Sommaire du Plan de continuité des activités de l’Agence des services frontaliers du Canada
Classification : Non classifié
Direction générale/organisme : Direction générale des finances et de la gestion organisationnelle/Agence des services frontaliers du Canada
Réponses suggérées :
- Compte tenu de la nature hautement opérationnelle de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), qui comprend plus de 8 000 agents de première ligne et 60 agents de liaison partout dans le monde, la planification de la continuité des activités fait partie intégrante de la réponse de l’ASFC à la crise de la COVID-19.
- Un groupe de travail interne relatif à la COVID-19 a été créé et servira de point central en ce qui concerne la gestion interne des urgences pour l’ensemble des services internes dans le cadre de leur rôle de soutien aux opérations.
- À l’heure actuelle, l’ASFC a 440 plans de continuité des activités couvrant 230 lieux de travail, y compris les points d’entrée et les bureaux intérieurs d’exécution de la loi à l’échelle du pays et, au sein de l’Administration centrale, le Centre national de ciblage et les opérations de filtrage pour la sécurité nationale.
- L’ASFC a également des outils clés à sa disposition, comme le plan d’intervention soutenu relatif à la COVID-19 et le Plan d’intervention en cas de pandémie.
- Dans le contexte de la crise de la COVID-19, le recours aux plans de continuité des activités pour l’ASFC résulterait d’une augmentation extraordinaire de l’absentéisme chez le personnel, de telle manière que les opérations ne pourraient être maintenues pour offrir les services indispensables.
- Pour le moment, tous les services indispensables de l’ASFC continuent d’être offerts, et aucun plan de continuité des activités n’a été activé.
Contexte
Conformément à la Loi sur la gestion des urgences et à la Politique sur la sécurité du gouvernement, l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) est responsable de la préparation des plans et des dispositions qui, advenant une interruption des opérations, permettent de s’assurer que les services et activités indispensables sont maintenus à un niveau acceptable et de voir à la reprise rapide des autres services et activités.
Cette politique a été approuvée par le Comité exécutif le 22 décembre 2016 et a été mise à jour en août 2019 afin de refléter le nouveau modèle de gestion fonctionnel de l’ASFC. Cette politique s’applique à tous les employés de l’ASFC (permanents, nommés pour une période déterminée, occasionnels et à temps partiel), au personnel contractuel et aux employés des agences privées ainsi qu’aux personnes en détachement ou affectées à l’ASFC (y compris les étudiants).
À l’heure actuelle, l’ASFC a 440 plans de continuité des activités couvrant 230 points d’entrée et bureaux intérieurs d’exécution de la loi à l’échelle du pays et, au sein de l’Administration centrale, le Centre national de ciblage et les opérations de filtrage pour la sécurité nationale.
Continuité des activités pendant la pandémie de COVID-19
Compte tenu de la nature hautement opérationnelle de l’ASFC, qui comprend plus de 8 000 agents de première ligne, la planification de la continuité des activités fait partie intégrante de la réponse de l’ASFC à la crise de la COVID-19.
En réponse à la propagation du coronavirus et à l’intensification des mesures prises par le gouvernement pour la fonction publique, l’ASFC a créé un groupe de travail interne relatif à la COVID-19 qui servira de point central en ce qui concerne la gestion interne des urgences pour l’ensemble des services internes (ressources humaines, technologie de l’information, biens immobiliers, sécurité, gestion du matériel, communications, finances et planification de la continuité des activités) dans le cadre de leur rôle de soutien aux opérations.
L’ASFC a désigné cinq services indispensables pour la réalisation de son mandat et des objectifs du gouvernement à l’appui de la santé, de la sécurité et du bien-être économique des Canadiens et du fonctionnement efficace du gouvernement :
- Voyageurs – Faciliter la libre circulation des voyageurs admissibles au Canada tout en interceptant les voyageurs interdits de territoire.
- Secteur commercial et échanges commerciaux – Faciliter le commerce et les échanges commerciaux et assurer la conformité.
- Exécution de la loi et renseignement – Repérer les personnes qui ne respectent pas la loi et les non-citoyens, mener des enquêtes sur ceux-ci et prendre des mesures d’exécution à leur endroit.
