Lignes directrices pour les entités

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Aperçu du processus de déclaration

Une entité qui a déterminé qu'elle est tenue de soumettre un rapport en fonction de ses activités doit suivre les étapes suivantes pour satisfaire à ses exigences en tant qu'entité déclarante en vertu de la Loi :

1. Préparer un rapport

Les entités doivent examiner les exigences de déclaration décrites dans les présentes lignes directrices pour répondre à chacune des exigences de la Loi. Reportez-vous à la liste de questions du questionnaire en ligne pour déterminer les renseignements requis et les consultations internes qui peuvent être nécessaires pour élaborer votre rapport annuel.

2. Approbation et attestation

Une fois qu'une entité a rédigé un rapport qui répond aux exigences décrites dans les présentes lignes directrices, elle doit obtenir l'approbation du rapport par le corps ou les corps directeurs appropriés de l'entité ou les entités.

Le rapport annuel en format PDF soumis à Sécurité publique Canada doit également inclure une attestation d'approbation signée. Voir un exemple de formulation d'attestation qu'une entité peut inclure dans son rapport.

3. Remplissez le questionnaire en ligne

Pour soumettre leur rapport annuel, les entités doivent remplir le questionnaire en ligne. Le questionnaire recueille des renseignements qui répondent aux exigences de déclaration de la Loi et constitue le mécanisme de soumission d'un rapport annuel à Sécurité publique Canada.

Les entités doivent s'assurer que leurs réponses au questionnaire sont exactes et que les renseignements sont cohérents avec leur rapport annuel.

4. Téléchargez le rapport approuvé dans le questionnaire en ligne

À la fin du questionnaire, les entités doivent télécharger leur rapport annuel en format PDF et sélectionner « soumettre ».

Les entités recevront un courriel de confirmation suite à leur soumission et auront la possibilité de télécharger une copie de leurs réponses au questionnaire.

Les entités qui choisissent de soumettre leur rapport dans les deux langues officielles du Canada peuvent télécharger deux fichiers PDF distincts à la fin du questionnaire.

5. Publier le rapport sur le site Web de l'entité

Lorsqu'elles fournissent un rapport à Sécurité publique Canada, les entités doivent publier leur rapport dans un endroit bien en vue sur leur site Web.

Les rapports soumis à Sécurité publique Canada seront également rendus publics dans un catalogue en ligne consultable.

Seuls les rapports PDF et des renseignements sélectionnés soumis via le questionnaire en ligne seront publiés sur le site Web de Sécurité publique Canada.

Application de la Loi

Cette section fournit et explique un test en deux étapes pour déterminer si un organisme est une entité déclarante.

Il incombe à l'organisme d'évaluer comment la Loi s'applique à sa situation particulière. Si un organisme n'est pas certain de répondre à l'un des critères d'application prescrits, il est encouragé à demander conseil à son conseiller juridique.

Étape 1. Déterminer si un organisme est une entité

La Loi définit une entité comme une personne morale ou une fiducie, une société de personnes ou une autre organisation non constituée en personne morale qui :

• est inscrite à une bourse de valeurs canadienne; ou
• a un établissement au Canada, y exerce des activités au Canada ou y possède des actifs au Canada et qui, selon ses états financiers consolidés, remplit au moins deux des conditions suivantes pour au moins un de ses deux derniers exercices:
  • elle a au moins 20 millions de dollars d'actifs,
  • elle a généré au moins 40 millions de dollars de revenus, et
  • elle emploie en moyenne au moins 250 personnes.

Si un organisme répond à l'un des critères (a) ou (b), il est alors une entité aux fins de la Loi. Les critères (a) et (b) sont exclusifs. Par exemple, une société cotée à la Bourse de croissance TSX est une entité, même si elle n'a pas d'établissement au Canada ou ne répond à aucun des seuils liés à la taille.

Les catégories de personnes morales, fiducies, sociétés de personnes et autres organisations non constituées en personnes morales doivent être interprétées au sens large et s'étendre à des formes similaires d'organismes commerciaux. Par exemple, ces catégories comprennent les sociétés à responsabilité illimitée, les sociétés en commandite et les fiducies de redevances. Certaines sociétés d'État provinciales et d'autres organismes gouvernementaux provinciaux ou municipaux peuvent être visés par la définition d'entité.

Présence commerciale et avoir des actifs au Canada

Les dossiers fiscaux et relatifs à l'emploi peuvent être utilisés pour déterminer si un organisme a une présence commerciale au Canada. Les organismes doivent utiliser le sens ordinaire de ces mots étant donné qu'aucune définition spécifique n'est prescrit dans la Loi.

Avoir un établissement désigne tout local, installation ou établissement utilisé pour exercer une activité commerciale, qu'il soit ou non utilisé exclusivement à cette fin. Les locaux, installations ou établissements peuvent être considérés comme un lieu d'activités, qu'ils soient possédés ou loués, ou, dans certains cas, s'ils sont simplement à la disposition de l'entreprise. Faire des activités au Canada ne nécessite pas d'avoir un lieu d'activités au Canada.

