ARCHIVE - Rapport annuel sur l'accés à l'information et protection des renseignements personnels

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Du 1er avril 2003 au 31 mars 2004
Ministére de la sécurité publique et de la protection civile

Table des matiéres

1. Préface

Ministére de la Sécurité publique et Protection civile Canada

En décembre 2003, le gouvernement a annoncé la création du ministére de la Sécurité publique et de la Protection civile pour remplacer le ministére du Solliciteur général, qui a été établi en 1966 conformément à la Loi sur le ministére du Solliciteur général.

Le mandat du Solliciteur général a évolué au cours des années. Par conséquent, son Portefeuille comprend maintenant le Ministére, la Gendarmerie royale du Canada, le Service correctionnel du Canada, le Service canadien du renseignement de sécurité, la Commission nationale des libérations conditionnelles, le Centre des armes à feu Canada (le Centre des armes à feu se rapporte directement au Parlement en ce qui concerne l'administration des lois sur l'AIPRP), le Bureau de l'Enquêteur correctionnel, le Bureau de l'Inspecteur général du SCRS, le Comité externe d'examen de la GRC et la Commission des plaintes du public contre la GRC.

Les fonctions du Bureau de la protection des infrastructures essentielles et de la protection civile (BPIEPC) et du Centre national de prévention du crime ont été ajoutées au nouveau ministére de la Sécurité publique et de la Protection civile. Par ailleurs, la nouvelle Agence des services frontaliers du Canada a été regroupée avec les autres organismes du nouveau Ministére. Par conséquent, les responsabilités de Sécurité publique et Protection civile Canada comprennent maintenant la protection civile, la gestion de crises et des conséquences, les infrastructures essentielles physiques et cybernétiques, la sécurité nationale, les services correctionnels, le maintien de l'ordre, la surveillance, la prévention du crime et les services frontaliers.

Le Ministére fournit des conseils stratégiques en matiére de politiques et veille à la prestation de programmes de sécurité publique. Il exécute aussi des programmes et des services de protection civile et d'infrastructures essentielles et donne de l'aide à la ministre sur tous les aspects de son mandat, lequel consiste notamment à donner une orientation aux organismes, à répondre des activités de ces derniers devant le Parlement et à assumer une orientation nationale en matiére de sécurité publique.

Le nouveau Ministére, dirigé par la sous-ministre, a été divisé en cinq secteurs :

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) est chargée de l'application des lois canadiennes, de la prévention du crime et du maintien de la paix, de l'ordre et de la sécurité. En plus d'assurer des services d'enquête et de protection aux autres ministéres et organismes fédéraux, la GRC fournit à contrat des services de police aux provinces et municipalités ainsi qu'aux territoires.

Le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) recueille, analyse et conserve des informations et des renseignements sur les activités qui, pour des motifs raisonnables, peuvent être soupçonnées de constituer des menaces envers la sécurité du Canada; il en fait rapport au gouvernement du Canada et le conseille à cet égard. Dans le cadre de ce mandat, le SCRS peut être appelé à fournir des évaluations de sécurité aux ministéres fédéraux, au gouvernement ou à l'un des ministéres d'une province, à tout service de police d'une province, ou au gouvernement d'un État étranger, d'une organisation internationale d'États ou à l'un de leurs organismes.

Le Service correctionnel du Canada (SCC) est responsable de l'administration des peines de deux ans et plus. Cette responsabilité englobe:

La Mission du Service définit clairement son rôle et ses responsabilités tant envers le public qu'envers les délinquants: «Le Service correctionnel du Canada, en tant que composante du systéme de justice pénale et dans la reconnaissance de la primauté de droit, contribue à la protection de la société en incitant activement et en aidant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain. »

La Commission nationale des libérations conditionnelles (CNLC) a le pouvoir exclusif d'accorder, de refuser et de contrôler la mise en liberté sous condition des personnes purgeant des peines d'emprisonnement dans les établissements fédéraux et dans les prisons des provinces qui n'ont pas leur propre commission de libérations conditionnelles.

Elle a le pouvoir de révoquer la mise en liberté de tout détenu qui a enfreint l'une ou l'autre des conditions de sa libération. De plus, la Commission méne des enquêtes et formule des recommandations en ce qui concerne la réhabilitation et l'exercice de la prérogative royale de clémence.

Selon la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité, l'Inspecteur général doit suivre l'observation par le SCRS de ses régles générales en matiére opérationnelle, surveiller les activités opérationnelles du SCRS et présenter au ministre des certificats où elle indique dans quelle mesure les rapports périodiques du directeur du SCRS lui paraissent acceptables et où elle fait état des cas où, selon elle, le Service a, lors de ses activités opérationnelles pendant la période considérée:

(a) accompli des actes qui n'ont pas été autorisés en vertu de la Loi ou ont contrevenu aux instructions données par le ministre;

(b) exercé ses pouvoirs d'une façon déraisonnable ou inutile.

Le Comité externe d'examen de la Gendarmerie royale du Canada a été créé en vertu de la partie II de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada L.R.C. (1985), ch. R-10, telle que modifiée, en tant qu'organisme indépendant et impartial. Il est chargé d'examiner les appels portant sur des mesures disciplinaires graves, les appels portant sur des décisions de renvoi ou de rétrogradation et certains types de griefs qui sont présentés par des membres réguliers ou civils de la GRC. Le Comité examine de façon indépendante les dossiers qui lui sont présentés et soumet ses recommandations au commissaire de la GRC.

La Commission des plaintes du public contre la Gendarmerie royale du Canada, organisme désigné indépendant de la GRC, a pour mandat d'examiner les plaintes concernant la conduite des membres de la GRC, d'enquêter sur des plaintes et de convoquer des audiences pour enquêter sur des plaintes qui sont, soit envoyées à la Commission par des plaignants insatisfaits, soit portées par la Présidente de la Commission, conformément à la Partie VII de la Loi sur la GRC.

Le Bureau de l'Enquêteur correctionnel (BEC) a pour mandat d'enquêter sur les plaintes déposées par les détenus ou en leur nom et de présenter des rapports sur les problémes repérés. Il agit essentiellement à titre d'ombudsman chargé de régler les plaintes par voie administrative.

Le 12 décembre 2003, le premier ministre a annoncé la création de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC). L'ASFC regroupe les principales fonctions du renseignement et de la sécurité à la frontiére qui étaient auparavant exercées par trois organismes du gouvernement du Canada, soit le programme des douanes de l'Agence des douanes et du revenu du Canada (ADRC); le programme du renseignement, de l'interception et de l'exécution de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC); et le programme d'inspection des importations aux bureaux d'entrée de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA). L'ASFC fait partie du nouveau portefeuille de la Sécurité publique et de la Protection civile (SPPC) et elle est une composante intégrale de l'approche du Canada en matiére de sécurité nationale. Le président de l'ASFC reléve directement du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile.

2. Le Ministére

Organisation ministérielle des activités liées à l'AIPRP

La Sous-section de l'accés à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) reléve de la Direction générale des politiques stratégiques et des opérations. Elle se compose d'un coordonnateur, de deux analystes et d'un agent d'administration.

Les pouvoirs, les obligations et les responsabilités liés à la Loi sur l'accés à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels sont délégués au coordonnateur. Par contre, les exceptions continuent d'être approuvées par le sous-solliciteur général, le Sous-ministre adjoint principal et quatre Sous-ministre adjoints.

Le Ministére reçoit réguliérement des demandes de consultation d'autres organismes gouvernementaux, lesquelles représentent une part considérable de la charge de travail. Cette année, il a reçu 91 demandes de consultation en application de la Loi sur l'accés à l'information, et 12 en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Pour traiter les demandes officielles qui lui sont présentées, le Ministére doit aussi consulter d'autres organismes gouvernementaux. Ces consultations ont compté pour environ 95 % de toutes les prorogations des délais prévus par la loi pour répondre aux demandes de communication de renseignements.

