Lignes directrices pour un groupe consultatif communautaire

Pourquoi devrais-je lire ces lignes directrices?

Ces lignes directrices ont été préparées pour aider les bénévoles des collectivités inuites et des Premières nations à participer et à contribuer à la prestation de services de police exclusifs et adaptés aux différences culturelles de ces collectivités de partout au Canada. Les renseignements contenus dans ce document vous aideront à former un groupe consultatif communautaire (GCC) grâce auquel votre collectivité pourrait jouer un rôle clé dans la promotion de services de police efficaces.

En participant activement au GCC, vous pourriez avoir à jouer un rôle clé dans les tâches suivantes :

• Définir les relations de travail entre votre collectivité et le fournisseur de services de police.
• Participer à des réunions régulières que vous aurez organisées afin de discuter des besoins de votre collectivité ayant trait aux services de police, et assurer un suivi de ces besoins.
• Remettre des rapports et des évaluations annuels conformément aux ententes des services de police en place.

Ces lignes directrices vous aideront à participer à la prestation de services de police exclusifs et adaptés aux différences culturelles de votre collectivité.

Création d'un environnement propice à la prestation de services de police adaptés aux différences culturelles

Peu importe où nous vivons et où nous travaillons, nous voulons tous avoir accès à des services de police axés sur notre sécurité. Cependant, pour qu'ils soient efficaces, ces services doivent reposer sur une compréhension de la collectivité où ils sont offerts. D'ailleurs, la collectivité à un rôle important à jouer pour sensibiliser les policiers à son sujet.

Dans les collectivités inuites et des Premières nations, où la culture, les traditions et les pratiques locales peuvent varier d'une place à l'autre, les membres de la collectivité visée sont les mieux placés pour connaître leurs besoins précis en matière de services de police. Par exemple, quelles sont les coutumes en vigueur dans votre collectivité? Que doit retenir le fournisseur de services de police à propos de votre mode de vie et de ce qui importe pour votre collectivité? Comment sa connaissance et sa compréhension de votre culture pourraient-elles lui permettre de fournir des services qui répondent adéquatement aux besoins de votre collectivité?

La participation de la collectivité est essentielle à sa sécurité. Le présent livret vous expliquera comment vous pouvez renforcer les liens entre votre collectivité et votre fournisseur de services de police, et le rôle essentiel que vous devrez jouer pour obtenir les services de police qui répondront aux besoins réels de votre collectivité.

Coup d'œil rapide sur les participants et leur rôle

Collectivité inuite ou des Premières nations

• Elle met en place un groupe consultatif communautaire (GCC) qui établit des liens entre la collectivité inuite ou des Premières nations et le ou les policiers qui y sont affectés.
  Voir la section 1 – Qu'est-ce qu'un groupe consultatif communautaire?
• Elle entreprend des activités précisément conçues pour veiller à ce que les services de police offerts répondent vraiment aux besoins particuliers de la collectivité.
  Voir la section 2 – Former un groupe consultatif communautaire (Rôles et responsabilités).
• Elle définit les relations de travail entre le GCC, le fournisseur de services de police et la collectivité.
  Voir la section 3 – Rédiger la lettre d'attentes.

Service et agents de police

• Ils fournissent des services de police exclusifs à la collectivité inuite ou des Premières nations.
• Ils collaborent avec le GCC et travaillent avec les membres de la collectivité afin de créer des relations qui favorisent l'adoption d'une démarche policière adaptée à la culture de la collectivité.
• Ils appuient le GCC.

Section 1. Qu'est-ce qu'un groupe consultatif communautaire?

Le GCC est composé de membres de la collectivité. Son objectif est de dégager les priorités de la collectivité en ce qui a trait aux services de police, et d'en faire la promotion. Les membres du groupe doivent également favoriser le dialogue et la bonne communication entre le service de police et les membres de la collectivité.

Un GCC permet de veiller à ce que les intérêts de votre collectivité en matière de services de police soient bien représentés.

