Lignes directrices pour les institutions fédérales

Sur cette page

• Aperçu du processus de déclaration
• Application de la Loi
• Questionnaire
• Exigences relatives aux rapports
  • Renseignements obligatoires
  • Formatage et publication
  • Publication d'un rapport sur le site Web de l'institution fédérale
• Caractéristiques d'un rapport conforme

Aperçu du processus de déclaration

Les institutions fédérales doivent compléter les étapes suivantes avant la date limite du 31 mai.

1. Préparer un rapport

Les institutions fédérales doivent examiner les exigences de déclaration décrites dans les présentes lignes directrices afin de répondre à chacune des exigences de la Loi. Consultez la liste des questions du questionnaire en ligne pour déterminer les renseignements requis et les consultations internes qui pourraient être nécessaires pour élaborer votre rapport annuel dans les deux langues officielles du Canada.

2. Remplir le questionnaire en ligne

Pour soumettre un rapport annuel, les institutions fédérales doivent remplir le questionnaire en ligne. Le questionnaire recueille des renseignements qui répondent aux exigences de déclaration de la Loi et constitue le mécanisme de soumission d'un rapport annuel à Sécurité publique Canada.

Les institutions fédérales doivent s'assurer que leurs réponses au questionnaire sont exactes et que les renseignements sont cohérents avec leur rapport annuel.

3. Télécharger les rapports dans le questionnaire en ligne

À la fin du questionnaire, les institutions fédérales seront invitées à télécharger leurs rapports en anglais et en français sous forme de fichiers PDF distincts avant de sélectionner « soumettre ».

Les institutions fédérales recevront un courriel de confirmation suite à leur soumission et auront la possibilité de télécharger une copie de leurs réponses au questionnaire.

4. Publier le rapport sur le site Web de l'institution fédérale

Lorsqu'il fournit un rapport à Sécurité publique Canada, le responsable d'une institution fédérale doit publier son rapport dans un endroit bien en vue sur son site Web. Les rapports soumis seront également rendus publics par Sécurité publique Canada dans un catalogue en ligne consultable.

Application de la Loi

La Loi définit le terme institution fédérale au sens de l'article 3 de la Loi sur l'accès à l'information (LAI) :

• tout ministère ou département d'État du gouvernement du Canada, ou tout organisme ou bureau figurant à l'annexe I, et
• toute société d'État mère et toute filiale à cent pour cent d'une telle société, au sens de l'article 83 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

La Loi définit le terme responsable au sens de l'article 3 de la LAI, qui, en ce qui concerne une institution fédérale, signifie :

• dans le cas d'un ministère ou d'un département d'État, le membre du Conseil privé du Roi pour le Canada qui préside le ministère ou le département; ou
• dans tout autre cas, soit la personne désignée en vertu du paragraphe 3.2(2) comme responsable de l'institution aux fins de la LAI, soit, à défaut de désignation, le premier dirigeant de l'institution, quel que soit son titre.

Les obligations de déclaration s'appliquent aux institutions fédérales qui produisent, achètent ou distribuent des marchandises au Canada ou ailleurs.

Les gouvernements provinciaux et municipaux ne sont pas assujettis aux exigences de déclaration en tant qu'institutions fédérales. Toutefois, certaines sociétés d'État provinciales et d'autres organismes gouvernementaux provinciaux ou municipaux peuvent être visés par la définition d'entité. Il incombe à chaque organisme de déterminer s'ils sont considérés comme des entités déclarantes en vertu de la Loi. Apprenez-en davantage sur les exigences de déclaration pour les entités.

Sociétés d'État

Bien que les sociétés d'État fédérales puissent dans certains cas être considérées comme des entités et des institutions fédérales, l'obligation de déclaration des institutions fédérales est en fin de compte appliquée par la responsabilité du ministre concerné envers le Parlement, conformément à l'article 88 de la LGFP. Par conséquent, les sociétés d'État fédérales doivent soumettre leurs rapports en tant qu'institutions fédérales, et non en tant qu'entités, et suivre les lignes directrices et le processus de déclaration correspondants.

Sens de la production, de l'achat et de la distribution de marchandises

Les institutions fédérales doivent appliquer le sens ordinaire des mots pour déterminer si elles produisent, achètent ou distribuent des marchandises.