Le Ministére a établi les modalités suivantes pour le traitement des demandes de communication:

De façon générale, la Sous-section de l'AIPRP s'acquitte de ses responsabilités en exécutant les tâches suivantes : ouvrir un dossier pour chaque demande; tenir un registre de toutes les mesures prises; évaluer les droits à payer et les coûts des services offerts; envoyer les avis prescrits par la loi aux auteurs des demandes, aux tiers et aux Commissariats à l'information et à la protection de la vie privée; recueillir des statistiques; faire des consultations; fournir des avis sur la façon d'interpréter et d'appliquer les lois en question et donner une formation interne (sur demande); tenir des négociations afin de régler les plaintes officielles; informer les auteurs des demandes, les tiers et les plaignants de leurs droits et de leurs obligations selon les lois et rédiger le rapport annuel du Ministére sur l'application de la Loi sur l'accés à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Mise en œuvre de l'AIPRP

Formation et familiarisation
Les employés de la Sous-section de l'AIPRP (Ministére) ont reçu une formation sur le tas. Ils ont assisté à des ateliers, à des conférences et à des séances de formation.

En général, la formation des employés du Ministére en matiére d'AIPRP se fait de façon non officielle, selon les besoins, c'est-à-dire généralement à l'occasion du traitement d'une demande. Une formation de courte durée est fournie par la Sous-section de l'AIPRP sur demande. De plus, un manuel sur les procédures du traitement des demandes est disponible sur l'infonet pour le personnel des différents secteurs du Ministére.

Salle de lecture publique
La salle de lecture publique est située au rez-de-chaussée de l'immeuble Sir-Wilfrid-Laurier, au 340, avenue Laurier ouest à Ottawa. Elle est ouverte de 10 h à 15 h du lundi au vendredi. Tel que requis par l'article 71(1) de la Loi sur l'accés à l'information, cette salle permet au public d'avoir accés à la vaste gamme de guides administratifs et opérationnels dont se servent les employés du Ministére pour administrer ou pour exécuter les programmes et les activités du gouvernement qui concernent le public. Les manuels qui se trouvent dans la salle de lecture publique sont ceux qu'utilisent la Gendarmerie royale du Canada, le Service canadien du renseignement de sécurité, la Commission nationale des libérations conditionnelles, le Service correctionnel du Canada et le Ministére.

La salle de lecture stocke également de nombreuses publications ministérielles qui portent sur divers aspects du systéme de justice pénale.

Dans la salle de lecture, on peut également trouver tous les documents déjà communiqués par la Sous-section de l'AIPRP conformément à la Loi sur l'accés à l'information. Toute personne qui souhaite obtenir une copie d'un document communiqué à la suite d'une demande antérieure peut le faire moyennant les frais de photocopie seulement.

Application de la loi sur l'accés à l'information

Rapports statistiques - Interprétation et explications
Le Ministére a reçu 128 demandes en vertu de la Loi sur l'accés à l'information durant l'exercice 2003-2004. Trente-deux demandes ont été reportées de l'exercice précédent, pour un total de 160 demandes, dont 136 ont été traitées durant la période visée par le rapport. Les demandes restantes ont été reportées au prochain exercice.

Le traitement des demandes a donné lieu aux mesures suivantes :

Le Ministére a demandé 46 prorogations de délai afin de consulter d'autres organismes gouvernementaux et neuf pour la recherche des documents demandés.

Trente-cinq demandes pour lesquelles aucune information n'a été trouvée ont été classées dans la catégorie «traitement impossible».

Les 128 demandes reçues par le Ministére proviennent des sources suivantes :

Trente-cinq demandes pour lesquelles aucune information n'a été trouvée ont été classées dans la catégorie «traitement impossible». Les 128 demandes reçues par le Ministére proviennent des sources suivantes.
Origine des demandes Nombre Pourcentage
Médias 69 54
Maisons d'enseignement 3 2
Entreprises 5 4
Organisations 24 19
Grand public 27 21
Total 128 100

Pour un rapport statistique complet, veuillez consulter l'annexe.

Demandes officielles et officieuses
Lorsque possible, le Ministére fournit les renseignements de maniére officieuse sans que les auteurs de demandes aient à suivre les formalités prévues. Par exemple, le Groupe d'opérations de communication répond réguliérement à des demandes officieuses et le Ministére posséde maintenant un site sur l'Internet.

Enquêtes
Onze plaintes ont été déposées auprés du Commissaire à l'information. Cinq plaintes ont été reportées de l'exercise précédent. Les conclusions du Commissaire de 11 de ces plaintes sont les suivantes :

Les conclusions du Commissaire de 11 plaintes qui ont été déposées auprés du Commissaire à l'information. Cinq plaintes ont été reportées de l'exercise précédent.
Motif de Nombre de la plainte Nombre de plaintes Résolues Discontinuées Non fondées
Refus d'accés 6 4 1 1
Délai 5 5 0 0

Application de la loi sur la protection des renseignements personnels

Rapports statistiques - Interprétation et explications
Le Ministére a reçu 20 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Deux demandes ont été reportées de la derniére année fiscale. Le traitement de 21 de ces demandes a produit les résultats suivants :

Dix-huit demandes ont été traitées en moins de 30 jours. Trois demandes ont été traitées entre 61 et 120 jours.

Quatre demandes ont été classées dans la catégorie «traitement impossible»; l'information demandée n'existait pas. Huit demandes ont aussi été classées dans la même catégorie car le Ministére ne pouvait ni confirmer ni infirmer l'existence de documents.

Pour un rapport statistique complet, veuillez consulter l'annexe.

Demandes officielles et officieuses
La Sous-section de l'AIPRP du Ministére n'a traité aucune demande officieuse. Cependant, les renseignements personnels (c'est-à-dire les dossiers du personnel) continuent d'être officieusement accessibles aux employés du Ministére.

Enquêtes
Trois plaintes ont été déposées auprés du Commissaire à la protection de la vie privée. Cinq plaintes ont été reportées de la derniére période. L'enquête de cinq de ces plaintes a été complétée. Les conclusions du Commissaire de ces plaintes sont les suivantes :

Les conclusions du Commissaire au sujet de trois plaintes qui ont été déposées auprés du Commissaire à la protection de la vie privée. Cinq plaintes ont été reportées de la derniére période. L'enquête de cinq de ces plaintes a été complétée.
Motif de Nombre de la plainte Nombre de plaintes Non fondées Fondées Discontinuées
Refus d'accés 1 0 1 0
Délai 4 0 4 0

Usage et communication
Tous les renseignements personnels que posséde le Ministére sont utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été obtenus ou recueillis.

3. Gendarmerie Royale du Canada (GRC)

Organisation ministérielle des activités liées à l'AIPRP

La Gendarmerie royale du Canada a mis sur pied, en 1983, le service chargé de l'accés à l'information et de la protection des renseignements personnels. Ce service sert de lieu central pour les questions reliées à la Loi sur l'accés à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. On y traite toutes les demandes officielles d'accés à l'information et voit également à élaborer et contrôler les politiques et les procédures de la Gendarmerie royale du Canada découlant des mesures législatives sur l'accés à l'information.

L'officier responsable agit à titre de coordonnateur de l'accés à l'information et de la protection des renseignements personnels. Son mandat comprend notamment l'application des deux lois et l'approbation des exceptions et des communications, dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués. La Sous-direction se compose de six sections : la Section des services relatifs aux politiques et aux programmes, quatre Sections de l'accés aux dossiers et la Section de la planification et des services administratifs. Toutes les ressources sont consacrées à temps plein à l'application des deux lois. La majorité des postes sont occupés par des policiers chevronnés qui ont œuvré dans divers programmes d'application de la loi et qui ont reçu la formation d'analystes en AIPRP. Ainsi, on assure une protection adéquate des données délicates en matiére d'application de la loi, il y a réduction du temps de consultation avec les gestionnaires de programmes au sujet des demandes et préservation de la crédibilité de la GRC auprés des organismes policiers, des organismes internationaux, des autres ministéres fédéraux et des diverses sources d'information.