Un organisme peut déterminer si il exerce des activités au Canada en évaluant les facteurs pris en compte par l'Agence du revenu du Canada pour déterminer si une personne « exploite une entreprise au Canada » aux fins de la TPS/TVH. Exemple :

Lieu(x) où :

• les marchandises sont produites, vendues ou distribuées;
• les employés sont situés;
• les livraisons, les paiements, les achats ou les contrats sont effectués ou les actifs sont acquis; et,
• des actifs, des stocks ou des comptes bancaires sont situés.

Cette liste n'est pas exhaustive. Les facteurs pertinents à prendre en compte varient en fonction de la nature de l'entreprise.

Posséder des actifs au Canada fait référence à toute marchandise corporelle au Canada appartenant à une personne ou à une entreprise. Un organisme ne doit pas inclure les actifs incorporels tels que la propriété intellectuelle, les titres et les bonnes volontés dans son évaluation, lorsqu'elle détermine si elle possède des actifs au Canada.

Seuils pour les actifs, les revenus et les employés

Si un organisme détermine qu'il a un établissement au Canada, exerce des activités au Canada ou possède des actifs au Canada, il doit alors évaluer si il atteint au moins deux des seuils prescrits liés à la taille pour les actifs, les revenus et les employés.

Les organismes doivent utiliser des états financiers consolidés pour évaluer leurs revenus, leurs actifs et leurs employés par rapport aux seuils prescrits. Les états financiers consolidés d'un organisme comprennent les revenus, les actifs et les employés de tout organisme qu'il contrôle (c'est-à-dire ses filiales). Les états financiers consolidés d'une entité n'incluent pas les revenus, les actifs et les employés de toute entité qui la contrôle (c'est-à-dire sa société mère).

En d'autres termes, les filiales doivent déterminer si elles répondent à la définition d'entité indépendamment de leur société mère. Si une filiale ne répond pas à la définition d'entité sur la base de ses propres états financiers, elle n'a pas d'obligations de déclaration.

Les seuils liés à la taille font référence au total (mondial) des actifs, des revenus et des employés, où les actifs sont compris comme toute marchandise corporelle appartenant à une personne ou à une entreprise.

Les actifs doivent être calculés sur une base brute et non nette.

Le terme « employé » désigne les personnes employées à temps plein, à temps partiel ou à titre temporaire au Canada ou dans toute autre juridiction, et n'inclut pas les entrepreneurs indépendants. Le nombre d'employés correspond à la moyenne de personnes employées par l'entité au cours de l'exercice.

Étape 2. Déterminer si une entité doit produire une déclaration

Si une personne morale ou une fiducie, une société de personnes ou une autre organisation non constituée en personne morale détermine qu'elle répond à la définition d'entité au sens de la Loi, elle doit alors déterminer si elle a des obligations de déclaration en fonction de ses activités.

L'obligation de déclaration s'applique uniquement aux entités qui :

• produisent des marchandises au Canada ou ailleurs;
• importent des marchandises produites à l'extérieure du Canada; ou
• contrôlent une autre entité qui produit ou importe des marchandises.

Si un organisme ne participe à aucune des activités prescrites, il n'est pas tenu de produire une déclaration, même si il répond à la définition d'entité.

Les entités qui s'occupent uniquement de distribution et de vente ne sont pas tenues de produire une déclaration en vertu de la Loi. Sécurité publique Canada ne cherchera pas à prendre de mesures d'application de la Loi dans ces cas.

Définition de la production et de l'importation de marchandises

Les entités doivent déterminer leurs obligations de déclaration en fonction des éléments suivants :

• Les marchandises désignent les marchandises physiques corporelles qui font l'objet d'échanges et de commerce, au sens ordinaire du terme. L'immobilier, l'électricité, les services logiciels et les régimes et produits d'assurance sont exclus de cette définition.
• La production de marchandises comprend la fabrication, la culture, l'extraction et la transformation de marchandises.
• Une entité importe des marchandises si elle est le véritable importateur qui a en réalité causé l'importation des marchandises au Canada. Il s'agit généralement de l'entité qui comptabilise ou paie les droits sur les marchandises importées. Notez que les courtiers en douane, les courriers express, les consultants commerciaux et autres tiers autorisés à effectuer des transactions au nom de l'importateur ou à rendre compte des marchandises à la place de l'importateur ne seront généralement pas considérés comme des importateurs (c'est-à-dire parce qu'ils ne seront généralement pas la personne qui a en réalité fait importer les marchandises). L'achat de biens produits à l'extérieur du Canada auprès d'un tiers, lorsque ce tiers est considéré comme l'importateur, ne compte pas comme une importation de marchandises.
• Seules les entités directement engagées dans la production de marchandises, l'importation de marchandises ou contrôlant une entité engagée dans ces activités sont tenues de soumettre une déclaration.
• Les termes production et importation ne visent pas à englober les services qui soutiennent uniquement la production ou l'importation de marchandises, comme le marketing, les services administratifs, les services financiers et les services logiciels.

