Les paramètres économiques des services de police et la sécurité communautaire - Dialogue des décideurs nationaux sur l’atelier sur la protection des renseignements personnels et l’échange de renseignements - Rapport sur l’atelier

Rapport sur l'atelier
Janvier 2015

Contexte

Nouveaux modèles de sécurité et de bien‑être des collectivités

En octobre 2014, les ministres fédéraux, provinciaux et territoriaux responsables de la Justice et de la Sécurité publique ont approuvé le programme commun sur les paramètres économiques des services de police et la sécurité des collectivités, une stratégie pour l'avenir des services de police au Canada. Le programme commun s'articule autour de trois piliers : (1) l'efficience au sein des services de police; (2) les nouveaux modèles de sécurité des collectivités; et (3) l'efficience au sein du système de justice. Ces piliers sont soutenus par les éléments fondamentaux que sont la mobilisation, la recherche et l'échange de renseignements.

L'approbation du programme commun par les ministres a constitué une première étape collective, en plus d'indiquer que la direction et la responsabilité relatives à l'élaboration et à la mise en œuvre supplémentaires de mesures précises visant à améliorer les services de police au Canada seront échangées entre les gouvernements et en partenariat avec toute la communauté des services de police et de la sécurité publique. Le programme commun consiste à collaborer collectivement dans les domaines où il est sensé de le faire, tout en respectant les responsabilités en matière de compétence pour les services de police et en adoptant une approche complète et holistique à l'égard de la sécurité publique.

L'atelier sur la protection des renseignements personnels et l'échange de renseignements cherchait à faire progresser les objectifs du deuxième pilier du programme commun sur les paramètres économiques des services de police et la sécurité des collectivités, soit de nouveaux modèles de sécurité des collectivités. Cet atelier a souligné les avantages et les défis liés à l'échange de renseignements personnels entre institutions gouvernementales, autorités locales, organismes de soins de santé et de services sociaux au moment de mobiliser des ressources pour soutenir des particuliers et des familles qui possèdent des risques de blessure extrêmement élevés. Il est attendu qu'une intervention immédiate aidera une personne, une famille ou une collectivité, puisqu'elle empêcherait des situations de s'aggraver au point où des problèmes plus importants surgissent et qu'un plus grand nombre d'interventions soient requises des services sociaux et de police (c.‑à‑d. Société de l'aide à l'enfance).

Faisant fond sur les expériences de la Saskatchewan et de l'Ontario, l'atelier a généré une discussion sur la détermination de pratiques exemplaires pour la collaboration et l'échange de renseignements, tout en respectant les règles régissant la protection des renseignements personnels, dans les nouveaux modèles interdisciplinaires de sécurité et de bien‑être des collectivités. L'atelier a réuni des représentants du gouvernement fédéral et des gouvernements provinciaux qui comprennent bien les modèles interdisciplinaires de sécurité et de bien‑être des collectivités, ainsi que ceux qui connaissent les lois provinciales en matière de protection des renseignements personnels et d'échange de renseignements.

En résumé, cet atelier a formulé une approche de développement communautaire, qui avait pour but d'avoir une conservation avec les organismes sur la meilleure façon de collaborer entre disciplines et d'échanger des renseignements personnels pertinents de façon sécuritaire et légitime afin de contribuer à réduire le risque élevé pour les particuliers et les familles.

Context

Le modèle de carrefour utilisé à Prince Albert, en Saskatchewan

En février 2011, un groupe de professionnels de Prince Albert, en Saskatchewan, a lancé le premier modèle provincial public commun de sécurité des collectivités axé sur le risque, connu sous le nom de Carrefour. Le modèle de carrefour a été adapté selon trois concepts observés à la fin de l'année 2010 par une équipe d'étude de la Saskatchewan dans le cadre de sa visite à Glasgow, en Écosse. Voici ces trois concepts :

1. Le « Concordat écossais » : un accord entre le gouvernement d'Écosse et les autorités municipales.
2. Les services de sécurité des collectivités de Glasgow : qui portent désormais le nom Community Safety Glasgow, une entreprise appartenant conjointement au conseil de ville de Glasgow et à l'autorité policière écossaise qui vise à collaborer avec les organismes et les collectivités en vue d'aborder le comportement antisocial.Note de bas de page1
3. Le carrefour opérationnel de Govanhill : un site d'essai pour l'initiative Equally Well du gouvernement écossais, dans le cadre de laquelle les services publics locaux mènent leurs activités au même endroit commun et offrent une réponse commune aux personnes qui ont besoin d'un soutien multidimensionnel.Note de bas de page2

Le modèle de carrefour a été adopté à Prince Albert, en Saskatchewan, afin de parer aux inefficiences du système actuel de soutien en silo offert par chaque organisme et chaque institution pour les personnes et les familles aux prises avec un risque extrêmement élevé de blessure. Grâce à une intervention commune interdisciplinaire, il est possible de répondre de façon efficiente et efficace aux besoins de la personne ou de la famille, ce qui réduit ainsi le niveau du risque extrêmement élevé.

Le carrefour correspond à une forme de mobilisation communautaire qui rassemble diverses ressources de services sociaux en vue de répondre aux besoins des personnes à risque élevé de la collectivité. Dans le cas de Prince Albert, les services sociaux impliqués sont le service de police de Prince Albert, la Saskatchewan Rivers Public School Division (division des écoles publiques de Saskatchewan Rivers), la Prince Albert Catholic School Division (division des écoles catholiques de Prince Albert), la Prince Albert Parkland Health Region (région sanitaire de Prince Albert Parkland), la Division « F » de la GRC, le service correctionnel de la Saskatchewan, les Saskatchewan Social Services, le service des incendies de Prince Albert et le Grand conseil de Prince Albert. Deux fois par semaine, les membres de ce groupe se réunissent afin de cerner des situations de risque extrêmement élevé (un seuil défini) et de déterminer le soutien des organismes qui pourront contribuer à abaisser le niveau de risque et à empêcher que des blessures ou des blessures supplémentaires ne se produisent.

Collecte de données

Le carrefour collecte des données qui ne permettent pas d'identifier les personnes et les familles qu'il cherche à aider, y compris une liste de facteurs de risque et des détails sur la catégorie d'âge, le sexe, l'organisme de provenance, l'organisme responsable et les organismes de soutien. Chaque situation se voit attribuer un numéro de discussion du carrefour. Ces données fournissent une analyse fondée sur des données probantes liées au risque de blessure, de même qu'aux causes profondes possibles du risque, qui se trouvent dans la collectivité.

Le centre de responsabilité, qui soutient le carrefour, est un centre de recherche et d'analyse à temps plein sur les causes profondes des problèmes sociaux et sur l'élaboration de solutions à long terme aux enjeux systémiques. Les données collectées dans le cadre des discussions du carrefour présentent une occasion extraordinaire d'obtenir des commentaires précieux sur les situations de risque extrêmement élevé et sur les tendances communautaires.

Processus

Les discussions du carrefour sur les situations de risque extrêmement élevé sont axées sur les trois concepts fondamentaux suivants :

La collaboration : la dynamique entre les professionnels en services sociaux de divers organismes qui collaborent en vue d'atteindre un but commun.

Le risque : les facteurs susceptibles d'entraîner des blessures pour une personne, une famille ou une collectivité.

Les interventions : les efforts déployés par les professionnels en services sociaux participants afin de soutenir les personnes, les familles et les collectivités, afin de réduire les risques auxquels ils pourraient être exposés.

Le carrefour définit le risque extrêmement élevé comme la présence des quatre conditions suivantes :

• intérêt important pour la collectivité;
• probabilité élevée que des blessures surviennent;
• intensité extrême des blessures;
• nature multidisciplinaire du risque extrêmement élevé de blessure.

Pour déterminer si une personne ou une famille répond au critère de risque extrêmement élevé et si la situation, en retour, exige une intervention commune par l'intermédiaire du carrefour, les organismes participants exécutent un processus de filtrage. En plus de déterminer le rôle possible du carrefour, ce processus de filtrage contribue à protéger les intérêts en matière de protection des renseignements personnels des personnes et des familles exposées à un risque élevé. L'approche des quatre filtres se présente comme suit :

Premier filtre : L'organisme de provenance détermine si le cas en est un de risque extrêmement élevé et, le cas échéant, s'il a épuisé toutes les options raisonnables pour atténuer ce risque et répondre de façon unilatérale aux besoins regroupés de la personne ou de la famille. Cette étape survient avant que la situation ne soit portée à l'attention du carrefour. Si l'organisme de provenance a épuisé toutes les options, le cas passe au deuxième filtre et il est présenté au carrefour dès que l'occasion suivante se présente.

Deuxième filtre : Les organismes de provenance présentent leurs cas et des renseignements dépersonnalisés sur les facteurs de risque de la personne ou de la famille à tous les membres présents à la table du carrefour. Les participants du carrefour déterminent ensuite si les facteurs de risque cernés placent la situation à un niveau de risque extrêmement élevé et s'il est approprié de faire une intervention commune.