- Exécution de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés – Détention et renvoi de toute personne interdite de territoire.
- Leadership stratégique – Comité exécutif.
Lors des opérations courantes, la gestion de la disponibilité de l’effectif en vue du maintien des services indispensables constitue une activité courante qui comprend régulièrement la réaffectation locale des agents pour répondre à la demande opérationnelle, notamment en raison de la variation du volume de voyageurs et d’expéditions commerciales.
Dans le contexte de la crise de la COVID-19, le recours aux plans de continuité des activités pour l’ASFC résulterait d’une augmentation extraordinaire de l’absentéisme chez le personnel, de telle manière que les opérations ne pourraient être maintenues pour offrir les services indispensables. Pour le moment, tous les services indispensables de l’ASFC continuent d’être offerts et aucun plan de continuité des activités n’a été activé.
Toutefois, les préparatifs en vue de l’activation des plans de continuité des activités sont accrus au moyen des mesures suivantes :
- Examen continu des plans de continuité des activités afin de réévaluer les niveaux de service minimaux à la lumière des changements et de l’évolution des besoins opérationnels (p. ex. volume de voyageurs et d’expéditions commerciales);
- Établissement de rapports consolidés de surveillance du statut du personnel à l’appui du processus décisionnel à l’échelle des régions et de l’Agence en ce qui concerne les priorités, la réaffectation interrégionale des ressources et l’interruption potentielle de certains services indispensables, comme la fermeture de certains points d’entrée;
- Création d’une liste de membres du personnel ayant les niveaux de compétence requis, qui sont disponibles et qui pourraient faire partie d’une force de réserve pouvant être réaffectée dans les secteurs touchés.
Au fil de l’évolution de la situation, l’ASFC examinera la mise en œuvre d’autres mesures, notamment les suivantes :
- Préservation de la capacité de l’effectif à long terme, par exemple, dans la mesure du possible, la dotation minimale en personnel pour maintenir une partie des employés à domicile afin de conserver un effectif en santé capable de remplacer les employés malades;
- Réaffectation de la cohorte de recrues du Collège de l’ASFC de Rigaud aux services de première ligne;
- Formation additionnelle ou formation polyvalente du personnel à l’appui des opérations.
Dans le cadre de la gestion de cette situation, l’ASFC a mis sur pied un comité exécutif de gestion qui se réunit quotidiennement pour traiter des questions clés et offrir une orientation claire aux membres du personnel. Les questions clés examinées sont notamment les suivantes :
- Fermeture du collège de formation de Rigaud pour éviter les regroupements;
- Annulation de tous les voyages internationaux;
- Prestation de directives et d’orientations en ce qui concerne le télétravail, y compris la diffusion d’une trousse à l’intention des superviseurs relative à la gestion efficace des employés à distance;
- Prestation de directives claires à l’intention du personnel au sujet des exigences relatives aux congés et souplesse à cet égard;
- Fourniture de l’équipement de protection individuelle approprié au personnel de première ligne.
L’ASFC veille également à renforcer les relations patronales-syndicales. L’Agence a amélioré les mécanismes formels et informels établis pour favoriser les communications avec les syndicats sur diverses questions en matière de ressources humaines et de santé et sécurité :
- Le vice-président des Ressources humaines communique avec le responsable du Syndicat des douanes et de l’immigration plusieurs fois par jour;
- Le vice-président national du Syndicat des douanes et de l’immigration communique quotidiennement avec le responsable de la santé et de la sécurité de l’ASFC;
- Réunion hebdomadaire entre le syndicat et la direction;
- Réunions hebdomadaires au sujet des politiques en matière de santé et de sécurité;
- Réunions bimensuelles régionales au sujet de la santé et de la sécurité au travail.
Personnes-ressources :
Préparé par : Pierre Lessard, directeur général, Division de la sécurité du personnel et des normes professionnelles, 613-316-7461
Approuvé par : Jonathan Moor, vice-président, Direction générale des finances et de la gestion organisationnelle, et dirigeant principal des finances, 613-601-2891
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