Les demandes d'accés à l'information sont traitées de la façon décrite ci-dessous :

Le personnel de la Direction tient un registre des mesures prises, dans lequel il inscrit la date de réception de la demande, le temps consacré à son traitement et la date à laquelle le traitement de la demande a pris fin.

Lorsque des renseignements émanant d'autres institutions fédérales se trouvent dans les documents de la GRC, la Direction consulte ces institutions. La GRC se conforme généralement aux recommandations de ces institutions relativement à la communication de leurs renseignements. La Direction consulte réguliérement le Service du contentieux au sujet des questions litigieuses et d'affidavits concernant les cas portés devant la Cour fédérale.

Mise en œuvre de l'AIPRP

Les cadres supérieurs de la GRC appuient les mesures de sensibilisation à la législation sur l'AIPRP. Ils visent ainsi à garantir la protection des droits de chacun, tout en permettant à la GRC de s'acquitter efficacement du mandat que lui confére la loi. La sensibilisation des employés de la GRC à leurs droits et à leurs responsabilités en matiére d'AIPRP se poursuit.

Durant l'exercice 2003-2004, 1,012 cadets ont reçu de la formation concernant la Loi sur l'accés à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels durant leur formation de base à l'école de la GRC, à Regina, Saskatchewan. Dix-neuf séances d'information ont été offertes à 725 personnes.

Il continue d'y avoir des manuels épurés de la GRC à la Direction de l'accés à l'information et au Cabinet du Ministre situé au 340, avenue Laurier ouest, à Ottawa. Selon les modalités existantes, la Direction envoie les manuels demandés par le public aux détachements.

Application de la loi sur l'accés à l'information

Rapports statistiques - Interprétation et explications
Au cours de la période du rapport, la Gendarmerie royale du Canada a reçu 855 demandes en vertu de la Loi sur l'accés à l'information, ce qui représente un accroissement de 261 par comparaison à l'année précédente. Soixante-dix-huit demandes reçues à la fin de la période précédente ont été traitées cette année. Cent quarante-et-une demandes présentées à la fin de la période à l'étude ont été reportées.

Le traitement de 792 demandes a été mené à terme cette année. Les résultats sont les suivants :

Veuillez consulter l'annexe pour avoir le relevé statistique complet de 2003-2004.

Pendant la période du rapport, il y a eu 25 prorogations du délai de 30 jours. Une de ces prorogations était nécessaire afin de consulter d'autres institutions et les 24 autres à des fins de recherche et de récupération de renseignements. Cent trente-deux demandes ont été inscrites dans la catégorie «traitement impossible»parce que les droits n'ont pas été payés, les documents étaient inexistants ou encore les renseignements fournis étaient insuffisants pour permettre de récupérer le dossier.

Les demandes de dispense sont examinées conformément aux dispositions du paragraphe 11(6) de la Loi sur l'accés à l'information, aux Lignes directrices provisoires du Conseil du Trésor et à la politique du Ministére sur les droits et la dispense de droits. Les droits inférieurs à 10 $ sont automatiquement annulés. Le coordonnateur de l'AIPRP peut, s'il le juge approprié, renoncer aux droits d'entre 10 et 25 $ sans qu'il y ait demande de dispense. Les motifs de la décision du coordonnateur d'approuver une demande de dispense des droits ainsi que la somme doivent être consignés. Cette décision doit se fonder sur le fait que les renseignements demandés sont généralement accessibles sans frais ou que le grand public bénéficiera de la communication de ces renseignements. Dans 58 cas, il y a eu dispense de droits dont la valeur totale s'éléve à 299,00 $. Les droits recueillis au cours de la même période s'élévent à 8 722,90.

Origine des demandes

Demandes de consultation
Un total de 396 demandes de consultation d'autres organismes gouvernementaux ont été traitées durant la période du rapport. Vingt et une demandes reçues à la fin de l'année ont été reportées à l'exercice 2004-2005 pour être traitées en avril.

Demandes officielles et officieuses
Le coordonnateur de l'AIPRP doit approuver toutes les communications qui font suite à des demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur l'accés à l'information. Les demandes officieuses sont approuvées couramment par les autres centres de décision de la GRC, mais il n'existe pas de statistiques globales à cet égard. Les salles de lecture n'ont pas influé de façon marquée sur le nombre de demandes officielles.

Politiques de l'institution
La politique relative à la communication officielle et officieuse de renseignements est énoncée dans le Manuel d'administration, le Manuel de l'informatique et le Manuel des opérations de la Gendarmerie royale du Canada. Une annexe est consacrée à la consultation publique, aux salles de lecture et aux coordonnateurs divisionnaires. Ceux-ci prennent les mesures nécessaires pour que les services et les détachements soient conscients qu'ils doivent donner suite sur-le-champ aux demandes de communication afin de respecter les délais imposés par la loi. Le Manuel d'administration fait aussi état de la politique de la GRC en matiére de droits, de dépôt des fonds au compte du Receveur général et de traitement des formules de demande de communication. Les manuels sont tenus à jour en fonction des modifications apportées à la législation sur l'AIPRP et aux lignes directrices du Conseil du Trésor.

Enquêtes
Un total de 50 plaintes ont été déposées auprés du Commissaire à l'information et 28 plaintes ont été reportées de l'année précédente. Les enquêtes sur 37 de ces 78 plaintes ont été terminées au cours de l'année. Voici un aperçu des conclusions du Commissaire à l'information relativement aux plaintes traitées :

Un total de 50 plaintes ont été déposées auprés du Commissaire à l'information et 28 plaintes ont été reportées de l'année précédente. Les enquêtes sur 37 de ces 78 plaintes ont été terminées au cours de l'année.
Motif de Nombre de la plainte Nombre de plaintes Réglées en cours d' enquête Non fondées Résolues Fondées
Non disclosure 16 2 5 9  
Time to prepare 7 1   6  
Other 14 1 5 7 1
Total 37 4 10 22 1

Application de la loi sur la protection des renseignements personnels

Rapports statistiques - Interprétation et explications
Au cours de la période du rapport, la Gendarmerie royale du Canada a reçu 1 627 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce nombre représente une diminution de 72 demandes par rapport à la période précédente. On a traité 285 demandes présentées à la fin de l'exercice précédent qui avaient été reportées. On a reporté au prochain exercice 320 demandes reçues à la fin de la période à l'étude.

Au cours de l'année, on a donné suite à 1 592 demandes. Voici le résultat du traitement de ces demandes:

L'annexe renferme un rapport statistique complet.

Demandes de consultation
Un total de 632 demandes de consultation ont été traitées durant la période du rapport. Dix-sept demandes reçues à la fin de l'année ont été reportées à l'exercice 2004-2005.

Trois demandes ont été abandonnées; les personnes ont réussi à obtenir l'information d'une autre source ou ont annulé leur demande sans donner d'explication.

Demandes officielles et officieuses
Le coordonnateur de l'AIPRP a la charge de toutes les demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. D'autres centres de responsabilité de la GRC approuvent réguliérement les demandes de renseignements personnels officieuses. Les demandes officieuses de consultation des Dossiers des antécédents judiciaires, soit le fichier PU-030 sont confiées à la Direction des services d'information et d'identité judiciaires. Un total de 8 503 demandes de consultations de dossiers judiciaires a été traitées.

Politiques de l'institution
Le Manuel d'administration, le Manuel de l'informatique et le Manuel des opérations de la Gendarmerie royale du Canada font état de la politique relative à la collecte, à la consultation, à la conservation, au retrait, à l'utilisation et à la communication des renseignements personnels. Les manuels sont modifiés réguliérement afin qu'ils tiennent compte des nouvelles dispositions sur l'AIPRP et des lignes directrices du Conseil du Trésor. Les politiques et les modalités en matiére de protection des renseignements personnels se trouvent surtout dans le chapitre III.11 du Manuel d'administration.

