable de l'évaluation des facteurs liés à la vie privée : directeur général, Ressources humaines, et gestionnaire, Apprentissage et perfectionnement
- Chef de l'institution/Délégué pour l'article 10 de la Loi sue la protection des renseignements personnels : Sous-ministre adjoint, Secteur de la gestion ministérielle
- Description du programme ou de l'activité (de l'architecture des activités de programme)
1.5 Services internes
1.5.2 Services de gestion des ressources
1.5.2.1 Gestion des ressources humaines - Description de la classe des documents associée au programme ou à l'activité :
Description : Comprend des dossiers concernant la formation officielle et informelle qu'obtiennent les employés pour acquérir de nouvelles connaissances et compétences, exploiter leur potentiel au maximum et accroître leur productivité. Ces dossiers peuvent renfermer de l'information sur les programmes de perfectionnement spéciaux, les bourses de recherche universitaire, la formation linguistique, les besoins en formation, le perfectionnement professionnel, les programmes de développement du leadership, les politiques sur l'apprentissage et la formation, les exigences en matière de surveillance et d'établissement de rapports, l'apprentissage continu et l'orientation professionnelle. Cette catégorie peut également comprendre des dossiers portant sur les relations avec les fournisseurs de services de formation.
Types de documents : Rapports annuels sur la formation, plans d'apprentissage individuels, matériel d'orientation des employés, critères relatifs aux congés de formation, documents d'analyse des besoins en formation et en compétences, critères et résultats de l'évaluation des connaissances, descriptions, critères, évaluations et ententes de niveaux de rendement, politiques de l'institution sur les droits d'adhésion et besoins de formation en langue seconde.
Numéro du dossier : NDP 927 - Fichier de renseignements personnels (FRP) :
Formation et perfectionnement - L'activité ou le programme nouveau ou modifié est conforme aux lois suivantes :
Le pouvoir des Ressources humaines de recueillir des renseignements personnels liées au Programme de mentorat est défini dans la Loi sur la gestion des finances publiques. L'alinéa 12(1)a) de la Loi sur la gestion des finances publiques précise, en ce qui a trait à la gestion des ressources humaines, que « chaque administrateur général peut, à l'égard du secteur de l'administration publique centrale dont il est responsable de déterminer les besoins en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement des personnes employées dans la fonction publique et fixer les conditions de mise en œuvre de cet apprentissage, de cette formation et de ce perfectionnement. » - Sommaire du projet, de l'initiative et du changement :
Le programme de mentorat de Sécurité publique Canada soutient la Politique en matière d'apprentissage, de formation et de perfectionnement. La politique fournit le développement et perfectionnement des employés de Sécurité publique Canada de manière à ce qu'ils puissent contribuer réellement à la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels reliés au mandat de l'organisation.
Le programme de mentorat a pour objectif de permettre aux employés participants d'acquérir de nouvelles connaissances et de développer leurs compétences, de manière à faire avancer leur carrière à Sécurité publique Canada. Le fait de donner accès à un programme de mentorat appuie le Plan d'action Destination 2020 de Sécurité publique Canada en permettant aux employés de profiter d'un plus grand nombre d'occasions de perfectionnement. Il donne également suite aux résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux mené au sein du Ministère selon lesquels les employés croient qu'il faut leur offrir plus de soutien en matière de perfectionnement professionnel, en plus de contribuer à l'amélioration continue de la culture ministérielle en favorisant la collaboration parmi les employés. En fin de compte, le programme aidera à améliorer le perfectionnement et la rétention des employés au Ministère.
Phase 1 : Recrutement de mentors et de mentorés
Les mentors et les mentorés sont recrutés au moyen d'une lettre d'appel annuelle envoyée par l'Équipe d'apprentissage et de perfectionnement.
