ARCHIVE - Loi sur l'accès à l'information Rapport annuel 2009-2010

ARCHIVE - Loi sur l'accès à l'information Rapport annuel 2009-2010 Version PDF (100 KB)

Chapitre I – Rapport sur la Loi sur l'accés à l'information

À propos de Sécurité publique Canada

Sécurité publique Canada joue un rôle de premier plan à l’égard de l’élaboration de politiques, de la prestation de programmes et de l’uniformisation et de l’intégration des politiques et des programmes à l’échelle du Portefeuille. Pour atteindre ses objectifs, le Ministère travaille en collaboration avec d’autres ministères fédéraux, divers ordres de gouvernement, les premiers intervenants, les groupes communautaires, le secteur privé et d’autres pays. Par l’élaboration et la mise en œuvre de politiques et de programmes clairement définis, nous contribuons à l’atteindre de notre objectif stratégique : un Canada sécuritaire et résilient.

Le Ministère fournit des conseils de nature stratégique et un appui au ministre de la Sécurité publique relativement à un éventail de questions, notamment : la sécurité nationale, la gestion des mesures d’urgence, les services de police et l’application de la loi, la gestion frontalière, les services correctionnels et la prévention du crime.

À propos du portefeuille de la Sécurité publique

Le portefeuille de la Sécurité publique est vaste et complexe. Il regroupe neuf organismes distincts, qui contribuent tous directement à assurer la sécurité de la population canadienne. En plus du ministère de la Sécurité publique, le Portefeuille comprend l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), le Service correctionnel du Canada (SCC), la Commission nationale des libérations conditionnelles (CNLC) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Le Portefeuille englobe également trois organismes d’examen autonomes, soit le Comité externe d’examen de la GRC, la Commission des plaintes du public contre la GRC et le Bureau de l’enquêteur correctionnel.

À propos de la Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l’accès à l’information est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle visait à appuyer le processus démocratique en favorisant la transparence du gouvernement et sa responsabilisation à l’égard de la population canadienne. La Loi sur l’accès à l’information crée un droit exécutoire d’accès aux dossiers relevant d’un gouvernement conformément aux principes selon lesquels l’information en question doit être rendue publique, les exceptions nécessaires au droit d’accès doivent être limitées et bien précises, et les décisions sur la communication des renseignements du gouvernement doivent être examinées par un tiers indépendant.

Selon l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information, le responsable de chaque institution du gouvernement doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l’application de cette loi au cours de l’exercice. Ce rapport décrit comment Sécurité publique Canada a appliqué la Loi sur l’accès à l’information tout au long de l’exercice 2009-2010.

Unité de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)

L’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division des services exécutifs du Secteur des politiques stratégiques. Elle est composée d’un gestionnaire, de deux conseillers principaux, quatre analystes, un analyste junior et un adjoint administratif. Le gestionnaire de l’Unité a agi à titre de coordonnatrice des demandes d’AIPRP du Ministère tout au long de l’année sur laquelle porte le rapport.

L’Unité de l’AIPRP est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures que le Ministère doit suivre pour respecter les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’Unité offre également les services suivants au Ministère:

• Traiter les consultations tenues avec les autres organismes;
• Offrir des conseils et une orientation aux employés et aux cadres supérieurs sur des questions liées à l’AIPRP;
• Préparer les rapports annuels pour le Parlement;
• Donner des séances de sensibilisation sur l’AIPRP aux employés du Ministère;
• Coordonner les mises à jour aux manuels d’Info Source;
• Passer en revue les documents du Ministère, comme les vérifications et les évaluations, avant leur divulgation proactive sur le site web du Ministère;
• Élaborer et mettre à jour des procédures internes sur l’administration des lois portant sur l’AIPRP pour le Ministère;
• Entretenir la salle de lecture de l’AIPRP; et
• Participer aux tribunes réunissant les membres de la collectivité de l’AIPRP, comme les réunions et les groupes de travail de la collectivité de l’AIPRP relevant du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Délégation de pouvoirs

Les responsabilités associées à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information – par exemple lorsqu’il faut aviser les auteurs des demandes que les délais sont prorogées ou lors de la communication des demandes – sont déléguées aux employés de l’Unité de l’AIPRP par l’entremise de l’instrument de délégation qu’a signé le ministre de la Sécurité publique. Les instruments de délégation concernant l’AIPRP ont été révisés en 2009. Le gestionnaire de l’AIPRP a été autorisé à exonérer les renseignements personnels conformément au paragraphe 19(1) de la Loi. L’approbation des exemptions continuent d’être partagées par le sous-ministre, le sous-ministre délégué, cinq  sous-ministres adjoints (SMA), un sous-ministre adjoint délégué, le directeur général des Communications et le chef de la vérification interne.