Troisième filtre : Certains renseignements d'identification fondamentaux limités minutieusement (p. ex., le nom, l'adresse et la catégorie d'âge) sur la personne ou la famille sont échangés selon le principe du besoin de savoir. S'il est possible de le faire, l'organisme de provenance aura obtenu le consentement directement de la personne ou de la famille. S'il s'avère impossible d'obtenir le consentement, en raison de la nature de la situation de risque, ces renseignements limités sont présentés selon les principes de consentement implicite et de devoir de diligence (se reporter aux principes de l'Ontario exposés ci‑dessous). Ces renseignements limités sont échangés aux membres à la table du carrefour afin que les autres organismes déterminent si leur propre organisation offre déjà des services et des soutiens. Si aucun service n'est offert, les organismes déterminent leur rôle possible dans le cadre d'une intervention commune visant à réduire le niveau de risque extrêmement élevé de la personne ou de la famille. Les organismes dont les services ne sont pas requis verront leur participation s'arrêter. Si l'on constate que des services adéquats sont déjà en place ou offerts et que la table du carrefour détermine qu'une intervention commune n'est pas requise, le dossier du carrefour est fermé.

Quatrième filtre : Les organismes que le carrefour a considérés comme nécessaires dans le cadre d'une intervention commune se rencontreront séparément, après la réunion du carrefour, afin de discuter de leur intervention multidisciplinaire et de la planifier. Les politiques de gestion des cas de chaque organisme participants régissent le niveau de renseignements que chaque organisme échange avec ses partenaires du carrefour afin de planifier, d'exécuter et de suivre l'intervention et tout soutien commun continu. Aucun autre renseignement d'identification ne sera échangé à l'ensemble de la table du carrefour, mais les organismes d'intervention rendront compte des progrès et de résultats de leur première intervention d'une façon dépersonnalisée, qui utilise uniquement le numéro de situation. Les organismes en cause collaboreront en vue d'élaborer et d'exécuter une stratégie de réponse aux besoins immédiats et urgents de la personne ou de la famille dans un délai de 24 à 48 heures. Lorsque la table du carrefour est convaincue que le client a été « lié à des services » et que les « risques extrêmement élevés » ont été réduits à des niveaux gérables de façon sécuritaire, elle ferme le dossier.

L'un des défis avec lesquels les participants du modèle de carrefour de Prince Albert ont été aux prises résidaient dans les interprétations variées des organismes participants des lois en matière de protection des renseignements personnels, qui a entravé l'échange de renseignements entre organismes, en plus de freiner le processus de mobilisation communautaire. Afin de se pencher sur les obstacles à l'échange de renseignements et de régler cet enjeu, le ministère de la Justice de la Saskatchewan a dirigé une initiative visant à établir le Information Sharing Issues Working Group (ISIWG) (groupe de travail sur les enjeux liés à l'échange de renseignements). En retour, ce groupe de travail a élaboré les Interim Information Sharing Guidelines (lignes directrices intérimaires sur l'échange de renseignements), qui mettent l'accent sur l'échange de renseignements dans le cadre d'un projet de mobilisation communautaire comme le carrefour. Ces lignes directrices sont conçues afin d'aider les fournisseurs de service à comprendre leurs obligations liées à l'échange de renseignements et leurs exigences de conformité en vertu des lois actuelles sur la protection des renseignements personnels.

En novembre 2014, le commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la Saskatchewan a présenté son rapport d'enquête sur le carrefour de Prince Albert, qui comprenait un examen du processus des quatre filtres. Certaines des recommandations du commissaire mettaient l'accent sur les enjeux suivants :

• Les principes de « besoin de savoir » et de réduction au minimum des données doivent être mis en application de façon uniforme. Seuls les organismes ayant un rôle à jouer dans l'atténuation de la situation devraient conserver les dossiers, et uniquement dans la mesure requise pour répondre au besoin.
• Seuls ceux ayant un besoin de savoir devraient demeurer dans la pièce après l'échange de renseignements dépersonnalisés à l'étape du deuxième filtre. Les organismes du carrefour devraient établir un accord sur le besoin de savoir, étant donné qu'il est désormais souvent le cas que le besoin de savoir d'un organisme en particulier ne devient clairement établi qu'au troisième filtre.
• Il faudrait élaborer un formulaire ou un modèle de renvoi standard et donner une formation à cet égard; un formulaire de renvoi devrait être obligatoire pour tous les cas présentés au carrefour.
• Le consentement des clients doit être la norme; si le consentement n'est pas obtenu, les raisons invoquées pour étayer la divulgation devraient être documentées.

Le Commissariat a également recommandé que, lorsque l'examen des lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels survient à l'avenir, des modifications devraient être apportées afin de préciser les règles régissant l'échange de renseignements entre organismes, y compris une exigence pour les organismes de signer des accords écrits d'échange de renseignements lorsqu'ils prennent part à la prestation d'un programme intégré commun. Le texte complet des recommandations du commissaire se trouve à l'annexe C, de même que la réponse du ministère de la Justice de la Saskatchewan, qui accepte les recommandations.

Échange de renseignements en Ontario

En Ontario, l'échange de renseignements est essentiel à la réussite d'approches communes interdisciplinaires à l'égard de la sécurité et du bien‑être des collectivités qui sont élaborées dans des collectivités à l'échelle de la province.

Afin de soutenir ce mouvement et de promouvoir l'échange de renseignements comme composante essentielle des initiatives de prévention axées sur le risque, le Ministère de la Sécurité communautaire et des Services correctionnels de l'Ontario a collaboré avec d'autres ministères provinciaux, de même que le gouvernement fédéral, la police et des partenaires communautaires, pour élaborer le Community Safety and Well-Being Planning Framework (cadre de planification pour la sécurité et le bien‑être des collectivités).

Tout au long de l'année 2013, des employés du ministère ont visité plus de 30 collectivités de l'Ontario afin d'en apprendre sur des initiatives et des programmes prometteurs de sécurité et de bien‑être des collectivités à l'échelle locale. Ces visites ont permis de collecter des renseignements sur ce qui fonctionne bien, de cerner les défis liés à la mise en œuvre et d'évaluer les secteurs où un soutien accru du gouvernement pourrait être requis. Les conclusions issues de ces séances de mobilisation communautaire comprenaient des réussites et des défis cernés à l'échelle locale sur l'échange de renseignements, qui sont indiqués dans le livret Sécurité et bien-être dans les collectivités de l'Ontario : Livret 2 - Synthèse de voix localesqui a été présenté en novembre 2014 dans le site Web du gouvernement de l'Ontario. Ils ont également été utilisés afin d'alimenter l'élaboration du Cadre de planification pour la sécurité et le bien‑être des collectivités de l'Ontario.

Ce cadre a comme objectif de mettre la table pour la prestation de services communs et coordonnés de sécurité et de bien‑être des collectivités. Il favorise les partenariats locaux et multidisciplinaires afin de répondre à la criminalité et aux problèmes sociaux complexes de façon viable. Faisant fond sur les forces des collectivités de l'Ontario, le cadre insiste sur le besoin d'accroître les efforts pour créer un environnement qui soutient une collaboration utile, l'échange de renseignements et d'expertise, de même que la mise en œuvre et l'évaluation de programmes axés sur les résultats.

Le cadre cerne quatre zones fondamentales à la planification globale de la sécurité et du bien‑être des collectivités, soit le développement social, la prévention, l'atténuation du risque et la gestion des urgences. Les trois premières zones sont toutes de nature préventive et se concentrent à aborder les précurseurs et les conditions préalables qui entraînent le risque, à empêcher les risques prévalents et continus dans les collectivités et en atténuant le risque extrême de blessure ou la victimisation de personnes en particulier. En comparaison, la zone de gestion des urgences est dominée par l'exécution de la loi en plus d'être réactive plutôt que préventive. Même si ces quatre zones sont essentielles à la planification efficace visant à accroître la sécurité et le bien‑être des collectivités, l'accent que met le cadre sur les stratégies de prévention reconnaît qu'en déployant de plus grands efforts pour prévenir la criminalité et les blessures, on peut ultimement réduire le besoin de gestion des urgences.

La réorientation des ressources et des efforts actuels est également cruciale à la réussite du cadre, en ce qui concerne la stratégie et l'incidence. Les trois principaux points de mire du cadre sont la collaboration, l'échange de renseignements et la mesure du rendement. Dans chacune des zones du cadre, il est nécessaire de planifier pour cerner les entités qui doivent collaborer, les renseignements qu'ils doivent échanger afin de collaborer et les résultats qu'ils tentent d'atteindre.

