Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2020-2021
Table des matières
- Introduction
- Vue d'ensemble de Sécurité publique Canada
- Structure organisationnelle
- Sécurité publique Canada
- Portefeuille de Sécurité publique: organismes partenaires et organes de surveillance
- Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
- Contrats de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Délégation de pouvoirs
- Points saillants du rapport statistique et tendances pluriannuelles
- Aperçu du rapport statistique
- Volume de demandes d’AIPRP et charge de travail
- Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Prorogations
- Information sur les délais de traitement
- Disposition des demandes
- Demandes de consultation reçues d’autres institutions
- Les impacts de la pandémie COVID-1
- Défis et complexités
- Aperçu du rapport statistique
- Formation et sensibilisation
- Politiques, procédures et lignes directrices nouvelles ou révisées
- Principales questions soulevées à la suite de plaintes, d’enquêtes ou des vérifications
- Surveillance du rendement
- Atteinte substantielle à la vie privée
- Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
- Communications en vertu de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Annexe A : Arrêté de délégation des attributions
- Annexe B : Rapport statistique
- Annexe C : Rapport statistique supplémentaire
Introduction
À chaque année fiscale, le responsable de chacune des institutions fédérales prépare un rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et le présente au Parlement.
Ce rapport annuel au Parlement est présenté sous l’autorité du Ministre de la Sécurité publique et de la protection civile, selon l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il décrit la façon dont Sécurité publique a administré et respecté ses obligations selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, du 1er avril 2020 au 31 mars 2021.
La Loi sur la protection des renseignements personnels
La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle protège la vie privée des particuliers en énonçant des exigences strictes au gouvernement fédérale qui sont sujet à la loi. Ces exigences limites la collecte, la conservation, l’utilisation, la divulgation et la disposition des renseignements personnels que possèdent les ces institutions fédérales. Elle confère aussi aux particuliers le droit d’accéder à leurs propres renseignements personnels et, sous réserve de quelques exceptions limitées et précises, de les corriger et de les annoter. Les particuliers qui ne sont pas satisfaits de la manière dont une institution manipule leurs renseignements personnels ou de tout aspect lié à une demande officielle qu’ils ont formulée selon la Loi sur la protection des renseignements personnels ont le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Vue d'ensemble de Sécurité publique Canada
Sécurité publique Canada a été créé en 2003 pour assurer la coordination de tous les ministères et organismes fédéraux qui ont pour mission de veiller à la sécurité nationale et à la protection des Canadiens et des Canadiennes.
Mandat, mission et vision
Notre mandat est de travailler à la sécurité du Canada sur tous les plans, allant des catastrophes naturelles aux crimes et au terrorisme. Notre mission est de bâtir un Canada sécuritaire et résilient. Notre vision est, par l’entremise d’un leadership exceptionnel, d’assurer la sécurité du Canada ainsi que la force et la résilience des collectivités.
Trois rôles essentiels du ministère
- Soutenir le ministre dans ses responsabilités pour toutes questions relatives à la sécurité publique et à la gestion des mesures d’urgence, à l’exception de celles attribuées à un autre ministre fédéral ;
- Exercer un leadership national pour la sécurité nationale ainsi que la protection civile ; et
- Soutenir le ministre dans ses responsabilités à coordonner les efforts des organismes du portefeuille de la Sécurité publique.
Structure organisationnelle
Sécurité publique Canada
Le département est structuré en cinq secteurs : le Secteur de la gestion des urgences et des programmes, le Secteur de la sécurité communautaire et de la réduction du crime, le Secteur des affaires du Portefeuille et des communications, le Secteur de la sécurité et de la cyber sécurité nationale et le Secteur de la gestion ministérielle. Ministère compte aussi un dirigeant principal de la vérification et l'évaluation et est soutenu par les Services juridiques.
Cinq bureaux régionaux représente l’Atlantique, le Québec, l’Ontario, les Prairies ainsi que la Colombie‑Britannique et le Nord. Les bureaux régionaux de SP servent de point de contact principal avec le ministère au niveau provincial. Les bureaux régionaux coordonnent les interventions fédérales en cas d’urgence, favorisent l’efficacité des programmes de gestion des urgences, les services de police autochtones et la prévention du crime et améliorent les partenariats avec les autres paliers de gouvernement et les intervenants régionaux clés.
Portefeuille de Sécurité publique: organismes partenaires et organes de surveillance
L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) gère les frontières du pays en administrant les lois nationales qui régissent les échanges commerciaux et les voyages ainsi que les ententes et conventions internationales. L’ASFC facilite les déplacements transfrontaliers légitimes, participe à la croissance économique et intercepte les personnes et les marchandises qui pourraient présenter une menace pour le Canada.