Il n'existe pas de seuil prescrit pour la valeur minimale des marchandises qu'une entité doit produire ou importer pour être soumise à l'obligation de déclaration. Toutefois, les termes tels qu'ils sont utilisés dans la Loi doivent être compris comme excluant les « transactions très mineures » qui peuvent être interprétées conformément aux principes de minimis généralement acceptés et évaluées dans le contexte des activités de chaque entité.

Sens du terme contrôle

Le terme contrôle comprend à la fois le contrôle direct et indirect et s'étend jusqu'à la chaîne organisationnelle de l'entité. Le terme doit être appliqué de manière large, conformément aux objectifs de la Loi. Par exemple, si l'entité déclarante contrôle une entreprise qui contrôle une autre entreprise, les deux entreprises sont visées par la définition de contrôle. Le sens du terme contrôle comprend également le contrôle réputé, conformément au paragraphe 10(2) de la Loi.

Les normes comptables (par exemple, les Normes internationales d'information financière, les Principes comptables généralement reconnus (États-Unis), etc.) peuvent servir de base pour déterminer si une entité en contrôle une autre. La définition du contrôle ne se limite toutefois pas à ces normes comptables. Le contrôle peut inclure des situations dans lesquelles une entité exerce un contrôle conjoint sur une activité.

Une entité peut tenir compte des lignes directrices du Bureau du surintendant des institutions financières sur le concept de contrôle pour évaluer si elle contrôle une autre entité aux fins de la Loi.

Dans le cas des franchises, la nécessité pour un franchiseur de rendre des comptes dépend du fait qu'il contrôle, au sens de l'entreprise, des entités qui produisent des marchandises au Canada ou ailleurs ou qui importent des marchandises au Canada.

Déclaration dans plusieurs juridictions

Sécurité publique Canada reconnaît que de nombreuses entités opérant à l'échelle internationale sont soumises à des exigences de déclaration en vertu de législations sur les chaînes d'approvisionnement dans plusieurs juridictions, comme la Modern Slavery Act 2015 du Royaume-Uni et la Modern Slavery Act 2018 de l'Australie.

Les entités peuvent utiliser le même rapport produit pour d'autres juridictions à condition que toutes les exigences de déclaration de la loi canadienne soient incluses et qu'il couvre la période de déclaration appropriée dictée par la loi canadienne. Il incombe à l'entité de s'assurer que le rapport soumis au ministre de la Sécurité publique répond à toutes les exigences obligatoires de la loi canadienne.

Soumettre un rapport conjoint

Une entité peut choisir de soumettre un rapport conjoint couvrant ses actions visant à prévenir et à réduire le risque de recours au travail forcé ou au travail des enfants, ainsi que celles de toute entité qu'elle contrôle (c'est-à-dire ses filiales), ou qui couvre plusieurs entités appartenant au même groupe d'entreprises.

Si la société mère et la filiale sont toutes deux visées par la définition d'entité et déterminent qu'elles ont des obligations de déclaration, elles peuvent soumettre un rapport conjoint, comme le stipule le paragraphe 11(2), à condition que les renseignements fournis dans le rapport conjoint s'appliquent généralement à la fois à la société mère et à la filiale. La société mère et la filiale peuvent également choisir de soumettre des rapports séparés.

Les rapports conjoints doivent clairement identifier le nom juridique de chaque entité couverte par le rapport. Le questionnaire ne doit être rempli que par l'entité qui soumet le rapport.

Soumettez un rapport conjoint uniquement si les renseignements fournis s'appliquent généralement à toutes les entités couvertes par le rapport. Le rapport doit préciser les mesures prises par les filiales individuelles. Par exemple, une société mère qui fait rapport en son nom et au nom de ses filiales pourrait décrire une stratégie de travail forcé et de travail des enfants qui s'applique à l'ensemble du groupe, ainsi que les mesures prises par les filiales individuelles.

Un rapport conjoint ne doit pas être soumis dans les cas où les entités ont des profils de risque ou des politiques qui diffèrent considérablement et d'une manière qui rendrait difficile la préparation d'un rapport décrivant avec précision toutes les entités. Par exemple, une société mère qui a mis en œuvre des politiques complètes de travail forcé et de travail des enfants qui s'appliquent à ses propres opérations, mais pas à celles de ses filiales, ne doit pas soumettre un rapport conjoint suggérant que ses filiales ont également mis en place de telles politiques.

Soumettre un rapport révisé

Une entité peut soumettre une version révisée du rapport dans un délai d'un an à compter de la date limite de présentation des rapports applicable si de nouveaux renseignements deviennent disponibles. Les entités peuvent également soumettre un rapport révisé si elles doivent apporter des modifications à leurs réponses au questionnaire précédemment soumises.

Pour soumettre un rapport révisé, les entités doivent remplir le questionnaire en ligne une deuxième fois. Le questionnaire doit indiquer la date de révision et inclure une description des modifications apportées au rapport ou au questionnaire original. Veuillez noter que la version précédente des réponses au questionnaire sera supprimée et ne pourra pas être récupérée.

Le rapport révisé doit être réapprouvé et attesté par le corps dirigeant approprié.