Enquêtes
En tout, 86 plaintes ont été déposées auprés du Commissaire à la protection de la vie privée et 54 autres plaintes ont été reportées de l'exercice précédent. Au cours de l'année, on a mené à terme les enquêtes portant sur 113 des 140 plaintes. Voici un aperçu des conclusions du Commissaire à la protection de la vie privée :

Au cours de l'année, on a mené à terme les enquêtes portant sur 113 des 140 plaintes. Voici un aperçu des conclusions du Commissaire à la protection de la vie privée .
Motif de Nombre de la plainte Nombre de plaintes Résolues Fondées Non Fondées Interrompues Réglées durant l'enquête
Usage & divulgation 7 1 3   3
Refus de communication 59 12 33 1 13
Délais 38 25 12 1  
Autre 9   8   1
Total 113 38 56 2 17

Dossiers devant la Cour fédérale
Au 31 mars 2004, la Cour fédérale avait encore à régler cinq causes découlant de la Loi sur la protection des renseignements personnels dont elle avait été saisie.

Communication en vertu de l'alinéa 8(2)(e)
Seuls le coordonnateur de l'AIPRP, le directeur des relations publiques et de l'information et le Commissaire sont habilités à communiquer des renseignements aux termes de l'alinéa 8(2)(e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La politique exige que les demandes présentées en vertu de cet alinéa soient transmises au coordonnateur de l'AIPRP afin qu'il prenne une décision. Au cours de la période du rapport, 4 demandes de divulgation de renseignements ont été formulées aux termes de l'alinéa 8(2)(e).

Usage et communication
La GRC recueille des renseignements personnels surtout aux fins d'enquêtes, d'application de la loi et d'administration. Il existe actuellement une politique qui régit la collecte, l'usage et la conservation de ces renseignements et qui précise les circonstances dans lesquelles ils peuvent être communiqués ou détruits. La Sous-direction de l'accés à l'information et de la protection des renseignements personnels traite elle-même toutes les demandes officielles de communication, ce qui garantit le respect de la loi.

La Section des services relatifs aux politiques, planification et aux programmes prête réguliérement assistance aux directions et aux divisions afin que les renseignements personnels soient utilisés ou communiqués conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux politiques de la GRC et aux lignes directrices du Conseil du Trésor.

La GRC examine toujours ses systémes de couplage des données afin d'assurer le respect des lignes directrices du Conseil du Trésor.

4. Service Canadien du renseignement de sécurité

Organisation ministérielle des activités liées à l'AIPRP

Traitement des demandes
Chaque demande est datée à l'aide d'un timbre à la réception. Les renseignements contenus dans les demandes sont ensuite versés dans une base de données. Des recherches sont ensuite effectuées par des fonctionnaires expérimentés dans tous les systémes susceptibles de contenir les renseignements demandés. Les renseignements pertinents sont photocopiés et examinés sans oublier l'esprit des lois et, les exceptions prévues par les deux lois sont invoquées seulement dans les circonstances où la divulgation des renseignements porterait préjudice aux intérêts du Service. Les requérants sont informés de leurs droits en vertu de la législation au moment de la communication des renseignements.

Documentation administrative
Toutes les mesures prises pour le traitement d'une demande d'accés à l'information sont consignées dans le dossier pertinent.

Structure décisionnelle
La Section de 1'accés à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPPP) fait partie du Secrétariat du Directeur.

En 2003-2004, l'effectif de la Section de l'AIPRP comptait 13 postes, qui n'ont pas été entiérement occupés pendant toute la période. La Section comprend le coordonnateur de l'AIPRP, un agent affecté aux projets spéciaux et au contentieux, trois superviseurs, sept analystes d'information et un commis. Les employés de la Section sont affectés exclusivement à l'administration du programme d'AIPRP du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS). Au besoin, ils bénéficient des conseils des Services juridiques du SCRS.

Le coordonnateur a pour rôle principal de veiller à ce que le SCRS respecte les principes généraux relatifs à l'AIPRP et à la protection de la vie privée et des biens servant l'intérêt national. Il doit en outre administrer le programme de l'AIPRP, et il est délégataire du pouvoir d'invoquer, au besoin, toute disposition d'exception, sauf celle qui a trait aux affaires fédérales et provinciales. Le pouvoir d'approuver les exceptions a été délégué au directeur du SCRS et au directeur adjoint du Secrétariat, y compris les exceptions relatives aux affaires fédérales et provinciales.

Chaque fois que l'information pertinente à une demande provient d'un autre organisme gouvernemental, la section de l'AIPRP de cet organisme est consultée. Le SCRS procéde à cette consultation le plus rapidement possible, afin de respecter le délai de traitement prescrit par la loi.

D'autres institutions fédérales ont consulté le SCRS au sujet de demandes de communication de renseignements qui leur avaient été adressées. Au cours de l'exercice 2003-2004, le Service complétait le traitement de 207 de ces consultations sous la Loi sur l'accés à l'information et 162 en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le temps que le SCRS a consacré aux demandes de consultation représente environ 50 % de sa charge de travail totale.

Mise en œuvre de l'AIPRP

Formation
Les employés du SCRS se sont familiarisés avec l'AIPRP en participant à des ateliers et à des conférences parrainés par le gouvernement, ainsi qu'en acquérant de l'expérience en cours d'emploi et en analysant les répercussions sur le SCRS des décisions rendues par la Cour fédérale dans ce domaine.

Des séances d'information traitant des lois sur l'AIPRP sont prévues dans le cadre des cours généraux et spécialisés offerts par le SCRS. Au cours de l'année, un certain nombre de séances d'information ont été données aux gestionnaires supérieurs. De plus, des exposés ont été présentés aux participants aux cours de formation pour les nouveaux agents de renseignement, aux employés du Filtrage de sécurité, aux cours d'enquêteurs, aux superviseurs, ainsi qu'aux nouveaux employés.

Salle de lecture
Le Service partage la salle de lecture publique du Ministére de la Sécurité publique et Protection civile, située au rez-de-chaussée du 340, avenue Laurier ouest, à Ottawa.

Application de la loi sur l'accés à l'information

Rapports statistiques - Interprétation et explications
En tout, 91 demandes ont été adressées au SCRS en vertu de la Loi sur l'accés à l'information et trois autres ont été reportées de 2002-2003. Leur traitement a donné lieu aux mesures suivantes:

(Nota : Les demandes dans le cas où il n'a pas été possible de trouver des renseignements pertinents (23) et les demandes justifiant l'invocation du paragraphe 10(2) de la Loi sur l'accés à l'information (3) ont été classées dans la catégorie «traitement impossible».)

Le SCRS a eu besoin de sept prorogations pour pouvoir consulter d'autres institutions fédérales et quatre autres en raison de l'ampleur des recherches à effectuer et une afin de consulter un tiers.

Les demandes de dispense relatives au versement des droits sont examinées conformément au paragraphe 11(6) de la Loi sur l'accés à l'information et aux lignes directrices du Conseil du Trésor. Les auteurs de demandes sont dispensés des droits de moins de 25 $ sans même avoir à le demander. Pour les droits de plus de 25 $, les dispenses ne sont accordées que dans des circonstances exceptionnelles, aprés étude du cas. Pour en arriver à sa décision, on doit déterminer dans quelle mesure le public bénéficierait de la communication des renseignements demandés. Le SCRS a dispensé 697 $ en tout.

Les frais de présentation s'élévent à 440 $.

Les 91 demandes reçues par le SCRS se répartissent comme suit :

Les 91 demandes reçues par le SCRS se répartissent comme suit 
Origine des demandes Nombre Percentage
Médias 37 42
Secteur commercial 24 27
Public 30 31
Total 91 100

Enquêtes

La Section de l'accés à l'information assiste le Commissaire à l'information et son personnel dans leurs enquêtes sur les plaintes déposées contre le SCRS.

Le Commissaire à l'information a été saisi de trois plaintes pendant la période visée. Trois plaintes remontaient à l'exercice précédent. Le Commissaire a fait enquête sur trois de ces plaintes au cours de l'exercice et il en est venu aux conclusions suivantes :

Le Commissaire à l'information a été saisi de trois plaintes pendant la période visée. Trois plaintes remontaient à l'exercice précédent. Le Commissaire a fait enquête sur trois de ces plaintes au cours de l'exercice.
Motif de Nombre de la plainte Nombre de plaintes Résolues Non Justifiées
Non-communication 2   2
Prorogation 1 1  
Total 3 1 2

Application de la loi sur la protection des renseignements personnels

Rapports statistiques - Interprétation et explications
En tout, 375 demandes ont été adressées au SCRS en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et 36 autres ont été reportées de 2001-2002. Le traitement de 385 demandes a donné lieu aux mesures suivantes :

Un rapport statistique détaillé est fourni à l'annexe.