Le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) est chargé de mener des enquêtes et d’établir des rapports sur des activités pouvant constituer des menaces pour la sécurité du Canada. Le SCRS s’occupe également des évaluations de sécurité, sur demande, pour tous les ministères et organismes fédéraux.
Le Service correctionnel du Canada (SCC) contribue à la protection de la société en incitant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain. Le SCC est responsable de la prise en charge des délinquants condamnés à une peine de deux ans ou plus qui sont incarcérés dans des établissements correctionnels fédéraux ou qui sont sous surveillance dans la collectivité.
La Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) est un organisme décisionnel autonome qui accorde, refuse ou révoque la libération conditionnelle aux détenus des établissements correctionnels fédéraux et à ceux d’établissements relevant de provinces qui n’ont pas leur propre commission des libérations conditionnelles. La CLCC contribue à la protection de la société tout en favorisant la réinsertion sociale en temps opportun des délinquants en tant que citoyens respectueux des lois.
La Gendarmerie royale du Canada (GRC) est chargée de faire observer les lois canadiennes, de prévenir le crime et de maintenir la paix, l’ordre et la sécurité.
La Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada (CCETP) assure un examen transparent, indépendant et objectif des plaintes formulées par le public à l’égard de la conduite de membres de la GRC. La CCETP convoque des audiences publiques et s’efforce d’améliorer le processus de traitement des plaintes en faisant des recherches et en élaborant des principes directeurs à cet égard.
Le Bureau de l’enquêteur correctionnel (BEC) mène en temps opportun des enquêtes indépendantes et exhaustives sur des questions concernant le Service correctionnel du Canada. Le BEC peut instituer une enquête à la réception d’une plainte de la part d’un délinquant (ou présentée en son nom), à la suite d’une demande ministérielle ou de sa propre initiative.
Le Comité externe d’examen de la GRC (CEE) est un organisme indépendant qui favorise des relations de travail justes et équitables au sein de la GRC. Le CEE assure un examen indépendant des griefs et des appels faisant suite à des sanctions disciplinaires, des rétrogradations ou des congédiements ainsi que d’autres types de griefs.
Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie de la Division de l’AIPRP et des services exécutifs dans le Secteur des affaires du Portefeuille et des communications. Le Directeur de l’AIPRP et des services exécutifs est, avec l’aide d’un adjoint administratif, responsable de l’AIPRP et des services de correspondance ministérielle et des services de secrétariat. Le Bureau de l’AIPRP dispose de 13 postes à temps plein et comporte deux volets de travail, l’Unité des opérations AIPRP et l’Unité des politiques sur la protection des renseignements personnels et de la formation (PPRPF).
Le bureau de l’AIPRP est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures que le ministère doit suivre pour respecter les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. L’Équipe est également responsable de la réponse aux demandes formulées en vertu de ces lois, ainsi que de la prestation des services suivants au sein du Ministère :
- Traiter les demandes de consultation reçues d’autres institutions ;
- Offrir des conseils et une orientation aux employés et aux cadres supérieurs sur les questions AIPRP tel que les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et les atteintes à la vie privée ;
- Produire les rapports annuels au Parlement ;
- Donner des séances de sensibilisation sur l’AIPRP aux employés du ministère ;
- Coordonner la mise à jour régulière de la publication InfoSource de Sécurité publique ;
- Examiner des documents ministériels, tel que les vérifications et évaluations, avant de les divulguer de façon proactive sur le site Web du ministère ;
- Élaborer des procédures ministérielles pour le traitement des demandes AIPRP ; et
- Participer aux tribunes réunissant les membres de la collectivité de l’AIPRP (réunions et groupes de travail AIPRP relevant du Secrétariat du Conseil du Trésor, par exemple).