La production de marchandises comprend la fabrication, la culture, l'extraction et la transformation de marchandises.

Les marchandises désignent les marchandises physiques corporelles qui font l'objet d'échanges et de commerce, au sens ordinaire du terme. L'immobilier, l'électricité, les services logiciels et les régimes et produits d'assurance sont exclus de cette définition.

Le terme achat n'est pas explicitement défini dans la Loi, mais il couvrirait les marchandises achetées par les institutions fédérales au cours de la période de déclaration.

Il n'y a pas de définition de la distribution dans la Loi. Toutefois, la distribution peut être comprise comme le processus de collecte et de fourniture, de transport ou de livraison de marchandises à un utilisateur final ou à un consommateur.

Les termes utilisés dans la Loi ne visent pas à englober les services qui soutiennent uniquement la production, l'achat ou la distribution de marchandises, comme le marketing, les services administratifs, les services financiers, les services logiciels et la livraison du courrier.

Il n'existe pas de seuil prescrit pour la valeur minimale des marchandises qu'une institution fédérale doit produire, acheter ou distribuer pour que la Loi s'applique. Les termes utilisés dans la Loi doivent être compris comme excluant les « transactions très mineures ». La signification de « transactions très mineures » peut être interprétée conformément aux principes généralement acceptés pour les seuils de minimis et évaluée dans le contexte des activités de chaque institution fédérale. Les marchandises achetées au moyen d'une carte d'achat doivent être considérées comme exclus de la portée de l'obligation de déclaration.

Soumettre un rapport révisé

Une institution fédérale peut fournir une version révisée du rapport à tout moment dans l'année suivant la date limite de déclaration applicable. Soumettre un rapport révisé permet aux institutions fédérales de mettre à jour les renseignements fournis si la situation change ou si de nouveaux renseignements deviennent disponibles. Les institutions fédérales peuvent également soumettre un rapport révisé si elles doivent apporter des modifications aux réponses au questionnaire qu'elles ont soumises précédemment.

Pour soumettre un rapport révisé, les institutions fédérales doivent remplir le questionnaire en ligne une deuxième fois. Le questionnaire doit indiquer la date de révision et inclure une description des modifications apportées au rapport ou au questionnaire original. Veuillez noter que la version précédente des réponses au questionnaire sera supprimée et ne pourra pas être récupérée.

Questionnaire

Pour soumettre un rapport annuel au ministre de la Sécurité publique, les institutions fédérales doivent remplir le questionnaire en ligne et télécharger leur rapport annuel en format PDF. Les institutions fédérales peuvent remplir le questionnaire en ligne dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.

Les institutions fédérales devront fournir le nom, le titre et l'adresse électronique de la personne qui soumet le questionnaire. Sécurité publique Canada peut utiliser les coordonnées fournies s'il a besoin de détails supplémentaires concernant la soumission.

Le questionnaire contient des exemples de mesures et d'activités qui peuvent être entreprises pour prévenir et réduire le risque que le travail forcé ou le travail des enfants soit utilisé dans les chaînes d'approvisionnement des institutions fédérales. Le rapport annuel en format PDF répondra également à chacune des exigences de déclaration de la Loi, mais il permettra aux institutions fédérales de fournir des détails et des renseignements supplémentaires sur les mesures prises, si elles le souhaitent.

Veuillez noter que les renseignements que vous saisissez dans un champ de texte ouvert peuvent être des renseignements d'identification. Afin de protéger votre vie privée et celle des autres, veuillez ne pas ajouter de renseignements personnels que ce soit dans les zones de texte ouvert.

Utilisation du questionnaire comme ressource

Les institutions fédérales peuvent utiliser le questionnaire comme ressource lors de l'élaboration de leurs rapports. Le questionnaire est conçu pour recueillir des renseignements pertinents à chacune des exigences de la Loi, de sorte que les institutions fédérales peuvent se référer à la liste de questions comme guide pour élaborer le contenu du rapport PDF. Le questionnaire contient également des exemples de mesures et d'activités qui peuvent être entreprises pour prévenir et réduire le risque de travail forcé ou de travail des enfants dans les chaînes d'approvisionnement. L'utilisation du questionnaire de cette manière est facultative.