Ce que peut accomplir un groupe consultatif communautaire

Le GCC a cet avantage qu'il peut jouer un rôle important lorsque vient le temps d'établir les objectifs qui seront bénéfiques pour une collectivité. Par exemple, le groupe est encouragé à :

• Dégager les caractéristiques souhaitées des policiers qui pourraient être affectés à la collectivité.
• Déterminer les enjeux, les projets ou les incidents qui pourraient concerner la collectivité.
• Fournir des suggestions, des idées ou des renseignements qui aideront à régler les dossiers ou qui appuieront des projets ou des événements à venir.
• Porter à l'attention du service de police les priorités de la collectivité ayant trait aux services de police, et à collaborer avec les policiers pour donner suite à ces priorités.
• Faire connaître aux dirigeants de la collectivité les préoccupations soulevées par le service de police, s'il y a lieu.
• Contribuer à l'élaboration des objectifs, des priorités et des objectifs de la collectivité en ce qui a trait aux services de police, et à participer à des projets spéciaux.
• Donner des conseils relatifs aux lacunes des services de police offerts ou à déterminer des exigences précises en matière de services de police.
• Soulever d'autres problèmes, plaintes ou priorités mentionnés par les membres de la collectivité.
• Sensibiliser les policiers aux réalités culturelles de la collectivité, ce qui favorisera une meilleure compréhension entre les membres de la collectivité et les policiers.

La création d'un GCC est une bonne façon d'atteindre les objectifs ayant trait aux services de police, ainsi que tout autre objectif que vous pourriez avoir déterminé.
Voir la section 2 – Former un groupe consultatif communautaire.

Un pont entre les cultures pour favoriser l'efficacité des services de police

Examinez comment vous pouvez aider les policiers avec lesquels vous travaillez à comprendre votre culture et votre environnement. Cela leur permettra d'offrir des services de police qui répondent bien aux besoins de votre collectivité. Par exemple :

• Que doivent savoir et comprendre les policiers au sujet de la culture et des traditions de votre collectivité?
• Quelles sont les priorités en matière de services de police qu'ils devraient connaître?
• Y a-t-il des activités communautaires ou culturelles auxquelles ils gagneraient à participer?
• Pourriez-vous leur présenter d'autres fournisseurs de services dans votre collectivité pour encourager la collaboration à l'égard des besoins en matière de services de police? Il peut s'agir d'organismes de services de santé ou de soutien aux familles, d'organisations ou de programmes liés à la justice ainsi que de propriétaires d'entreprises ou d'autres personnes.

Un GCC efficace favorise la bonne gouvernance et la responsabilisation entre les membres de la collectivité et ceux du service de police.

Gouvernance et responsabilisation – qu'est-ce que cela signifie?

Dans le contexte des services de police communautaires, une bonne gouvernance (ou gestion) dépend de l'approche de collaboration adoptée pour atteindre les objectifs en matière de sécurité de la collectivité. Le service de police et la collectivité (représentée par le GCC) sont chargés (ou responsables) de participer à la réussite du programme de services de police communautaires.

Même si la prestation des services de police relève de la province, le GCC joue un rôle important dans la définition des moyens efficaces pour ces services de répondre aux besoins de la collectivité et de les respecter.

On confie au GCC la responsabilité d'aider les policiers à comprendre leur culture et leurs traditions. Ce faisant, il oriente l'établissement des priorités en matière de services de police communautaires. Il permet aux policiers d'offrir des services adaptés à la culture et aux besoins de chaque collectivité.

Quand les membres de la collectivité et du service de police travaillent en partenariat, ils peuvent se concentrer sur la résolution des problèmes et ainsi accroître la sécurité et la résilience de la collectivité.

Pour représenter les intérêts de votre collectivité, vous devrez former un groupe consultatif communautaire.
Voir la section 2 – Former un groupe consultatif communautaire.

Section 2. Former un groupe consultatif communautaire

Le processus de formation d'un GCC est une première étape importante vers l'appui des priorités de la collectivité en matière de services de police.

Pour former un GCC, il faudra :

• rédiger un mandat;
• déterminer les rôles et les responsabilités des membres.

Choix des membres

Certains détails peuvent changer d'une collectivité à l'autre; voici toutefois des questions qui vous aideront à choisir vos membres.

Combien de membres sont nécessaires?
En général, le minimum de membres requis pour votre GCC est de trois, et le maximum est de dix.