Tables de situation

Le modèle de carrefour de la Saskatchewan constitue un exemple d'approche d'intervention à l'égard du risque en cours dans certaines collectivités de l'Ontario. Le modèle de carrefour est devenu un stimulant pour le Groupe de travail de l'Ontario sur la sécurité communautaire commune et axée sur le risque, un partenariat commun regroupant divers services de police de l'Ontario et leurs partenaires communautaires qui a pour but d'élaborer et de mettre en œuvre des initiatives locales de sécurité et de bien‑être des collectivités axées sur le risque. Le groupe de travail de l'Ontario a choisi de renommer le modèle de table du carrefour de la Saskatchewan la « Table de situation », afin de la différencier d'autres mécanismes de services regroupés existants déjà en Ontario sous l'étiquette de « carrefour », mais qui ne sont pas liés aux efforts d'intervention communautaire à l'égard du risque.

À l'instar du carrefour de la Saskatchewan, la Table de situation de l'Ontario a comme but d'aborder les enjeux de sécurité et de bien‑être des collectivités évalués par de multiples organismes et qui correspondent à la définition de risque extrêmement élevé. La Table de situation cherche à élaborer des stratégies fondées sur des données probantes pour résoudre ce genre d'enjeux le plus rapidement possible, habituellement dans un délai de 24 à 48 heures.

Tous les membres de la Table de situation doivent se conformer à des principes de protection des renseignements personnels et certains organismes exigent à leurs membres de signer un protocole d'entente qui expose ces principes.

La Table de situation a mis en place des accords de confidentialité pour tous ses membres, ainsi que pour les représentants d'autres organismes qui pourraient demander à assister aux réunions à des fins d'apprentissage et d'évaluation de leur adéquation organisationnelle.

Échange de renseignements

L'un des premiers obstacles avec lesquels les tables de situation de l'Ontario ont été aux prises concernait la capacité d'échanger des renseignements confidentiels sur des personnes entre organismes participants. Une étude menée par plusieurs organismesNote de bas de page3 qui se penchait sur les lois provinciales et fédérales de l'Ontario a conclu que la plupart des lois provinciales régissant la protection des renseignements personnels et l'échange de renseignements reconnaissaient que l'échange de tels renseignements était crucial dans certaines circonstances (c.‑à‑d. la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, la Loi sur l'accès à l'information municipal et la protection de la vie privée et la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé). Les tables de situation de l'Ontario ont toutefois entravé par inadvertance la pratique d'échange de tels renseignements confidentiels entre organismes participants.

Afin d'aborder l'hypothèse selon laquelle de tels renseignements ne peuvent être échangés, le gouvernement de l'Ontario a préparé le document Guide to Information Sharing Practices in Ontario (guide sur les pratiques d'échange de renseignements en Ontario), qui offre une orientation sur l'échange de renseignements à trois niveaux distincts.Note de bas de page4 Le premier niveau d'orientation liée à l'échange de renseignements dans le cadre des tables de situation a trait, en termes généraux, à l'échange de renseignements, dans les intérêts de la sécurité et du bien‑être des collectivités. Il a mené à l'élaboration des huit principes d'encadrement suivants :

• n'entraîne aucun préjudice, en ce sens où les spécialistes doivent continuellement mener leurs activités au meilleur de leur capacité, de façons à avoir une plus grande incidence positive que négative sur ceux dont la protection des renseignements personnels pourrait être touchée;
• un devoir de diligence pour les fonctionnaires collaborant avec les services sociaux, qui doivent assumer un niveau élevé de responsabilité professionnelle pour protéger les personnes et les collectivités du danger;
• la discipline professionnelle (c.‑à‑d. le processus progressif des quatre filtres) au moment de prendre des décisions en vue d'échanger des renseignements personnels;
• une fin uniforme, de sorte que les renseignements personnels sont uniquement échangés à des fins qu'il peut être raisonnable de considérer comme conformes au rôle du détenteur des renseignements;
• le consentement ou le consentement implicite, en reconnaissant que le consentement constitue la façon la meilleure et la plus fiable d'échanger des renseignements personnels sur le sujet et qu'un écart potentiel de diligence ou un danger pour une personne ou pour la sécurité des collectivités peut constituer un motif valable de divulguer des renseignements en vertu du principe de consentement implicite;
• Il n'est ni possible, ni approprié d'avoir des règles précises, étant donné qu'il est impossible d'établir des déterminations définitives sur l'échange ou la retenue de renseignements et qu'un consensus entre experts peut fournir le cadre requis pour aider à naviguer entre les nombreuses conditions législatives et réglementaires établies à ces fins;
• les professionnels doivent faire preuve de diligence raisonnable au moment d'établir ces déterminations souvent difficiles selon une multitude de points à considérer sur la situation;
• il peut y avoir des occasions prescrites par la loi de préciser le langage dans le domaine de l'échange de renseignements.Note de bas de page5

Le deuxième niveau du guide d'interprétation présente une orientation pour les décideurs et les gestionnaires de données sur l'échange de renseignements et de données à l'échelle de systèmes. L'analyse des données fondées sur le risque collectées dans le cadre des tables de situation peut donner lieu à des améliorations durables pour les collectivités de l'Ontario, puisque ces renseignements orienteront la planification et l'établissement des priorités pour les organismes participants.

Les décisions et les investissements futurs devraient être alimentés par des données fondées sur des preuves liées à la santé et à la sécurité des collectivités, des familles et des personnes. À titre d'exemple, notons les données qui font un suivi des demandes les plus importantes placées sur les services de police, les services correctionnels et les tribunaux, de même que celles des secteurs de la santé et de la toxicomanie. L'analyse de données intégrées sur la santé, les services sociaux, l'éducation et la justice pénale contribuera à cerner et à planifier des tendances de risque prévisibles aux niveaux local, régional et provincial.

Le changement de culture doit également jouer un rôle de premier plan dans la progression des avancées liées à l'échange de renseignements entre organismes de services sociaux. Les diverses composantes du système de services sociaux ont une tradition de longue date de ne pas échanger leurs données sur les tendances avec d'autres composantes de ce dernier. Les hypothèses prédominantes sur le besoin de protéger des données pour des motifs de protection des renseignements personnels ont contribué grandement à renforcer et à justifier de telles positions. L'initiative Gouvernement ouvert de l'Ontario pourrait toutefois changer cette situation, étant donné que la politique en appelle à la publication ouverte de tous les documents du gouvernement, à moins que des arguments solides soient invoqués selon lesquels les données devraient demeurer protégées et non publiées.

Le troisième niveau touche l'orientation particulière pour les spécialistes dans le cadre des tables de situation communes et fondées sur le risque. À ces tables, des spécialistes d'un éventail de secteurs de services sociaux cernent des cas exigeant une intervention commune de plusieurs organismes et élaborent des plans pour ce genre d'intervention en vue de réduire les situations de risque élevé susceptibles de porter atteinte à des personnes, des familles ou des collectivités si non surveillées. Le risque extrêmement élevé correspond au seuil pour déterminer l'essentiel des conversations aux tables de situation. L'approche des quatre filtres de Prince Albert, en Saskatchewan, correspond au modèle recommandé devant être adopté par les tables à des fins d'échange de renseignements, puisqu'il permettra de faire ce qui suit :

• faire en sorte que seules les situations de risque extrêmement élevé feront l'objet de discussions;
• réduire au minimum les renseignements personnels d'identification divulgués à la table;
• restreindre le nombre d'organismes auxquels les renseignements sont divulgués;
• limiter la consignation de renseignements d'identification et veiller à ce qu'aucun renseignement d'identification ne soit consigné dans les registres centraux de la table de situation.

À l'instar de l'approche des quatre filtres utilisée par le carrefour de la Saskatchewan, le gouvernement de l'Ontario a élaboré le document An Interpretive Guide to Information Sharing Practices in Ontario, conçu afin d'orienter les tables de situation de l'Ontario dans leurs pratiques d'échange de renseignements et de soutenir la collaboration générale entre organismes.

Sommaire des présentations et des discussions

Jour 1

Ouverture et allocution de bienvenue

Norm Taylor, conseiller principal aux sous‑ministres responsables des services de police des gouvernements de la Saskatchewan et de l'Ontario

L'animateur de la séance, Norm Taylor, a accueilli tous les participants et a amorcé la séance de discussions en indiquant qu'il y a de nouveaux modèles de sécurité et de bien‑être des collectivités où des organismes se réunissent afin d'échanger des renseignements de façon sécuritaire et légitime. Une culture de collaboration naît lorsque tous les organismes communautaires collaborent en vue d'aborder des situations axées sur les risques qui touchent des personnes ou des familles. La collaboration entre plusieurs organismes a pris diverses formes à l'échelle du pays, mais présente certains points communs fondamentaux : en Saskatchewan et en Alberta, on utilise des carrefours; en Ontario, ce sont les tables de situation. M. Taylor croit que toutes les provinces et que de nombreuses collectivités peuvent en tirer parti en recourant à l'un de ces modèles communs de sécurité et de bien‑être des collectivités, surtout dans la mesure où ils portent sur l'échange de renseignements en vue de faciliter des interventions coordonnées entre plusieurs organismes. L'avantage le plus important lié à cette réponse coordonnée et communautaire au risque réside dans le rendement à long terme du capital investi issu de la lutte contre le risque par l'intermédiaire de mesures appropriées, comme le counselling et le soutien au logement, plutôt que dans le recours exclusif à l'application de la loi et au système de justice pénale.

