Notes des comités parlementaires : ArriveCAN
Réponses proposées
À l’objectif et aux résultats de l’application ArriveCAN pendant la pandémie de COVID-19
- ArriveCAN a été créé dans un seul but commercial - faire respecter les mesures de Santé publique pendant la pandémie de COVID-19.
- ArriveCAN a été utilisé 60 millions de fois pendant la pandémie et a permis aux voyageurs de montrer rapidement, facilement et en toute sécurité qu’ils répondaient à toutes les exigences de Santé publique. Il est encore utilisé sur une base volontaire à raison d’environ 300 000 fois par mois.
- ArriveCAN a réduit les délais de traitement, a permis la circulation des marchandises commerciales et essentielles, et a aidé le gouvernement à surveiller les nouveaux variants de la COVID et à intervenir pour assurer la sécurité des Canadiens.
- Bien que l’application ArriveCAN ait été créée pendant une période exceptionnelle et en cas d’urgence, des rapports récents de l’ombudsman de l’approvisionnement et de la vérificatrice générale ont relevé d’importantes lacunes dans les processus et les contrôles d’approvisionnement. Leurs recommandations serviront de lignes directrices pour y donner suite.
- L’ASFC renforce ses processus et ses contrôles liés à la planification de l’approvisionnement, à l’administration des marchés, à la culture organisationnelle et à la surveillance proactive afin de réduire le risque de fraude.
- L’ASFC a établi une structure de gouvernance solide pour surveiller l’utilisation des contrats à l’Agence et réduit sa dépendance à l’égard des entrepreneurs externes de façon systématique et responsable.
- Je m’attends à ce que les mesures appropriées continuent d’être prises à mesure que les processus d’examen et d’enquête seront terminés. Il est important que ces processus se poursuivent avec intégrité et qu’ils soient menés à terme le plus rapidement possible.
Contexte :
Audit sur ArriveCAN par le Bureau de la vérificatrice générale
Les conclusions du rapport sont axées sur six thèmes :
- Le coût exact de l’application ArriveCAN ne peut être déterminé.
- L’ASFC a beaucoup compté sur des ressources externes, ce qui a augmenté les coûts.
- Les décisions en matière d’approvisionnement ne favorisaient pas l’optimisation des ressources.
- Les exigences imposées aux soumissionnaires étaient restrictives et ont probablement limité la concurrence.
- Les pratiques de gestion du projet ArriveCAN manquaient aux niveaux les plus élémentaires.
- Insuffisances concernant les tests de sécurité de l’application.
L’ASFC met l’accent sur des mesures dans les trois domaines suivants qui amélioreront sensiblement la façon dont elle gère les approvisionnements :
- créer un comité exécutif d’examen des achats pour approuver les contrats et les autorisations de tâches;
- exiger que les employés divulguent toutes leurs interactions avec des fournisseurs potentiels;
- accroître la capacité de notre groupe d’approvisionnement à la fois de superviser toutes les activités d’approvisionnement et d’établir un centre d’expertise pour aider les employés s’ils ont des questions ou s’ils ne comprennent pas leurs pouvoirs et obligations.
À la suite du dépôt du rapport, le chef conservateur a envoyé une lettre au commissaire de la GRC pour lui demander d’élargir son enquête afin d’inclure ArriveCAN. La GRC a répondu que « la Gendarmerie royale du Canada évalue tous les renseignements disponibles, y compris le rapport de vérification du rendement du vérificateur général, et prendra les mesures qui s’imposent ».