Dans le rapport PDF, les institutions fédérales peuvent inclure des renseignements plus détaillés et du contenu supplémentaire (par exemple, des tableaux, des graphiques, etc.) qui vont au-delà des exigences de base, à leur discrétion.

Notez que le rapport PDF et le questionnaire sont des exigences distinctes et qu'il est obligatoire de remplir les deux.

Renseignements sur la soumission

Le questionnaire demande les renseignements suivants sur l'institution fédérale et le rapport :

• Nom de l'institution fédérale déclarante : Le nom officiel de l'institution fédérale
• Année financière : L'exercice pour lequel le rapport est soumis, qui doit être l'exercice précédent de l'institution fédérale se terminant avant le 31 mai
• Identification d'un rapport révisé, le cas échéant : Indiquez s'il s'agit d'un rapport révisé et, dans l'affirmative, décrivez les modifications apportées à l'original
• Identification d'un rapport soumis au nom d'une société d'État fédérale ou d'une filiale d'une société d'État fédérale : Indiquez si l'institution fédérale déclarante est une société d'État ou une filiale
• Pour les sociétés d'État seulement – Secteur/industrie : Indiquez dans quel(s) secteur(s) ou industrie(s) la société d'État ou la filiale exerce ses activités
• Pour les sociétés d'État seulement – Emplacement : Indiquez la province ou le territoire dans lequel la société d'État ou la filiale a son siège social ou son siège principal

Données recueillies au moyen du questionnaire en ligne

Le questionnaire recueille des renseignements sur la soumission, comme l'exercice pour lequel le rapport a été complété ainsi que les renseignements nécessaires pour se conformer à chacune des exigences de la Loi en matière de déclaration. Les renseignements fournis dans la soumission soutiennent également la fonction de recherche dans le catalogue. Sécurité publique Canada peut également utiliser ces renseignements à des fins d'analyse.

Les réponses au questionnaire seront stockées par Sécurité publique Canada et seront éliminées conformément à la Politique sur les services et le numérique, à la Loi sur l'accès à l'information, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur la bibliothèque et les archives.

Exigences relatives aux rapports

Un rapport doit satisfaire aux exigences suivantes pour être conforme à la Loi :

• Les rapports doivent contenir des renseignements qui répondent à chacune des exigences de la Loi
• Les rapports doivent satisfaire aux exigences énoncées dans la Loi sur les langues officielles, la Politique sur les communications et l'image de marque et les Procédures sur l'édition
• Téléchargé sous forme de fichier PDF (ne dépassant pas une taille de 100 Mo)

Renseignements obligatoires

Les institutions fédérales doivent, au plus tard le 31 mai de chaque année, soumettre au ministre de la Sécurité publique un rapport sur les mesures prises par l'institution fédérale au cours de son exercice précédent pour prévenir et réduire le risque que le travail forcé ou le travail des enfants soit utilisé à toute étape de la production des marchandises produites, achetées ou distribuées par l'institution fédérale.

Une institution fédérale déclarante doit également inclure des renseignements sur :

1. Sa structure, ses activités et ses chaînes d'approvisionnement
2. Ses politiques et ses processus de diligence raisonnable en matière de travail forcé et de travail des enfants
3. Les parties de ses activités et de ses chaînes d'approvisionnement qui comportent un risque de recours au travail forcé ou au travail des enfants et les mesures qu'elle a prises pour évaluer et gérer ces risques
4. Toutes les mesures prises pour remédier au travail forcé ou au travail des enfants
5. Toutes les mesures prises pour remédier à la perte de revenus des familles les plus vulnérables résultant de toute mesure prise pour éliminer le recours au travail forcé ou au travail des enfants dans ses activités et ses chaînes d'approvisionnement
6. La formation donnée aux employés sur le travail forcé et le travail des enfants
7. La façon dont l'institution fédérale évalue l'efficacité de ses efforts pour éviter le recours au travail forcé et au travail des enfants dans ses activités et ses chaînes d'approvisionnement

Les mesures visant à prévenir et à réduire les risques de travail forcé et de travail des enfants

Le online questionnaire fournit des exemples de mesures que les institutions fédérales peuvent prendre pour prévenir et réduire les risques de travail forcé et de travail des enfants, mais la liste n'est pas exhaustive.