Mise en contexte

Groupe d'experts

Mark Potter, directeur général, Direction générale des politiques en matière de police, Sécurité publique Canada

M. Potter a souligné les nombreuses forces des modèles proactifs intégrés de sécurité et de bien‑être des collectivités, qu'il a situés dans le contexte historique et l'évolution des services de police et des principes et approches en matière de sécurité des collectivités. De tels modèles se fondent dans une stratégie de base dans le cadre de laquelle des organismes communautaires collaborent et échangent des renseignements en vue d'orienter efficacement toutes les ressources disponibles et d'aider ceux dans le besoin. Au fil des ans, ces modèles font la promotion de la cohésion sociale, cernent les causes du crime et peuvent contribuer à placer des personnes, des familles et des collectivités sur des trajectoires de développement social positif. La mobilisation de partenaires à l'égard de ces modèles est la clé de cette réussite, tout comme l'est le besoin de soutien communautaire, provincial et national continu. M. Potter a insisté sur le besoin d'avoir des recherches solides et fondées sur des preuves en vue d'alimenter ces modèles et de réaliser des économies dans les nouveaux systèmes des partenaires qu'ils créent. Il a également noté que cette approche pour aborder le risque dans nos collectivités constitue un élément fondamental du programme commun sur les paramètres économiques des services de police et la sécurité des collectivités de Sécurité publique Canada, en particulier le deuxième pilier de cette stratégie, qui soutient l'élargissement de nouveaux modèles de sécurité des collectivités à l'échelle du Canada. Il a souligné le vaste soutien des gouvernements et de la communauté des services de police à l'égard de l'évaluation, de l'élaboration et de l'élargissement continus de tels modèles et a remercié la Saskatchewan et l'Ontario pour leur leadership dans ce domaine.

Dale McFee, sous-ministre, Services correctionnels et de police, gouvernement de la Saskatchewan

Le sous‑ministre McFee a parlé de l'échange de renseignements personnels dans le meilleur intérêt du client. Il a souligné que les avantages liés à l'échange de renseignements entre organismes communautaires et professionnels se constatent dans les résultats fondés sur des éléments probants.

Le sous‑ministre McFee a indiqué que l'approche des quatre filtres des carrefours de la Saskatchewan s'insère bien dans les lois régissant la protection des renseignements personnels. Les organismes se rencontrent deux fois par semaine, pendant environ 90 minutes, et abordent uniquement les cas considérés comme un « risque extrêmement élevé ». Ils collaborent sur des interventions de suivi, dans le cadre desquelles ils tentent de relier les clients avec les services sociaux appropriés afin de réduire leur risque extrêmement élevé. Même s'il est possible que le fait de relier une personne à des services n'élimine pas le risque associé à cette dernière, il peut être réduit d'une crise exigeant un soutien immédiat et intense à un niveau pouvant être géré grâce aux soutiens continus de services sociaux. Les organismes responsables rendront compte au carrefour de la réussite du client à la suite du renvoi d'un client à ces organismes de services sociaux à des fins d'intervention. L'organisme responsable n'échangera que des données rendues anonymes sur le client et n'indiquera pas le nom du client et aucun renseignement personnel.

Les données collectées à la suite de la mise en œuvre d'interventions communes et coordonnées indiquent une réduction du risque individuel et communautaire qu'une intervention menée par un seul organisme ne réussit pas à atteindre. Parmi les avantages à long terme liés à l'adoption d'une approche intégrée et commune, notons la réduction de la demande de ressources communautaires et financières requises pour soutenir les personnes dans un état de risque extrêmement élevé ou de crise. Étant donné que l'offre de ressources communautaires et financières ne suffira jamais à répondre à la demande d'intervention en cas de crise, les interventions qui abordent des facteurs de risque complexes visent également à réduire les demandes dans toutes les composantes du système. Le sous‑ministre McFee est d'avis que les lois sur la protection des renseignements personnels qui permettent l'échange de renseignements entre organismes de services communautaires sont conçues afin de compléter les lois qui exigent aux services sociaux d'aider ceux dans le besoin et dans un danger de blessure imminent. Il a indiqué qu'il n'est pas nécessaire d'adopter de nouvelles lois.

Du même coup, le sous‑ministre McFee a insisté sur le besoin d'apporter de la rigueur et de la discipline à l'échange de renseignements. Cela comprend l'offre de formation à l'intention des organismes qui échangent des renseignements, afin que tous le fassent de façon uniforme et dans les limites de la loi. Son message général sur l'élaboration de pratiques d'échange de renseignements se résumait à « tenir les choses au plus simple, tout simplement ».
Le sous‑ministre McFee a indiqué qu'il est crucial d'acquérir de bonnes données afin d'obtenir des résultats fondés sur des données probantes afin de déterminer les points chauds dans les collectivités. À la lumière du spectre des facteurs de santé, de bien‑être, de prospérité et criminogènes, la détermination des points chauds déterminerait les concentrations de personnes à risques et insuffisamment desservies, de même que les endroits particuliers d'une collectivité.

Matthew Torigian, sous‑ministre de la Sécurité communautaire, gouvernement de l'Ontario

Le sous‑ministre Torigian a commencé en affirmant que cette séance de dialogue porte sur l'échange de renseignements, le leadership et le besoin de transformer la prestation de services afin de promouvoir la sécurité et le bien‑être des collectivités de l'Ontario. Les interventions communes devraient constituer la façon de faire des affaires et non le fondement d'un nouveau programme ou d'une nouvelle stratégie. Les initiatives fondées sur le risque entre plusieurs organismes et plusieurs secteurs élaborées partout en Ontario permettront à divers organismes communautaires de collaborer en échangeant des renseignements de façons qui améliorent la sécurité et le bien‑être des collectivités. Cette mobilisation communautaire a pour but d'abattre les obstacles et de faire échanger les personnes entre elles en vue d'accroître la prestation de services et les résultats pour les Ontariens.

La clé de la réussite pour ces modèles d'intervention multidisciplinaire réside dans la gouvernance et la surveillance. Il faut utiliser les ressources avec efficience afin de répondre à la demande de services et répondre aux besoins des personnes et des collectivités à risque afin de réduire les interventions d'urgence et de les remplacer par des interventions appropriées axées sur la prévention. Le sous‑ministre Torigian a insisté sur le fait que nous excellons dans la réponse aux incidents, mais qu'il faut nous concentrer davantage à reconnaître et à aborder l'éventail de facteurs de risques qui mènent souvent à un incident. Le fait de gérer ces facteurs avant qu'ils ne s'intensifient et ne deviennent des incidents nous permet de prévenir le crime, de prévenir les blessures et de placer les personnes et les collectivités sur la voie de la réussite. Nous devons adopter une culture de collaboration, où les renseignements sont échangés de façon professionnelle et disciplinée afin d'offrir des services de façon plus efficiente et efficace et d'améliorer les vies des gens que nous desservons. Il faut que tous les organismes communautaires participent afin de garantir la sécurité et le bien‑être des collectivités.

Le sous‑ministre Torigian a exposé les cinq principes qui devraient être utilisés, selon le Ministère de la Sécurité communautaire et des Services correctionnels de l'Ontario, en vue d'orienter les initiatives communes de sécurité et de bien‑être des collectivités dans les collectivités de l'Ontario, qui sont les suivants :

1. Engagement au niveau le plus élevé – la planification de la sécurité et du bien‑être des collectivités est une initiative à l'échelle de la collectivité qui exige un dévouement et des commentaires de tous les organismes, toutes les organisations, tous les groupes et tous les citoyens. Le leadership à l'échelon supérieur permettra de veiller à la présence des bonnes personnes à la table.
2. La collaboration – aucun organisme n'est propriétaire de l'exercice de planification. Un plan n'est aussi efficace que les partenariats et la collaboration entre les participants.
3. Des plans axés sur le risque – Afin de réduire le risque que les données indiquent comme le plus prévalent dans la collectivité afin de veiller à l'utilisation la plus stratégique des ressources.
4. Fondé sur les actifs – il est important de planifier selon les forces, la capacité et les ressources déjà présentes dans la collectivité. Ce principe reconnaît que les partenaires locaux possèdent déjà les connaissances et l'expérience pour discerner ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
5. Résultats mesurables – il ne convient plus que de ne mesurer que ce qui est accompli dans une collectivité; il est impératif de mesurer l'incidence de ce qui est fait.

Groupe de spécialistes

Norm Taylor, animateur

M. Taylor a commencé par l'examen de ce que signifie une approche fondée sur le risque. Il a souligné que nous excellons à recourir à des mesures réactives, axées sur les incidents, afin de répondre à ces derniers, mais qu'il est souvent trop tard pour répondre à l'incident efficacement, encore moins les enjeux complexes qui y ont mené. Une approche axée sur le risque aborde en temps réel les conditions reconnues qui ont placé des personnes, des familles ou des voisinages dans une situation de risque de blessure imminent, de troubles et de démêlées avec la justice. Cette approche préventive nous permet d'aborder les enjeux avant qu'ils ne deviennent des crises, ce qui évite les réponses fondées sur des incidents. M. Taylor a présenté les panélistes, qui, a‑t‑il souligné, font partie des plus grands experts dans ce domaine au Canada et dont les connaissances des modèles multidisciplinaires de sécurité et de bien‑être des collectivités tiennent compte des politiques et de la pratique.