Qui nomme le président (si nécessaire)?
Au besoin, un président sera nommé par le chef et le conseil ou élu par les membres du GCC (habituellement à la première réunion du GCC).

Comment les membres du groupe sont-ils choisis?
Les premiers membres du GCC peuvent être nommés par le chef et le conseil, ou élus par les membres de la collectivité, puis approuvés par le chef et le conseil. Une fois le GCC formé, ses membres peuvent décider de créer des procédures pour le recrutement des membres et choisir si les nouveaux membres doivent être élus, nommés, sélectionnés ou approuvés par les membres du groupe.

De quel genre de membres le GCC doit-il être composé?
Afin de représenter les intérêts de la collectivité, le GCC doit comprendre des Aînés, des hommes, des femmes et des jeunes. Dans certains cas, un membre du service de police peut faire partie du GCC, mais cette personne ne pourra jamais occuper le poste de président. Un agent de liaison représentant le chef et le conseil peut également faire partie des membres, mais sa participation doit être libre de toute influence politique.

Quelles qualités les membres doivent-ils posséder?
Les membres du GCC doivent être axés sur la collectivité. Ils doivent également être disposés et aptes à consacrer le temps nécessaire pour assister régulièrement aux réunions du GCC.

Quels autres critères d'admissibilité peuvent s'appliquer?
La collectivité peut choisir d'ajouter des critères d'admissibilité des membres. Par exemple, on peut demander que la personne soit respectée et membre de la collectivité depuis longtemps ou qu'elle ait de l'expérience en matière de justice et de services de police. Ces critères ne sont pas obligatoires et applicables dans tous les cas, mais il peut s'avérer utile que certains membres possèdent ces qualifications.

Combien de temps reste-t-on membre du GCC?
Il n'y a pas de temps limite précis pour la participation au GCC. Le chef et le conseil détermineront probablement la durée du mandat des membres. Il est possible que les membres d'une petite collectivité aient un mandat plus long que celui des membres provenant d'une collectivité populeuse. La durée peut aussi dépendre des ressources disponibles et de l'intérêt exprimé par d'autres membres de la collectivité de participer au GCC.

Rédaction du mandat

Le mandat décrit le fonctionnement du GCC. Ce sont les membres qui le rédigent, en consultation avec le chef et le conseil. Le mandat sert à :

Énoncer les critères de participation au GCC.
Ces critères comprennent le nombre minimal et maximal de membres requis, la nomination d'un président et d'un secrétaire (si nécessaire) et la participation requise – ou quorum – aux réunions du GCC. On peut aussi indiquer la durée du mandat d'un membre, les critères d'admissibilité, les procédures de recrutement, de nomination et d'approbation des nouveaux membres et celles pour les démissions et les renvois.

Définir les paramètres du GCC.
Le mandat précise les objectifs du GCC ainsi que l'approche qu'il adoptera pour gérer ses réunions, choisir les sujets à aborder, déterminer les méthodes qui seront utilisées pour centrer les policiers sur la collectivité, rédiger des rapports sur les résultats et les réussites des services de police, décider comment il examinera et règlera les plaintes et les conflits, trouver les activités et les projets spéciaux qui appuieront l'atteinte de ses objectifs et créer un processus pour la révision, la modification et l'approbation de son mandat.

Attribuer les responsabilités à l'appui du GCC.
Cette tâche pourrait comprendre l'attribution de responsabilités individuelles ou collectives liées à la coordination des exigences concernant les réunions, la préparation et la distribution des comptes rendus des réunions, la réalisation d'activités de surveillance ou d'établissement de rapports et la gestion de la tenue de documents et d'autres tâches administratives.

Rôles et responsabilités

Les rôles et les responsabilités attribuées à chaque GCC vous permettent d'apporter une importante contribution à la prestation de services de police exclusifs et adaptés à la culture de votre collectivité, tels qu'il est souligné ci dessous.

Cibler les priorités en matière de services de police de votre collectivité et collaborer avec les policiers pour trouver des solutions permettant de s'y attaquer.
Examinez les problèmes particuliers présents dans votre collectivité. Y a-t-il eu une augmentation de la violence familiale ou de la toxicomanie? Les gangs posent-ils un problème? Le GCC jouera un rôle important en aidant les policiers à comprendre les préoccupations de votre collectivité et en leur permettant d'être bien préparés à répondre à ses besoins.