| Énoncé | Réponse |
|---|---|
| L’application a coûté environ 59,5 millions de dollars, mais le coût exact est impossible à calculer en raison de la mauvaise tenue des dossiers financiers de l’ASFC. | La différence fondamentale entre les chiffres de l’ASFC et ceux du BVG, c’est que chacun comptait différentes activités dans des délais différents. L’ASFC a publié un rapport général sur l’élaboration et la mise à jour d’ArriveCAN en tant que mesure de santé publique. Le BVG a intégré les coûts qui ont suivi son utilisation comme mesure de santé publique, ainsi que certains coûts généraux liés à l’environnement informatique qui ne sont pas propres à ArriveCAN. |
| La décision de l’ASFC de continuer à compter sur des ressources externes tout au long du développement, du lancement et des mises à jour de l’application, au-delà de la crise pandémique initiale, a augmenté les coûts et met en doute l’optimisation des ressources. | L’ASFC est une grande organisation de services axés sur la TI qui compte environ 180 systèmes technologiques. L’ASFC a toujours compté sur une expertise externe pour les compétences qu’elle ne peut pas recruter. L’ASFC doit encore recourir à l’impartition dans une certaine mesure, mais en tant qu’organisation, nous travaillons à moins compter sur les entrepreneurs. Par exemple, au Bureau principal des données, nous réussissons à recruter dans des domaines comme la biométrie et la désagrégation des données. Nous avions près d’une centaine de consultants dans ce domaine. Au cours du prochain exercice financier, nous aurons environ le tiers de ce montant. |
| La non considération de l’ASFC à l’égard des politiques, des contrôles et de la transparence dans le processus de passation des marchés a limité les possibilités de concurrence et a miné l’optimisation des ressources. | Le contexte de la pandémie a été un incroyable défi de gestion. Dans l’ensemble du gouvernement, les ministères ont été appelés à fournir des services rapides et souples aux Canadiens. Mais ce parti pris en faveur de l’action n’aurait pas dû se faire au prix d’une saine gestion. À l’époque, comme aujourd’hui, nous devions nous concentrer sur la documentation des décisions et nous occuper des principes fondamentaux de gestion. Nous avons déjà apporté des changements à cet égard et nous prendrons d’autres mesures pour veiller à ce que les pratiques de gestion soient conformes aux politiques et permettent d’optimiser les ressources. |
| Les éléments de preuve indiquent que GC Stratégies a participé à l’établissement des exigences que l’ASFC a utilisées par la suite pour lancer un appel d’offres concurrentiel. | Ce n’est pas comme ça que ça marche. L’ASFC a pris des mesures pour s’assurer que toutes les exigences passent par son équipe d’approvisionnement et que les exigences de l’ASFC soient affichées, de manière transparente, où les entreprises peuvent soumissionner. Nous exigerons également que les employés divulguent toutes leurs interactions avec des fournisseurs potentiels. |
| Des informations essentielles, telles que des produits livrables clairs et les qualifications requises, manquaient dans les contrats. | Le nouveau Comité exécutif d’examen des marchés publics de l’ASFC évalue tous les contrats et les autorisations de tâches et approuvera ou remettra en question les approches proposées dans le but d’optimiser les ressources. C’est un changement de culture. |
| L’ASFC approuvait et payait régulièrement des factures qui ne contenaient que peu ou pas de détails sur les travaux effectués. | Il s’agit d’un problème grave - le travail effectué par tous les entrepreneurs, peu importe ce sur quoi ils travaillent, doit être clairement délimité sur les factures. Comment pouvons-nous savoir autrement ce que nous payons? L’ASFC a pris un certain nombre de mesures pour veiller à ce que ce soit toujours le cas à l’avenir. Nous avons augmenté la capacité de notre groupe d’approvisionnement de superviser toutes les activités d’approvisionnement et d’établir un centre d’expertise pour aider les employés s’ils ont des questions ou ne comprennent pas leurs pouvoirs et obligations. |
Approvisionnement
La Direction de la vérification interne et de l’évaluation des programmes de l’ASFC effectue des travaux sur les pratiques d’approvisionnement et de passation de marchés de l’Agence. Une vérification et un examen internes devraient être terminés au printemps et à l’été 2024, et les résultats seront affichés sur le site Web de l’ASFC une fois qu’ils seront terminés.
L’ASFC attend également les prochains rapports finaux du Bureau de la vérificatrice générale et du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement sur les contrats de McKinsey et prendra des mesures supplémentaires éclairées par ces rapports lorsqu’ils seront disponibles.
L’ASFC a amélioré les contrôles et la surveillance, notamment en faisant en sorte que les responsables de l’approvisionnement à l’administration centrale reprennent leur formation, en faisant en sorte qu’un comité supérieur examine les nouveaux contrats et les autorisations de tâches et en centralisant les responsabilités en matière d’approvisionnement au sein de l’Agence.
Les employés doivent toujours respecter le Code de conduite de l’ASFC et le Code de valeurs et d'éthique du secteur public. L’Agence lancera un dialogue interne sur les valeurs et l’éthique, avec un engagement au cours des semaines et des mois à venir.
