États financiers pour l'exercice terminé le 31 mars, 2019

Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

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La responsabilité de l’intégrité et de l’objectivité des états financiers ci-joints pour l’exercice s'étant terminé le 31 mars 2019 et de tous les renseignements qui y figurent incombe à la direction du Ministère de la Sécurité publique et Protection civile du Canada (SPPCC). Ces états financiers ont été préparés par la direction à partir des politiques comptables du gouvernement, lesquelles s’appuient sur les normes comptables canadiennes du secteur public.

La direction est responsable de l'intégrité et de l'objectivité des données présentées dans ces états financiers. Certains renseignements présentés dans les états financiers sont fondés sur les meilleures estimations et le jugement de la direction, compte tenu de l'importance relative des postes en question. Pour s'acquitter de ses obligations au chapitre de la comptabilité et de la présentation de rapports, la direction tient des comptes qui permettent l'enregistrement centralisé des opérations financières de SPPCC. Les renseignements financiers présentés aux fins de l'établissement des Comptes publics du Canada et figurant dans le Rapport sur les résultats ministériels de SPPCC concordent avec ces états financiers.

La direction est aussi responsable de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) conçu pour donner une assurance raisonnable que l'information financière est fiable, que les actifs sont protégés et que les opérations sont autorisées et enregistrées adéquatement, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et à d'autres lois, règlements, autorisations et politiques applicables.

La direction veille également à assurer l'objectivité et l'intégrité des données figurant dans ses états financiers en choisissant soigneusement des employés qualifiés et en assurant leur formation et leur perfectionnement; en prenant des dispositions pour assurer une répartition appropriée des responsabilités; en établissant des programmes de communication pour faire en sorte que tous les membres de SPPCC sont au fait et suivent les règlements, les politiques, les normes et les pouvoirs de la direction, et en procédant tous les ans à une évaluation fondée sur le risque de l'efficacité du système de CIRF.

SPPCC a mis en place un cadre de contrôle interne axé sur le risque pour surveiller les processus de contrôle sur une base continue. L'objectif est d'évaluer la conception et l'efficacité opérationnelle des contrôles clés et de prendre les mesures correctives nécessaires. En 2018-2019, SPPCC n'a pas apporté de modifications importantes aux contrôles clés qui, à notre avis, justifiaient une réévaluation du processus.

Toutefois, l'évaluation continue des contrôles internes fait partie du cadre de contrôle de SPPCC et une tierce partie effectue actuellement ce travail. Les résultats seront présentés au Comité ministériel de vérification en novembre 2019. A notre meilleure connaissance, le système actuel de contrôles internes fournit l'assurance que l'information financière contenue dans ces états financiers est fiable. Pour plus d'informations sur le plan d'évaluation des contrôles interne, se reporter à l'annexe.

L’efficacité et le caractère adéquat du système de contrôle interne de SPPCC sont aussi revus par l’entremise du travail réalisé par le personnel de la vérification interne, qui mène des audits périodiques de divers secteurs des opérations de SPPCC, ainsi que par le comité ministériel de vérification, qui surveille les responsabilités de la direction de maintenir des systèmes de contrôles adéquats et d’assurer la qualité des rapports financiers, et qui recommande les états financiers au sous-ministre de SPPCC.

Les états financiers de SPPCC n'ont pas fait l'objet d'une vérification.

Gina Wilson a signé l’original

Gina Wilson
Sous-ministre
Ottawa, Canada

Patrick Amyot a signé l’original

Patrick Amyot, CPA, CMA
Dirigeant principal des finances
Ottawa, Canada

1 août 2019

Obligations contractuelles (note 9)

Passif éventuel (note 10)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Gina Wilson a signé l’original

Gina Wilson
Sous-ministre
Ottawa, Canada

Patrick Amyot a signé l’original

Patrick Amyot, CPA, CMA
Dirigeant principal des finances
Ottawa, Canada

1 août 2019

Information sectorielle (note 13)

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Les notes complémentaires font partie intégrante des états financiers.