Collaborer avec les policiers, ainsi qu'avec le chef et le conseil de bande, à l'établissement des objectifs et des priorités des services de police communautaires et à la détermination des façons d'atteindre les résultats visés.
Il faut créer un plan, ou une stratégie, pour régler les problèmes ciblés. Par exemple, comment allez-vous présenter les policiers à votre collectivité? Quels sont les activités et les projets spéciaux qui peuvent vous aider à régler certains de ces problèmes? Organiserez-vous des activités parrainées par la communauté ou le service de police, comme des repas-partage, des ateliers et d'autres occasions de rassemblement? Les membres du GCC sont bien placés pour savoir le genre d'activités qui favoriseront l'atteinte des objectifs en matière de services de police de leur collectivité.
Voir la section 3 – Rédiger la lettre d'attentes.

Tenir régulièrement des réunions pour discuter des exigences en matière de services de police, prendre des décisions qui toucheront la collectivité et maintenir la communication entre les membres de la collectivité et les policiers.
En général, un nombre minimal de membres du GCC doivent participer aux réunions et, dans la plupart des cas, un policier doit aussi y assister. Ces réunions peuvent servir de modèle pour le maintien de bonnes relations au sein de la collectivité et avec le service de police. Il est important de tenir un registre (ou un compte rendu) des réunions.
Voir la section 4 – Organiser des réunions régulières du GCC et y assister.

Gérer d'autres exigences, conformément aux modalités de l'entente relative au PSPPN.
Cette responsabilité comprend la rédaction d'une lettre d'attentes qui favorisera l'établissement des priorités en matière de services de police et le respect d'autres exigences en matière de reddition de compte.
Voir la section 3 – Rédiger la lettre d'attentes.

Afin d'être en mesure d'assumer ces responsabilités et d'atteindre les objectifs établis, le GCC et les policiers accomplissent ensuite trois tâches clés :

1. Définir les relations de travail.
   Voir la section 3 – Rédiger la lettre d'attentes.
2. Créer un forum de discussion.
   Voir la section 4 – Organiser des réunions régulières du GCC et y assister.
3. Rédiger des rapports sur les réalisations.

Section 3. Rédiger la lettre d'attentes

L'étape suivante consiste à rédiger une lettre d'attentes. Cette lettre est l'occasion de mettre par écrit vos attentes à l'égard des types de programmes dont vous bénéficierez et du type de relations que vous entretiendrez avec le policier affecté à votre collectivité.

Vous la rédigerez en collaboration avec le fournisseur de services de police. Il s'agira d'un document évolutif reflétant les priorités de votre collectivité. La lettre d'attentes pourra être ajustée en fonction des changements et des progrès. Voyez ci-dessous ce que la lettre peut vous aider à accomplir. Ces éléments vous aideront à rédiger une bonne lettre d'attentes.

Clarifier les relations entre les policiers et les membres de la collectivité.
En premier lieu, la lettre d'attentes permet de reconnaître l'importance d'une relation de travail positive entre les membres de la collectivité et ceux du service de police. Par conséquent, il faut le souligner au début de la lettre et préciser le nom de la collectivité et celui du service de police afin d'indiquer les parties qui signeront la lettre.

Énoncer les priorités de la collectivité en matière d'application de la loi ainsi que sa relation à l'égard des « lois » traditionnelles et des pratiques de gestion des conflits.
La lettre d'attentes peut mentionner la meilleure approche à adopter afin d'offrir des services de police efficaces en informant le policier sur la culture et les traditions de la collectivité, ainsi que sur les services disponibles pour favoriser l'atteinte des objectifs en matière de services de police. Examinez les priorités, les programmes et les services qui aideront le policier à mieux comprendre les besoins réels de votre collectivité et à adapter les services offerts à sa culture.