Faits saillants et réalisations 2009-2010

Sécurité publique Canada continue d’améliorer la façon dont le Ministère répond aux demandes d’AI, en accélérant le processus de traitement des demandes et en améliorant l’efficacité et la précision. Quelques-uns des faits saillants sont les suivants :

• Le Ministère a conclu sa troisième année consécutive avec plus de 90 pour cent des demandes traitées dans les délais réglementaires;
• Le Ministère a persévéré dans sa détermination à respecter les délais, malgré le volume élevé des demandes reçues par d’autres institutions et les consultations auprès de celles-ci;
• Onze séances de formation de deux heures, se concentrant exclusivement sur la Loi sur l’accès à l’information et les procédures du Ministère pour le traitement des demandes, ont eu lieu tout au long de l’année. Un total de 91 employés ont reçu cette formation, ce qui représente environ 10 pourcent du personnel du Ministère;
• Les ordonnances de délégation du Ministère ont été mises à jour deux fois au cours de l’année pour tenir compte de la manière dont chaque ministre a décidé de déléguer ses responsabilités. Le sous-ministre a transmis une note de service à tous les fonctionnaires ayant des pouvoirs délégués afin de les informer de leurs responsabilités;
• Toutes les catégories disponibles des documents applicables aux fonds de renseignements du ministère ont été incluses dans les mises à jour d’Info Source; et
• Le Ministère a également encouragé les SMA à accélérer les réponses aux demandes de communication, en présentant des rapports hebdomadaires à la haute direction et en établissant des rapports trimestriels sur le respect des échéances d’extraction de données par secteur.

Défis

Dotation

Comme c’est le cas pour toutes les institutions fédérales, le recrutement et le maintien de professionnels qualifiés de l’AIPRP demeure le défi le plus significatif. Le défi à Sécurité publique Canada est d’autant plus compliqué, par l’exigence voulant que plusieurs employés de l’AIPRP doivent posséder la cote de sécurité au plus haut niveau étant donné la nature des activités du Ministère. Sécurité publique Canada continue d’évaluer les ressources de l’Unité de l’AIPRP.

Le roulement du personnel au sein du Ministère pose des défis pour la tenue des dossiers et la gestion des connaissances sur les procédures d’AIPRP.

Consultations avec d’autres institutions

Chapitre II – Rapport statistique sur la Loi sur l'accés à l'information

Charge de travail globale

L'Annexe Bfait un survol du rapport statistique sur les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information qu’a traitées Sécurité publique Canada entre le 1er avril 2009 et le 31 mars 2010. Cette section fournit des explications et interprétations de l’information statistique en analysant les tendances de la charge de travail.

La charge de travaille globale de l’Unité de l’AIPRP a été relativement stable au cours des cinq dernières années. Les totaux annuels comptent les demandes officielles d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels, ainsi que les consultations provenant d’autres organismes. Ne sont pas inclus dans ces données les demandes traitées de façon non officielle ou les autres services que l’Unité de l’AIPRP offre au Ministère.

Demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Sécurité publique Canada a reçu 208 nouvelles demandes d’accès à l’information en 2009-2010, ce qui représente une légère baisse par rapport à l’année précédente (235). Cinquante-trois demandes avaient été reportées de l’exercice précédent, ce qui signifie que 261 demandes devront être traitées en 2009-2010. Deux cent trente-trois demandes ont été traitées au cours de l’exercice visé par le rapport, et le reste, soit 28 demandes, ont été reportées à l’année suivante.

Source des demandes

Les médias ont demeuré la source prédominante des demandes reçues par Sécurité publique Canada durant l’année fiscale 2009-2010. Des 208 demandes reçues, 49 pour cent provenaient des médias (103). Les membres du public qui ne se sont pas identifiés à une catégorie quelconque comptaient pour 25 pour cent des demandes (52) et 11 pour cent provenaient d’organisations (22). Un faible pourcentage des demandent a été soumis par des entreprises (16) et des universitaires (15), représentant 8 pour cent et 7 pour cent respectivement.

Prorogations

Aux termes de l’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information, les institutions peuvent proroger le délai de traitement des demandes s’il n’est pas possible de terminer les recherches de documents dans les 30 jours suivant la réception de la demande, ou si elles doivent consulter d’autres institutions ou des tierces parties.

