Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2022-2023

B1. Introduction

Ce rapport annuel au Parlement est présenté sous l’autorité du Ministre de la Sécurité publique et de la protection civile, selon l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il décrit la façon dont Sécurité publique a administré et respecté ses obligations selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

L’objectif de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle protège la vie privée des particuliers en énonçant des exigences strictes au gouvernement fédérale qui sont sujet à la loi. Ces exigences limites la collecte, la conservation, l’utilisation, la divulgation et la disposition des renseignements personnels que possèdent les ces institutions fédérales. Elle confère aussi aux particuliers le droit d’accéder à leurs propres renseignements personnels et, sous réserve de quelques exceptions limitées et précises, de les corriger et de les annoter. Les particuliers qui ne sont pas satisfaits de la manière dont une institution manipule leurs renseignements personnels ou de tout aspect lié à une demande officielle qu’ils ont formulée selon la Loi sur la protection des renseignements personnels ont le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Mandat de Sécurité publique Canada

Sécurité publique Canada a été créé en 2003 pour assurer la coordination de tous les ministères et organismes fédéraux qui ont pour mission de veiller à la sécurité nationale et à la protection des Canadiens et des Canadiennes. Notre mandat est de travailler à la sécurité du Canada sur tous les plans, allant des catastrophes naturelles aux crimes et au terrorisme. Notre mission est de bâtir un Canada sécuritaire et résilient. Notre vision est, par l’entremise d’un leadership exceptionnel, d’assurer la sécurité du Canada ainsi que la force et la résilience des collectivités.
La législation régissant le ministère établit trois rôles essentiels :

1. Soutenir le ministre dans ses responsabilités pour toutes questions relatives à la sécurité publique et à la gestion des mesures d’urgence, à l’exception de celles attribuées à un autre ministre fédéral ;
2. Exercer un leadership national pour la sécurité nationale ainsi que la protection civile ; et
3. Soutenir le ministre dans ses responsabilités à coordonner les efforts des organismes du portefeuille de la Sécurité publique.

B2. Structure organisationnelle

Sécurité publique Canada

Au cours de l’exercice 2022-23, le ministère était structuré en sept secteurs: le Secteur de la gestion des urgences et des programmes, le Secteur de la prévention du crime, le Secteur des affaires du Portefeuille et des communications, le Secteur de la sécurité et de la cyber sécurité nationale et le Secteur de la gestion ministérielle, le Secteur du programme des armes à feu, et le Secteur des affaires autochtones. Le ministère compte aussi un dirigeant principal de la vérification et l'évaluation et est soutenu par les Services juridiques.

Cinq bureaux régionaux représente l’Atlantique, le Québec et Nunavut, l’Ontario, les Prairies et les Territoires du Nord-Ouest, ainsi que la Colombie‑Britannique. Les bureaux régionaux de SP servent de point de contact principal avec le ministère au niveau régional. Les bureaux régionaux coordonnent les interventions fédérales en cas d’urgence, favorisent l’efficacité des programmes de gestion des urgences, les services de police autochtones et la prévention du crime et améliorent les partenariats avec les autres paliers de gouvernement et les intervenants régionaux clés.

Portefeuille de Sécurité publique: Organismes partenaires et organes de surveillance

L'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) gère les frontières du pays en administrant les lois nationales qui régissent les échanges commerciaux et les voyages ainsi que les ententes et conventions internationales. L'ASFC facilite les déplacements transfrontaliers légitimes, participe à la croissance économique et intercepte les personnes et les marchandises qui pourraient présenter une menace pour le Canada.

Le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) est chargé de mener des enquêtes et d'établir des rapports sur des activités pouvant constituer des menaces pour la sécurité du Canada. Le SCRS s'occupe également des évaluations de sécurité, sur demande, pour tous les ministères et organismes fédéraux.

Le Service correctionnel du Canada (SCC) contribue à la protection de la société en incitant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, tout en exerçant sur eux un contrôle raisonnable, sûr, sécuritaire et humain. Le SCC est responsable de la prise en charge des délinquants condamnés à une peine de deux ans ou plus qui sont incarcérés dans des établissements correctionnels fédéraux ou qui sont sous surveillance dans la collectivité.

La Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) est un organisme décisionnel autonome qui accorde, refuse ou révoque la libération conditionnelle aux détenus des établissements correctionnels fédéraux et à ceux d'établissements relevant de provinces qui n'ont pas leur propre commission des libérations conditionnelles. La CLCC contribue à la protection de la société tout en favorisant la réinsertion sociale en temps opportun des délinquants en tant que citoyens respectueux des lois.

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) est le service de police national du Canada et la police de juridiction pour toutes les provinces et territoires à l'exception de l'Ontario et du Québec. La GRC travaille au niveau communautaire, provincial, territorial et fédéral pour prévenir le crime, appliquer la loi, enquêter sur les infractions, assurer la sécurité des Canadiens et de leurs intérêts, et aider les Canadiens dans les situations d'urgence. La GRC offre également son soutien au niveau international en fournissant une formation spécialisée aux policiers, en menant des activités de police internationale, y compris le maintien de la paix, et en échangeant des renseignements avec des partenaires fiables pour soutenir les enquêtes, ainsi que pour perturber et démanteler les opérations criminelles.

La Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada (CCETP) assure un examen transparent, indépendant et objectif des plaintes formulées par le public à l'égard de la conduite de membres de la GRC. La CCETP convoque des audiences publiques et s'efforce d'améliorer le processus de traitement des plaintes en faisant des recherches et en élaborant des principes directeurs à cet égard.

Le Bureau de l'enquêteur correctionnel (BEC) mène en temps opportun des enquêtes indépendantes et exhaustives sur des questions concernant le Service correctionnel du Canada. Le BEC peut instituer une enquête à la réception d'une plainte de la part d'un délinquant (ou présentée en son nom), à la suite d'une demande ministérielle ou de sa propre initiative.

Le Comité externe d'examen de la GRC (CEE) est un organisme indépendant qui favorise des relations de travail justes et équitables au sein de la GRC. Le CEE assure un examen indépendant des griefs et des appels faisant suite à des sanctions disciplinaires, des rétrogradations ou des congédiements ainsi que d'autres types de griefs.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est responsable de la coordination et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures que le ministère doit suivre pour respecter les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le bureau de l’AIPRP est également responsable de la réponse aux demandes formulées en vertu de ces lois. Conformément au rôle du ministère d'appuyer le ministre dans la coordination des entités du portefeuille de la Sécurité publique, le Bureau de l'AIPRP joue également un rôle de leadership en ce qui concerne l'harmonisation de l'approche avec les bureaux de l'AIPRP des autres organisations du portefeuille de la Sécurité publique.

Le Bureau de l’AIPRP fait partie du Secteur des affaires du Portefeuille et des communications. Le Directeur de l’AIPRP et des service exécutifs est responsable de l’AIPRP ainsi que des services de correspondance ministérielle et des services de secrétariat. Le Bureau de l’AIPRP dispose de deux volets de travail, l’Unité des opérations AIPRP et l’Unité des politiques sur la protection des renseignements personnels et de la gouvernance (UPPRPG). Chaque équipe est dirigée par un gestionnaire qui se relève au Directeur de l’AIPRP et service exécutifs. En 2022-23, le Bureau de l’AIPRP comptait 17 postes à temps plein.

Sécurité publique n'a été partie à aucune entente de service visant à fournir des services à d’autres organisations en vertu de l'article 96 de la Loi sur l’accès à l’information au cours de l'exercice.

B3. Délégation de pouvoirs

L’arrêté de délégation de pouvoirs pour la Loi sur la protection des renseignements personnels a été signée le 21 juillet, 2020 par le Ministre de la Sécurité publique et de la protection civile. L’ordonnance de délégation signée est ci-joint en annexe A.