Déterminer les engagements convenus pour favoriser et mettre en œuvre des stratégies de prévention du crime efficaces.
Selon les priorités définies dans votre collectivité en matière de services de police, il existe diverses manières pour vous de collaborer afin d'atteindre les objectifs. Par exemple :

• Ajouter des éléments clés aux ordres du jour des réunions du GCC.
• Créer un plan de travail établissant l'ordre de priorité des initiatives de votre collectivité relativement à la prévention du crime, notamment : prévention de l'alcoolisme et de la toxicomanie et sensibilisation à cet égard, sécurité sur Internet, prévention du suicide et lutte contre la violence familiale. Le plan de travail peut présenter une liste et un horaire des événements et des activités qui appuieront les initiatives de la collectivité.
• Mettre à l'écrit les décisions et les activités qui appuient les objectifs de votre collectivité en matière de services de police.
• Établir des relations ouvertes et transparentes avec les dirigeants de la collectivité.

Il peut y avoir d'autres situations que vous aimeriez inclure dans la lettre. Par exemple, l'entente sur les services de police précise les rôles et les responsabilités du service de police. Vous voudrez peut-être réitérer certaines exigences dans la lettre d'attentes, même si ce n'est que pour mettre l'accent sur celles-ci ou les confirmer. Tout cela dépend des circonstances particulières à votre collectivité.

Décrire comment les policiers peuvent participer activement à la vie dans la collectivité.
Penchez-vous sur des façons pour vous de soutenir l'interaction des policiers avec la collectivité. Par exemple :

• Séances de formation sur la langue et les réalités culturelles de la collectivité;
• Participation à des programmes scolaires;
• Programmes communautaires, de jeunes et de sports;
• Salons de l'emploi dans le cadre d'initiatives de prévention du crime;
• Communication avec d'autres services de police, au besoin;
• Réseautage avec des organisations ou des groupes pertinents dans la collectivité.

Les rôles et les responsabilités des policiers appuient pleinement leur interaction au sein de la collectivité.

Préciser la fréquence et la nature voulues des réunions entre les policiers et les membres du GCC.
Le fait de préciser dans la lettre d'attentes à quelle fréquence le GCC doit se réunir pour soutenir les objectifs continus de la collectivité en matière de services de police permettra de veiller à ce que toutes les parties soient au courant des réunions et de leur responsabilité d'y assister. La lettre peut également préciser la nécessité :

• de produire et de soumettre des rapports réguliers au chef et au conseil;
• de prendre l'engagement d'informer les dirigeants de la collectivité des incidents qui pourraient susciter l'intérêt des médias;
• d'organiser des réunions supplémentaires avec le chef et le conseil au sujet de problèmes liés à l'application de la loi, aux services de police ou à la société qui requièrent une attention particulière, et d'assister à ces réunions;
• de déterminer dans quelles circonstances des réunions supplémentaires sont nécessaires, par exemple entre le commandant de détachement, le chef et le conseil.

Le succès du GCC repose sur des processus de communication et de prise de décision réguliers et efficaces. Les réunions du GCC visent à faciliter ces processus.

Montrer les liens entre les efforts en matière de services de police et les stratégies de planification communautaires.
La prestation de services de police communautaire efficaces repose sur la compréhension de l'ensemble des objectifs de la collectivité et le maintien de communications ouvertes entre le service de police, le GCC, la collectivité et ses dirigeants. Pour ce faire, vous pouvez, par exemple :

• faire du réseautage avec d'autres organismes communautaires et échanger des renseignements ou des ressources pour soutenir les objectifs communs;
• vous assurer que les plans stratégiques relatifs aux services de police décrivent des objectifs communautaires connexes afin que vous puissiez tous collaborer pour atteindre des objectifs efficaces en matière de services de police.

Le GCC et le service de police devraient se réunir chaque année pour examiner les réalisations et les objectifs de l'année précédente, tels qu'ils sont établis dans la lettre d'attentes. Cette rencontre serait également l'occasion de modifier la lettre d'attentes ou d'établir de nouveaux objectifs pour la prochaine année.

La lettre d'attentes donne le ton aux relations de travail qui existent entre la collectivité et le service de police, mais ces relations doivent être établies et maintenues. Les parties peuvent y arriver en tenant régulièrement des réunions ensemble pour discuter des objectifs permanents en matière de services de police et en s'assurant que la lettre tient toujours compte des exigences de la collectivité.
Voir la section 4 – Organiser des réunions régulières du GCC et y assister.