Notes aux états financiers (non auditées)

1. Pouvoirs et objectifs

Le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile du Canada (SPPCC) a été créé en 2003 afin d'assurer la coordination de tous les ministères et organismes fédéraux qui ont pour mission de veiller à la sécurité nationale et à la protection des Canadiens et des Canadiennes. La loi habilitante de SPPCC est la Loi sur le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile (2005, ch. 10) qui a reçu la sanction royale le 23 mars, 2005.

SPPCC contribue à la sécurité publique des Canadiens en assurant la promotion et le maintien de la paix, de la justice et de la sécurité au Canada. Il y a quatre responsabilités essentielles principales :

Sécurité nationale :

Élabore des politiques, des mesures législatives et des programmes qui appuieront la capacité du gouvernement du Canada à réagir à une gamme de menaces à la sécurité nationale visant ses citoyens et ses infrastructures essentielles;

Sécurité communautaire :

Assume la coordination pour aider les collectivités canadiennes et les intervenants à réprimer le crime et à renforcer la résilience communautaire partout au pays, à promouvoir la sécurité des collectivités et des institutions canadiennes, à améliorer l'intégrité des frontières du Canada, et à appuyer la prestation des services de police dans les collectivités autochtones;

Gestion des urgences :

S'emploie à renforcer la préparation en matière de gestion des urgences à l'échelle nationale pour aider aux mesures de prévention, d'atténuation, de préparation, d'intervention et de rétablissement en cas d'incidents de toutes sortes. Sécurité publique fournit des ressources et de l'expertise aux communautés dans leurs efforts de préparation aux urgences, d'atténuation et de rétablissement en cas de catastrophe; et

Services Internes :

Supporte le travail de tous les autres programmes et fournit les services corporatifs clés.

2. Sommaire des principales conventions comptables

Ces états financiers ont été préparés conformément aux conventions comptables du gouvernement énoncées ci-après, lesquelles s'appuient sur les normes comptables canadiennes pour le secteur public. La présentation et les résultats qui découlent de l'utilisation des conventions comptables énoncées ne donnent lieu à aucune différence importante par rapport aux normes comptables canadiennes pour le secteur public.

Les principales conventions comptables sont les suivantes :

(a) Autorisations parlementaires

SPPCC est financé par le gouvernement du Canada au moyen d'autorisations parlementaires. La présentation des autorisations consentis à SPPCC ne correspond pas à la présentation des rapports financiers selon les principes comptables généralement reconnus étant donné que les autorisations sont fondées, dans une large mesure, sur les besoins de trésorerie. Par conséquent, les postes comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle ainsi que dans l’État de la situation financière ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux qui sont prévus par les autorisations parlementaires. La note 3 présente un rapprochement entre les deux méthodes de présentation des rapports financiers. Les montants des résultats prévus inclus dans les sections « Charges » et « Revenus » de l'État des résultats et de la situation financière nette ministérielle correspondent aux montants rapportés dans l’État des résultats prospectifs intégrés au Plan ministériel 2018-2019. Les montants des résultats prévus ne sont pas inclus dans la section « Financement du gouvernement et transferts » de l’État des résultats et de la situation financière nette ministérielle ni dans l’État de la variation de la dette nette ministérielle parce que ces montants n’ont pas été inclus dans le Plan ministériel 2018-2019.

(b) Encaisse nette fournie par le gouvernement

SPPCC fonctionne au moyen du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. La totalité de l'encaisse reçue par SPPCC est déposée au Trésor, et tous les décaissements faits par SPPCC sont prélevés sur le Trésor. L'encaisse nette fournie par le gouvernement est la différence entre toutes les entrées de fonds et toutes les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères au sein du gouvernement fédéral.

(c) Montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser)

Le montant à recevoir du Trésor (ou à lui verser) découle d'un écart temporaire entre le moment où une opération affecte les autorisations de SPPCC et le moment où elle est traitée par le Trésor. Le montant à recevoir du Trésor correspond au montant net de l'encaisse que SPPCC a le droit de prélever du Trésor sans autre affectation d'autorisations pour s'acquitter de ses passifs.