Voici quelques exemples de renseignements pertinents :

• Indiquer si les mesures ont été appliquées de manière générale ou à des parties spécifiques des activités de l'institution fédérale
• À quels problèmes les mesures visaient-elles à répondre (par exemple, si la mesure visait le travail forcé ou le travail des enfants)
• À quels groupes les mesures étaient-elles destinées (par exemple, avec quels partenaires de la chaîne d'approvisionnement ou parties prenantes l'institution fédérale a-t-elle collaboré)
• Détails des mesures prises (par exemple, quelles politiques et processus ont été mis en œuvre, comment ils ont été mis en œuvre et dans quel but)

Il peut y avoir un chevauchement entre les étapes que les institutions fédérales identifient dans cette section et les réponses aux questions ultérieures plus spécifiques, telles que les questions sur la diligence raisonnable et sur la formation des employés. Cela est attendu et acceptable.

Exigence (a) – Structure, activités et chaînes d'approvisionnement

La structure renvoie à la forme juridique et organisationnelle de l'institution fédérale. Dans leur rapport sur la structure, les institutions fédérales peuvent inclure les détails suivants :

• Structure organisationnelle (c.-à-d., ministères, chaîne de commandement, etc.)
• Mandat ou rôle organisationnel
• Nombre d'employés, au Canada et à l'étranger

Aux fins de la Loi, les activités comprennent toutes les activités entreprises par l'institution fédérale en lien avec la production, l'achat ou la distribution de marchandises.

Dans leur rapport sur les activités, les institutions fédérales peuvent inclure des renseignements sur :

• La production, la fabrication, la culture, l'extraction, la transformation, l'achat ou la distribution de marchandises , au Canada et à l'étranger, y compris les types et les volumes de marchandises produites, fabriquées, cultivées, extraites, transformées, achetées ou distribuées
• Lieux d'exploitation (pays ou régions)

La chaîne d'approvisionnement comprend les fournisseurs de marchandises et de services qui contribuent à la production, à l'achat ou à la distribution de marchandises par l'institution fédérale, depuis l'approvisionnement en matières premières jusqu'au produit final. Elle comprend les fournisseurs directs et indirects et les prestataires de services, au Canada et à l'étranger. La chaîne d'approvisionnement d'une institution fédérale n'inclut pas les utilisateurs finaux ou les clients qui achètent ses produits ou services.

Lorsqu'elles décrivent leur chaîne d'approvisionnement, les institutions fédérales doivent s'efforcer de décrire les types principaux de marchandises qu'elles produisent, achètent ou distribuent. Les rapports doivent identifier dans la mesure du possible les pays ou régions d'origine de chacun des marchandises et services utilisés à chaque étape de la chaîne d'approvisionnement, s'ils sont connus.

Exigence (b) – Politiques et processus de diligence raisonnable

La diligence raisonnable est un processus visant à identifier et à répondre aux impacts négatifs réels et potentiels des activités tout au long de la chaîne d'approvisionnement. Le Guide OCDE sur le devoir de diligence pour une conduite responsable des entreprises prévoit que le processus de diligence raisonnable et ses mesures de soutien impliquent les étapes suivantes :

• Intégrer la conduite responsable des entreprises (CRE) dans les politiques et les systèmes de gestion
• Identifier et évaluer les impacts négatifs sur les opérations, les chaînes d'approvisionnement et les relations commerciales
• Cesser, prévenir ou atténuer les impacts négatifs
• Suivre la mise en œuvre et les résultats
• Communiquer la manière dont les impacts sont traités
• Prévoir ou coopérer à la remédiation lorsque cela est approprié

La signification de la diligence raisonnable telle qu'elle s'applique aux institutions fédérales peut être interprétée de manière à s'aligner avec les obligations du droit international des droits de l'homme, telles que décrites dans les Principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme.

Les Principes directeurs précisent que les États ont le devoir de protéger contre les violations des droits de l'homme sur leur territoire et/ou leur juridiction par des tiers, y compris des entreprises commerciales. L'obligation de protéger comprend la promotion du respect des droits de la personne par les entreprises avec lesquelles l'État effectue des transactions commerciales, notamment par le biais de marchés publics.

Pour plus de renseignements sur la signification de la diligence raisonnable et sur les façons dont une institution fédérale peut mettre en œuvre des pratiques de diligence raisonnable, consultez la liste des ressources supplémentaires.