Questionnaire

Pour soumettre un rapport annuel, les entités doivent remplir le questionnaire en ligne. À la fin du questionnaire, les entités seront invitées à télécharger leur rapport annuel en format PDF. Les entités peuvent remplir le questionnaire en ligne dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.

Il appartient à l'entité déclarante de déterminer qui doit remplir le questionnaire en son nom. Les entités seront invitées à fournir le nom, le titre et l'adresse électronique de la personne qui soumet le questionnaire. Sécurité publique Canada peut utiliser les coordonnées fournies si il a besoin de détails supplémentaires concernant la soumission.

Afin de protéger la confidentialité, les entités ne doivent pas fournir de renseignements personnels que ce soit dans les champs de texte ouverts de le questionnaire.

Utiliser le questionnaire comme ressource

Les entités peuvent utiliser le questionnaire comme ressource lors de l'élaboration de leurs rapports.

Sécurité publique Canada reconnaît que certains aspects du questionnaire en ligne peuvent limiter la capacité d'une entité ou d'une institution fédérale à élaborer des renseignements complexes ou à apporter des nuances dans leurs réponses. Les entités et les institutions fédérales sont encouragées à répondre au mieux de leurs capacités et à fournir des éclaircissements et des détails supplémentaires dans le rapport PDF, si nécessaire.

Dans le rapport PDF, les entités peuvent, à leur discrétion, inclure des renseignements plus détaillés et du contenu supplémentaire (p. ex., des tableaux, des graphiques, etc.) qui vont au-delà des exigences de base en matière de rapports.

Le rapport PDF et le questionnaire sont des exigences distinctes. Sécurité publique Canada exige que les entités et les institutions fédérales remplissent les deux. Les entités n'ont pas besoin de faire approuver le questionnaire par le corps dirigeant; seul le rapport PDF doit être approuvé par le corps dirigeant.

Renseignements sur la soumission

Le questionnaire demande les renseignements suivants sur l'entité et sa soumission :

• Nom juridique de l'entité déclarante : Indiquez le nom de l'entité qui définit légalement l'organisme
• Année financière de déclaration : Identifiez l'exercice pour lequel le rapport est soumis, qui doit être l'exercice précédent de l'entité se terminant avant le 31 mai
• Identification d'un rapport révisé, le cas échéant : Indiquez si le rapport est un rapport révisé et, si oui, décrivez les modifications apportées à l'original
• Numéro(s) d'entreprise, le cas échéant : Identifiez sur une base volontaire, le numéro unique à neuf chiffres et l'identifiant standard pour les entreprises qui est unique à une entreprise ou à une entité juridique
• Identification d'un rapport conjoint, le cas échéant : Indiquez si le rapport est un rapport conjoint et, si oui, indiquez le nom juridique de chaque entité couverte par le rapport
• Identification des obligations de déclaration dans d'autres juridictions : Indiquez si l'entité déclare également en vertu de législations sur les chaînes d'approvisionnement dans d'autres juridictions et, si oui, indiquez la/les législation(s) applicable
• Catégorisation de l'entité selon la Loi : Indiquez lesquels des critères applicables de la Loi s'appliquent à l'entité
• Secteur/industrie : Indiquez dans quel(s) secteur(s) ou industrie(s) l'entité a ses activités
• Lieu : Indiquez le pays dans lequel le siège social ou le siège principal de l'entité est situé, et s'il s'agit du Canada, indiquez la province ou le territoire

Données collectées via le questionnaire en ligne

Les réponses au questionnaire seront stockées par Sécurité publique Canada et seront éliminées conformément à la Politique sur les services et le numérique, à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur la bibliothèque et les archives.

Exigences relatives aux rapports

Un rapport doit satisfaire aux exigences suivantes pour être conforme à la Loi :

• Contient des renseignements qui répondent à chacune des exigences obligatoires de la Loi
• A reçu les approbations requises et comprend l'attestation signée
• Téléchargé sous forme de fichier PDF (ne dépassant pas une taille de 100 Mo)

Renseignements obligatoires

Les entités doivent décrire dans leurs rapports annuels les mesures prises au cours de l'exercice précédent pour prévenir et réduire le risque que le travail forcé ou le travail des enfants soit utilisé à toute étape de la production de marchandises au Canada ou ailleurs par l'entité ou de marchandises importées au Canada par l'entité.