Depuis le 26 octobre 2021, les responsabilités du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile ont été réparties entre deux ministres : le ministre de la Sécurité publique et le ministre de la Protection civile. Malgré ce changement, l’ordonnance de délégation actuelle demeure valide port tout exercice de pouvoirs délégués par les employés du Ministère en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Les pouvoirs suivants sont accordés en vertu de la présente ordonnance de délégation :

• Autorité totale au Sous-ministre, Sous-ministre délégué, Sous-ministre adjoint des Affaires du portefeuille et des communications, Directeur général, Affaires du cabinet et parlementaires et services exécutifs, Directeur de l’AIPRP et services exécutif, ainsi qu’au Gestionnaire des Opérations AIPRP. 
• Les Chefs d’équipe des Opérations AIPRP et les Analystes des Opérations AIPRP possèdent l'autorité de l’article 15 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et les sous-ministres adjoints et responsables de l’audit possèdent l'autorité de les articles 9(4) et 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

B4. Performance 2022-2023

Les sections suivantes donnent un aperçu des données clés sur le traitement par Sécurité publique des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels entre le 1er avril 2022 et le 31 mars 2023. Le rapport statistique complet se trouve à l'annexe B, et le rapport statistique supplémentaire se trouve à l’annexe C.

Réponses dans les délais prescrits

En 2022-2023, Sécurité publique Canada a reçu 37 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, une légère diminution par rapport à l'année précédent (40 demandes). Pendant l’année, le ministère a traité 40 demandes. De ceux-ci, 35 (87,5 %) des demandes dans les délais prescrits, une légère diminution par rapport à l’année précédente  (92,5 %).

La diminution de 5 % est en grande partie associée à la pandémie de COVID-19, au cours de laquelle le Bureau de l'AIPRP n'a pas été en mesure de traiter certains des dossiers du ministère parce que les employés travaillaient à distance. En 2021-22, le ministère a rétabli sa pleine capacité de traitement des demandes et, depuis ce temps, l'équipe de l'AIPRP s'est concentrée sur l'arriéré des dossiers qui avaient été retardés. Au fur et à mesure que ces dossiers sont traités, ils continueront d'avoir l'effet temporaire de réduire le taux global de traitement des demandes de la Sécurité publique dans les délais prescrits.

Délais d’exécution

Un total de 40 dossiers ont été complétés durant l’exercice. En raison de l'accent mis sur l'achèvement des dossiers en attente retardés par la pandémie, il y a eu une légère augmentation des dossiers avec des délais d'achèvement plus longs (supérieurs à 180 jours), comme le montre le tableau ci-dessous.

Demandes actives des exercices précédents

À la fin de l'exercice, Sécurité publique avait un total de 6 demandes actives qui ont été reportées à la prochaine période de rapport. Parmi ceux-ci, 2 étaient dans le délai prévu par la loi, tandis que 4 étaient au-delà du délai prévu par la loi. La majorité des dossiers qui ont dépassé le délai prévu par la loi étaient liés aux circonstances de la pandémie.

Plaintes actives des exercices précédents

À la fin de l'exercice, Sécurité publique avait un total de 3 plaintes actives qui ont été reportées à la prochaine période de rapport. Le Bureau de l'AIPRP a travaillé en étroite collaboration avec le Commissariat à la protection de la vie privée au cours de l'année pour s'assurer que les plaintes étaient traitées et qu'aucun problème important n'a été signalé.

Raisons pour les prorogations

Au total, 5 prorogations ont été prises au cours de l'exercice.

Demandes de consultation reçues d’autres institutions

Sécurité publique Canada a complété 3 consultation pour une autre institution. De ceux-ci,  2 consultation ont été complété sous 15 jours, et 1 consultation a été complété dans plus que 365 jours.

Dispositions des demandes

Sur les 40 demandes complétées, 12,5 % des demandes concernaient des documents  entièrement divulgués, et 17,5 % des demandes comprenaient des documents divulgués en partie. Le restant des demandes ont été soit abandonnées, soit il n’existait aucun document pertinent à la demande.