Dale Tesarowski, avocat principal de la Couronne, ministère de la Justice, gouvernement de la Saskatchewan

En 2011, le Comité mixte des politiques de la Saskatchewan, en collaboration avec la stratégie Établir des partenariats pour réduire la criminalité et d'autres forums, a cerné le besoin d'examiner l'échange de renseignements, surtout en ce qui concerne les réponses pangouvernementales aux enjeux touchant les enfants, les jeunes et les familles. L'échange de renseignements a été cerné comme un enjeu clé, surtout les obstacles (réels ou perçus) qui empêchent les fournisseurs de services sociaux d'atteindre leurs buts, y compris leur capacité à aborder de façon efficace le risque dans nos collectivités.

Le Comité mixte des politiques a déterminé le besoin d'élaborer des principes directeurs afin de régir les pratiques d'échange de renseignements entre organismes. Le Comité a également cerné le besoin d'évaluer l'équilibre approprié entre l'échange de renseignements personnels et la protection de ces derniers. Afin de travailler de façon efficace entre disciplines ou organismes et de mieux servir, les enfants, les jeunes et les familles, il faut avoir un accès approprié aux renseignements personnels.

Par conséquent, le Comité mixte des politiques a décidé de mettre sur pied un groupe de travail interministériel, connu sous le nom Information Sharing Issues Working Group (ISIWG) (groupe de travail sur les enjeux liés à l'échange de renseignements), dont font partie les Services correctionnels et de police et les ministères de la Justice, de la Santé, des Services sociaux et de l'Éducation. Présidé par le ministère de la Justice de la Saskatchewan, l'ISIWG a d'abord élaboré des principes, des processus et un plan pour progresser au moyen d'exemples de cas comme la mobilisation communautaire de Prince Albert (également connue sous le nom de Carrefour de Prince Albert) afin de cerner les obstacles et les approches potentielles pour les résoudre.

Depuis, l'ISIWG a mené une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour le Carrefour de Prince Albert, que le Commissariat à la protection des renseignements personnels a utilisé dans le cadre d'un examen de ce programme.

L'ISIWG a également élaboré des lignes directrices intérimaires sur l'échange de renseignements dans des situations de services intégrés, préparé une ébauche d'accord sur l'échange de renseignements et un modèle de renvoi standard à utiliser dans le contexte du Carrefour, donné une formation aux partenaires du Carrefour et contribué à rédiger le règlement qui orientera de futures situations d'échange de renseignements.

L'ISIWG a reconnu très tôt qu'il existait un pouvoir législatif en Saskatchewan pour permettre l'échange approprié de renseignements entre les parties au niveau du Carrefour pour aborder toutes les situations ou presque. M. Tesarowski a toutefois recommandé aux autres provinces qu'advenant le cas où des lois devaient être modifiées, elles devraient prévoir le pouvoir législatif express pour l'échange de renseignements approprié dans le contexte de la prestation intégrée de service.

La principale raison à l'élaboration des lignes directrices sur l'échange de renseignements par l'ISIWG résidait dans la garantie d'une prestation de service appropriée, commune et globale dans un environnement communautaire. Ces lignes directrices visent à offrir des renseignements sur les règles régissant la protection des renseignements personnels, à soutenir une approche intégrée en matière de prestation de service qui aborde le niveau de risque extrêmement élevé en renforçant la capacité d'échange de renseignements, à permettre la mobilisation efficace de soutiens et de services et à empêcher l'échange superflu de renseignements personnels lorsque les lois ou les politiques ne l'appuieraient pas.

L'ISIWG a proposé, dans ces lignes directrices, l'approche des quatre filtres pour échanger des renseignements entre fournisseurs de service afin de veiller à ce que ces parties respectent les attentes en matière de protection des renseignements personnels. Les filtres ont les objectifs suivants :

• faire en sorte que seules les situations de risque extrêmement élevé où l'aide de plusieurs organismes est requise fassent l'objet de discussions entre organismes;
• réduire au minimum les renseignements d'identification personnels et de santé divulgués en présentant des faits en bref et une catégorie d'âge (plutôt qu'un âge en particulier);
• restreindre le nombre d'organismes auxquels des renseignements personnels sont divulguées lorsque l'on a établi les organismes qui devraient prendre part;
• limiter la consignation de renseignements d'identification (c.‑à‑d. seuls les organismes ayant un rôle à jouer dans la prestation commune de service sont exposés aux renseignements d'identification et peuvent les consigner dans leurs propres dossiers, et aucun renseignement d'identification n'est consigné dans les registres centraux du Carrefour).

Scott McKean, gestionnaire, Développement communautaire, ville de Toronto

M. McKean a parlé de l'invitation qu'il a reçue du Service de police de Toronto afin de visiter le Carrefour de Prince Albert, qui l'a impressionné, et il a fait l'éloge des intérêts de la ville de Toronto à l'égard de ce que la ville de Glasgow, en Écosse, accomplissait dans le cadre des services de sécurité des collectivités de Glasgow et du carrefour opérationnel de Govanhill. Après cette visite, le Service de police de Toronto, la ville de Toronto et Centraide Toronto ont conçu FOCUS Rexdale, une table de situation qui complète des stratégies actuelles pour lutter contre le crime et les troubles à Toronto. M. McKean a indiqué que la croyance répandue selon laquelle les lois régissant la protection des renseignements personnels ne permettent pas d'échanger des renseignements personnels entre organismes de services sociaux en aucun cas a donné lieu à la peur et à un malentendu sur la question. Plutôt que d'élaborer un accord juridique entre les partenaires de l'initiative FOCUS Rexdale, Centraide Toronto a recouru aux services d'un avocat, qui a collaboré avec un représentant légal de la ville de Toronto afin d'élaborer un cadre semblable aux processus des quatre filtres de la Saskatchewan. Une formation a été offerte sur le protocole d'échange de renseignements de Toronto et, afin de s'assurer que les situations étaient présentées conformément au protocole, FOCUS Rexdale a également élaboré un modèle de renvoi que les partenaires doivent utiliser pour renvoyer des situations de leur propre organisme à la table de situation.

Les organismes ont commencé à se sentir plus à l'aise de collaborer, ce qui a eu un effet d'entraînement sur l'échange de renseignements entre participants, qui a augmenté. Afin de veiller au respect du protocole sur l'échange de renseignements, FOCUS Rexdale a invité un représentant légal de la ville de Toronto à vérifier le processus.

Le Commissariat à la protection des renseignements personnels de l'Ontario a affirmé que si l'échange se fait correctement, il n'y a aucune restriction à échanger des renseignements personnels. Il ne s'agit pas d'une question d'équilibre entre l'échange de renseignements et la protection des renseignements personnels. Lorsque la loi le permet, il est possible d'échanger des renseignements à des organismes de soins de santé sans l'obtention d'un consentement explicite, conformément à l'article 40.1-3 de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé.

Bill Davidson, directeur exécutif, Langs

M. Davidson et ses partenaires communautaires ont regroupé 20 organismes de santé et de services sociaux dans une installation unique polyvalente, où ils ont plus récemment établi une Table de connectivité (carrefour) à Cambridge, en Ontario en 2013. En moins d'un an, 16 organismes ont abordé 97 situations de risque élevé à la Table de connectivité. Cette table est devenue un modèle en matière de réforme de système, puisqu'il fallait se pencher sur les clients de façon plus globale et faire passer leurs besoins et ceux de la collectivité en premier.

À la table de connectivité, le modèle des quatre filtres est utilisé afin de s'assurer que les renseignements sont échangés correctement. La table de connectivité comprend des agents de protection des renseignements personnels que chaque organisme participant a nommé et embauché afin de veiller à la conformité. À l'instar du Carrefour et des tables de situation, la Table de connectivité collecte des données rendues anonymes sur les clients qu'elle sert. M. Davidson a souligné l'importance de déterminer ce qu'il fait faire avec les données collectées.

Il a également souligné le besoin de mobiliser les clients tôt afin d'aborder tout facteur de leurs vies qui les placent à risque avant que leurs situations ne deviennent urgentes. Il faut intégrer des facteurs de protection dans le modèle. Le système doit également prévoir un dossier intégré pour les clients, de sorte qu'ils n'aient pas à répéter chaque fois leur histoire à différents organismes.

Rae Gallivan, directrice exécutive, Strategic Engagement Branch (direction de la mobilisation stratégique), ministère de la Justice de la Saskatchewan

Le modèle de carrefour a été mis en œuvre dans de nombreuses collectivités en Saskatchewan à la suite de l'exemple de Prince Albert, au départ avec des approches différentes. Toutefois, deux éléments communs du carrefour sont en place partout : l'approche des quatre filtres pour l'échange de renseignements et un consensus local sur la définition de niveau de risque extrêmement élevé.