Les entités doivent également inclure des renseignements sur :

1. Sa structure, ses activités commerciales et ses chaînes d'approvisionnement
2. Ses politiques et ses processus de diligence raisonnable relatifs au travail forcé et au travail des enfants
3. Les parties de ses chaînes commerciales et de ses chaînes d'approvisionnement qui comportent un risque de recours au travail forcé ou au travail des enfants et les mesures qu'elle a prises pour évaluer ce risque et le gérer
4. L'ensemble des mesures prises pour remédier à tout recours au travail forcé ou au travail des enfants
5. L'ensemble des mesures prises pour remédier aux pertes de revenus des familles les plus vulnérables engendrées par toute mesure visant à éliminer le recours au travail forcé ou au travail des enfants dans le cadre de ses activités et dans ses chaînes d'approvisionnement
6. La formation donnée aux employés sur le travail forcé et le travail des enfants
7. La manière dont l'entité évalue l'efficacité de ses efforts pour éviter le recours au travail forcé ou au travail des enfants dans ses activités et ses chaînes d'approvisionnement

Les mesures visant à prévenir et à réduire les risques de travail forcé et de travail des enfants

Exemples de renseignements pertinents à inclure dans un rapport :

• Si les mesures ont été appliquées de manière générale ou à des parties spécifiques des activités et des chaînes d'approvisionnement de l'entité
• À quels problèmes les mesures visaient-elles à répondre (par exemple, si la mesure visait le travail forcé ou le travail des enfants)
• À quels groupes les mesures étaient-elles destinées (par exemple, avec quels partenaires ou parties prenantes de la chaîne d'approvisionnement l'entité a-t-elle collaboré)
• Détails des mesures prises (par exemple, quelles politiques et processus ont été mis en œuvre, comment ils ont été mis en œuvre et dans quel but)

Le questionnaire en ligne fournit des exemples supplémentaires de mesures que les entités peuvent prendre pour prévenir et réduire les risques de travail forcé et de travail des enfants, mais la liste n'est pas exhaustive.

Si une entité contrôle d'autres entités, elle doit également décrire les mesures que ces entités contrôlées ont prises pour prévenir et réduire les risques de travail forcé et de travail des enfants.

Exigence (a) – Structure, activités et chaînes d'approvisionnement

La structure renvoie à la forme juridique et organisationnelle de l'entité. Dans le cadre de la déclaration de la structure, les entités peuvent inclure les détails suivants :

• Structure juridique, y compris la classification juridique (c.-à-d. personne morale, fiducie, partenariat, organisation non constituée en personne morale, etc.)
• Structure organisationnelle (c.-à-d. organisation ministérielle, chaîne de commandement, etc.)
• Mandat ou rôle de l'organisme
• Nombre d'employés, au Canada et à l'étranger
• Organismes partenaires ou appartenance à un groupe
• Contrôle d'autres entités, y compris ce que font les entités contrôlées et où elles sont situées

Les activités comprennent toutes les activités entreprises par l'entité en relation avec la production ou l'importation de marchandises.

Lorsqu'elles déclarent leurs activités, les entités peuvent inclure des renseignements sur :

• La production, la fabrication, la culture, l'extraction, la transformation, la vente ou la distribution de marchandises, tant au Canada qu'à l'étranger, y compris les types et les volumes de marchandises produites, fabriquées, cultivées, extraites, transformées, vendues ou distribuées
• L'importation de marchandises au Canada, y compris les types et les volumes de marchandises importées et les lieux d'où les marchandises sont importées
• Les lieux d'exploitation (pays ou régions)

Les entités doivent également décrire les activités de toute entité sous leur contrôle. Veuillez noter que les entités ne sont tenues de déclarer que les activités des filiales qui sont des entités ayant des obligations de déclaration en vertu de la Loi.

La chaîne d'approvisionnement comprend les fournisseurs de biens et de services qui contribuent aux activités commerciales de l'entité, depuis l'approvisionnement en matières premières jusqu'au produit final. Il comprend les fournisseurs et prestataires de services directs et indirects, tant au Canada qu'à l'étranger. La chaîne d'approvisionnement d'une entité n'inclut pas les utilisateurs finaux ou les clients qui achètent ses produits ou services.

Sécurité publique Canada comprend que les chaînes d'approvisionnement peuvent être très complexes et que les entités peuvent ne pas avoir de visibilité sur toutes les activités et relations commerciales qui alimentent leurs produits ou services. Cependant, cet exercice de déclaration vise à garantir que les entités s'efforcent d'améliorer cette visibilité, dans la mesure du possible.

Les rapports doivent identifier les pays d'origine ou les régions d'origine de chacun des biens et services utilisés dans la chaîne d'approvisionnement des entités.

Exigence (b) – Politiques et processus de diligence raisonnable

La diligence raisonnable est un processus visant à identifier et à répondre aux impacts négatifs réels et potentiels des activités tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Le Guide de l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) sur le devoir de diligence pour une conduite responsable des entreprises prévoit que le processus de diligence raisonnable et ses mesures de soutien comprennent les étapes suivantes :

• Intégrer la conduite responsable des entreprises (CRE) dans les politiques et les systèmes de gestion
• Identifier et évaluer les impacts négatifs sur les opérations, les chaînes d'approvisionnement et les relations commerciales
• Cesser, prévenir ou atténuer les impacts négatifs
• Suivre la mise en œuvre et les résultats
• Communiquer la manière dont les impacts sont traités
• Prévoir ou coopérer à des mesures correctives, le cas échéant

Si une entité contrôle d'autres entités, elle doit également décrire les politiques et les processus de diligence raisonnable mis en place par ces entités contrôlées.