Les impacts de la pandémie COVID-19

En 2022-23, le Bureau de l'AIPRP s'est surtout attaché à mettre en œuvre un plan visant à résorber l'arriéré de dossiers retardés pendant la pandémie. Bien que ces mesures aient été prises principalement pour traiter l'arriéré beaucoup plus important des demandes reçues en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, elles ont également soutenu le traitement des demandes en souffrance reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les principales mesures prises au cours de l'année ont été les suivantes :

• Obtenir l'autorisation d'engager des ressources supplémentaires pour se concentrer sur l'effort de résorption de l'arriéré ;
• la réalisation d'un examen systématique de tous les dossiers en souffrance et l'élaboration d'un plan visant à répartir les dossiers entre les différents domaines de programme en fonction de leur priorité
• Créer une unité d'accueil spécialisée chargée de trier et d'attribuer les demandes et de recevoir les dossiers des secteurs de programme.
• mettre en place un service de soutien de type "conciergerie" pour les domaines de programme spécifiques qui traitent des volumes particulièrement importants ou d'autres complexités.

Au 31 mars 2022, le Bureau de l'AIPRP avait traité la majorité des demandes de protection de la vie privée en souffrance, et il ne restait plus que 3 demandes de ce type à la fin de l'exercice.

B5. Formation et sensibilisation

La Sécurité publique reste déterminée à promouvoir la sensibilisation et à offrir des possibilités de formation continue à tous les employés. Au cours de l'année, l'équipe de l'AIPRP a actualisé sa fonction de formation et de sensibilisation au sein du ministère afin de renforcer la connaissance et la compréhension de la législation et du processus de l'AIPRP dans les domaines des politiques et des programmes. L'équipe a entièrement revu son modèle de formation, répartissant la fonction de formation entre une équipe d'analystes principaux de l'AIPRP, afin de mieux répondre aux divers besoins du département. L'AIPRP a également mis à jour son matériel de formation afin de simplifier son approche et d'intégrer les meilleures pratiques d'autres ministères.

Au cours de l'année, le Bureau de l'AIPRP a organisé 21 séances de formation et d'information sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Divers sujets ont été abordés, notamment les stratégies de récupération des documents et l'application des exemptions, ainsi que les exigences en matière de publication proactive. Au total, 393 personnes ont assisté à ces sessions.

Le PPGU assure également la diffusion et la sensibilisation aux obligations du ministère en matière de protection de la vie privée ainsi qu'aux ressources disponibles, par le biais de modes de communication à l'échelle du ministère tels que l'InfoBulletin et la lettre d'information du réseau des professionnels de l'administration. Le PPGU a également encouragé la formation à l'évaluation des incidences sur la vie privée organisée par le Commissariat à la protection de la vie privée. Le PPGU rencontre régulièrement les responsables des nouveaux programmes ministériels afin d'assurer la visibilité de l'unité et de promouvoir l'importance des principes de protection de la vie privée.

B6. Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de l'année, l'unité a mis au point une série de procédures opérationnelles à l'intention des employés de la sécurité publique, afin de s'assurer que les considérations relatives à la protection de la vie privée sont prises en compte lors du lancement de nouveaux programmes, d'enquêtes et d'activités de sensibilisation. L'unité a également travaillé en étroite collaboration avec la division de la gestion de l'information, par exemple pour soutenir la transition vers l'abandon du dépôt de fichiers RDIMS et le déploiement progressif de GCDOCS au sein de la sécurité publique. L'équipe a procédé à une rationalisation des ressources documentaires sur la protection de la vie privée actuellement disponibles au sein du département, et les ressources documentaires actuelles figurant sur l'intranet de la sécurité publique ont également été mises à jour pour refléter les normes opérationnelles actuelles en matière de protection de la vie privée.

B7. Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée

Au cours de l'année, l'Unité des politiques de protection des renseignements personnels et de la gouvernance (UPPRPG) a lancé des efforts de sensibilisation pour entrer en contact avec une série de nouveaux clients internes, afin d'augmenter les possibilités de fournir des conseils indépendants aux programmes de sécurité publique pour soutenir la protection des informations personnelles. L'unité de politique de protection de la vie privée siège actuellement au sein de l'équipe d'approbation des solutions de tiers, qui comprend également des représentants des unités de gestion de l'information, de sécurité informatique, d'accessibilité, de langues officielles, de passation de marchés et d'engagement du ministère.  Dans le but d'encourager la protection de la vie privée dès la conception, les nouvelles solutions numériques sont désormais examinées sous l'angle de la protection de la vie privée. 