On invite les personnes qui souhaitent bénéficier de mentorat à s'inscrire au programme de mentorat individuel ou à celui de mentorat de groupe en inscrivant leur nom et celui de leur secteur au Formulaire de mentorat individuel. Le mentor doit remplir son profil, qui se trouve aussi dans le formulaire d'inscription. Tous les renseignements fournis par les mentors potentiels seront utilisés pour aider les mentorés à trouver le bon mentor en fonction de leurs besoins. Le profil contient les renseignements suivants :
Renseignements personnels
- Nom
- Genre (optionnel)
- Langue privilégiée
- Années d'ancienneté
- Objectifs et attentes
- Attentes au sujet de la relation de mentorat
- Faits saillants professionnels
- Compétences
- Objectifs et attentes
- Attentes en tant que mentoré
Renseignements professionnels
- Secteur
- Direction et division
- Groupe professionnel et niveau
- Titre du poste occupé actuellement
Rôle de la Direction générale des ressources humaines pendant la phase 1 :
Le coordonnateur de programmes recueille les renseignements concernant les mentors et les mentorés potentiels, puis il établit un bassin.
Phase 2 : Processus de jumelage
Les participants intéressés (mentors et mentorés) sont invités à un événement de réseautage et de jumelage. Lors de cet événement, le conseiller en ressources humaines chargé de la coordination du programme présentera les objectifs de ce dernier et créera un forum grâce auquel les mentors et les mentorés potentiels pourront se réunir. Après l'événement, chaque mentoré devra communiquer avec un mentor pour l'informer qu'il aimerait y être jumelé. Les mentorés qui ont les mêmes objectifs de perfectionnement peuvent former un groupe de mentorat. Ils devront alors communiquer avec le mentor de leur choix pour l'informer qu'ils souhaitent former un cercle de mentorat.
Rôle de la Direction générale des ressources humaines pendant la phase 2 :
Le coordonnateur du programme est informé dès que les mentorés ont choisi leur mentor. Si un mentoré n'a pas trouvé de mentor, le coordonnateur l'aide à en trouver un en fonction de ses besoins. Il veille à ce qu'une relation de mentorat soit établie avec une personne qui travaille dans une autre unité ou direction générale, ou même dans un autre secteur.
Le coordonnateur de programmes veille aussi à ce qu'aucun mentoré ne soit le subalterne direct de son mentor.
Phase 3 : Entente et exercice d'établissement des objectifs
Le mentor et les mentorés qui établissent une relation de mentorat doivent remplir une entente ensemble. Les mentorés doivent ensuite numériser l'entente et la sauvegarder dans le SGDDI (dossier IS 2154, Protégé B, Entente), et ils doivent accorder l'accès normal à ce dossier à leur mentor et à l'Équipe d'apprentissage et de perfectionnement. L'accès normal ne permet pas de changer les paramètres de sécurité, ce qui fait en sorte que l'employé conserve le contrôle de l'accès.
Cela permet au coordonnateur du programme de confirmer l'existence du document et de lier les formulaires aux rapports du programme (cartable électronique) afin de confirmer que le formulaire a été rempli. Puisque ces formulaires sont associés à l'apprentissage, les employés doivent ensuite les envoyer au bureau des dossiers du Ministère afin qu'ils soient versés au dossier d'apprentissage des participants.
Les deux formulaires d'entente pour le programme sont le formulaire de mentorat individuel et le formulaire de mentorat de groupe. Les ententes versées en annexe du Programme de mentorat du Ministère contiennent ce qui suit :
- les objectifs de la relation pour le(s) mentoré(s);
- la compréhension mutuelle de confidentialité, de respect et de confiance;
- la disponibilité;
- le type de relation de mentorat (sur une base individuelle ou en groupe).
Le mentor et les mentorés établissent aussi des objectifs liés à leurs rencontres et à leur relation. Seuls le mentor et les mentorés conservent ce document. Ils peuvent aussi élaborer un plan d'action ensemble, et ce plan sera revu et évalué pendant les rencontres et à la fin du programme.
Rôle de la Direction générale des ressources humaines pendant la phase 3 :
Le coordonnateur du programme veille à ce que les bons formulaires soient remplis et envoyés au bureau des dossiers du Ministère.
Phase 4 : Rencontres entre le mentor et les mentorés
Les parties à la relation de mentorat décident ensemble de la fréquence et de la durée de leurs rencontres. Il est recommandé qu'ils se rencontrent de façon formelle et régulière au moins une heure par mois. Les réunions peuvent avoir lieu une fois aux 2 à 4 semaines, selon l'entente établie initialement. Les employés participant à ce programme sont fortement encouragés à tenir des discussions informelles et plus fréquentes selon les besoins des mentorés et la disponibilité des mentors.