Il peut y avoir un chevauchement entre les étapes identifiées par les entités dans cette section et les réponses aux questions ultérieures plus spécifiques, telles que les questions sur la diligence raisonnable et sur la formation des employés. Cela est attendu et acceptable.

Exigence (c) – Risques liés au travail forcé et au travail des enfants

La Loi exige que les entités identifient les parties de leurs activités et de leurs chaînes d'approvisionnement qui comportent un risque de recours au travail forcé ou au travail des enfants, que ce soit dans le cadre de leurs propres activités, dans le cadre des activités de toute entité qu'elles contrôlent ou dans le cadre des activités de leurs fournisseurs directs ou indirects.

Identifier les parties des activités et des chaînes d'approvisionnement d'une entité qui comportent un risque ne signifie pas que le travail forcé ou le travail des enfants a été ou est effectivement utilisé. Les entités sont plutôt invitées à montrer qu'elles ont examiné la manière dont leurs activités et leurs chaînes d'approvisionnement pourraient potentiellement contribuer aux risques de recours au travail forcé ou au travail des enfants.

Aucun secteur ou industrie impliquant la production ou l'importation de marchandises n'est censé être entièrement exempt de risques liés au travail forcé et au travail des enfants. L'exercice de déclaration vise à encourager la transparence et non à pénaliser les entités qui ont identifié des risques dans leurs activités et leurs chaînes d'approvisionnement. L'objectif de la déclaration n'est pas de certifier qu'une entité est « sans risque », mais plutôt de démontrer que l'entité a pris des mesures pour identifier et gérer les risques, si des mesures ont été prises.

Les entités peuvent préciser qu'elles ont identifié des risques potentiels liés à un secteur, une industrie, un pays ou une région en particulier, à la production ou à l'importation d'une marchandise particulière ou à une étape particulière de la chaîne d'approvisionnement.

Les entités doivent expliquer si et comment elles ont identifié les risques potentiels (c'est-à-dire en cartographiant les chaînes d'approvisionnement, en effectuant une évaluation des risques, etc.) et comment elles ont géré les risques. Les entités peuvent le faire pour des risques spécifiques, ou choisir de fournir une description générale de la manière dont elles évaluent et gèrent les risques potentiels.

Si une entité contrôle d'autres entités, elle doit également décrire les mesures que ces entités contrôlées ont prises pour identifier, évaluer et gérer les risques potentiels de travail forcé ou de travail des enfants dans leurs activités et leurs chaînes d'approvisionnement.

Les entités ne sont pas tenues de signaler des cas ou allégations spécifiques de travail forcé ou de travail des enfants.

Si ces renseignements sont inclus dans le rapport, les entités doivent s'assurer que ca ne compromet pas la vie privée d'une personne. Par exemple, les entités peuvent décrire leur réponse aux cas de travail forcé ou de travail des enfants en utilisant une étude de cas anonymisée.

Exigence (d) – Mesures de remédiation

La remédiation et le remède font référence à la fois aux processus de remédiation d'un impact négatif et aux résultats concrets qui peuvent contrecarrer ou « réparer » l'impact négatif. Dans le cas des droits de l'homme et du travail, qui incluent le travail forcé et le travail des enfants, les remèdes fournis peuvent prendre diverses formes, dont le but sera de contrecarrer ou de remédier à toute atteinte aux droits de l'homme qui a eu lieu.

Les remèdes appropriés varient en fonction des circonstances ; une liste d'exemples de mesures de remédiation possibles peut être trouvée dans le questionnaire.

Si une entité contrôle d'autres entités, elle doit également décrire les mesures de remédiation que ces entités contrôlées ont prises, le cas échéant.

Comme pour déclarer sur les risques de travail forcé et de travail des enfants, l'objectif de demander aux entités de décrire les mesures qu'elles ont prises pour remédier à tout travail forcé ou travail des enfants est d'encourager la transparence, et non de pénaliser les entités déclarantes.

S'il existe des preuves de travail forcé ou de travail des enfants dans les activités ou les chaînes d'approvisionnement de l'entité, mais qu'aucune mesure de remédiation n'a été prise, il suffit de l'indiquer dans le rapport.

Si une entité a estimé qu'il n'existe aucune preuve de cas de travail forcé ou de travail des enfants dans ses activités et ses chaînes d'approvisionnement, elle peut sélectionner « sans objet » comme réponse dans le questionnaire et indiquer que c'est le cas dans son rapport.

Pour plus de renseignements sur la signification de la remédiation, veuillez consulter les Principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme et la liste des ressources supplémentaires.

Exigence (e) – Remédiation en cas de perte de revenus

Les efforts visant à prévenir et à réduire les risques de travail forcé et de travail des enfants peuvent avoir pour conséquence involontaire de contribuer à une perte de revenus pour les familles vulnérables. L'exigence (e) fait référence à toute mesure prise pour remédier à la perte de revenus des familles les plus vulnérables résultant de toute mesure prise pour éliminer le recours au travail forcé ou au travail des enfants dans les activités et les chaînes d'approvisionnement d'une entité.

Si une entité contrôle d'autres entités, elle doit également décrire les mesures que ces entités contrôlées ont prises pour remédier à la perte de revenus, le cas échéant.