Figure 1: Organigramme de la Division de l’AIPRP et des services exécutifs
Description
Cette figure illustre la structure organisationnelle de la Division de l’AIPRP et des services exécutifs. Le directeur de l’AIPRP et des service exécutifs est supporté par un adjoint administratif. Le gestionnaire de l’Unité des opérations AIPRP et le gestionnaire de l’Unité des PPRPF, ainsi que le gestionnaire des Services de secrétariat et le gestionnaire de l’Unité de la correspondance ministérielle, sont également des subalternes directs du directeur. Le Bureau de l’AIPRP dispose de 13 postes à temps plein, incluant le gestionnaire de l’Unité des opérations AIPRP et le gestionnaire de l’Unité des PPRPF. Le gestionnaire de l’Unité des opérations AIPRP et le gestionnaire de l’Unité des PPRPF gèrent deux différents volets de travail dans le Bureau de l’AIPRP. Ces volets sont :
- L’Unité des opérations AIPRP : L’unité inclue le gestionnaire de l’Unité des opérations AIPRP, deux chefs d’équipe d’AIPRP, quatre analystes principaux d’AIPRP, deux analystes d’AIPRP, un analyste subalterne d’AIPRP et un agent administratif d’AIPRP. Les chefs d’équipe d’AIPRP et l’agent administratif d’AIPRP relèvent directement du gestionnaire. L’analyste subalterne d’AIPRP relèvent du gestionnaire pour les tâches administratives et relèvent du premier chef d’équipe d’AIPRP pour les tâches opérationnelles. Deux analystes principaux d’AIPRP et l’analyste d’AIPRP relèvent également du premier chef d’équipe d’AIPRP et les deux autres analystes principaux d’AIPRP et l’autre Analyste d’AIPRP relèvent du deuxième chef d’équipe d’AIPRP.
- L’Unité des PPRPF : L’unité inclue le gestionnaire de l’Unité des PPRPF et un analyste principale qui relèvent du gestionnaire de de l’Unité des PPRPF.
Contrats de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Sécurité publique n'a été partie à aucune entente de service en vertu de l'article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l'exercice.
Délégation de pouvoirs
Le Ministre de la Sécurité publique et de la protection civile est responsable de la façon dont le ministère administre et se conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Règlement sur la protection des renseignements personnels et les instruments de politique du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. L’article 73 de cette loi donne au ministre l’autorité de déléguer la totalité ou une partie de ses fonctions et attributions liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels à un ou à plusieurs cadres ou employés de Sécurité publique Canada.
L’ordonnance de délégation de pouvoirs pour la Loi sur la protection des renseignements personnels a été signée le 21 juillet, 2020 par le Ministre de la Sécurité publique et de la protection civile. L’ordonnance de délégation signée est ci-joint en annexe A. Cette ordonnance remplace toutes les ordonnances de délégation antérieures.
Le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile en tant que responsable d’une institution fédérale en vertu des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels a accordé une autorité totale au Sous-ministre, Sous-ministre délégué, Sous-ministre adjoint des Affaires du portefeuille et des communications, Directeur général, Affaires du cabinet et parlementaires et services exécutifs, Directeur de l’AIPRP et services exécutif, ainsi qu’au Gestionnaire des Opérations AIPRP. Les Chefs d’équipe des Opérations AIPRP et les Analystes des Opérations AIPRP possèdent l'autorité de l’articles 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les Sous-ministres adjoints ainsi que les dirigeants de la vérification ont l'autorité en vertu des articles 9(4) et 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Points saillants du rapport statistique et tendances pluriannuelles
L’annexe B présente un rapport statistique sur les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels traitées par Sécurité publique Canada entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2021. Ce qui suit explique et interprète l’information statistique et identifie les tendances pluriannuelles.
Aperçu du rapport statistique
En 2020-2021, Sécurité publique Canada a reçu 41 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une diminution d'environ 30,5 pour cent par rapport à l'année précédente. Sécurité publique Canada a traité 93,3 pour cent des demandes dans les délais prescrits. Le temps de délai moyen pris par le ministère pour traiter une demande présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels est de 34,9 jours. Au cours des cinq dernières années consécutives, y compris 2020-2021, Sécurité publique Canada a obtenu un taux moyen de réponse à temps de 98,7 % pour les demandes des renseignements personnels.
Volume de demandes d’AIPRP et charge de travail
En 2020-2021, le nombre total de demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels a diminué de 17,6 pour cent, et le nombre total de pages traitées a diminué 71,5 pour cent. La diminution du nombre de pages traitées est liée aux circonstances de la pandémie, dont les détails sont décrits plus loin dans ce rapport. Le tableau et le diagramme qui suivent illustrent la charge de travail de l’AIPRP au cours des cinq dernières année.