(d) Revenus

Les revenus provenant de droits réglementaires sont constatés dans les comptes en fonction des services fournis au cours de l'exercice. Ils sont constatés dans l'exercice au cours duquel les charges connexes sont engagées. Les autres revenus sont constatés dans l'exercice ou s'est produit l'évènement qui a donné lieu aux revenus. Les revenus qui ne sont pas disponibles à être dépenser à nouveau ne peuvent servir à acquitter les passifs de SPPCC. Bien que l'on s’attende à ce que l'administrateur général maintienne le contrôle comptable, il n'a pas l'autorité sur la disposition des revenus non disponibles à dépenser à nouveau. Par conséquent, les revenus non disponibles à dépenser à nouveau sont considérés comme étant gagnés pour le compte du gouvernement du Canada et sont donc présentés en réduction du montant brut des revenus de l'entité.

(e) Charges

Les paiements de transfert sont passés en charges durant l'année où le transfert est autorisé et que le bénéficiaire répond aux critères d'admissibilité. Les indemnités de vacances et de congés compensatoires sont passées en charges au fur et à mesure que les employés en acquièrent les droits en vertu de leurs conditions d'emploi. Les services fournis gratuitement par d'autres ministères pour les locaux, les cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires, les services juridiques et les indemnités des accidentés de travail sont comptabilisés à titre de charges de fonctionnement à leur valeur comptable.

(f) Avantages sociaux futurs

(i) Prestations de retraite :

Les employés admissibles participent au Régime de retraite de la fonction publique, un régime d'avantages sociaux multi-employeurs administré par le gouvernement du Canada. Les cotisations de SPPC au régime sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées et elles représentent l'obligation totale de SPPCC découlant du régime. La responsabilité de SPPCC relative au régime de retraite se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, répondant du régime.

(ii) Indemnités de départ :

L’accumulation des indemnités de départ pour les départs volontaires a cessé pour les groupes d’employés éligibles. Les employés ont eu la possibilité d’être payé la valeur totale ou partielle des avantages obtenus à ce jour ou de récupérer la valeur totale ou restante des prestations au moment du départ de la fonction publique. L’obligation restante est calculée à l'aide de l'information provenant des résultats du passif déterminé sur une base actuarielle pour les indemnités de départ pour l'ensemble du gouvernement.

(g) Débiteurs

Les débiteurs sont initialement comptabilisés au coût et sont ajustés pour refléter leurs conditions avantageuses. Lorsque nécessaire, une provision pour moins-value est comptabilisée afin de réduire la valeur comptable des débiteurs à des montants qui correspondent approximativement à leur valeur de recouvrement nette.

(h) Actifs non financiers

Les coûts d’acquisition de terrains, de bâtiments, de matériel et d’autres immobilisations sont capitalisés comme immobilisations corporelle et, à l’exception des terrains, sont amortis aux charges au cours de la durée de vie utile estimative des biens, tel que décrit à la note 8. Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d'au moins 10 000$ sont comptabilisées à leur coût d'achat. Les immobilisations corporelles ne comprennent pas les biens immeubles situés sur les réserves, telles que définies par la Loi sur les Indiens; des oeuvres d’art, des collections de musées et les terres publiques auxquelles il est impossible d’attribuer un coût d’acquisition; et des actifs incorporels.

(i) Passif éventuel

Le passif éventuel représente des obligations possibles qui peuvent devenir des obligations réelles selon que certains événements futurs se produisent ou non. Dans la mesure où l'événement futur risque de se produire ou non et si l'on peut établir une estimation raisonnable de la perte, on comptabilise un passif estimatif et une charge. Si la probabilité ne peut être déterminée ou s'il est impossible de faire une estimation raisonnable du montant, l'éventualité est présentée dans la note 10 aux états financiers.