Comme pour l'exigence (d), si une entité a déterminé que les familles vulnérables n'ont pas subi de perte de revenus suite aux mesures prises par l'entité pour éliminer les risques de travail forcé ou de travail des enfants, ou si aucune mesure corrective n'a été prise, le fait de le mentionner dans le rapport suffit pour satisfaire à cette exigence.

Exigence (f) – Formation

La formation sur le travail forcé et le travail des enfants peut prendre diverses formes, allant de cours de formation formels à des activités de sensibilisation. Au moment d'indiquer la formation qu'une entité peut offrir aux employés, elles peuvent choisir de fournir les détails suivants :

• Indiquer si la formation est obligatoire ou facultative
• Indiquer si la formation s'étend à l'ensemble de l'entité ou ne couvre que les employés occupant des postes spécifiques
• Quels groupes ou niveaux d'employés reçoivent la formation (par exemple, si la formation concerne les cadres supérieurs/le personnel de niveau exécutif)
• Le contenu de la formation, notamment si elle couvre le travail forcé, le travail des enfants ou les deux
• Comment la formation a été élaborée, notamment si elle a été élaborée à l'interne ou par un organisme externe
• La durée de la formation
• Tout mode d'évaluation inclus dans la formation
• Combien d'employés ont reçu ou recevront la formation

Cette liste d'exemples n'est pas exhaustive et les entités sont encouragées à fournir des renseignements supplémentaires, le cas échéant.

Si une entité contrôle d'autres entités, elle doit également décrire la formation que ces entités contrôlées offrent aux employés sur le travail forcé et le travail des enfants, le cas échéant.

Exigence (g) – Évaluation de l'efficacité

Le questionnaire comprend des exemples de mesures que les entités peuvent prendre pour évaluer leur efficacité à garantir que le travail forcé et le travail des enfants ne sont pas utilisés dans leurs activités et leurs chaînes d'approvisionnement, notamment :

• Mettre en place un examen ou un audit régulier des politiques et procédures de l'organisme liées au travail forcé et au travail des enfants
• Suivre les indicateurs de performance pertinents, tels que le niveau de sensibilisation des employés, le nombre de cas signalés et résolus par le biais de mécanismes de réclamation et le nombre de contrats comportant des clauses anti-travail forcé et anti-travail des enfants
• Établir un partenariat avec un organisme externe pour mener un examen ou un audit indépendant des actions de l'organisme
• Travailler avec les fournisseurs pour mesurer l'efficacité de leurs actions visant à lutter contre le travail forcé et le travail des enfants, notamment en suivant les indicateurs de performance pertinents

Cette liste n'est pas exhaustive et les entités sont encouragées de fournir des renseignements supplémentaires.

Les entités sont tenues de rendre compte de la manière dont elles évaluent leur efficacité, et non de donner les résultats de cette évaluation. En d'autres mots, les entités doivent décrire les politiques et les processus qu'elles ont mis en œuvre pour mesurer leur succès dans la prévention et la réduction des risques de travail forcé et de travail des enfants dans leurs activités et leurs chaînes d'approvisionnement.

Les entités peuvent indiquer qu'aucune mesure n'a été prise pour évaluer leur efficacité en matière de prévention et de réduction des risques de travail forcé et de travail des enfants.

Si une entité contrôle d'autres entités, elle doit également décrire comment ces entités contrôlées évaluent leur efficacité à garantir que le travail forcé et le travail des enfants ne sont pas utilisés dans leurs activités et leurs chaînes d'approvisionnement.

Approbation et attestation

Dans le cas d'un rapport soumis au nom d'une seule entité, le rapport doit être approuvé par le corps directeur de l'entité. L'approbation doit être attestée par un énoncé indiquant qu'il a été approuvé par son corps directeur et comportant la signature d'un ou plusieurs membres du corps directeur.

Dans le cas d'un rapport conjoint, cependant, l'approbation doit être attestée par un énoncé indiquant s'il a été approuvé par le corps directeur de chaque entité incluse dans le rapport ou par le corps directeur de l'entité, le cas échéant, qui contrôle chaque entité incluse dans le rapport, et comportant la signature d'un ou plusieurs membres du corps directeur. Il appartient à chaque entité de déterminer le corps directeur ou les corps directeurs appropriés pour approuver le rapport.

Une déclaration confirmant que le membre approbateur a l'autorité légale pour lier l'entité devrait également être incluse dans l'attestation.

L'attestation signée doit être incluse dans la version PDF du rapport d'une entité. Le questionnaire exige que les entités confirment que leur rapport a reçu les approbations requises et comporte une attestation signée. Les attestations appropriées comprennent une signature manuscrite ou une signature électronique.

L'exemple suivant peut être utilisé :

Formatage et publication

Exigences relatives aux langues officielles

Les entités doivent soumettre leur rapport dans l'une des deux langues officielles du Canada. Bien qu'il soit recommandé de soumettre les rapports en anglais et en français pour les rendre accessibles au grand public canadien, cela n'est pas une exigence. Les demandes de copies traduites des rapports peuvent être adressées à l'entité responsable.