(Nota : Les demandes dans le cas où il n'a pas été possible de trouver des renseignements pertinents (221) et les demandes qui ont justifié l'invocation du paragraphe 16(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (21) ont toutes été classées dans la catégorie «traitement impossible». La catégorie «Exception»comprend les 65 demandes concernant le fichier inconsultable du SCRS.)

Quarante-et-une prorogations ont été nécessaires pour traiter certaines demandes.

Enquêtes
La Section de l'accés à l'information assiste le Commissaire à la protection de la vie privée et son personnel dans leurs enquêtes sur les plaintes déposées contre le SCRS.

Le Commissaire à la protection de la vie privée a fait enquête sur 26 plaintes au cours de l'exercice et il en est venu aux conclusions suivantes :

Le Commissaire à la protection de la vie privée a fait enquête sur 26 plaintes au cours de l'exercice et il en est venu aux conclusions suivantes.
Motif de Nombre de la plainte Nombre de plaintes Non fondées Résolues Abandon
Délai 2 2 0 0
Non-disclosure 46 41 4 1
Total 48 43 4 1

5. Service Correctionnel du Canada

Organisation ministérielle des activités liées à l'AIPRP

Traitement des demandes
Les demandes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont reçues des délinquants (90 % du total des demandes) de l'intérieur des cinq régions du Service correctionnel du Canada (SCC) à la Division de l'AIPRP de l'administration centrale à Ottawa, aux fins de traitement.

Les demandes faites en vertu de la Loi sur l'accés à l'information sont reçues des médias, académies, tiers, organisations et du public.

La Division de l'AIPRP traite aussi des demandes officieuses et répond aux consultations faites par d'autres ministéres.

Un régistre central électronique est maintenu pour le contrôle du traitement et des dossiers connexes.

Un guide de conformité a été développé. Le but du guide est de fournir à tous les gestionnaires et les employé(e)s du SC des lignes directrices pour l'interprétation et l'application des Lois.

Autres
Le Commissaire à l'information (CI) a entrepris une révision des fonctions de l'accés à l'information (AI) du SCC. Les résultats ont été publiés dans le rapport annuel du Commissaire à l'information au Parlement (juin 2003).

Plusieurs mesures ont été mises en place qui a résulté à la réduction du nombre de cas non conformes à 6.6 % comparé à 48.9 % pour l'année fiscale précédente. Un pourcentage de 93.4 % des demandes reçues a été complété conformément selon la législation comparativement à un pourcentage de 51.1 % compilé pour l'année précédente. Ceci est le résultat d'une augmentation de personnel formé à l'AIPRP ainsi qu'un suivi contrôlé de la conformité.

En moyenne par année, le SCC reçoit 5 500 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels par les délinquants et environ 500 demandes sont soumises par des employé(e)s du SCC pour leurs dossiers. Pour l'année fiscale 2003-2004, suite à des demandes soumises en masse par des agents de correction et délinquants, le SCC a reçu 25 677 demandes. En résumé, le SCC a expérimenté un défi afin de rencontrer les délais législatifs pour procurer aux auteurs leurs dossiers, et le bureau du Commissaire à la protection de la vie privée a ultérieurement reçu 1,600 plaintes.

Processus décisionnel
La Division de l'AIPRP reléve du directeur général, Direction des droits, des recours et des résolutions. Le directeur et la directrice adjointe de l'AIPRP possédent tous les pouvoirs délégués en ce qui concerne la Loi sur l'accés à l'information. Par ailleurs, le directeur, la directrice adjointe et les analystes principaux ont les pouvoirs délégués pour ce qui est de la Loi sur la protection des renseignements personnels (sauf dans les cas prévus aux alinéas 8(2)(m) et 8(2)(j); ces pouvoirs sont attribués au commissaire adjoint du Développement organisationnel et à la commissaire).

Les Services juridiques du SCC sont consultés fréquemment au sujet de questions litigieuses, par exemple en matiére de communication de documents en vertu de l'alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou en vertu de l'article 20 de la Loi sur l'accés à l'information.

Mise en œuvre de l'AIPRP

Mise en application et formation
En 2003-2004, le SCC a offert des séances d'information aux membres du personnel régional.

La formation continuera pour l'année 2004-2005 pour le personnel.

Salle de lecture publique
Le Service correctionnel partage avec d'autres organismes la salle de lecture du Solliciteur général au 340, avenue Laurier ouest, à Ottawa. Le SCC a aussi aménagé des endroits pour la lecture dans chacun de ses bureaux régionaux. Des manuels, des publications et des rapports sont à la disposition du public.

Application de la loi sur l'accés à l'information

Rapports statistiques - Interprétation et explications
En 2003-2004, la Division de l'AIPRP du SCC a reçu 678 demandes officielles et officieuses devant être traitées en vertu de la Loi sur l'accés à l'information, y compris 54 demandes de consultation reçues d'autres ministéres.

Le traitement de 681 demandes a été achevé au cours de la période visée par le rapport et le traitement de 71 autres a été reporté à l'exercice 2004-2005.

La répartition des demandes dont le traitement a été achevé est la suivante:

Pour un rapport statistique complet, veuillez consulter l'annexe.

La catégorie «traitement impossible» comprend les demandes pour lesquelles les renseignements n'existaient pas.

Origine des demandes
Les catégories des principaux demandeurs sont le public (ce qui comprend les délinquants ainsi que les membres du personnel), les organisations, les médias, les entreprises et les maisons d'enseignement. Voici comment se répartissent les auteurs des demandes :

Origine des demandes

Droits
Les demandes de dispense relatives au versement des droits sont traitées conformément au paragraphe 11(6) de la Loi sur l'accés à l'information et aux lignes directrices du Conseil du Trésor. Les droits de moins de 25 $ sont automatiquement supprimés. Généralement, les droits de 5 $ pour l'ouverture du dossier ne sont pas supprimés. Au cours du présent exercice, le SCC a perçu au total 2 792.80 $ en droits.

Le directeur de l'AIPRP a le pouvoir discrétionnaire d'annuler des droits de plus de 25 $ moyennant une demande à cet effet. Pour en arriver à une décision, il faut déterminer dans quelle mesure le public bénéficierait de la communication des renseignements demandés. Une politique interne sera développée durant l'année fiscale 2004-2005.

Politiques de l'institution
Le SCC communique des renseignements en vertu du sous-alinéa 8(2)(m)(i) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dans le but de favoriser une meilleure compréhension, par le public, des circonstances entourant certains incidents particuliers, et lorsque l'intérêt du public justifie nettement une éventuelle violation de la vie privée. Dans le but de mieux renseigner le public, particuliérement quand il s'agit de cas notoires, le SCC convoque les médias à une conférence de presse et remet des copies examinées de rapports aux journalistes.

Le SCC a développé un guide de conformité sur l'AIPRP pour l'administration des Lois en plus des lignes directrices du Conseil du Trésor.

Enquêtes
Au cours de l'exercice 2003-2004, 46 plaintes ont été déposées auprés du Commissaire à l'information. Au total, 26 enquêtes sur des plaintes ont été complétées. Voici les conclusions du Commissaire:

Résolues : 21

Non justifiées : 5

Total : 26

Application de la loi sur la protection des renseignements personnels

Rapports statistiques - Interprétation et explications
Au cours de l'exercice 2003-2004, le Service correctionnel du Canada a reçu 25 752 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, incluant 42 demandes de consultation reçues d'autres ministéres.

Un total de 19 808 demandes ont été complétées durant cette période et 8 482 ont été reportées pour l'année 2004-2005.