| 2016-2017 | 2017-2018 | 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Demandes en accès à l’information reçues par Sécurité publique Canada | 417 | 421 | 473 | 366 | 407 |
| Demandes de consultation en accès à l’information reçues d’autres institutions | 247 | 256 | 251 | 279 | 135 |
| Demandes en protection des renseignements personnels reçues par Sécurité publique Canada | 67 | 21 | 62 | 59 | 41 |
| Demandes de consultation en protection des renseignements personnels reçues d’autres institutions | 4 | 3 | 1 | 8 | 4 |
| Charge de travail totale | 735 | 701 | 787 | 712 | 587 |
| Nombre total de pages traitées | 70 109 | 85 442 | 167 184 | 133 967 | 38 178 |
Figure 2 : Volume de demandes d’AIPRP
Description
La Figure 2 : Volume de demandes d’AIPRP, est un graphique linéaire qui illustre les données du Tableau 1 : Volume de demandes d’AIPRP et charge de travail, concernant le volume de demandes et des consultations sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels reçues par Sécurité publique Canada. Le graphique comporte quatre groupes de cinq colonnes. Le premier groupe de colonnes indique le nombre de demandes d'accès à l'information reçues par Sécurité publique Canada par année fiscale de 2016-2017 à 2020-2021. Le deuxième groupe montre le nombre de consultations sur l'accès à l'information reçues d'autres institutions au cours de la même période. Le troisième groupe montre le nombre de demandes de protection des renseignements personnels reçues par Sécurité publique Canada au cours de la même période. Le quatrième groupe montre le nombre de consultations sur la protection de la vie privée reçues d'autres institutions au cours de la même période.
Figure 3 : Volumes de pages de l’AIPRP
Description
La figure montre un graphique à barres illustrant les données du Figure 3: Volume de travail de l'AIPRP, concernant le volume de pages traitées par Sécurité publique Canada. Le graphique montre cinq barres. Les barres illustrent le volume de pages traitées par année fiscale de 2016-2017 à 2020-2021.
Demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Le nombre de demandes liées à la protection des renseignements personnels demeure modeste par rapport au nombre de demandes en matière d’accès à l’information. Sécurité publique Canada recueille peu d’information directement auprès des Canadiens, contrairement à des organismes du portefeuille au mandat plus opérationnel comme la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et Service correctionnel Canada (SCC), lesquels reçoivent des milliers de demandes par an.
Sécurité publique Canada a reçu 41 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels cette année fiscale, une diminution de prêts de 30,5 pour cent par rapport à l'année précédente (59). En plus des 41 demandes reçues, 28 demandes ont été reportées de l’année fiscale précédente. De ce total, 60 demandes ont été complétées cette année et neuf demandes ont été reportées à la prochaine l’année fiscale.
Prorogations
Au cours de cet exercice fiscal, le ministère a invoqué deux prolongations en vertu de l'article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en raison de l'interférence avec les opérations.
Information sur les délais de traitement
Sur un total de 69 demandes (41 reçues et 28 reportées de la période précédente), 60 demandes ont été traitées dans le délai légal. Des 60 demandes complétées :
- 14 ont été complétées en 15 jours ou moins ;
- 16 ont été complétées entre 16 et 30 jours ;
- 29 ont été complétées entre 31 et 60 jours ; et
- Une a été complété entre 61 et 120 jours.
Disposition des demandes
Des 60 demandes complétées :
- Six demandes ont été communiqué dans leur totalité ;
- 35 demandes ont été communiqué en partie ;
- Six demandes ont été abandonnées ;
- Zéro demandes n’ont pas été communiqué suit à des exceptions totales ;
- 13 demandes où aucun document n’existait ; et,
- Zéro demandes où l’existence de documents n’était ni confirmée ni infirmée.
En total 37 exceptions et aucune exclusion ont été appliquées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels :
- Article 21 a été appliqué une fois ;
- Sous-alinéa 22(1)b) a été appliqué une fois ;
- Article 26 a été appliqué 34 fois ; et,
- Article 27 a été appliqué une fois.
Demandes de consultation reçues d’autres institutions
Sécurité publique Canada a reçu une nouvelle demande de consultation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Une demande a été reportée de l'exercice précédent, ce qui donne un total de cinq demandes à traiter. De ces demandes, quatre ont été traitées au cours de l'année visée par le rapport, tandis que la dernière a été reportée à l'année suivante.
Les impacts de la pandémie COVID-19
Entre le 1er avril 2020 et le 31 mars 2021, le Bureau de l'AIPRP de Sécurité publique Canada a continué de travailler à distance en réponse à la pandémie de COVID-19. Cela a donné lieu à un certain nombre de défis, notamment :
- L'incapacité d'examiner certains documents qui ne pouvaient pas être traités par les employés travaillant à distance ;
- Des retards continus dans la réception des réponses de consultation d'autres organisations fédérales dont les opérations ont été restreintes de façon similaire en raison de la situation du COVID-19 ;
- Certains employés ont continué à faire face à des difficultés pour équilibrer le télétravail avec d'autres responsabilités, notamment la garde des enfants suite à la fermeture des écoles et des garderies ;
- Des volumes de publications proactives plus élevés que les années précédentes, en raison d'une augmentation substantielle des comparutions devant les commissions parlementaires liées à COVID-19 ; et
- Une augmentation importante du travail du Bureau de l'AIPRP de Sécurité publique en raison de cinq motions de comités parlementaires pour la production de documents qui ont été reçues et traitées par le Bureau de l'AIPRP au cours de l'année.