(j) Incertitude relative à la mesure

La préparation des états financiers exige de la direction qu'elle effectue des estimations et formule des hypothèses qui ont une incidence sur les montants comptabilisés et divulgués au titre des actifs, des passifs, des revenus et des dépenses dans les états financiers et les notes complémentaires au 31 mars. Les estimations reposent sur des faits et des circonstances, l’historique la conjoncture économique générale et rend compte de la meilleure estimation du gouvernement concernant le montant connexe à la date des états financiers. Les principaux éléments pour lesquels des estimations sont faites sont le passif éventuel, les passifs environnementaux, le passif au titre d'avantages sociaux futurs et la durée de vie utile des immobilisations corporelles. Il se pourrait que les résultats réels diffèrent des estimations de manière significative. Les estimations de la direction sont examinées périodiquement et, à mesure que les ajustements deviennent nécessaires, ils sont constatés dans les états financiers de l'exercice où ils sont connus.

(k) Opérations entre apparentés

Les opérations entre apparentés, autre que les opérations interentités, sont comptabilisés à la valeur d’échange.

Les opérations interentités sont des opérations entre les entités sous contrôle commun. Les opérations interentités, autres que les opérations de restructuration, sont comptabilisées sur une base brute et sont évalués à la valeur comptable, sauf pour ce qui suit :

i Les services à recouvrements de coûts sont comptabilisés à titre de revenus et de dépenses sur une base brute et mesurés à la valeur d’échange.

ii Certains services reçus gratuitement sont comptabilisés aux fins des états financiers ministériels à la valeur comptable.

3. Autorisations parlementaires

SPPCC reçoit la plus grande partie de son financement au moyen d'autorisations parlementaires annuelles. Les éléments comptabilisés dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle d'un exercice peuvent être financés au moyen d'autorisations parlementaires qui ont été approuvées au cours d'un exercice précédent, pendant l'exercice en cours ou qui le seront dans un exercice futur. Par conséquent, les résultats des activités de fonctionnement nets de SPPCC pour l'exercice diffèrent selon qu'ils sont présentés selon le financement octroyé par le gouvernement ou selon la méthode de la comptabilité d'exercice. Les différences sont rapprochées dans les tableaux suivants :

(a) Rapprochement du coût de fonctionnement net et des autorisations parlementaires de l'exercice en cours utilisés :

(b) Autorisations fournies et utilisées :

4. Créditeurs et charges à payer

Le tableau ci-dessous présente le détail des créditeurs et des charges à payer de SPPC :

5. Avantages sociaux futurs

(a) Prestations de retraite

Les employés de SPPCC participent au Régime de retraite de la fonction publique (le Régime), qui est parrainé et administré par le gouvernement du Canada. Les prestations de retraite s'accumulent sur une période maximale de 35 ans au taux de 2 % par année de services ouvrant droit à pension multiplié par la moyenne des gains des cinq meilleures années consécutives. Les bénéfices sont intégrés aux bénéfices du Régime de pensions du Canada/Régime de rentes du Québec et sont indexés à l’inflation.

Tant les employés que SPPCC versent des cotisations couvrant le coût du régime. En raison de modification à la Loi sur la pension de la fonction publique à la suite de la mise en œuvre des dispositions liées au Plan d’action économique 2012, les employés cotisants ont été répartis en deux groupes. Les cotisants du groupe 1 sont les membres existants au 31 décembre 2012, et les cotisants du groupe 2 sont les cotisants qui ont rejoint le régime depuis le 1er janvier 2013. Le taux de cotisation de chaque groupe est différent.

Le montant des dépenses de 2018-2019 s’élève à 10 010 099 $ (9 905 010 $ en 2017-2018). Pour les membres du groupe 1, les dépenses correspondent à environ 1,01 fois (1,01 fois pour 2017-2018) les cotisations des employés et pour le groupe 2, à environ 1,00 fois (1,00 fois en 2017-2018) les cotisations des employés.