Sécurité publique Canada coordonne les activités exécutées par les institutions fédérales relevant du portefeuille de la Sécurité publique et par d’autres organismes de tous les ordres de gouvernement relativement aux questions liées à la sécurité des Canadiens et des Canadiennes. Une prorogation de délai supérieure à 90 jours est souvent nécessaire pour traiter les demandes de consultation requises.

Au total, le Ministère a eu recours à 99 prorogations en 2009-2010, dont 88 étaient supérieures à 31 jours. Quinze prorogations ont été effectuées en raison du nombre élevé de dossiers. Le Ministère a dû proroger le délai pour 81 demandes afin de mener des consultations auprès d’autres institutions fédérales, et une prorogation était requise pour notification de tiers.

Issue des demandes pour 2009-2010

Puisque de nombreux documents qu’a traités l’Unité de l’AIPRP de Sécurité publique Canada contiennent de l’information de nature délicate ayant trait à la sécurité nationale et à l’application de la loi, ainsi que des conseils au Ministre et des documents du Cabinet, la majorité des réponses transmises comportait de l’information exclue ou faisant l’objet d’une exception.

Consultations d'autres institutions

Le Ministère coordonne les activités exécutées par les institutions fédérales et celles relevant du portefeuille de la Sécurité publique; c’est ainsi qu’il se penche de plus en plus sur les dossiers traités par ces institutions. Une grande partie de la charge de travail de l’Unité de l’AIPRP consiste à mener des consultations pour répondre aux demandes officielles d’accès à l’information reçues par les institutions.

Enquêtes

Le Commissariat à l’information a informé Sécurité publique Canada
qu’en 2009-2010, il a reçu sept plaintes. Cela démontre une réduction importante du nombre de plaintes reçus par rapport à l’année dernière, soit 58 plaintes.

Trois des plaintes reçues portaient sur la prorogation du délai, alors que pour deux plaintes, l’accès a été refusé parce que l’on n’a pas réussi à localiser les dossiers connexes. Une plainte portait sur les exemptions/exclusions appliquées pour retenir l’information, et une seule plainte, sur le retard.

Un total de 27 plaintes ont été traitées au cours de la période visée par le rapport. Voici les constatations du Commissariat à l’information relativement aux plaintes déposées :

Des quinze plaintes liées au refus d’accès, huit n’étaient pas fondées, quatre ont été abandonnées et trois ont été réglées.
Parmi les six plaintes liées à l’application des exemptions, quatre n’étaient pas fondées, une a été abandonnée et une a été réglée.
Des cinq plaintes reçues relativement à la prorogation de délais, trois n’étaient pas fondées, une a été abandonnée et une a été réglée.
L’unique plainte qui concernait un refus d’information fut considérée non fondée et résolue.

Appels déposés devant les tribunaux

Un appel a été déposé devant la Cour fédérale pour l’exercice 2008–2009. Aucune décision n’a été rendue pour l’instant.

Formation

En 2009-2010, les activités du Ministère visaient la sensibilisation à l’accès à l’information. L’Unité de l’AIPRP a fourni au total 11 séances d’information de deux heures auxquelles ont participé 91 personnes. L’Unité de l’AIPRP offre également aux employés de Sécurité publique Canada dont les responsabilités touchent l’accès à l’information des séances de formation individualisée sur les procédures ministérielles. Le Ministère espère ainsi accroître ses ressources pour offrir aux employés des séances de formation plus fréquentes et approfondies et pour élaborer le matériel et les ressources de formation.

Processus informel

Lorsqu’il est possible de le faire, les employés du Ministère fournissent l’information au public de façon informelle. Par exemple, la Direction générale des Communications répond à de nombreuses demandes d’information venant des médias et d’autres sources. De plus, le site Web du Ministère est une bonne source d’information puisque les contrats d’une valeur de plus de 25 000 $ et les dépenses engagées par les cadres supérieurs y sont souvent mis à jour. Étant donné la nature délicate d’une grande partie de l’information que détient Sécurité publique Canada, il n’y a que peu d’occasions de divulguer d’autres types d’information de façon informelle.

Salle de lecture publique

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information (LAI), les institutions doivent désigner un espace dans leurs bureaux comme salle de lecture publique de consultation des documents. Les documents divulgués en application de la LAI pendant l’année en cours, ainsi que pendant les deux années précédentes, peuvent être consultés sans frais. Les coûts de photocopie sont de 20 ¢ la page. La salle de lecture est située au 269, avenue Laurier Ouest, au 11e étage, Ottawa (Ontario). Les consultations se font sur rendez-vous uniquement, du lundi au vendredi, de 10 h à 15 h, à l’exception des jours fériés.

Annexe A:

Annexe B:

Date de modification :

2022-08-12