Exigence (c) – Risques liés au travail forcé et au travail des enfants

La Loi exige que les institutions fédérales identifient les parties de leurs activités et de leurs chaînes d'approvisionnement qui comportent un risque de recours au travail forcé ou au travail des enfants, que ce soit dans le cadre de leurs propres activités ou de celles de leurs fournisseurs directs ou indirects.

L'identification des parties des activités et des chaînes d'approvisionnement d'une institution fédérale qui comportent un risque ne signifie pas qu'elle a ou qu'elle a eu recours au travail forcé ou au travail des enfants. Les institutions fédérales sont plutôt invitées à montrer qu'elles ont examiné comment leurs activités et leurs chaînes d'approvisionnement pourraient contribuer aux risques de recours au travail forcé ou au travail des enfants.

Aucun secteur ou industrie impliquant la production, l'achat ou la distribution de marchandises n'est présumé entièrement exempt de risques liés au travail forcé et au travail des enfants. L'exercice de déclaration vise à encourager la transparence, et non à pénaliser les institutions fédérales pour avoir identifié des risques dans leurs activités et leurs chaînes d'approvisionnement. Le but de déclarer n'est pas de certifier qu'une institution fédérale est « sans risque », mais plutôt de démontrer que l'institution fédérale a pris des mesures pour identifier et gérer les risques.

Les institutions fédérales peuvent préciser qu'elles ont identifié des risques potentiels liés à un secteur, une industrie, un pays ou une région en particulier, à la production, à l'achat ou à la distribution d'une marchandise particulière ou à une étape particulière de la chaîne d'approvisionnement.

Les institutions fédérales doivent expliquer comment elles ont identifié les risques potentiels (c'est-à-dire en cartographiant les chaînes d'approvisionnement, en effectuant une évaluation des risques, etc.) et comment elles ont géré les risques potentiels identifiés. Les institutions fédérales peuvent le faire pour des risques potentiels spécifiques identifiés, ou fournir une description générale de la manière dont elles évaluent et gèrent les risques potentiels.

Les institutions fédérales peuvent choisir de fournir volontairement des renseignements sur les cas de travail forcé ou de travail des enfants qui ont été identifiés, mais ce n'est pas obligatoire. Si ces renseignements sont inclus, les institutions fédérales doivent s'assurer que leur rapport ne compromet pas la vie privée d'une personne. Par exemple, les institutions fédérales peuvent décrire leur réponse aux cas de travail forcé ou de travail des enfants en utilisant une étude de cas anonymisée.

Exigence (d) – Mesures de remédiation

La remédiation et le recours désignent à la fois les processus de remédiation d'un impact négatif et les résultats concrets qui peuvent contrecarrer ou « réparer » l'impact négatif. Dans le cas des droits de l'homme et du travail, qui incluent le travail forcé et le travail des enfants, les recours fournis peuvent prendre diverses formes, dont le but sera de contrecarrer ou de remédier à toute atteinte aux droits de l'homme qui a eu lieu.

Les recours appropriés varient en fonction des circonstances ; une liste d'exemples de mesures de remédiation possibles est disponible dans le questionnaire.

Comme pour déclarer sur les risques de travail forcé et de travail des enfants, l'objectif de demander aux institutions fédérales de décrire les mesures qu'elles ont prises pour remédier à tout travail forcé ou travail des enfants est d'encourager la transparence, et non de pénaliser les institutions fédérales qui déclarent.

Si une institution fédérale a estimé qu'il n'y a aucune preuve de cas de travail forcé ou de travail des enfants dans ses activités et ses chaînes d'approvisionnement, elle peut sélectionner « sans objet » dans le questionnaire.

Si des preuves de travail forcé ou de travail des enfants ont été identifiées, mais qu'aucune mesure corrective n'a été prise, il suffit de le mentionner dans le rapport.

Pour plus de renseignements sur la signification de la remédiation, veuillez consulter les Principes directeurs des Nations Unies relatifs aux entreprises et aux droits de l'homme et la liste des ressources supplémentaires.