La responsabilité de SPPCC relative au Régime se limite aux cotisations versées. Les excédents ou les déficits actuariels sont constatés dans les états financiers du gouvernement du Canada, en sa qualité de répondant du régime.

(b) Indemnités de départ

Précédemment, les indemnités de départ accordées aux employées étaient basées sur l’éligibilité de l’employé, les années de services et le salaire au moment de la cessation d’emploi. Par contre, depuis 2011, l’accumulation d’indemnités de départ pour les départs volontaires a cessé pour la majorité des employés. Les employés assujettis à ces changements, ont eu la possibilité de recevoir  la totalité  ou une partie de la valeur des avantages accumulés jusqu’à présent ou d’encaisser la valeur totale ou restante des avantages au moment où ils quitteront la fonction publique. En date du 31 mars 2019, la majorité des règlements pour encaisser la valeur des indemnités étaient complétés Ces indemnités ne sont pas capitalisées et conséquemment, les remboursements de l’obligation en cours  seront prélevés sur les autorisations futures.

Les changements dans l’obligation durant l’année sont les suivants :

6. Programme des Accords d'aide financière en cas de catastrophe (AAFCC)

Dans l'éventualité de catastrophes survenant au Canada, le gouvernement fédéral offre une aide financière aux gouvernements provinciaux et territoriaux au moyen des Accords d'aide financière en cas de catastrophe, lesquels servent à couvrir une partie des coûts de base associés aux interventions et au rétablissement lorsque ces dépenses dépassent ce que chaque province ou territoire peut raisonnablement assumer de façon individuelle. Le passif non réglé qui se chiffre actuellement à quelque 2 457 560 052 $ correspond au montant estimatif pour SPPCC relatif aux 65 catastrophes naturelles dont le gouvernement fédéral a accepté de partager les coûts, mais pour lesquelles les paiements finaux n'ont pas encore été versés.

7. Débiteurs et avances

Le tableau suivant présente les détails des débiteurs et des avances de SPPCC :

8. Immobilisations corporelles

Les immobilisations corporelles sont amorties selon la méthode linéaire sur la durée de vie utile estimative de l'immobilisation, comme suit :

Toutes les immobilisations corporelles et les améliorations locatives dont le coût initial est d'au moins 10 000 $ sont comptabilisées à leur coût d'achat. SPPCC n'inscrit pas à l'actif les biens incorporels, les œuvres d'art et les trésors historiques ayant une valeur culturelle, esthétique ou historique, les biens situés dans les réserves indiennes et les collections dans les musées.

Les immobilisations en construction sont comptabilisées dans la catégorie applicable dans l'exercice au cours duquel elles deviennent utilisables et ne sont amorties qu'à partir de cette date.

Le 1 octobre 2018, le ministère a transféré des logiciels informatiques et du matériel informatique dont la valeur comptable nette s'établit à 1 333 milles de dollars à un autre ministère. Ce transfert est inclus dans la colonne ajustement (voir la note 15 pour plus de détail sur le transfert).

9. Obligations contractuelles

De par leur nature, les activités de SPPCC peuvent donner lieu à des contrats et des obligations en vertu desquels SPPCC sera tenu d'effectuer des paiements échelonnés sur plusieurs années pour mettre en œuvre ses programmes de paiements de transfert ou pour l'acquisition de biens ou de services. Voici les principales obligations contractuelles pour lesquelles une estimation raisonnable peut être faite :

10. Passif éventuel

Réclamations et litiges

Des réclamations ont été faites auprès de SPPCC dans le cours normal de ses activités. Certaines réclamations sont assorties d'un montant déterminé, et d'autres pas. Bien que le montant total de ces réclamations soit important, leur dénouement ne peut être déterminé. Les réclamations et litiges pour lesquelles le dénouement est indéterminable et dont le montant peut faire l'objet d'une estimation raisonnable de la direction s'élèvent à zéro au 31 mars 2019 (47 110 $ en 2017-2018).