Le Bureau de Mme Gallivan est depuis devenu responsable de la fidélité au programme et collabore avec des tables de carrefour afin d'atteindre un consensus sur la définition de risque extrêmement élevé et de veiller à la compétence des tables au moment de mettre en application le modèle des quatre filtres. Des tables de carrefour à l'échelle de la Saskatchewan font maintenant preuve de discipline et de rigueur au moment de se conformer à l'approche des quatre filtres. En ce qui concerne la durabilité, des situations où la même question ne cesse de survenir indiquent le besoin d'améliorer les résultats pour le client, par la mise en œuvre d'un système plus efficient. La détermination de questions récurrentes a mené la province à faire progresser l'établissement d'un plus grand nombre de centres de responsabilité afin de poursuivre le travail multisectoriel vers un changement systémique et des applications plus vastes de l'analyse prédictive.

Brent Kalinowski, gestionnaire de projet, Community Mobilization North Bay (CMNB) (Mobilisation communautaire de North Bay), Ontario

M. Kalinowski a indiqué qu'au moment où les discussions ont commencé à North Bay sur la mise en œuvre d'un modèle de carrefour, les participants ont d'abord affiché un malaise à l'égard du changement et se sont dits préoccupés par les obstacles en matière de protection des renseignements personnels à l'échange de ces renseignements. Il y avait toutefois une volonté, dès le départ, de passer au recours à l'approche des quatre filtres mise en œuvre en Saskatchewan afin de permettre une meilleure collaboration.

Le processus de mise en œuvre de l'approche des quatre filtres à North Bay a mis au jour certaines lacunes liées aux pratiques de communications et aux connaissances sur les activités du carrefour. La première lacune cernée était le manque de communication entre les organismes participant aux réunions du carrefour et son incidence sur les personnes à risque. Le fait de cerner cette lacune a poussé les organismes à établir plus souvent des liens à l'extérieur des réunions de la table du Carrefour. Le processus axé sur le risque a également mis en lumière une lacune liée à l'effectif à l'Association canadienne pour la santé mentale, ce qui a poussé l'organisme à pourvoir à un nouveau poste pour contribuer à ce travail novateur. De nombreuses discussions au Carrefour ont exposé des idées fausses flagrantes sur les communications dans le Carrefour, ce qui a poussé certains intervenants de CMNB à examiner des politiques et à éduquer de nouveau le personnel.

Les résultats positifs issus de cette collaboration pour les personnes et les familles ont témoigné de l'importance et de la valeur du modèle de carrefour. À mesure que les participants du Carrefour continuaient de se rencontrer, les organismes ont apporté des changements aux processus de communication et ont été en mesure de prouver la réussite, ce qui a contribué à abaisser les niveaux initiaux de malaise. Il faut atteindre un consensus entre professionnels au Carrefour afin de déterminer le seuil pour échanger des renseignements sur une personne, peu importe la définition de ce qui constitue un « risque élevé ».

Discussion

Les autres discussions ont porté sur le besoin de faire preuve de discipline et d'offrir de la formation afin de répondre aux préoccupations liées à la protection des renseignements personnels. La discipline et la rigueur sont de mise pour respecter les règles et offrir une formation sur ces dernières. Le risque extrêmement élevé correspond au seuil ou au déclencheur de l'échange de renseignements personnels limités; il faut donc posséder un processus clair et convenu pour y arriver, grâce à l'utilisation de modèles de renvoi standard, du processus des quatre filtres et des accords d'échange de renseignements.

Tous s'entendaient sur le fait de consulter les commissariats à la protection des renseignements personnels et de les faire participer aux discussions entourant la protection des renseignements personnels et l'échange de renseignements dans le contexte de modèles interdisciplinaires de sécurité et de bien‑être des collectivités, comme le Carrefour ou la Table de situation. Les enquêtes sur la protection des renseignements personnels ne visent pas à être punitives. Leurs constatations et leurs recommandations nous aident à apprendre des erreurs passées afin de nous assurer qu'elles ne se reproduisent pas.

Même si ni le gouvernement de l'Ontario, ni celui de la Saskatchewan n'ont cru qu'il était nécessaire d'apporter des modifications législatives pour leur compétence afin d'aller de l'avant avec l'échange de renseignements dans ces modèles interdisciplinaires de sécurité et de bien‑être des collectivités, les deux provinces aimeraient obtenir un pouvoir législatif explicite pour l'échange approprié de renseignements dans ce contexte. Néanmoins, tous s'entendaient sur le fait que les lois régissant la protection des renseignements personnels ne sont pas des obstacles à l'échange de renseignements, à condition de respecter les règles. Il peut demeurer des obstacles à l'échange de renseignements en ce qui concerne les cultures organisationnelles ou le besoin d'offrir une formation adéquate, mais les lois régissant la protection des renseignements personnels permettent l'échange de renseignements dans des circonstances particulières. Dans certaines administrations, les lois sur la protection des renseignements personnels ont été rédigées afin de favoriser une approche en silos quant à l'hébergement de renseignements personnels; il est donc possible qu'elles soient dépassées. Tous ont convenu que, lorsqu'une occasion se présente, l'examen des lois sur la protection des renseignements personnels possède des avantages.

Les participants à l'atelier ont également discuté des bases de données axées sur les risques. La Saskatchewan a mis sur pied une base de données de suivi du risque, qu'elle a échangé avec l'Ontario, qui a maintenant un projet de validation de principe en cours. Les bases de données de suivi du risque de la Saskatchewan et de l'Ontario offrent de l'information sur le niveau de risque vécu aux niveaux communautaire et provincial et donnent lieu à de nouvelles sources de planification de données. Les bases de données cernent les fréquences et les priorités les plus élevées, dans la mesure où elles portent sur des facteurs de risques regroupés et des groupes d'âge particuliers. Elles peuvent également faire un suivi des interventions réussies dans la réduction des facteurs de risque, y compris les troubles de santé mentale, la toxicomanie, les problèmes familiaux et d'autres facteurs propres aux groupes d'âge les plus touchés.

Les données des bases de données de suivi du risque alimentent les stratégies visant à résoudre les problèmes de longue date avec lesquels une collectivité ou une province en particulier est aux prises. On permet ainsi d'orienter les ressources vers les secteurs où elles sont le plus requises, ce qui comporte un processus d'amélioration continue. L'harmonisation des ressources appropriées afin d'aborder les facteurs de risque se réalise plus efficacement lorsqu'il est possible de cerner des schémas de risque, surtout dans les cas de « risque extrêmement élevé ». Grâce à l'identification de ces schémas, on peut investir des ressources en vue d'atténuer ces risques et empêcher d'autres personnes d'en arriver à un niveau de risque extrêmement élevé.

Ces renseignements sont importants pour les collectivités, puisqu'ils permettent de réorienter des ressources afin de changer les choses d'une façon qui répond aux tendances d'offre et de demande. Les facteurs de risque sont un processus évolutif et c'est pourquoi il faut avoir de bonnes données – ces données doivent toutefois être rendues anonymes. Lorsqu'un profil communautaire se dégage, d'autres organismes peuvent rapidement jouer un rôle et on peut ainsi accélérer les interventions. Par l'intermédiaire des carrefours ou des tables de situations, la participation des organismes de services sociaux pertinents permet d'offrir un éventail de réponses pouvant, dans l'idéal, être offertes avant qu'une réponse à un incident ne devienne nécessaire, ce qui implique souvent une arrestation par la police ou un appel de service.

Les carrefours sont considérés comme des approches plus efficaces et plus rentables pour aborder le risque extrêmement élevé dans nos collectivités, par rapport aux approches d'application de la loi et de justice pénale. Toutefois, afin que les carrefours fonctionnent, les organismes de services sociaux participants doivent échanger des renseignements. En outre, il faut posséder une méthodologie pour extraire les données sur les niveaux de risque communautaire, ainsi que des modèles communs de planification communautaires; tous deux contribueront à garantir l'offre de services appropriés afin d'aborder les risques cernés avant que les personnes, les familles ou les collectivités atteignent un niveau de risque exigeant une intervention plus invasive.

Les participants ont tous exprimé le besoin de posséder des outils leur permettant de mettre sur pied leur propre carrefour ou table de situation, y compris des manuels, des modèles, des lignes directrices et une formation. Les participants se sont dits, en général, frustrés par le fait que des organismes se servent de la question de la protection des renseignements personnels comme excuse pour éviter la collaboration. Ceux qui préfèrent travailler seuls plutôt que de collaborer avec d'autres organismes nuisent aux efforts déployés par les fournisseurs de services afin d'aborder de façon efficace le risque de blessure d'une personne ou d'une famille. Les participants ont souligné que nous ne devrions pas nous attarder au coût de l'échange, mais plutôt à celui de ne pas échanger, puisqu'il peut mettre en péril le bien‑être de ceux à risque.