Les demandes traitées ont donné les résultats suivants :

Pour un rapport statistique complet, veuillez consulter l'annexe.

Les demandes de la catégorie «traitement impossible» sont des demandes dont les auteurs n'ont pas fourni suffisamment de renseignements pour repérer l'information demandée, ou pour lesquelles l'information demandée n'existait pas. La catégorie «abandon» a trait à des demandes dont les auteurs n'ont pu être retracés à la suite d'une mise en liberté, d'un transférement hors de la juridiction du SCC, d'une évasion ou d'un décés.

Enquêtes
En 2003-2004, 1 600 plaintes ont été déposées auprés du Commissaire à la protection de la vie privée et 1 248 enquêtes sur des plaintes ont été complétées durant l'année. Voici les conclusions du Commissaire:

Conclusion des plaintes

Usage et communication
Le Code d'usage et de communication du SCC/de la Commission nationale des libérations conditionnelles (CNLC) traduit les exigences législatives contenues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et dans la Loi sur le systéme correctionnel et la mise en liberté sous condition en ce qui concerne la communication de renseignements concernant les délinquants, y compris aux victimes d'actes criminels. La Division de l'AIPRP continue d'offrir un appui aux employés du SCC pour l'interprétation et la mise en application des dispositions sur la communication des renseignements contenus dans la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ce guide a été révisé durant l'année 2003-2004 et l'approbation finale surviendra durant l'année 2004-2005.

6. Commission national des libérations conditionnelles

Organisation ministétielle des activités liées à l'AIPRP

La division de l'accés à l'information et de la protection des renseignements personnels est responsable du traitement des demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur l'accés à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Directeur des Communications et d'AIPRP a la responsabilité d'appliquer ces lois au sein de l'organisation ainsi que d'approuver les exceptions conformément à l'autorité qui lui a été déléguée. Quatre personnes sont affectées à plein temps et deux à temps partiel à l'application de ces lois; les émoluments et frais de fonctionnement de l'année financiére visée par ce rapport se situent à 252 000 $.

Toutes les demandes sont traitées comme suit :

Un «systéme de repérage»où toutes les mesures prises à la suite d'une demande sont inscrites. La consultation des autres organismes ou ministéres a lieu dans tous les cas, et ce, lorsqu'une documentation qui provient d'un autre organisme fédéral figure dans les dossiers de la Commission nationale des libérations conditionnelles. La recommandation de l'organisme consulté est normalement suivie. Les services juridiques sont consultés réguliérement.

Une salle de lecture est disponible dans chacun des cinq bureaux régionaux de la commission ainsi qu'au bureau national à Ottawa.

Application de la loi sur l'accés à l'information

Rapports statistiques - Interprétation et explications
La CNLC a reçu 33 demandes en vertu de la Loi sur l'accés à l'information. Aucune demande n'a été reportée au cours de l'exercice financier 2002-2003. Hors de la quantité totale demandée 31 ont été acheminées durant cette période dont deux ont été reportées. Le traitement de ces demandes donne les résultats suivants :

Pour un rapport statistique complet, consulter l'annexe.

Vingt-cinq demandes ont été complétées dans un délai de 30 jours. Trois demandes ont été complétées en moins de 60 jours. Une demande a été complétée enre 61 et 120 jours et deux demandes entre 121 jours et plus.

Sept demandes ont été reçues des médias, 21 demandes du public, deux demandes du secteur commercial et trois demandes des organismes.

Consultations
Un total de 18 demandes de consultation ont été traitées durant la période du rapport dans un délai de 30 jours. Un temps considérable est accordé au traitement de ces consultations.

Demandes officielles et officieuses
Tel qu'indiqué dans les rapports précédents, la CNLC s'occupe officieusement d'un grand nombre de demandes par l'entremise de la division des communications et de représentants des bureaux régionaux. L'existence de brochures ainsi que la page d'accueil de la CNLC sur Internet facilitent l'accés à l'information concernant la Commission et ses programmes.

Politiques de l'institution
Compte tenu que le nombre de demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accés à l'information est trés peu élevé et que les lignes directrices provisoires du Conseil du Trésor sont suffisantes, la CNLC ne posséde pas de directive interne en ce qui concerne l'application de cette Loi.

Enquêtes
Deux plaintes ont été déposées auprés du Commissaire à l'information. Une plaintes a été fondée et la conclusion de l'autre plainte est à venir.

Application de la loi sur la protection des renseignements personnels

Rapports statistiques - Interprétation et explications
Au cours de l'exercice 2003-2004, la CNLC a reçu 434 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en plus des 25 demandes reportées. De ce nombre, la Commission a traité 439 demandes et les résultats sont les suivants :

Voir l'annexe pour un rapport statistique complet.

Trois cent vingt-huit demandes ont été traitées dans les 30 jours malgré l'obligation de consulter d'autres institutions fédérales. Cent onze demandes ont été traitées en moins de 60 jours. Au total, 60 000 pages ont été examinées.

Vingt demandes ont été reportées. Toutes ces demandes ont été reçues lors du dernier mois de la période visée par le rapport.

La majorité des demandes reçues provenaient de détenus incarcérés dans des pénitenciers fédéraux, la région des Prairies venant en tête avec 279 demandes pour l'exercice 2003-2004.

Une demande de correction à des renseignements personnels a été présentée. Les détenus utilisent plutôt la Loi sur le systéme correctionnel et mise en liberté sous condition pour faire modifier leur information.

Consultations
Un total de 13 demandes de consultation ont été traitées durant la période du rapport. Douze demandes ont été traitées dans un délai de 30 jours, une demande a été reportée. Un temps considérable est accordé au traitement de ces consultations.

Demandes officielles et officieuses
La CNLC communique aux détenus beaucoup d'informations contenues dans leurs dossiers dans des contextes autres que le traitement de demandes soumises en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, notamment au cours des audiences et lorsqu'elle informe le détenu d'une décision rendue. Lorsqu'elle communique de tels renseignements, la Commission doit se conformer à la Charte des droits et libertés. Celle-ci permet à quiconque de prendre connaissance des renseignements qui serviront à la prise d'une décision le concernant. En pareil cas, les tribunaux ont établi qu'on doit au moins fournir à l'individu «l'essentiel» de ces renseignements, même s'il ne serait pas permis de les divulguer aux termes du paragraphe 12(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Ce processus « officiel » (qui en fait ne l'est pas du strict point de vue de la Loi sur la protection des renseignements personnels) améne souvent la Commission à communiquer plus d'informations qu'elle ne serait normalement autorisée à le faire en vertu de cette loi.

La Loi sur le systéme correctionnel et la mise en liberté sous condition confére de nouveaux droits aux citoyens canadiens en leur donnant un plus grand droit d'accés à l'information concernant les délinquants. Trois articles de la Loi méritent d'être signalés :

  1. La création d'un registre des décisions renfermant les décisions de la Commission relatives à la mise en liberté sous condition; ce registre existe depuis novembre 1992 et il est accessible à toute personne qui démontre qu'elle a un intérêt à l'égard d'un cas particulier ou d'un ensemble de cas;
  2. L'inclusion d'un article permettant aux victimes d'avoir accés à certains renseignements sur les délinquants;
  3. La possibilité pour des particuliers d'assister aux audiences de la Commission comme observateurs, et ce, à la discrétion des commissaires de la Commission (par le passé cette décision revenait au délinquant).

Cette loi est trés importante et a un impact direct sur la communication de renseignements personnels sur des délinquants aux tiers.