11. Opérations entre apparentés

En vertu du principe de propriété commune, SPPCC est apparenté à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Les apparentés incluent, entre autres, les personnes faisant partie des principaux dirigeants ou un membre de la famille proche de ces personnes et entités contrôlée en tout ou en partie par un membre des principaux dirigeants ou un membre de la proche famille de ces personnes. SPPC conclut des opérations avec ces entités dans le cours normal de ses activités et selon des modalités commerciales normales. De plus, SPPCC a conclu une entente avec Service Correctionnel Canada et la Gendarmerie Royale du Canada concernant la prestation de services relatifs aux systèmes de finances et de ressources humaines. Au cours de l'exercice, SPPCC a reçu gratuitement des services communs d'autres ministères, comme il est indiqué ci-dessous :

(a) Services communs fournis gratuitement par d'autres ministères

Au cours de l'exercice, SPPCC a reçu gratuitement des services de certains organismes de services communs relatifs aux locaux, services juridiques, cotisations de l'employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires et indemnisation des accidentés du travail. Ces services gratuits ont été constatés comme suit dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle de SPPCC :

Le gouvernement a centralisé certaines de ses activités administratives de manière à optimiser l'efficience et l'efficacité de la prestation des programmes auprès du public. Le gouvernement fait donc appel à des organismes centraux et à des organismes de services communs, de sorte qu'un seul ministère fournisse gratuitement des services à tous les autres ministères et organismes. Le coût de ces services, qui comprennent les services de paye et d'émission des chèques offerts à tous les ministères et organismes par Services publics et Approvisionnement Canada ainsi que les services d’audit offerts par le Bureau du vérificateur général, ne sont pas inclus dans l'état des résultats et de la situation financière nette ministérielle.

(b) Autres transactions entre apparentés

Les charges et les revenus inscrits à la section (b) n’incluent pas les services communs fournis gratuitement qui sont inscrits dans la section (a).

12. Paiements de transfert

Le tableau ci-dessous fournit des détails relatifs aux paiements de transfert :

13. Information sectorielle

La présentation de l'information sectorielle est fondée sur l'architecture d’alignement des programmes de SPPCC. La présentation par secteur est fondée sur les mêmes conventions comptables décrites à la note 2, Sommaire des principales conventions comptables. Le tableau qui suit présente les charges engagées et les revenus générés par les principales activités de programme, par principaux articles de dépenses et types de revenus. Voici les résultats de chaque segment pour la période :

14 Événements subséquents

Conformément aux Ordres en Conseil C.P. 2020-220 datés du 22 juin 2019, le gouvernement du Canada sous l’acte de la loi sur la gestion des urgences a accepté de partager les coûts d’un (1) événement additionnel de catastrophes naturelles totalisant 3 681 000 $. L’incidence de ces coûts sera reflétée dans les états financiers 2019-2020.

15. Transferts en provenance/à destination d'autres ministères

À compter du 1er octobre 2018, les responsabilités liées à l'administration du Centre canadien de réponse aux incidents cybernétiques ont été transférées à un autre ministère, conformément à l'article 267 de la Loi d'exécution du budget de 2018, n° 1.

En conséquence, SPPCC a transféré les actifs suivants à un autre ministère:

Sécurité publique et Protection civile

Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction

1. Présentation

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par le ministère de la Sécurité publique et de la Protection civile du Canada (SPPCC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion des contrôles internes, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Ministère se trouvent dans le Rapport sur les plans et les priorités 2017-2018 et dans le Plan ministériel 2019-2020.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion des contrôles internes

SPPCC dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie pour appuyer les mesures d’évaluation et la surveillance ministérielles de son système de contrôle interne. Le cadre de contrôle de gestion financière ministérielle est en place et comprend ce qui suit :

• des structures de responsabilisation organisationnelles liées à la gestion des contrôles internes, à l’appui d’une saine gestion financière, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs dans leur secteur de responsabilité;
• un code de conduite ministériel;
• la communication et la formation continues sur les obligations légales en plus de politiques et procédures pour une saine gestion financière et un contrôle efficace; et
• un suivi trimestriel et mises à jour régulières de la gestion des contrôles internes, y compris les résultats des évaluations et les plans d'action au sous-ministre, à la haute direction du ministère et au Comité ministériel de vérification (CMV).