Jour 2

Vue d'ensemble des résultats de la première journée

Les discussions de la deuxième journées ont été animées par Barry Zehr surintendant à la Direction des relations extérieures du gouvernement de l'Ontario et elles faisaient fond sur les résultats de la première journée. On a mis l'accent sur les pratiques exemplaires pouvant être mises en application à l'échelle nationale afin d'échanger des renseignements personnels sur un client entre organismes participant à des modèles interdisciplinaires de sécurité et de bien‑être des collectivité, dans le respect du droit à la protection des renseignements personnels de ce dernier. Les participants ont tous convenu que ces modèles peuvent fonctionner à même les lois actuelles sur la protection des renseignements personnels qui permettent l'échange de renseignements personnels, à condition d'adopter une approche disciplinée et de respecter les règles sur la protection des renseignements personnels.

Discussion

Nous avons entendu, pendant la première journée, qu'il y avait des possibilités, à même les lois actuelles, d'échanger les renseignements personnels de personnes affichant un niveau de risque extrêmement élevé et qu'il y avait un besoin de le faire dans ces modèles interdisciplinaires de sécurité et de bien‑être des collectivités en vue de garantir une prestation optimale de services par les services communautaires. Les participants ont déterminé trois composantes requises pour réussir à mettre en œuvre ces modèles :

• rigueur et uniformité dans la conception et la mise en œuvre d'un modèle discipliné afin de garantir un échange de renseignements légitime et valable;
• formation afin de veiller à l'adoption d'une approche uniforme à la mise en œuvre et à l'utilisation du modèle;
• mobilisation avec les commissariats à la protection des renseignements personnels et une certaine forme de vérifications de routine ou de cycle d'examen pratique pour veiller au respect de la conception et des pratiques du modèle.

Afin de veiller à l'uniformité de la conception des modèles interdisciplinaires de sécurité et de bien‑être des collectivités dans leur mise en œuvre à l'échelle du Canada, les participants ont suggéré d'élaborer un « coffret de carrefour », qui comprendrait des lignes directrices sur l'échange de renseignements dans ce genre de modèle, la formation requise pour le mettre en œuvre et des outils que toutes les collectivités pourraient utiliser. Les participants ont également souligné le besoin d'inclure une définition convenu de ce qui constitue un « risque extrêmement élevé » en vue d'établir un seuil pour l'échange uniforme de renseignements dans les collectivités. Le « coffret de carrefour » présenterait une orientation de haut niveau aux collectivités souhaitant mettre en œuvre ce genre d'approche entre organismes, en plus de les encourager à personnaliser les modèles à leurs propres besoins.

Tous ont reconnu avec insistance le besoin de changer la façon dont nous voyons la prestation de services dans l'ensemble des secteurs de services sociaux afin que les personnes et les familles obtiennent les services dont ils ont besoin au moment où il en ont besoin. Il s'avère inefficient, inefficace et insoutenable de ne compter que sur des réponses axées sur des incidents pour la sécurité et le bien‑être des collectivités. Les participants de l'Ontario ont présenté leur ébauche de cadre pour la planification de la sécurité et du bien‑être des collectivités. Ce cadre met la table pour la prestation de service et pour l'élaboration de plans locaux de sécurité et de bien‑être des collectivités afin d'encourager des partenariats multidisciplinaires utiles en mesure de répondre à la criminalité et aux problèmes sociaux complexes de façon viable. On espère que toutes les collectivités seront inspirées à réorienter leurs efforts vers une collaboration utile, un environnement faisant la promotion de l'échange de renseignements et de données et des mesures de rendement globales axées sur les résultats.

Les participants ont reconnu que le modèle de « coffret de carrefour » et le « cadre pour la planification de la sécurité et du bien‑être des collectivités » exigeraient le soutien des dirigeants de collectivités du pays, qui en seraient les champions, afin qu'ils soient réellement efficaces. À l'avenir, les participants ont convenu que la discussion doit inclure les services de police et le système de justice, mais également la santé et l'éducation. L'un des défis cernés touchait le besoin de mobiliser les dirigeants afin de s'attirer le soutien à l'égard de ce modèle aux niveaux les plus élevés.

Au bout du compte, les participants ont reconnu le besoin de mener des recherches continues dans le domaines des modèles pluridisciplinaires de sécurité et de bien‑être des collectivités et de déterminer des méthodes de mesure et d'évaluation en vue de déterminer l'efficacité de ces modèles. Il serait avantageux que ces mesures rendues anonymes soient échangées à grande échelle, puisqu'elles peuvent servir d'indicateurs de résultats possibles.

Aperçu et prochaines étapes

À l'avenir, en ce qui concerne le sujet des modèles pluridisciplinaires de sécurité et de bien‑être des collectivités et de l'échange de renseignements, les participants se sont dits intéressés par les sujets suivants :

• une activité d'apprentissage;
• l'échange de renseignements, d'outils et de pratiques exemplaires;
• la mise sur pied d'un groupe de travail;
• la recherche et l'évaluation continues.

Une activité d'apprentissage multidisciplinaire à l'intention de 80 à 100 personnes qui met l'accent sur les modèles de sécurité et de bien‑être des collectivités a été déterminées comme prochaine étape en vue de réunir des gens pour discuter des avancées liées au Carrefour et aux Tables de situation. Cette activité permettrait également de présenter des renseignements sur la mise en œuvre de modèles pluridisciplinaires de sécurité et de bien‑être des collectivités à l'échelle communautaire. Sécurité publique Canada a accepté de se pencher sur la possibilité d'organiser cette activité à la fin de l'année 2015 ou au début de l'année 2016.

Sécurité publique Canada a également convenu de se pencher sur la création d'un groupe de travail sur les modèles pluridisciplinaires de sécurité et de bien‑être des collectivités. Le ministère consultera ses partenaires fédéraux, provinciaux et territoriaux, de même que d'autres intervenants, afin de déterminer le mandat et la composition de ce groupe de travail. La rétroaction issue de ces consultations serait présentée aux participants de l'atelier.

Il a été convenu que la recherche et l'évaluation continues des modèles pluridisciplinaires de sécurité et de bien‑être des collectivités sont nécessaires afin de garantir la rigueur des modèles, pour améliorer les pratiques actuelles et pour en apprendre sur la mise en œuvre du modèle dans divers contexte communautaires. La collecte uniforme de données de modèles à l'échelle du pays contribuerait grandement à ces recherches et à ces évaluations. Le groupe a donc convenu que des méthodes appropriées de collecte de données doivent être mises en œuvre et que ces méthodes garantissent toujours la protection des renseignements personnels.

Annexe A : Liste des participants

Paramètres économiques des services de police et sécurité des collectivités : Dialogue des décideurs nationaux sur l'atelier sur la protection des renseignements personnels et l'échange de renseignements
Les 20 et 21 janvier 2015
Salle Ottawa, 111, promenade Sussex Ottawa (Ontario)

Annexe B : Ordre du jour

LES 20 ET 21 JANVIER 2015
SALLE OTTAWA, 111, PROMENADE SUSSEX OTTAWA (ONTARIO)
*HABILLEMENT : TENUE DÉCONTRACTÉE

ORDRE DU JOUR

JOUR 1

Le 20 JANVIER 2015

OUVERTURE ET ALLOCUTION DE BIENVENUE

De 7 h 30 à 8 h 30 PETIT‑DÉJEUNER

De 8 h 30 à 9 h 15 Déroulement de la journée par l'animateur
Norm Taylor

MISE EN CONTEXTE

De 9 h 15 à 10 h Groupe d'experts
Mark Potter, Directeur général, Direction générale des politiques autochtones et de la police, Sécurité publique Canada
Dale McFee, sous-ministre, Services correctionnels et de police, gouvernement de la Saskatchewan
Matthew Torigian, sous‑ministre de la Sécurité communautaire, gouvernement de l'Ontario

De 10 h à 10 h 30 PAUSE

De 10 h 30 à midi Groupe de spécialistes
Animé par Norm Taylor

Saskatchewan
Dale Tesarowski, avocat principal de la Couronne, Initiatives stratégiques et soutien aux programmes, ministère de la Justice, gouvernement de la Saskatchewan
Rae Gallivan, directrice exécutive, Strategic Engagement Branch (direction de la mobilisation stratégique), ministère de la Justice de la Saskatchewan

Ontario
Scott McKean, gestionnaire, Développement communautaire, ville de Toronto
Brent Kalinowski, gestionnaire de projet, Community Mobilization North Bay
Bill Davidson, directeur exécutif, Langs

De midi à 13 h DÉJEUNER

ÉCHANGE DE RENSEIGNEMENTS DANS DES MODÈLES PLURIDISCIPLINAIRES DE SÉCURITÉ ET DE BIEN‑ÊTRE DES COLLECTIVITÉS

De 13 h à 14 h Séance de discussion
Animé par Norm Taylor
Discussion animée afin d'aborder les obstacles perçus à l'échange de renseignements dans le contexte d'un modèle pluridisciplinaire de sécurité et de bien‑être des collectivités.