Section 4. Organiser des réunions régulières du GCC et y assister

Les réunions du GCC visent à atteindre les objectifs principaux contenus dans l'entente sur les services de police :

• Fournir un forum pour déterminer les besoins communautaires en matière de services de police, et en discuter;
• Prendre des décisions au sujet des services de police qui auront une incidence sur la collectivité;
• Maintenir des communications ouvertes entre la collectivité et le service de police;
• Mener des activités d'évaluation et de planification pour assurer le succès des priorités et des stratégies définies en matière de services de police;
• Gérer les relations de travail entre la collectivité, ses dirigeants et le service de police.

Les lignes directrices suivantes peuvent vous aider à organiser des réunions efficaces.

Préparer l'ordre du jour
Examinez les sujets qui ont besoin d'une attention particulière. Consultez le mandat et la lettre d'attentes pour vous aider, au besoin. De plus, les problèmes actuels relatifs aux services de police dans la collectivité vous aideront à déterminer les points qui devraient être ajoutés à l'ordre du jour. Parmi les points permanents à l'ordre du jour figurent :

• Activités et stratégies de prévention du crime;
• Examen des exigences relatives à des services de police adaptés aux réalités culturelles de la collectivité;
• Priorités en matière de services de police;
• Prochaines activités communautaires qui appuieront les initiatives liées aux services de police.

Il pourrait être utile de collaborer avec les policiers ou de demander leur aide pour préparer l'ordre du jour.

Déterminer qui assistera à la réunion
Dresser une liste des personnes qui assisteront à la réunion. Dans la plupart des cas, elle comprend le président (s'il y en a un), les membres du GCC et les policiers. Vous pouvez également décider d'inviter des tierces parties, selon l'ordre du jour. Il peut s'agir d'autres membres de la collectivité, comme des représentants des organismes communautaires, le chef ou des membres du conseil de bande, ou bien des représentants provinciaux, fédéraux ou d'autres services de police.

Coordonner les exigences relatives à la réunion
Le président (si une personne a été nommée) est habituellement responsable de la surveillance des exigences relatives aux réunions. Il peut aussi déléguer cette responsabilité à un autre membre du GCC. Si aucun président n'a encore été nommé, le chef et le conseil attribueront la responsabilité de coordonner les réunions à une autre personne. Il faudra établir la date, l'heure et le lieu de la réunion. Il sera également nécessaire de communiquer avec les participants ou de leur envoyer une invitation, ainsi que l'ordre du jour.

Faire un compte rendu des résultats de la réunion
Il est recommandé de rédiger des comptes rendus de réunion précisant les décisions prises, ainsi que les personnes qui seront chargées de donner suite à ces décisions et de mener les activités de suivi. Ces renseignements, ainsi que les détails sur la prochaine réunion, devraient être distribués à tous les membres du GCC après chacune des réunions (en fonction de l'échéance convenue). Ces comptes rendus doivent être conservés à des fins de tenue de dossiers et de vérification.

Le travail accompli dans le cadre des réunions peut avoir une incidence très positive sur les services de police dans la collectivité. Les réunions du GCC sont également l'occasion d'établir des relations solides avec les policiers affectés à votre collectivité.

Acronymes et définitions

GCC :

Groupe consultatif communautaire

Groupe consultatif communautaire (GCC) :

Groupe composé de membres de la collectivité s'assurant que les intérêts de la collectivité en matière de services de police sont bien représentés. Son rôle est de déterminer les priorités de la collectivité relativement aux services de police et de les défendre. Ses fonctions consistent entre autres à favoriser un dialogue et une bonne communication entre le service de police et la collectivité.

Lettre d'attentes :

Lettre qui énonce les attentes concernant les types de programmes qui seront offerts et le type de relation de travail que la collectivité s'attend à entretenir avec le policier qui y est affecté. Elle est rédigée en collaboration avec le fournisseur de services de police et est conforme aux priorités de la collectivité en matière de services de police. La lettre peut être adaptée en fonction des besoins changeants.

Mandat :

Document qui décrit le fonctionnement du groupe consultatif communautaire (GCC). Il est élaboré par ses membres, en consultation avec le chef et le conseil. Le document décrit entre autres le mandat du GCC, les critères d'adhésion, ainsi que les rôles et les responsabilités des membres du GCC.