Exigence (e) – Remédiation en cas de perte de revenus

Les efforts visant à prévenir et à réduire les risques de travail forcé et de travail des enfants peuvent avoir pour conséquence involontaire de contribuer à une perte de revenus pour les familles vulnérables. L'exigence (e) fait référence à toute mesure prise pour remédier à la perte de revenus des familles les plus vulnérables résultant de toute mesure prise pour éliminer le recours au travail forcé ou au travail des enfants dans les activités et les chaînes d'approvisionnement d'une institution fédérale.

Comme pour l'exigence (d), si une institution fédérale a jugé que les familles vulnérables n'ont pas subi de perte de revenus à la suite des mesures prises par l'institution fédérale pour éliminer les risques de travail forcé ou de travail des enfants, ou si aucune mesure corrective n'a été prise, il suffit de le mentionner dans le rapport pour répondre à cette exigence.

Exigence (f) – Formation

La formation sur le travail forcé et le travail des enfants peut prendre diverses formes, allant de cours de formation officiels à des activités de sensibilisation. Au moment d'indiquer la formation qu'une institution fédérale peut offrir aux employés, elles peuvent choisir de fournir les détails suivants :

• Indiquer si la formation est obligatoire ou facultative
• Indiquer si la formation s'étend à l'ensemble de l'institution fédérale ou ne couvre que les employés travaillant dans des secteurs spécifiques
• Quels groupes ou niveaux d'employés reçoivent la formation (p. ex. si la formation couvre la haute direction)
• Le contenu de la formation, y compris si elle couvre le travail forcé, le travail des enfants ou les deux
• Comment la formation a été élaborée, y compris si elle a été élaborée en interne ou par un organisme externe
• La durée de la formation
• Tout mode d'évaluation inclus dans la formation
• Combien d'employés ont reçu ou recevront la formation

En plus de décrire la formation offerte aux employés directs d'une institution fédérale, les institutions fédérales peuvent choisir de décrire toute formation ou tout matériel de sensibilisation fourni aux partenaires ou aux fournisseurs.

Cette liste d'exemples n'est pas exhaustive et les institutions fédérales sont encouragées de fournir des renseignements supplémentaires, le cas échéant.

Exigence (g) – Évaluation de l'efficacité

Les institutions fédérales sont tenues de rendre compte de la manière dont elles évaluent leur efficacité, et non de donner les résultats de cette évaluation. Le questionnaire fournit une liste non exhaustive d'exemples, notamment :

• Mettre en place un examen ou un audit régulier des politiques et procédures de l'institution fédérale liées au travail forcé et au travail des enfants
• Suivre les indicateurs de performance pertinents, tels que le niveau de sensibilisation des employés, le nombre de cas signalés et résolus par le biais de mécanismes de réclamation et le nombre de contrats comportant des clauses de lutte contre le travail forcé et le travail des enfants
• Établir un partenariat avec un organisme externe pour mener un examen ou un audit indépendant des actions de l'institution fédérale
• Travailler avec les fournisseurs pour mesurer l'efficacité de leurs actions visant à lutter contre le travail forcé et le travail des enfants, notamment en suivant les indicateurs de performance pertinents

Dans leurs rapports, les institutions fédérales doivent décrire les politiques et les processus qu'elles ont mis en œuvre pour mesurer leur succès dans la prévention et la réduction des risques de travail forcé et de travail des enfants dans leurs activités et leurs chaînes d'approvisionnement.

Formatage et publication

Les institutions fédérales sont responsables de s'assurer que leurs rapports respectent les exigences énoncées dans la Loi sur les langues officielles, la Politique sur les communications et l'image de marque et les Procédures sur l'édition.

Les institutions fédérales doivent soumettre leurs rapports dans les deux langues officielles du Canada, conformément aux obligations linguistiques relatives aux communications avec le public et à la prestation des services (partie IV) et à la langue de travail (partie V) en vertu de la Loi sur les langues officielles.

Les institutions fédérales peuvent remplir le questionnaire dans la langue officielle canadienne de leur choix.

Lors de la soumission de leurs rapports, les institutions fédérales doivent télécharger deux fichiers PDF distincts (une version anglaise et une version française) en utilisant les deux champs disponibles dans le questionnaire.

Format et longueur

Le rapport doit être présenté en format PDF et ne doit pas dépasser une taille de 100 Mo. Les institutions fédérales doivent respecter une convention de dénomination alphanumérique pour leurs rapports. Les rapports soumis avec des caractères spéciaux ou dans une police illisible ne seront pas publiés dans le catalogue en ligne.