De 14 h à 14 h 15 PAUSE

De 14 h 15 à 16 h  Séance de discussion (suite)

JOUR 2

Le 21 JANVIER 2015

ÉBAUCHE DE LIGNES DIRECTRICES NATIONALES SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET L'ÉCHANGE DE RENSEIGNEMENTS

De 7 h 30 à 8 h 30 PETIT‑DÉJEUNER

De 8 h 30 à 9 h Vue d'ensemble des résultats de la première journée

De 9 h à 10 h 15 Séance de discussion
Animée par Barry Zehr surintendant à la Direction des relations extérieures du gouvernement de l'Ontario
Discussion animée sur les résultats de la première journée et pratiques exemplaires pouvant être utilisés à l'échelle nationale pour échanger des renseignements dans des modèles pluridisciplinaires de sécurité et de bien‑être des collectivités.

De 10 h 15 à 10 h 30   PAUSE

De 10 h 30 à 11 h 30 Séance de discussion (suite)

CONCLUSION

De 11 h 30 à midi Aperçu des prochaines étapes
Mark Potter, Directeur général, Direction générale des politiques autochtones et de la police, Sécurité publique Canada

Fin de l'atelier

Annexe C : Recommandations du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la Saskatchewan et réponse du ministère de la Justice

Voici les recommandations indiquées au paragraphe 80 du rapport d'enquête 105/2014 du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée daté du 10 novembre 2014 et la réponse du ministère de la Justice à ces recommandations, qui se trouve au paragraphe 81.

Recommandations

« En résume, je formule les recommandations suivantes :

1. Que les organismes partenaires collaborent afin de s'assurer de l'application uniforme des principes du besoin de savoir et de la réduction au minimum des données. Cette collaboration devrait inclure ce qui suit :
   1. Élaboration et utilisation obligatoire par tous les organismes partenaires d'un formulaire de renvoi standard. Il devrait également contenir tous les éléments recommandés dans la présente analyse préliminaire.
      1. Tous les participants au programme doivent suivre une formation sur son utilisation appropriée.
   2. Une restructuration des discussions de la table du Carrefour, qui comprend les éléments suivants :
      1. Seuls ceux qui prouvent leur besoin de savoir demeurent dans la salle après le deuxième filtre.
   3. Ce pouvoir est précisé pour les interventions postérieures au Carrefour et pour toute recherche menée par les organismes partenaires.
      1. Les organismes limitent l'accès aux données par le personnel lorsqu'il est impossible d'établir le besoin de savoir.
      2. Effectuer une évaluation commune des facteurs relatifs à la vie privée portant sur les activités COR afin de veiller au respect de la FOIP, de la LA FOIP et de la HIPA.
   4. Qu'il y ait une séparation claire des fonctions des représentants du carrefour et de COR.
   5. Toutes les bases de données, les listes ou les feuilles de calcul Excel établissant un lien entre un numéro de dossier et le nom d'un client doivent être détruites.
2. Qu'un plan complet soit élaboré et mis en œuvre afin de pallier les lacunes liées aux accords, aux politiques, aux procédures, aux avis, à la formation et aux documents de façon uniforme par tous les organismes partenaires. À titre d'exemple, ce plan devrait porter sur les éléments suivants :
   1. Le consentement. On devrait par défaut obtenir le consentement des personnes. Si le consentement n'est pas obtenu, les raisons doivent être documentées. Pendant les discussions au premier filtre, les organismes de provenance devraient indiquer si le consentement a été obtenu.
   2. Avis. Les renseignements indiqués dans les sites Web de partenaires doivent inclure des détails sur les pratiques d'échange de renseignements du CMPA, la façon dont les personnes peuvent demander à y avoir accès et avec qui communiquer pour des questions ou des préoccupations liées à la protection des renseignements personnels.
      1. Un processus doit être élaboré afin de répondre aux plaintes liées à la protection des renseignements personnels et l'agent de protection des renseignements personnels désigné du programme doit suivre une formation sur l'accès et la protection des renseignements personnels.
   3. Exactitude. Parmi les questions précises à aborder, notons les suivantes :
      1. Facebook ne doit pas être utilisé en tant qu'outil de collecte de données.
      2. Facteurs de risques non confirmés ou soupçonnés.
      3. Une exigence de confirmer les renseignements sur la santé mentale, lorsque l'application de la loi est en cause, et d'adopter davantage le test aux fins de divulgation d'information sur la santé mentale de la commissaire de l'Ontario, si une possible divulgation par l'intermédiaire du CIPC est étudiée.
   4. Tenue de dossiers. Les décisions et le pouvoir doivent être documentés.
   5. Besoin de savoir, réduction au minimum des données et élimination des renseignements d'identification.
3. Que lorsqu'un examen des lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels est mené, on songe à intégrer les services de police municipaux dans la LA FOIP. Du même coup, des modifications devraient être apportées afin de préciser les règles régissant l'échange entre organismes dans la FOIP, la LA FOIP et la HIPA, y compris une exigence pour les organismes partenaires de conclure des accords écrits d'échange de renseignements lorsqu'ils prennent part à une exécution de programme intégrée. »
   Le ministère de la Justice de la Saskatchewan, le 10 octobre 2014, a accepté les recommandations et a indiqué qu'il entendait travailler à s'y conformer des façons suivantes :
4. « 1. Le ministère de la Justice collaborera avec les organismes partenaires afin d'en arriver à une mise en application améliorée et uniforme des principes du besoin de savoir et de la réduction au minimum des données. Ces efforts comprendront ce qui suit :
   1. Élaboration d'un formulaire de renvoi uniformisé que tous les organismes participants doivent utiliser. Le but consiste à élaborer un formulaire qui garantit une pratique uniforme en ce qui concerne les principaux éléments du renvoi (consentement, pouvoir), mais qui peut être adapté selon les besoins particuliers.
   2. Élaboration d'une stratégie de formation afin de garantir une formation uniforme pour les participants au carrefour et les organismes participants, y compris l'assurance que les participants au programme reçoivent la formation sur l'utilisation appropriée d'un formulaire uniformisé.
   3. Modification du processus des quatre filtres (et, par conséquent, des discussions du carrefour) et étude sur l'instauration de modifications législatives afin de s'assurer que les renseignements personnels sont uniquement divulgués au besoin afin de soutenir le service à l'étape du troisième filtre. Le ministère est d'avis qu'un élément fondamental de l'identification du service ou du fournisseur de service requis qui pourrait être tenu de participer davantage à la discussion en vue d'atténuer un risque extrêmement élevé, à un moment donné pendant le troisième filtre, réside dans les discussions sur l'échange possible de renseignements personnels limités. Le règlement proposé règlera cette question.
   4. Préciser le pouvoir pour les interventions postérieures au Carrefour et pour toute recherche menée par les organismes partenaires en lie avec des activités du Carrefour et de COR. Il faut donc s'assurer que l'accès par des employés de l'organisme à des fonds de données d'un organisme n'a lieu que si le besoin de savoir est établi.
5. Le ministère de la Justice fera en sorte qu'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée portant sur les activités COR sera menée. Les processus et les politiques seront examinés afin de s'assurer de la séparation claire des fonctions des représentants du carrefour et de COR.
6. Toutes les bases de données, les listes ou les feuilles de calcul Excel détenues au CMPA et établissant un lien entre un numéro de dossier et le nom d'un client seront détruites. Une base de données dépersonnalisées demeurera dans le COR. Les organismes partenaires conserveront les références croisées internes aux cas du carrefour pour lesquels ils ont une relation avec un client.
7. Le ministère de la Justice dirigera l'élaboration et la mise en œuvre d'un plan complet pour améliorer la façon dont l'accès et la protection des renseignements personnels sont abordés dans les accords, les politiques, les procédures, les avis, la formation et les documents par tous les organismes partenaires, y compris les approches en matière de consentement, la présentation d'avis, l'exactitude, la tenue de dossiers, les décisions, les documents, le besoin de savoir, la réduction au minimum des données et l'élimination des renseignements d'identification.
8. Une modification législative sera examinée afin de clarifier les règles régissant l'échange de renseignements personnels et de renseignements personnels sur la santé, y compris une exigence pour les organismes partenaires de conclure des accords écrits d'échange de renseignements lorsqu'ils prennent part à une exécution de programme intégrée.
9. Finalement, l'inclusion des services de police municipaux sera étudiée dans le cadre de tout examen futur des lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.

Vous saurez que les ministères de la Justice et de la Santé ont proposé un ensemble de règlements afin de préciser le pouvoir d'échange de renseignements au Carrefour, y compris une exigence pour tous les participants de conclure des accords d'échange de renseignements avant d'échanger des renseignements au Carrefour. Ces règlements, qui ont été présentés à votre bureau en 2013, seront examinés et mis à jour au besoin à la lumière de votre analyse. »

Date de modification :

2022-07-25