Pour relever ces défis, les mesures d'atténuation suivantes ont été mises en place :
- Mise en place de solutions électroniques pour permettre aux employés de travailler à distance sur des dossiers classés Protégé B et moins ;
- Nouveaux processus électroniques pour récupérer les documents des bureaux de premier intérêt (BPI) ;
- Développement d'une nouvelle formation en ligne sur les processus d'AIPRP pour les employés de la Sécurité publique ;
- Mise en œuvre d'un logiciel de réseautage numérique, permettant une meilleure communication entre le Bureau de l'AIPRP et les BPI ;
- Collaboration continue entre le Bureau de l'AIPRP et les BPI pour ajuster les processus tout au long de l'année, en réponse aux nouveaux défis ; et
- Collaboration continue entre le Bureau de l'AIPRP de Sécurité publique et d'autres organismes fédéraux pour assurer une réponse coordonnée aux dossiers d'intérêt commun, comme la publication proactive et les motions des comités parlementaires pour la production de documents.
Grâce à ces mesures, et malgré les défis importants posés par la pandémie, le Bureau de l'AIPRP a pu fermer avec succès 60 demandes et 4 consultations au cours de l'exercice, et maintenir un taux de conformité de 93,3 % pour les dossiers fermés au cours de l'année.
Les dossiers contenant des documents auxquels les employés travaillant à distance ne peuvent avoir accès sont triés jusqu'à ce que les employés puissent retourner au bureau en toute sécurité. Sur les 69 demandes relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels que le Bureau de l'AIPRP devait traiter, 9 (ou 13 %) sont reportées à l'exercice 2021-2022.
De plus, des réunions régulières ont eu lieu tout au long de l'année avec le Commissariat à la protection des renseignements personnels, afin d'assurer une sensibilisation continue à l'approche et aux mesures d'atténuation de Sécurité publique, et de déterminer et de traiter tout sujet de préoccupation survenu au cours de l'année.
Tout au long de l'année, la santé physique et mentale des employés demeurait une priorité, tout en tenant compte de nos obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Défis et complexités
Hors des défis reliés à la pandémie, le Bureau de l'AIPRP n’a pas connu de difficultés importantes en ce qui concerne les demandes de renseignements personnels.
Formation et sensibilisation
Formation
Sécurité publique Canada s'engage à promouvoir la sensibilisation et à offrir des possibilités de formation continue à tous les employés. La formation est basée sur les besoins et la base de connaissances de chaque employé. La formation a été donnée en groupe et en séances individuelles, selon la demande. Au cours du présent exercice, le Bureau de l'AIPRP a offert neuf séances de formation ou d'information sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. En total, 203 personnes ont participé à ces sessions. En raison de la pandémie, le nombre de formations a été réduit en raison du temps nécessaire pour passer à un modèle de formation en ligne utilisant des plateformes numériques telles que MS Teams. Le Bureau de l'AIPRP et les employés de la Sécurité publique sont maintenant entièrement équipés pour offrir et recevoir de la formation par des méthodes en ligne, ce qui se traduira par des chiffres plus élevés à l'avenir.
De plus, 230 employés de la Sécurité publique ont suivi le cours en ligne, Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (I015), au cours de la dernière année fiscale. Ce cours est offert par l'École de la fonction publique du Canada et est obligatoire pour tous les nouveaux employés qui se joignent à Sécurité publique Canada.
Sensibilisation
Au cours de la dernière année financière, le Bureau de l'AIPRP a accru la sensibilisation à l'AIPRP par l'entremise des véhicules de communication interne du ministère, en publiant trois articles dans le bulletin interne du ministère, en obtenant une place mensuelle dans le bulletin du Réseau des professionnels de l'administration et en mettant à jour diverses sections du site intranet du ministère.
Politiques, procédures et lignes directrices nouvelles ou révisées
Au cours de la dernière année financière, le Bureau de l'AIPRP de Sécurité publique a mis en œuvre de nouveaux processus électroniques pour le traitement des demandes d'AIPRP classées Protégé B et moins, afin de maintenir le traitement de ces dossiers par des employés travaillant à distance. De plus, l'outil ministériel d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été mis à jour, et les lignes directrices et procédures de publication proactive ont également été mises à jour et améliorées.