Enquêtes
Le Commissaire à la protection de la vie privée a été saisi de 21 plaintes. Voici les conclusions du Commissaire :

Le Commissaire à la protection de la vie privée a été saisi de 21 plaintes. Voici les conclusions du Commissaire.
Motif de Nombre de la plainte Refus-Général Exceptions Délai Avis de Prorogation Divers Total
Nombre de plaintes 2 2 6 3 8 21
Fondées 0 0 3 0 0 3
Résolues 0 0 0 0 0 0
Non fondées 1 2 3 2 5 13
Discont-inuées 0 0 1 0 0 1
Conclusion à venir 1 0 1 0 3 5
Plainte réglée en cours 0 0 0 0 0 0

Communication en vertu de l'alinéa 8(2)(e)
Les titulaires des postes suivants sont autorisés à approuver la communication de renseignements aux organismes d'enquêtes énumérés dans le réglement :

Président
Vice-président
Directeur, Communications et AIPRP
Directeurs régionaux (dossiers de cas de libération conditionnelle)
Directeur, Perfectionnement professionnel et processus décisionnel

La plupart des demandes d'organismes d'enquête proviennent de la GRC. Tel qu'il est énoncé dans le Code d'usage et de communication, les demandes émanant de la GRC et de la Direction de la sécurité préventive du SCC, et visant un détenu qui purge une peine ou l'auteur d'une demande de réhabilitation, sont traitées aux termes de l'alinéa 8(2)(e). Une procédure spéciale a été établie qui garantit le respect des dispositions de la Loi.

Divulgation en vertu de l'alinéa 8(2)(m)

Quelques communications de renseignements personnels ont été faites en vertu de l'alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L'alinéa 8(2)(m) stipule que les renseignements personnels peuvent être communiqués à toute fin dans le cas ou, de l'avis du responsable de l'institution, des raisons d'intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée.

Les divulgations en vertu de l'alinéa 8(2)(m) sont évaluées selon le cas et selon les directives du Conseil du Trésor.

Le Commissaire à la protection de la vie privée a été informé des communications faites conformément à la Loi.

Usage et communication
Pour obtenir un exemplaire du Code d'usage et de communication, il suffit d'en faire la demande à la Section de l'accés à l'information et de la protection des renseignements personnels de la Commission nationale des libérations conditionnelles, 7e étage, 410, avenue Laurier ouest, Ottawa (Ontario), K1A 0R1.

7. Bureau de l'inspecteur général du service Canadien du renseignement de sécurité

Organisation ministérielle des activités liées à l'AIPRP

La coordination des activités relatives à l'accés à l'information et à la protection des renseignements personnels a été confiée, sous la supervision de l'Inspecteur général, à un coordonnateur. Le Coordonnateur de l'AIPRP est responsable du traitement de toutes les demandes de communication, ainsi que des questions d'ordre administratif touchant les deux lois. Néanmoins, l'approbation des exceptions continue d'incomber directement à l'Inspecteur général ou à l'Inspecteur général adjoint.

Chaque étape du processus de traitement a été faite conformément à l'une ou l'autre des deux lois et a été consignée dans un document de contrôle. Tous les documents relatifs au traitement d'une demande donnée sont versés à un dossier, lequel est conservé durant au moins deux ans.

Les Services juridiques sont consultés réguliérement au sujet de l'application de l'une ou l'autre des deux lois et des demandes de communication traitées par le Bureau de l'Inspecteur général pendant l'année visée. Le SCRS est également consulté à cause du rapport qui existe entre ses dossiers et ceux de l'Inspecteur général.

Mise en œuvre de l'AIPRP
a salle de consultation du Bureau de l'Inspecteur général est située dans la salle de lecture publique du ministére de la Sécurité publique et Protection civile, au rez-de-chaussée de l'immeuble Sir Wilfrid-Laurier, 340, avenue Laurier ouest, Ottawa.

Le systéme de gestion des documents de l'Inspecteur général répond aux objectifs et aux exigences des deux lois ainsi que des politiques gouvernementales pertinentes.

Application de la loi sur l'accés à l'information

Rapports statistiques - Interprétation et explications
Le Bureau de l'Inspecteur général a reçu une demande en vertu de la Loi sur l'accés à l'information. Cette demande, provenant des médias, a été complétée dans le délai prévu par la Loi et le matériel demandé a été partiellement divulgué. À une occasion, le Bureau de l'Inspecteur général a été consulté au sujet d'une demande, en vertu de la Loi sur l'accés à l'information, reçue par une autre organisation gouvernementale. L'information à être divulguée au demandeur contenait des documents créés par le Bureau de l'Inspecteur général pour lesquels ce dernier n'avait aucune exemption à recommander.

Enquête
Il y a eu aucune plainte pendant cet exercice.

Application de la loi sur la protection des renseignements personnels

Rapports statistiques - Interprétation et explications
Le Bureau de l'Inspecteur général n'a reçu aucune demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant cet exercice.

Enquête
Il y a eu aucune plainte pendant cet exercice.

Usage et communication
Les renseignements personnels conservés sont utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et conformément au mandat conféré à l'Inspecteur général par la Loi sur le SCRS. Le code d'utilisation et de communication contenu dans les lignes directrices du Conseil du Trésor est respecté.

8. Cometé externe d'examen de la Gendarmerie Royal du Canada

Organisation ministérielle des activités liées à l'AIPRP

Vu le nombre limité d'employés du Comité externe d'examen (CEE) de la GRC et le nombre limité des demandes, toutes les fonctions reliées aux activitées de l'AIPRP sont remplies par le Directeur exécutif et le Chef de bureau. Le Comité traite ces demandes comme suit :

Mise en œuvre de l'AIPRP

Toute information relative au programme d'AIPRP est circulée réguliérement à tous les employés.

La salle de consultation du Comité est située dans la salle de lecture publique du Ministére de la Sécurité publique et Protection civile Canada au rez-de-chaussée de l'immeuble Sir Wilfrid Laurier au 340, avenue Laurier ouest, à Ottawa.

Application de la loi sur l'accés à l'information

Rapports statistiques - Interprétation et explications
Le Comité externe d'examen de la GRC a reçu un total de 11 demandes en vertu de la Loi sur l'accés à l'information. Ces demandes ont été traitées comme suit :

Pour le rapport statistique complet, veuillez consulter l'annexe.

Le Comité a transmis neuf demandes à la GRC car elles faisaient référence à de l'information que le Comité ne possédait pas. Tous les requérants ont été informés en conséquence.
Au cours de la période visée, huit demandes reçues provenaient du secteur public, deux provenaient d'autres organismes et une demande provenait des médias.

Également, pendant la période visée, le Comité a été consulté deux fois par d'autres institutions fédérales.

Demandes officielles et officieuses
Suite au rapport de mise en ouvre no. 80 du Conseil du Trésor concernant l'accés à l'information et la protection des renseignements personnels, le texte de toutes les demandes reçues par le Comité a été entré de façon électronique directement dans le systéme de Coordination de demande d'accés à l'information (CDAI), conformément à la politique et aux pratiques actuelles approuvées.

Le Comité distribue réguliérement des renseignements par l'entremise de communiqués et de rapports annuels concernant ses opérations. Le personnel répond aussi à des demandes téléphoniques sur les procédures du Comité.

Politique de l'institution
Les directives existantes du Conseil du Trésor ont suffi pour les besoins du Comité.

Enquêtes
Durant la période considérée, le Comité n'a fait l'objet d'aucune plainte devant le Commissaire à l'information.

Application de la loi sur la protection des renseignements personnels

Rapports statistiques - Interprétation et explications
Le Comité externe d'examen de la GRC a reçu deux demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces demandes ont été traitées comme suit :

Pour le rapport statistique complet, veuillez consulter l'annexe.

Les deux demandes reçues provenaient de requérants demandant des renseignements personnels qu'ils croyaient être dans les fichiers du Comité. Aprés analyse, il a été déterminé que les renseignements demandés étaient probablement dans les fichiers de la GRC. Le Comité a donc soumis leurs demandes au Coordonnateur de l'AIPRP de la GRC. Les requérants ont été informés de cette transmission.

Demandes officielles et officieuses
Le Comité n'a communiqué aucun renseignement personnel de façon non officielle durant la période visée.

Politique de l'institution
Les directives existantes du Conseil du Trésor ont suffi pour les besoins du Comité.

Enquêtes
Durant la période considérée, le Comité n'a fait l'objet d'aucune plainte devant le Commissaire à la protection de la vie privée.