De même, l'unité UPPRPG a collaboré avec l'unité de passation des marchés à l'examen des incidences sur la protection de la vie privée de la passation des marchés par le ministère.  L'examen et l'analyse de la protection de la vie privée se poursuivent dans le cadre des présentations au Conseil du Trésor et des mémoires au Cabinet. Au cours du prochain exercice, l'UPPRPG continuera d'intégrer les principes de la protection de la vie privée dès la conception des programmes et des partenaires.  Elle achèvera également une série de documents utiles fondés sur des lignes directrices qui garantiront que les programmes nouveaux et existants pensent à la protection de la vie privée lorsqu'ils planifient la mise en œuvre de nouvelles initiatives.

L' UPPRPG a également travaillé en étroite collaboration avec la division de la recherche de la sécurité publique à la création de lignes directrices relatives aux décisions en matière de protection de la vie privée.  Ces documents ont été créés pour informer les programmes sur les implications potentielles en matière de protection de la vie privée qui pourraient être rencontrées au cours des initiatives de recherche.  Les documents comprennent un arbre de décision, ainsi qu'un guide sur la protection de la vie privée et l'éthique.

B8. Principales questions soulevées à la suite de plaintes

Au cours de l'année, malgré le faible nombre de plaintes reçues, le Bureau de l'AIPRP de la Sécurité publique a maintenu une relation constructive avec le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et a travaillé de manière proactive avec le CPVP pour traiter les plaintes en rapport avec les demandes relevant de la loi sur la protection de la vie privée

B9. Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée n'a été signalée au cours de la période couverte par le rapport.

B10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n'a été complétée au cours de la période couverte par le rapport.

B11. Communications en vertu de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que le responsable d’une institution fédérale a le pouvoir de communiquer des renseignements personnels lorsque des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou lorsque l’individu concerné en tirerait un avantage certain.

La Sécurité publique n'a effectué aucune divulgation en vertu de l'alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection de la vie privée au cours de cet exercice.

B12. Surveillance du rendement

Afin de surveiller le respect des règles, le rapport hebdomadaire du ministère sur l'AIPRP comprend la liste des nouvelles demandes au titre de la loi sur la protection de la vie privée et les délais de retrait des documents. Ce rapport a été communiqué au sous-ministre, aux sous-ministres adjoints et à d'autres hauts fonctionnaires, et a fait l'objet de discussions lors de réunions de la haute direction, le cas échéant. En outre, le rendement de l'AIPRP est surveillé au niveau des SMA par l'entremise de leurs ententes de gestion du rendement afin de s'assurer que l'AIPRP est une priorité au sein du Ministère. L'unité chargée de la politique de protection de la vie privée examine les contrats et les accords d'échange d'informations lorsque cela est nécessaire et fournit des conseils et des orientations en matière de protection de la vie privée.

Annexe A – Arrêté de délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 

En vertu de l'article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable de la Sécurité publique et de la Protection civile, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Daté, en la ville d’Ottawa, ce 21 jour de juillet, 2020

L'honorable William Sterling Blair, P.C., C.O.M., député
Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

Annexe B – Rapport statistique

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 – Demandes informelles

Section 3 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

3.5 Complexité

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus

Section 4 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Section 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Section 6 – Prorogations

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

Section 9 – Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

Section 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

Section 11 – Atteintes à la vie privée

Section 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe C : Rapport statistique supplémentaire

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers sous la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 3 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Section 4 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Section 5: Numéro d'assurance social (NAS)

Votre institution a-t-elle commencé une nouvelle collecte ou une nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2022-2023?

• Non

Section 6: Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels

Combien de demandes ont été reçues de la part de ressortissants étrangers confirmés en dehors du Canada en 2022-2023?

• 0

Date de modification :

2023-11-28