Approbations

Les institutions fédérales sont responsables de déterminer leur propre processus d'approbation interne et d'obtenir les approbations nécessaires avant de soumettre leurs rapports à Sécurité publique Canada.

La Loi ne prévoit aucune exigence en matière d'approbation, et une attestation signée n'est pas requise pour les institutions fédérales. Le processus d'approbation est à la discrétion de chaque institution fédérale.

Publication d'un rapport sur le site Web de l'institution fédérale

Lorsqu'elles soumettent un rapport à Sécurité publique Canada, toutes les institutions fédérales sont tenues de le publier dans un endroit bien en vue sur leur site Web. Les institutions fédérales peuvent utiliser leur pouvoir discrétionnaire pour déterminer l'endroit approprié pour inclure le rapport, mais celui-ci doit être facilement accessible aux membres du public.

Les institutions fédérales n'ont pas besoin d'attendre que leur rapport soit publié dans le catalogue en ligne ou que le ministre de la Sécurité publique dépose le rapport annuel au Parlement avant de publier leurs rapports sur leurs propres sites Web.

Par souci de transparence, les institutions fédérales sont encouragées à tenir un dépôt de leurs rapports annuels même si la Loi n'exige que la publication du rapport annuel actuel sur leur site Web.

Caractéristiques d'un rapport conforme

Un rapport complet contiendra des renseignements qui répondent à chacune des exigences de la Loi et qui sont cohérents avec les réponses fournies dans le questionnaire.

Un rapport peut être jugé non conforme si l'un de ces éléments est manquant ou si les renseignements inclus dans le rapport sont délibérément faux ou trompeurs.

Il n'y a pas de niveau de détail prescrit. Les institutions fédérales doivent utiliser leur pouvoir discrétionnaire pour déterminer le niveau de détail approprié en fonction de leur taille et de leur profil de risque, en respectant les exigences de taille spécifiées pour le rapport.

Les institutions fédérales peuvent compléter les renseignements fournis dans leurs rapports en ajoutant des liens vers des sites Web pertinents et des documents accessibles au public. Par exemple, les institutions fédérales peuvent fournir des liens vers :

• Un plan d'action
• Une politique
• Un code de conduite
• Le rapport d'un exercice d'évaluation des risques ou de cartographie de la chaîne d'approvisionnement
• Les résultats d'un examen ou d'un audit interne ou externe
• Une liste de fournisseurs publics
• Toute divulgation ou déclaration publique pertinente

Les institutions fédérales peuvent également inclure des tableaux, des graphiques ou d'autres aides visuelles dans leurs rapports.

Sécurité publique Canada reconnaît que les institutions fédérales peuvent prendre une série de mesures liées à la diligence raisonnable en matière de droits de la personne, aux initiatives environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) et à d'autres aspects de la conduite responsable des entreprises (CRE) qui ne sont pas spécifiquement ou exclusivement axées sur le travail forcé ou le travail des enfants. Les institutions fédérales peuvent inclure dans leurs rapports une description de ces mesures en lien avec les objectifs de la Loi.

Les institutions fédérales doivent fournir des réponses qui décrivent les mesures concrètes qu'elles ont prises pour faire face aux risques de travail forcé et de travail des enfants, plutôt que des déclarations purement ambitieuses. Le rapport doit se concentrer sur les mesures prises au cours de l'exercice précédent et indiquer où elles en sont dans le processus d'élaboration de leur réponse au travail forcé et au travail des enfants, même si les mesures n'ont pas encore été pleinement mises en œuvre.

Le rapport sera un document public, et les institutions fédérales sont encouragées d'utiliser un langage simple et clair dans leurs réponses et d'expliquer les termes inconnus pour rendre leur rapport accessible.

Renseignements sensibles et personnelles

Les institutions fédérales ne doivent pas divulguer de renseignements personnels ou autres renseignements sensibles qui pourraient créer un risque juridique ou compromettre la vie privée de quiconque.

Afin de protéger la vie privée, les institutions fédérales ne doivent pas fournir de renseignements personnels que ce soit dans les champs de texte ouverts du questionnaire ou dans leurs rapports annuels.

Date de modification :

2024-11-15