Principales questions soulevées à la suite de plaintes, d’enquêtes ou des vérifications
Sécurité publique Canada a reçu 12 plaintes au cours de la dernière année fiscale. Les 12 plaintes sont toutes liées à des exemptions. Sur les 12 plaintes, sept étaient fondées, tandis que les cinq autres ont été jugées non fondées.
Surveillance du rendement
Les rapports sur la conformité à l’AIPRP et les statistiques d’extraction sont présentés au Comité exécutif dans le rapport hebdomadaire de l’AIPRP. De plus, sur une base trimestrielle, de l’information sur le nombre de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les séances de formation et le nombre de participants, les atteintes à la vie privée et les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectuées est inclus dans le rapport hebdomadaire de l’AIPRP.
Atteinte substantielle à la vie privée
Il y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée qui a été signalée au cours de l’année fiscale.
Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Deux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ont été réalisée au cours de l'année fiscale.
Communications en vertu de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels
L’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que le responsable d’une institution fédérale a le pouvoir de communiquer des renseignements personnels lorsque des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l’individu concerné en tirerait un avantage certain. Le ministère n’a pas procédé de communications en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi.
Annexe A – Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
En vertu de l'article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable de la Sécurité publique et de la Protection civile, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.
Poste |
Autorités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et Règlements sur la protection des renseignements personnels |
|---|---|
Sous-ministre Sous-ministre délégué Sous-ministre adjoint, Affaires du portefeuille et des communications Directeur général, Affaires du cabinet et parlementaires, et des services exécutifs Directeur, AIPRP et Services exécutifs Gestionnaire AIPRP |
Autorité absolue |
Chefs d’équipe, Opérations d’AIPRP Analystes d’AIPRP |
La section 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels |
Sous-ministres adjoints Dirigeant principal de la vérification |
Les sections 9(4) et 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels |
Daté, en la ville d’Ottawa, ce 21 jour de juillet, 2020
Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Période d'établissement de rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31
Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Nombre de demandes |
|
|---|---|
Reçues pendant la période d'établissement de rapport |
41 |
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente |
28 |
Total |
69 |
Fermées pendant la période d'établissement de rapport |
60 |
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport |
9 |
Section 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
Disposition des demandes |
Délai de traitement |
|||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 à 15 jours |
16 à 30 jours |
31 à 60 jours |
61 à 120 jours |
121 à 180 jours |
181 à 365 jours |
Plus de 365 jours |
Total |
|
Communication totale |
1 | 4 | 1 | 0 | 0 |
0 |
0 |
6 |
Communication partielle |
0 | 9 | 25 | 1 | 0 |
0 |
0 |
35 |
Exception totale |
0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
0 |
0 |
0 |
Exclusion totale |
0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
0 |
0 |
0 |
Aucun document n'existe |
7 | 3 | 3 | 0 | 0 |
0 |
0 |
13 |
Demande abandonnée |
6 | 0 | 0 | 0 | 0 |
0 |
0 |
6 |
Ni confirmée ni infirmée |
0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
0 |
0 |
0 |
Total |
14 | 16 | 29 | 1 | 0 |
0 |
0 |
60 |
Article |
Nombre de demandes |
|---|---|
18(2) |
0 |
19(1)a) |
0 |
19(1)b) |
0 |
19(1)c) |
0 |
19(1)d) |
0 |
19(1)e) |
0 |
19(1)f) |
0 |
20 |
0 |
| 21 | 1 |
22(1)a)(i) |
0 |
22(1)a)(ii) |
0 |
22(1)a)(iii) |
0 |
22(1)b) |
1 |
22(1)c) |
0 |
22(2) |
0 |
22.1 |
0 |
22.2 |
0 |
| 22.3 | 0 |
22.4 |
0 |
23(a) |
0 |
23(b) |
0 |
24(a) |
0 |
24(b) |
0 |
25 |
0 |
26 |
13 |
27 |
0 |
27.1 |
0 |
| 28 | 0 |
| Article |
Nombre de demandes |
|---|---|
69(1) a) |
0 |
69(1) b) |
0 |
69.1 |
0 |
70(1) |
0 |
70(1) a) |
0 |
70(1) b) |
0 |
70(1) c) |
0 |
70(1) d) |
0 |
70(1) e) |
0 |
70(1) f) |
0 |
70.1 |
0 |
Papier |
Électronique |
Autres |
|---|---|---|
4 |
36 |
1 |
2.5 Complexité
Nombre de pages traitées |
Nombre de pages communiquées |
Nombre de demandes |
|---|---|---|
14 037 |
7 877 |
47 |
Disposition |
Moins de 100 pages traitées |
101 à 500 pages traitées |
501 à 1 000 pages traitées |
1 001 à 5 000 pages traitées |
Plus de 5 000 pages traitées |
|||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Nombre de demandes |
Pages communiquées |
Nombre de demandes |
Pages communiquées |
Nombre de demandes |
Pages communiquées |
Nombre de demandes |
Pages communiquées |
Nombre de demandes |