Le CMV fournit des conseils au sous-ministre sur le caractère adéquat et le bon fonctionnement des cadres et processus ministériels de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance.

2.2 Ententes de services propres aux états financiers

SPPCC compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont comptabilisées dans ses états financiers. Ces organismes ont la responsabilité de s'assurer, dans le cadre de leurs responsabilités, qu'un système de contrôle interne est en place et que les mesures de contrôle sont conçues et fonctionnent efficacement.

Ententes courantes :

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) administre de façon centralisée le versement des salaires et l’acquisition de biens et de services, selon la délégation des pouvoirs de SPPCC, et fournit des services de gestion des locaux.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit à SPPCC les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ.
• Emploi et Développement social Canada s’occupe de l’indemnisation des accidentés du travail.
• Justice Canada fournit des services juridiques à SPPCC.
• Services partagés Canada (SPC) fournit à SPPCC des services d’infrastructure de technologie de l’information pour le courrier électronique, les centres de données et les réseaux.

Ententes particulières :

• Les systèmes financiers et des ressources humaines de SPPCC sont fournis par la Gendarmerie royale du Canada (GRC), qui héberge le système de gestion financière du ministère (SGFM), et par le Service correctionnel du Canada, qui héberge le système d’information de gestion des ressources humaines du ministère. Des protocoles d'entente ont été conclus entre SPPCC et ces organisations, qui définissent les rôles et les responsabilités respectifs. Par conséquent, on se fie aux procédures de contrôle du fournisseur de services externe. La GRC a fourni une attestation à SPPCC concernant le fonctionnement et la gestion efficaces des contrôles généraux de la technologie de l'information du SGFM au cours de l'exercice 2018-2019; et
• SPPCC fournit des services internes à trois organismes du portefeuille de la sécurité publique : le Bureau de l’enquêteur correctionnel du Canada, le Comité externe d’examen de la GRC et la Commission civile d’examen et de traitement des plaintes relatives à la GRC. Des protocoles d'entente ont été conclus entre SPPCC et chacun de ces organismes, définissant les rôles et responsabilités respectifs. Le dirigeant principal des finances de SPPCC a fourni à chacune des agences de portefeuille une lettre d'attestation sur les contrôles internes à l'égard de l'information financière concernant le fonctionnement efficace des contrôles internes relatifs aux services en question au cours de l'exercice 2018-2019.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2018-2019

Les contrôles internes du ministère sont touchés lorsque les ministères changent leur personnel, leurs processus, leurs systèmes et leurs structures. De nouveaux contrôles devront peut-être être introduits et les contrôles existants devront peut-être être modifiés. SPPCC s'engage à examiner ses systèmes de contrôles internes pour s'assurer qu'ils fonctionnent efficacement et comme prévu. SPPCC a un plan de rotation pour évaluer les processus de contrôle interne sur une base continue.

Les évaluations de la surveillance du contrôle interne devraient fournir une rétroaction à la direction sur la question de savoir si les contrôles internes mis en œuvre pour les processus choisis sont :

• Efficace pour atteindre les objectifs de contrôle énoncés;
• Bien mis en œuvre et compris par les employés;
• Utilisés et respectés sur une base quotidienne; et
• Doivent être modifiés ou améliorés pour tenir compte de l'évolution des circonstances.

Contrôles clés nouveaux ou grandement modifiés :

Durant l’année en cours, il n’a pas été nécessaire de réévaluer les contrôles clés, car aucune modification importante n’a été apportée à ces derniers dans les processus existants. Toutefois, en réponse aux risques posés par le système de paye Phénix, SPPCC continue de maintenir des contrôles et une surveillance supplémentaires pour atténuer les risques d'erreurs ou d'inexactitudes.