Pour s'assurer du soutien de leur supérieur hiérarchique immédiat, les mentors et les mentorés sont encouragés à indiquer, dans leur plan d'apprentissage, leur intention de participer à un programme de mentorat.
Les rencontres peuvent être organisées pendant ou après les heures normales de bureau. Si elles ont lieu pendant ces heures, les employés doivent avertir leur supérieur hiérarchique immédiat du moment où elles seront tenues ainsi que de leur durée, afin de justifier leur absence du travail. Le temps passé après les heures de travail normales à discuter avec le mentor ne représente pas des heures supplémentaires.
Rôle de la Direction générale des ressources humaines pendant la phase 4 :
Le coordonnateur du programme est la personne-ressource pour les mentors et les mentorés pendant la phase 4.
Phase 5 : Évaluation
Les mentors et les mentorés évaluent l'atteinte de leurs objectifs et la mesure dans laquelle le programme a répondu à leurs attentes et à leurs besoins. Le rendement des participants n'est pas évalué.
Rôle de la Direction générale des ressources humaines pendant la phase 5 :
La Direction générale des ressources humaines évalue le programme en fonction des renseignements personnels et apporte les ajustements nécessaires pour veiller à l'amélioration continue.
Section 2 – Détermination et catégorisation des secteurs de risques aux fins de l'ÉFVP
La prochaine partie contient les risques identifiés dans l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour le nouveau programme ou celui modifié. Une échelle d'évaluation des risques, de « a » à « f », est incluse pour chaque zone de risques. L'échelle de risques numérique est présentée en ordre ascendant : le premier niveau représente le plus bas niveau de risque potentiel pour la zone de risque; le quatrième niveau représente le plus haut niveau de risque potentiel pour la zone de risque en question.
Veuillez consulter l'annexe C de la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT pour en savoir davantage sur l'échelle de risques.
- Type du programme ou de l'activité
Administration des programmes, des activités et des services
Échelle de risque – 2 - Type des renseignements personnels en cause, et contexte
Seules les données fournies directement par l'individu – au moment de la collecte – relatives à un programme autorisé et recueillies directement auprès de l'individu ou avec son consentement pour la communication pour autant que les données ne soient pas de nature délicate dans le contexte
Échelle de risque – 1 - Partenaires du programme ou de l'activité, et participation du secteur privé
Au sein de l'institution (que ce soit pour un seul ou pour plusieurs programmes ou activités au sein d'une même institution)
Échelle de risque – 1 - Durée du programme ou de l'activité
Programme à long terme
Échelle de risque - 3 - Population du programme
Le programme touche certains employés à des fins administratives internes
Échelle de risque – 1 - Technologie et vie privée
Est-ce que le programme ou l'activité nouveaux ou modifiés suppose la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, d'un logiciel ou d'un programme d'application, y compris un logiciel de collaboration (ou collecticiel) mis en œuvre pour soutenir le programme ou l'activité en matière de création, de collecte ou de manipulation de renseignements personnels? Non
Est-ce que le programme ou l'activité nouveaux ou modifiés nécessitent qu'on apporte des modifications aux systèmes de TI en place ou aux services en place? Non
Le programme ou l'activité nouveaux ou modifiés supposent la mise en œuvre d'une ou de plusieurs des technologies suivantes :
Méthodes d'identification améliorées : Non
Utilisation de la surveillance : Non
Utilisation de l'analyse automatisée des renseignements personnels, de la mise en correspondance des renseignements personnels et des techniques de découverte de connaissances : Non - Transmission des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont transférés à des dispositifs portatifs ou sont imprimés (clé USB, disquette, ordinateur portatif, ou tout transfert de renseignements personnels à un support de données différent.)
Échelle de risque - 3 - Répercussions des risques
Répercussions des risques pour l'institution
Tort de gestion
Échelle de risque – 1
Répercussions des risques pour la personne ou l'employé visés
Tort à la réputation, embarras
Échelle de risque – 2
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