Si l’on insiste sur l’approvisionnement :
- Les améliorations apportées à la fonction d’approvisionnement de l’ASFC en 2023 comprennent :
- la création d’une nouvelle direction des marchés publics nationalisée afin d’assurer la cohérence et une surveillance accrue;
- mettre à jour et communiquer les modes opératoires normalisés afin d’assurer le respect de la directive sur la gestion des marchés publics;
- revoir nos processus financiers pour assurer la conformité (article 33);
- exiger de tous les gestionnaires et cadres supérieurs de l’administration centrale qu’ils suivent ou reprennent quatre cours obligatoires sur l’approvisionnement;
- revoir notre processus de divulgation proactive des contrats afin d’accroître la transparence;
- la création d’une structure de gouvernance à deux niveaux dans laquelle un nouveau comité exécutif d’examen des contrats dirigé par le vice-président approuve tous les contrats et autorisations de tâches de plus de 40 K $ et toutes les exigences de plus de 1 M $ sont transmises au comité exécutif pour approbation finale.
Enjeux liés à la mise en quarantaine erronée
Du 28 juin au 20 juillet 2022, 10 200 utilisateurs d’ArriveCAN sur les quelque 2 000 000 demandes reçues dans le cadre d’ArriveCAN, même s’ils ont soumis tous les renseignements requis et leur preuve de vaccination à l’aide de l’application ArriveCAN, ont reçu des avis de mise en quarantaine automatisés alors qu’ils ne devraient pas en avoir, au moment de franchir la frontière canadienne. Le Groupe du droit de la consommation du Canada a déposé un recours collectif proposé le 16 février 2024 contre le procureur général du Canada au nom de personnes qui ont reçu de faux avis de mise en quarantaine automatisée.
Ce problème était lié à un défaut dans la version iOS de l’application qui avait incorrectement affecté la valeur par défaut à un champ de type « quarantaine_exemption », à défaut. Cet indicateur est utilisé par le système principal ArriveCAN pour envoyer des avis de mise en quarantaine automatisés aux voyageurs.
Le défaut a été introduit dans ArriveCAN version 3,0 pour iOS et a été causé dans un scénario très spécifique, où un utilisateur :
- lance le flux de soumission de données « santé publique »
- ajoute les renseignements sur les voyageurs et les renseignements correspondants sur les vaccins
- sort du flux « santé publique »
- retourne ensuite pour continuer la soumission
Essentiellement, si l’utilisateur commençait son envoi, s’arrêtait et revenait plus tard, il était signalé pour la mise en quarantaine.
Lorsque l’utilisateur a repris la soumission, l’application a utilisé la valeur par défaut de l’indicateur « quarantaine exemption » au lieu de la valeur modifiée basée sur les données du voyageur et les informations sur le vaccin. Ce défaut n’a pas été détecté lors des tests, car ce scénario ne faisait pas partie des cas de test ArriveCAN.
En réponse à ce défaut, l’ASFC a mis à jour ses tests pour couvrir ce scénario et a investi des ressources dans la mise en place d’une capacité de test automatisé pour ArriveCAN afin que plus de temps puisse être consacré à tester de nouvelles fonctionnalités là où des défauts comme celui-ci auraient pu être introduits.
L’ASFC a réglé cette question en quatre étapes :
- Le 20 juillet 2022, une résolution a été mise en œuvre concernant le flux de vaccination pour toutes les nouvelles demandes. À partir de ce moment-là, les nouvelles demandes n’ont pas été faussement signalées comme étant une mise en quarantaine.
- Le 23 juillet 2022, une résolution a été appliquée pour corriger les soumissions ArriveCAN des utilisateurs qui n’avaient pas encore traversé la frontière afin qu’ils ne reçoivent pas de fausses notifications de mise en quarantaine lorsqu’ils traversent la frontière.
- Le 25 juillet 2022, un correctif a été mis en place pour arrêter d’envoyer de faux avis de mise en quarantaine aux voyageurs qui étaient arrivés et qui les recevaient.
- Le 27 juillet 2022, l’ASFC a envoyé à l’ASPC des fichiers de données corrigées reflétant le véritable état de mise en quarantaine afin de s’assurer que les systèmes de TI de l’ASPC utilisés pour gérer les cas de quarantaine étaient synchronisés avec les données de l’ASFC.
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