Horaire selon le système Telestaff (Détails)

Nom de la province/ territoire :

Ontario

Ville/ Région :

York Region

Description de l'initiative :

La York Regional Police (YRP) met en place une solution de planification d'horaires afin d’améliorer la planification de l'effectif et les processus de planification des horaires. Le nouveau système remplacera l’actuel système de planification d'horaire en ligne et contribuera à améliorer les décisions en matière de planification des heures de travail. Le projet permettra de réduire ou d’éliminer l’utilisation de feuilles de calcul Excel et de processus de planification manuels d'horaires. L’objectif est d’avoir un système à un seul point pour la planification des horaires de travail des policiers, des civils et des agents auxiliaires.

Objectifs principaux de l'initiative :

Le système Telestaff a été conçu afin d’atteindre les objectifs suivants :

  • éliminer le dédoublement d’efforts et le besoin d'envisager différents systèmes ou écrans au moment de la saisie et du maintien des horaires;
  • garantir que les niveaux de dotation appropriés sont respectés pour chaque unité, et chaque quart de travail;
  • permettre à toutes les unités d'avoir accès aux renseignements en temps réel sur le calendrier;
  • utiliser les ressources policières de façon plus efficace.

Section responsable de l'accomplissement de cette initiative :

La technologie de l’information (TI) est soutenue par une équipe détachée des opérations et des RH.

Contact principal :

Ron Huber
5390@yrp.ca

Groupes/ agences/ partenaires impliqués :

  • autres services de police
  • entreprises ou organismes privés
  • instances civiles de gouvernance
  • association de police ou syndicat
  • Vendeur - Kronos Inc.

Niveau d'implication (consultatif - partage d'information et/ou coopératif - implication directe) :

S.O.

Durée depuis la mise en place de l'initiative :

Cette initiative est en place depuis octobre 2012.

Raison d'entreprendre cette initiative :

Elle a été lancée en réponse aux inquiétudes concernant les problèmes liés à l’actuel système de planification d'horaires en ligne, qui devait être remplacé pour suivre le rythme de la croissance et de la technologie.

Ressources requises afin de mettre en place cette initiative:

  • Installation : 450 000 $.
  • Soutien et entretien : 51 000 $.
  • Heures du personnel

Méthode d'accomplissement :

Les étapes d'implémentation étaient les suivantes:

  • Le fournisseur choisi (Kronos Inc.) a fourni le système TeleStaff, qui constitue une solution complète de planification des effectifs qui vise à répondre aux besoins et aux objectifs de l’organisation.
  • Nous avons commencé par un examen approfondi des processus actuels qui portait sur les exigences minimales en matière de dotation et d’horaires.
  • Le système TeleStaff était configuré en fonction des exigences du YRP.
  • Nous avons incorporé les données sur les employés.
  • Le système a été mis à l’essai et une formation est offerte aux superviseurs et aux adjoints administratifs.
  • On prévoit que la phase 1 sera lancée en février ou en mars 2014.
  • On prévoit que la phase 2 sera lancée en septembre 2014.
  • On prévoit que la phase 3 sera lancée en décembre 2014.

Principaux résultats de l'initiative :

Le système d'horaire Telestaff a entraîné les résultats suivants:

  • réduction du temps d’administration (l’équivalent de sept employés à temps plein);
  • fonctionalité améliorée;
  • accès à partir de la maison;
  • fonctionnalité de rappel au travail.

Stratégie de communication disponible :

Oui

Principaux messages véhiculés afin de promouvoir l'initiative :

L’équipe de projet a diffusé sur l’Intranet des communications concernant la nature des changements, le moment de leur introduction, les incidences qu’ils auront sur les employés et le moment où l’on offrira des séances de formation. De plus, des présentations ont été faites à l’équipe de commandement exécutif, aux surintendants, aux forums de sergents d'état-major, aux forums de surveillance des leaders et aux séminaires de développement civils. Un cours d’apprentissage en ligne sera offert à tous les employés et une formation en classe d'une journée sera offerte aux superviseurs.

Types d'évaluation de l'initiative :

  • interne
  • quantitative
  • qualitative

Évaluation completée ou commentaires reçus de la communauté :

Non

Sommaire des résultats

S.O.

Sommaire des données de mesures de la performance recueillies :

Qualitatif : commentaires sur la satisfaction
Quantitatif : utilisation, temps d'administration sauvé

Piliers économiques des services de police :

Détails supplémentaires :

S.O.

Commentaires ou suggestions additionnels :

S.O.

Date de création :

2015-03-01

Date de modification :