Ces contrôles supplémentaires comprennent :

a) Vérification quotidienne et rapport sur la qualité des données

Une vérification quotidienne de toutes les mesures de dotation entrées dans le Système de gestion des ressources humaines est effectuée pour détecter les erreurs de données qui pourraient donner lieu à un problème de paye qui doit être corrigé immédiatement ou signalé au Centre des services de paye.

b) Surveillance des problèmes de paye 

Les problèmes de paye sont signalés à l’équipe de la Liaison en rémunération de SPPCC afin qu’elle les analyse.

c) Détection et surveillance des paiements salariaux en trop

L’outil de détection et de surveillance des paiements salariaux en trop décèle les possibles trop-payés n’ayant pas encore été reconnus par le Centre des services de paye. Les opérations problématiques sont analysées afin d’être corrigées immédiatement ou signalées au Centre des services de paye.

d) Contrôles de la cessation des versements de salaire

L’outil de détection et de surveillance des paiements salariaux en trop fournit une liste des employés ayant quitté la fonction publique afin de cesser les versements de salaire s’ils continuent d’être payés après leur date de fin. SPPCC tient à jour une liste d'employés pour arrêter le paiement.

e) Contrôles de la vérification des paiements

Les agents de la paye vérifient les mouvements de paye pour voir s’il y a des paiements en double ou des paiements importants ou anormaux avant d’envoyer la paye au système de paye Phénix.

f) Contrôles des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires

Toutes les avances de salaire d’urgence et paiements prioritaire sont consignés, et un rapport détaillé est produit pour s’assurer qu’elles sont toutes déduites des payes futures des employés une fois que leurs problèmes de paye ont été résolus.

Programme de suivi continu :

Les évaluations trimestrielles du contrôle interne prévues dans le cadre du plan de surveillance du contrôle interne pour 2018-2019 sont menées au premier semestre de 2019-2020. Pour réaliser les évaluations prévues pour 2018-2019, SPPCC a retenu les services d'une firme indépendante pour effectuer une évaluation des éléments de contrôle et des processus opérationnels suivants :

1. Salaires et avantages sociaux
2. Clôture financière et rapports financiers
3. Subventions et contributions
4. Dépenses de fonctionnement

La firme procède actuellement à des tests rigoureux de l'efficacité de la conception et de l'exploitation des principaux contrôles et processus. Un plan d’action de la gestion sera développé basé sur leurs observations.

Les résultats des évaluations du contrôle interne n'ont pas encore été communiqués et devraient être présentés au CMV en novembre 2019.

4. Plan d’action du Ministère

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2018-2019

Au cours de l'exercice 2018-2019, SPPCC a élaboré et mis en œuvre un plan d'action de gestion en réponse aux recommandations de la vérification de la rémunération à l'échelle du gouvernement du Bureau du vérificateur général du Canada. Les mesures comprennent l’embauche de personnel qui entre les données directement dans Phénix; la synchronisation des gestionnaires financiers délégués du ministère et les gestionnaires de l'article 34 dans Phénix; l’assurance d’un contrôle financier efficace du traitement des salaires; et consacrer du personnel à la préparation et à l’émission d’avances de salaire d’urgence et de paiements prioritaires aux employés.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les années ultérieures

Le plan cyclique de surveillance continue de SPPCC au cours des trois prochains exercices, qui se fonde sur une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé et les modifications connexes au plan de surveillance continue, s’il y a lieu, est présenté dans le tableau suivant.

En plus du plan cyclique de la surveillance continue, SPPCC prévoit effectuer les travaux d'évaluation suivants dans les années à venir : travaux de contrôle reportés, mesures correctives à compléter, mise en œuvre du contrôle interne sur la gestion financière, mesures pour régler les problèmes de rémunération de Phénix, et des évaluations des risques du contrôle interne.

*Note : L'évaluation de ces domaines de contrôle clés a été reportée en 2019-2020.

Date de modification :

2020-02-26