Les entités qui choisissent de soumettre leur rapport dans les deux langues officielles du Canada doivent télécharger deux pièces jointes PDF distinctes (une version anglaise et une version française) en utilisant les deux champs disponibles dans le questionnaire. Les deux rapports doivent inclure une attestation signée.

Les entités peuvent remplir le questionnaire dans la langue officielle canadienne de leur choix.

Format et longueur

Le rapport doit être soumis en format PDF et ne doit pas dépasser une taille de 100 Mo. Les entités doivent suivre une convention de dénomination alphanumérique pour leurs rapports. Les rapports soumis avec des caractères spéciaux ou dans une police illisible ne seront pas publiés dans le catalogue en ligne.

Publication d'un rapport sur le site Web de l'entité

Lorsqu'elles soumettent un rapport à Sécurité publique Canada, toutes les entités sont tenues de le publier dans un endroit bien en vue sur leur site Web. Les entités peuvent utiliser leur pouvoir discrétionnaire pour déterminer l'endroit approprié pour inclure le rapport, mais celui-ci doit être facilement accessible aux membres du public.

Les entités n'ont pas besoin d'attendre que leur rapport soit publié dans le catalogue en ligne ou que le ministre de la Sécurité publique dépose le rapport annuel au Parlement avant de publier leurs rapports sur leur propre site Web.

Par souci de transparence, les entités sont encouragées à tenir un répertoire de leurs rapports annuels même si la Loi n'exige que la publication du rapport annuel actuel sur leur site Web.

Fournir un rapport aux actionnaires

Les entités constituées en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA) ou de toute autre loi fédérale doivent fournir le rapport ou le rapport révisé à chaque actionnaire, accompagné de leurs états financiers annuels.

Les entités peuvent satisfaire à cette exigence en utilisant leurs moyens de livraison standard.

Caractéristiques d'un rapport conforme

Un rapport complet contiendra des renseignements qui répondent à chacune des exigences de la Loi et qui sont cohérents avec les réponses fournies dans le questionnaire. Un rapport complet comprendra également l'attestation avec la ou les signatures requises.

Un rapport peut être jugé non conforme si l'un de ces éléments est manquant ou si les renseignements inclus dans le rapport sont délibérément faux ou trompeurs.

Il n'y a pas de niveau de détail prescrit. Les entités doivent utiliser leur pouvoir discrétionnaire pour déterminer le niveau de détail approprié proportionnel à leur taille et à leur profil de risque, en respectant les exigences de taille spécifiées pour le rapport.

Si elles le souhaitent, les entités peuvent compléter les renseignements fournis dans leurs rapports en ajoutant des liens vers des sites Web pertinents et des documents accessibles au public. Par exemple, les entités peuvent fournir des liens vers :

• Un plan d'action
• Une politique
• Un code de conduite
• Le rapport d'une évaluation des risques ou d'un exercice de cartographie de la chaîne d'approvisionnement
• Les résultats d'un examen ou d'un audit interne ou externe
• Une liste publique de fournisseurs
• Toute divulgation ou déclaration publique pertinente

Les entités peuvent également inclure des tableaux, des graphiques ou d'autres aides visuelles dans leurs rapports.

Sécurité publique Canada reconnaît que les entités peuvent prendre une série de mesures liées à la diligence raisonnable en matière de droits de la personne, aux initiatives environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) et à d'autres aspects de la conduite responsable des entreprises (CRE) qui ne sont pas spécifiquement ou exclusivement axées sur le travail forcé ou le travail des enfants. Les entités peuvent inclure dans leurs rapports une description de ces mesures en ce qui concerne les objectifs de la Loi.

Les entités doivent fournir des réponses qui décrivent les mesures concrètes qu'elles ont prises pour faire face aux risques de travail forcé et de travail des enfants, plutôt que des déclarations purement ambitieuses. Le rapport doit se concentrer sur les mesures prises au cours de l'exercice précédent. Toutefois, les entités sont également encouragées d'indiquer où elles se trouvent dans le processus d'élaboration de leur réponse au travail forcé et au travail des enfants, même si les mesures n'ont pas encore été pleinement mises en œuvre.

Le rapport sera un document public et les entités sont encouragées d'utiliser un langage simple et clair dans leurs réponses et d'expliquer les termes inconnus pour rendre leur rapport accessible.

Renseignements sensibles et personnels

Ne divulguez pas de renseignements personnels ou commercialement sensibles qui pourraient créer un risque juridique ou compromettre la vie privée de quiconque.

Afin de protéger la vie privée, les entités ne doivent pas fournir de renseignements personnels que ce soit dans les champs de texte ouverts du questionnaire ou dans leurs rapports annuels.

Les entités ne sont pas tenues de signaler des cas ou des allégations spécifiques de travail forcé ou de travail des enfants. La description des problèmes identifiés et les mesures correctives prises ne doivent pas nécessairement faire référence à des cas, des personnes ou des groupes spécifiques.

Date de modification :

2024-11-15