Usage et communication
Tous les renseignements personnels sont à accés compartimenté et cet accés est restreint afin que ces renseignements ne puissent être utilisés que pour les fins auxquelles ils ont été recueillis. La communication en est limitée à deux cas : comme prévu dans la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada ou afin de se conformer aux nécessités administratives internes.

9. Commission des plaintes du pulic contre la Gendarmerie Royale du Canada

Organisation ministérielle des activetés liées à l'AIPRP

Un commis sous la supervision de la coordonnatrice de l'accés à l'information et de la protection des renseignements personnels est chargé de traiter les demandes concernant l'AIPRP. Lorsqu'une demande est reçue, le gestionnaire des documents crée un dossier. Le commis cherche les documents pertinents et les examine. À la suite d'une révision par la coordonnatrice, le commis prépare les documents en vue de leur communication. On obtient au besoin un avis juridique. La personne désignée par la Présidente de la Commission approuve la communication. Enfin, la coordonnatrice communique les documents ou prend toute mesure jugée nécessaire.

La façon d'appliquer la loi est inscrite dans le rapport de décision de l'AIPRP. L'approbation de la Présidente ou de son délégué est consignée dans le rapport de décision.

On procéde à des consultations lorsque nécessaire ou lorsqu'une autre institution fédérale le demande.

Presque tout le travail découlant de la Loi sur la protection des renseignements personnels comporte la consultation de la GRC. Les autres ministéres consultés sont le ministére de la Justice, les Affaires étrangéres, le Bureau du Conseil privé et le ministére de la Sécurité publique et Protection civile. La Commission suit normalement les suggestions faites au sujet de la communication et des exceptions.

Mise en œuvre de l'AIPRP

Des mesures ont été prises pour donner une séance de sensibilisation à tout le personnel au cours du prochain exercice. En outre, une formation approfondie sera donnée aux nouveaux membres du personnel.

La Commission utilise la salle de lecture publique du ministére de la Sécurité publique et Protection civile comme salle de consultation pour ses propres besoins. La salle de lecture est située au 340 ouest, avenue Laurier, à Ottawa.

Application de la loi sur l'accés à l'inromation

Rapports statistiques - Interprétation et explications
La Commission des plaintes du public contre la GRC a reçu un total de neuf demandes découlant de la Loi sur l'accés à l'information. Le traitement de ces demandes a abouti aux mesures suivantes :

Des prorogations ont été nécessaires pour traiter une des demandes. Les huit autres demandes ont été traitées dans un délai de 30 jours.

Politiques de l'institution
La seule politique pertinente est la politique de sécurité de la Commission qui se fonde sur certaines des exceptions et des exclusions prévues dans la législation sur l'AIPRP pour déterminer la classification ou la désignation d'un document.

Enquêtes
Aucune plainte n'a été déposée pendant l'exercice.

Application de la loi sur la protection des reneignement personnels

Rapports statistiques - Interprétation et explications
La Commission des plaintes du public contre la GRC a reçu en tout 11 demandes découlant de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le traitement de ces demandes a abouti aux mesures suivantes :

Des prorogations ont été requises pour six demandes. Quatre des six demandes ont été traitées dans la limite de temps réglementaire; deux demandes sont en suspens.

Politiques de l'institution
La seule politique pertinente est la politique de sécurité de la Commission qui se fonde sur certaines des exceptions et des exclusions prévues dans la législation sur l'AIPRP pour déterminer la classification ou la désignation d'un document.

Enquêtes
Aucune plainte n'a été déposée durant le présent exercice.

Usage et communication
Les renseignements personnels peuvent être utilisés uniquement pour les fins auxquelles ils ont été recueillis par la Commission. La Commission applique un seul programme, soit un programme d'examen des plaintes qui lui sont adressées par des personnes insatisfaites de la façon dont leurs plaintes ont été réglées par la GRC.

La direction de la Commission a été trés bien renseignée sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Des rappels à intervalles réguliers ont aussi été faits indiquant que tous les documents contenant des renseignements personnels doivent porter la mention PROTÉGÉ - Renseignements personnels.

10. Bureau de l'enquêteur correctionnel

Organisation ministérielle des activités liées à l'AIPRP

Le traitement des demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accés à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels est la responsabilité d'un coordonnateur. Les exceptions sont approuvées par l'enquêteur correctionnel ou le coordonnateur selon les instruments de délégation.

À l'occasion, le Service correctionnel du Canada est consulté.

Mise en œuvre de l'AIPRP

Le coordonnateur suit le cours accrédité de l'université de l'Alberta en matiére de renseignements personnelles et accés à l'information. Deux sessions d'information et formation pour le personnel de soutien ont été données. Une description de la procédure de référence au coordonnateur est incluse dans le Manuel de politiques et procédures du Bureau.

Le bureau de l'Enquêteur correctionnel (BEC) partage une salle de lecture au ministére de la Sécurité publique et protection civile qui est situé au 340 ouest, avenue Laurier, Ottawa.

Application de la loi sur l'accés à l'information

Rapports statistiques - Interprétation et explications
Huit demandes ont été reçues, y compris quatre références d'autres ministéres ou agences.

Le BEC a communiqué les renseignements demandés. Il y a eu quelques exemptions, reliées principalement aux renseignements personnels et à la sécurité des établissements carcérales.

Demandes officielles et officieuses
Le BEC préfére traiter les demandes d'une maniére informelle quand celles-ci s'appliquent à de grandes quantités de renseignements ou quand l'information qui est déjà publique pourrait répondre à ces demandes. Dans un cas, cette approche nous a aidé à résoudre le cas.

Politiques des établissements
Less politiques en matiére des critéres d'exceptions sous l'article 16(1)(c) et (d) de la loi, adoptés en 2002-2003 n'ont pas été pertinentes aux requêtes que nous avons reçues cette année. Le BEC continuera d'évaluer le bien fondée de ces critéres.

Enquêtes
Quatre plaintes ont été déposées auprés du Commissaire à l'information. Toutes les plaintes concernaient les retards et la nature des renseignements donnés. Les plaintes ont été résolues ou le seront bientôt. Il devient évident que nous ne possédons pas assez de ressources humaines pour traiter d'une maniére efficace les demandes de renseignements qui sont de plus en plus nombreuses. Le BEC considére des solutions à cette situation et nous prendrons des décisions bientôt.

Application de la loi sur la protection des renseignements personnels

Rapports statistiques - Interprétation et explications
L'Enquêteur correctionnel a reçu un total de 20 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Une demande de l'année précédente a été reportée. Le traitement de ces demandes à donné lieu aux mesures suivantes :

Demandes officielles et officieuses
Depuis que le BEC existe, les demandes officieuses sont toujours traitées de la même façon. Un fichier comprend le nombre de demandes reçues, et décrit le genre d'information communiquée.

Politiques des établissements
Vu les demandes peu nombreuses, il n'a pas été nécessaire, à date, d'établir des politiques. Cependant, des lignes directrices sur la façon d'acheminer des demandes de renseignements personnels sont disponibles dans le manuel de politiques et procédures.

Enquêtes
Quatre enquêtes ont eu lieu et ont été réglées. Il était question de divulgation hors des dates limites et de la nature des renseignements divulgués. Il devient évident que le BEC ne posséde pas assez de ressources humaines pour traiter d'une maniére efficace les renseignements qui sont de plus en plus demandés. Le BEC considére des solutions à cette situation et prendra des décisions bientôt.

Usage et communication
Tous les renseignements personnels sont utilisés à des fins d'enquêtes pour lesquelles ils ont été recueillis.

11. Agence des services frontaliers du Canada

Organisation ministérielle des activités d'AIPRP

Comme l'ASFC n'était pas officiellement reconnue avant le 1er avril 2004, les bureaux de l'accés à l'information et de la protection des renseignements personnels de Citoyenneté et Immigration Canada, de l'Agence du revenu du Canada et de l'Agence canadienne d'inspection des aliments ont continué de traiter les demandes en notre nom. Nos statistiques figurent dans le rapport annuel au Parlement de chacun des organismes susmentionnés, mais ces statistiques ne sont peut-être pas identifiées de façon précise.

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