Pages communiquées |
|
Communication totale |
3 |
96 |
3 |
315 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Communication partielle |
26 |
166 |
4 |
595 |
2 |
485 |
2 |
2 342 |
1 |
3 878 |
Exception totale |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Exclusion totale |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Demande abandonnée |
5 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Ni confirmée ni infirmée |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Total |
35 |
262 |
7 |
910 |
2 |
485 |
2 |
2 342 |
1 |
3 878 |
Disposition |
Consultation requise |
Avis juridique |
Renseignements entremêlés |
Autres |
Total |
|---|---|---|---|---|---|
Communication totale |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Communication partielle |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Exception totale |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Exclusion totale |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Demande abandonnée |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Ni confirmée ni infirmée |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Total |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
2.6 Demandes fermées
|
Demandes fermées dans les délais prévus par la loi |
|---|---|
| Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la loi | 56 |
Pourcentage des demandes fermées dans les délais prévus par la loi (%) |
93,3 |
2.7 Présomptions de refus
| Nombre de demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi | Motif principal | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Entrave au fonctionnement /Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | ||||||||
| 4 | 0 | 0 | 0 | 4 | |||||||
Nombre de jours de retard au-delà des délais prévus par la loi |
Nombre de demandes |
Nombre de demandes |
Total |
|---|---|---|---|
1 à 15 jours |
3 |
1 |
4 |
16 à 30 jours |
0 |
0 |
0 |
31 à 60 jours |
0 |
0 |
0 |
61 à 120 jours |
0 |
0 |
0 |
121 à 180 jours |
0 |
0 |
0 |
181 à 365 jours |
0 |
0 |
0 |
Plus de 365 jours |
0 |
0 |
0 |
Total |
3 |
1 |
4 |
2.8 Demandes de traduction
Demandes de traduction |
Acceptées |
Refusées |
Total |
|---|---|---|---|
De l'anglais au français |
0 |
0 |
0 |
Du français à l'anglais |
0 |
0 |
0 |
Total |
0 |
0 |
0 |
Section 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)e) |
Alinéa 8(2)m) |
Paragraphe 8(5) |
Total |
||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
0 |
0 |
0 |
0 |
Section 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues |
Nombre |
|---|---|
Mentions annexées |
0 |
Demandes de correction acceptées |
0 |
Total |
0 |
Section 5 – Prorogations
| Nombre de demandes pour lesquelles une prorogation a été prise | 15(a)(i) Entrave au fonctionnement de l’institution | 15(a)(ii) Consultation |
15(b) Traduction ou cas de transfert | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions | Grand nombre de pages | Grand volume de demandes | Les documents sont difficiles a obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) | Externe | Internel | ||
2 |
0 |
1 | 0 | 1 | 0 |
0 |
0 | 0 |
| Durée des prorogations | Durée des prorogations | 15(a)(ii) Consultation |
15(b) Traduction ou cas de transfert | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Examen approfondi nécessaire pour déterminer les exceptions | Grand nombre de pages | Grand volume de demandes | Les documents sont difficiles a obtenir | Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) | Documents confidentiels du Cabinet (Article 70) | Externe | Interne | |
1 à 15 jours |
0 |
0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
0 | 0 |
16 à 30 jours |
0 |
1 | 0 | 1 | 0 | 0 |
0 | 0 |
| Plus de 31 jours | S.O. | S.O. | S.O. | S.O. | S.O. | S.O. | S.O. | 0 |
Total |
0 |
1 | 0 | 1 | 0 | 0 |
0 | 0 |
Section 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations
Consultations |
Autres institutions du gouvernement du Canada |
Nombre de pages à traiter |
Autres organisations |
Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
Reçues pendant la période d'établissement de rapport |
4 |
221 |
0 |
0 |
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente |
1 |
8 |
0 |
0 |
Total |
5 |
229 |
0 |
0 |
Fermées pendant la période d'établissement de rapport |
4 |
221 |
0 |
0 |
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport |
1 |
8 |
0 |
0 |
Recommandation |
Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation |
|||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 à 15 jours |
16 à 30 jours |
31 à 60 jours |
61 à 120 jours |
121 à 180 jours |
181 à 365 jours |
Plus de 365 jours |
Total |
|
Communication totale |
0 |
0 | 0 | 0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Communication partielle |
0 |
0 | 1 | 0 |
0 |
0 |
0 |
1 |
Exception totale |
0 |
1 | 1 | 0 |
0 |
0 |
0 |
2 |
Exclusion totale |
0 |
0 | 0 | 0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Consulter une autre institution |
0 |
0 | 0 | 0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Autre |
0 |
0 | 1 | 0 |
0 |
0 |
0 |
1 |
Total |
0 |
1 | 3 | 0 |
0 |
0 |
0 |
4 |
Recommandation |
Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation |
|||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 à 15 jours |
16 à 30 jours |
31 à 60 jours |
61 à 120 jours |
121 à 180 jours |
181 à 365 jours |
Plus de 365 jours |
Total |
|
Communication totale |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Communication partielle |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Exception totale |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Exclusion totale |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Consulter une autre institution |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Autre |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Total |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Section 7- Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
Nombre de jours |
Moins de 100 pages traitées |
De 101 à 500 pages traitées |
De 501 à 1 000 pages traitées |
De 1 001 à 5 000 pages traitées |
Plus de 5 000 pages traitées |
|||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Nombre de demandes |
Pages communiquées |
Nombre de demandes |
Pages communiquées |
Nombre de demandes |
Pages communiquées |
Nombre de demandes |
Pages communiquées |
Nombre de demandes |
Pages communiquées |
|||||||
1 à 15 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||||||
16 à 30 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||||||
31 à 60 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||||||
61 à 120 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||||||
121 à 180 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||||||
181 à 365 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||||||
Plus de 365 jours |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||||||
Total |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
||||||
Nombre de jours |
Moins de 100 pages traitées |
De 101 à 500 pages traitées |
De 501 à 1 000 pages traitées |
De 1 001 à 5 000 pages traitées |
Plus de 5 000 pages traitées |
|||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Nombre de demandes |
Pages communiquées |
Nombre de demandes |
Pages communiquées |
Nombre de demandes |
Pages communiquées |
Nombre de demandes |
Pages communiquées |
Nombre de demandes |
Pages communiquées |
|
1 à 15 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
16 à 30 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
31 à 60 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
61 à 120 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
121 à 180 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
181 à 365 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Plus de 365 jours |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Total |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
0 |
Section 8 - Avis de plaintes et d'enquêtes reçus
Article 31 |
Article 33 |
Article 35 |
Recours judiciaire |
Total |
|---|---|---|---|---|
3 |
0 |
7 |
0 |
10 |
Section 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)
Nombre d'ÉFVP terminées |
2 |
| Fichiers de renseignements personnels | Actifs | Créés | Supprimés | Modifiés | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 11 | 0 | 0 | 0 | |||||||
Section 10 - Atteintes substantielles à la vie privée
| Nombre d’atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT | 0 |
|---|---|
| Number of material privacy breaches reported to CPVP | 0 |
Section 11 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
Dépenses |
Montant |
|||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Salaires |
299 319$ |
|||||||
Heures supplémentaires |
334$ |
|||||||
Biens et services |
2 648$ |
|||||||
| • Contrats de services professionnels | 0$ | |||||||
| • Autres | 2 648$ | |||||||
Total |
302 301$ |
|||||||
Ressources |
Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Employés à temps plein |
3,413 |
||||||
Employés à temps partiel et occasionnels |
0,00 |
||||||
Employés régionaux |
0,00 |
||||||
Experts-conseils et personnel d'agence |
0,00 |
||||||
Étudiants |
0,00 |
||||||
Total |
3,413 |
||||||
Annexe C : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels
Période d'établissement de rapport : 2020-04-01 - 2021-03-31
Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP
|
Nombre de semaines |
|---|---|
En mesure de recevoir des demandes par la poste |
48 |
En mesure de recevoir des demandes par courriel |
52 |
En mesure de recevoir des demandes en moyen d’un service de demande numérique |
52 |
Section 2 : Capacité de traiter les dossiers
|
Ne peut pas traiter |
Peut traiter en partie | Peut traiter en totalité | Total |
|---|---|---|---|---|
Documents papiers non classifiés |
52 |
0 | 0 | 52 |
Documents papiers Protégé B |
52 |
0 | 0 | 52 |
Documents papiers Secret et Très secret |
52 |
0 | 0 | 52 |
|
Ne peut pas traiter |
Peut traiter en partie | Peut traiter en totalité | Total |
|---|---|---|---|---|
Documents électronique non classifiés |
0 |
0 | 52 | 52 |
Documents électronique Protégé B |
0 |
0 | 52 | 52 |
Documents électronique Secret et Très secret |
52 |
0 | 0 | 52 |
- Date de modification :